Ogłoszenie nr 550160820-N-2019 z dnia 01-08-2019 r.

Chorzów: Rozbudowa programu Pb_USC o moduł tEZD_USC OGŁOSZENIE O ZAMIARZE ZAWARCIA UMOWY -

Zamówienie dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej

nie

Postępowanie przeprowadza centralny zamawiający

nie

Postępowanie przeprowadza podmiot, któremu zamawiający powierzył/powierzyli przeprowadzenie postępowania

nie

Postępowanie jest przeprowadzane wspólnie przez zamawiających

nie

Postępowanie jest przeprowadzane wspólnie z zamawiającymi z innych państw członkowskich Unii Europejskiej

nie

Informacje dodatkowe:

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Miasto Chorzów, Biuro Zamówień Publicznych, Krajowy numer identyfikacyjny 27625530600000, ul. Rynek 1, 41-500 Chorzów, woj. śląskie, państwo Polska, tel. 324 165 000, e-mail bzp@chorzow.eu, faks 32 4165639, 32 4165640.
Adres strony internetowej (url):

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:

Administracja samorządowa

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Rozbudowa programu Pb_USC o moduł tEZD_USC
Numer referencyjny RZP.271.608.2019

Przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia nie przeprowadzono dialogu technicznego

II.2) Rodzaj zamówienia

Usługi

II.3) Informacja o możliwości składania ofert częściowych:
Zamówienie podzielone jest na części:

Nie

II.4) Krótki opis przedmiotu zamówienia (wielkość, zakres, rodzaj i ilość dostaw, usług lub robót budowlanych lub określenie zapotrzebowania i wymagań):
Określenie wielkości lub zakresu zamówienia: Rozbudowa programu Pb_USC o moduł Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją tEZD_USC przeznaczony do elektronicznego zarządzania dokumentacją USC w zakresie: - możliwości jednolitego zarządzania papierowymi aktami zbiorowymi przechowywanymi w archiwum USC, dotyczącymi wszystkich aktów stanu cywilnego (również tych, których nie ujęto w PB_USC) za pomocą aktualizowanego na bieżąco skorowidza akt zbiorowych. - ewidencjonowania pism i spraw zgodnie z przepisami wynikającymi z ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z uwzględnieniem przepisów szczególnych wynikających z ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego. - ewidencjonowania dowodów przekazania i odbioru blankietów, na których wydawanie są odpisy i zaświadczenia (art. 5. ust. 2, pkt 5 oraz art. 44 ustawy z dnia 22 listopada 2018 r. o dokumentach publicznych). - zapewnienia możliwości prowadzenia Lokalnego Rejestru Udostępnień Danych dla przypadków, w których wnioskodawca wskazał tzw. "interes prawny". - zapewnienia pełnej rozliczalności działań związanych z przetwarzaniem danych osobowych poprzez ewidencjonowanie wykonywanych czynności kancelaryjnych..

II.5) Główny Kod CPV: 48.92.00.00 - Pakiety oprogramowania do automatyzacji prac biurowych

II.6) Całkowita wartość zamówienia (jeżeli zamawiający podaje informacje o wartości zamówienia):
Wartość bez VAT:
Waluta:

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) Tryb udzielenia zamówienia:

Zamówienie z wolnej ręki

III.2) Podstawa prawna
Postępowanie wszczęte zostało na podstawie art.67 ust.1 pkt.1 lit.b ustawy Pzp.
III.3 Uzasadnienia wyboru trybu
Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami:
Firma Technika IT Sp. z o.o. posiada autorskie prawa majątkowe do pakietu oprogramowania Pb_usc, zaś Urząd Stanu Cywilnego w Chorzowie korzysta z systemu na podstawie licencji od 1994 roku. W obecnej chwili wykorzystywanych jest przez pracowników USC 10 licencji programu Pb_usc. W związku z wejściem w życie ustawy z dnia 22 listopada 2018 r. o dokumentach publicznych, pracownicy UM wypełniają czynności wynikające z ustawy. W tym przypadku nie istnieje rozsądne rozwiązanie alternatywne lub zastępcze, gdyż inne programy nie są kompatybilne z eksploatowanym w USC programem Pb_usc. Użytkownicy muszą korzystać konkretnie z programu Pb_usc, w innym przypadku uniemożliwiłoby to prawidłową obsługę petentów oraz działanie UUSC. Z uwagi na fakt, iż Technika IT Sp. z o.o. na mocy postanowień umownych, jak również przepisów ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, jako uprawniony do dysponowania autorskimi prawami majątkowymi do ww. oprogramowania jest tym samym jedynym podmiotem, który może wykonać przedmiotowe zamówienie. Zgodnie z przepisami czynności, takie jak rozbudowa, modyfikacja, konserwacja, nadzór autorski, serwis oprogramowania, objęte są ochroną prawno-autorską i mieszczą się w granicach uprawnień przysługujących twórcy utworu lub podmiotu, któremu przysługują autorskie prawa majątkowe do oprogramowania. Przedmiot niniejszego zamówienia stanowi dzieło zależne od pierwotnie stworzonego programu. Uzasadnioną potrzebą zamawiającego jest aktualizacja posiadanego oprogramowania stosownie do potrzeb i zmieniających się przepisów prawa. Istotna jest również kwestia bezpieczeństwa danych osobowych. W tym przypadku nie istnieje rozsądne rozwiązanie alternatywne lub zastępcze, gdyż inne programy nie są kompatybilne z eksploatowanym w USC programem Pb_usc. W zaistniałej sytuacji jedynym trybem, w którym możliwe jest wyłonienie wykonawcy przedmiotowych usług, jest tryb zamówienia z wolnej ręki w oparciu o przesłanki wskazane w art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. b ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, w związku z faktem, iż z przyczyn związanych z ochroną praw wyłącznych istnieje tylko jeden wykonawca, firma Technika IT Sp. z o.o., która może zrealizować przedmiotowe zamówienie.

SEKCJA IV: ZAMIAR UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

NAZWA I ADRES WYKONAWCY KTÓREMU ZAMAWIAJĄCY ZAMIERZA UDZIELIĆ ZAMÓWIENIA:

Technika IT Sp. z o.o., , ul. Toszecka 2, 44-102, Gliwice, kraj/woj. śląskie