Ogłoszenie nr 510549762-N-2020 z dnia 2020-12-21 r.

Zamieszczanie ogłoszenia: nieobowiązkowe

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego

Zamówienie dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

Zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych: Tak
Numer ogłoszenia: 603925-N-2020

Ogłoszenie o zmianie ogłoszenia zostało zamieszczone w Biuletynie Zamówień Publicznych: Nie

Powiatowy Urząd Pracy, krajowy numer identyfikacyjny 13043280700000, ul. Tadeusza Sygietyńskiego 11, 06-410 Ciechanów, woj. mazowieckie, państwo Polska

telefon: 236 725 133
faks: 236 743 662
e-mail: agnieszka.bieniek@pup-ciechanow.pl
www: https://pupciechanow.ssdip.bip.gov.pl/search/publiccontracts/

Jednostki organizacyjne administracji samorządowej

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
"Świadczenie usług pocztowych"

Numer referencyjny (jeżeli dotyczy):

II.2) Rodzaj zamówienia: Usługi

II.3) Krótki opis przedmiotu zamówienia (wielkość, zakres, rodzaj i ilość dostaw, usług lub robót budowlanych lub określenie zapotrzebowania i wymagań) a w przypadku partnerstwa innowacyjnego - określenie zapotrzebowania na innowacyjny produkt, usługę lub roboty budowlane:

1.Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych na rzecz Powiatowego Urzędu Pracy w Ciechanowie w okresie od dnia 01.01.2021 r. do dnia 31.12.2021 r.w zakresie:
1) przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych w obrocie krajowym o masie do 2000 g oraz paczek o masie do 5000 g w obrocie krajowym;
2)doręczania zwrotów przesyłek listowych, po wyczerpaniu wszystkich możliwości ich doręczenia lub wydania odbiorcy oraz doręczania zwrotnych potwierdzeń odbioru po skutecznym doręczeniu.
2.Zakres zamówienia obejmuje również odbiór z kancelarii Zamawiającego, przesyłek przeznaczonych do nadania w placówce nadawczej Wykonawcy.
3.Usługa realizowana musi być co najmniej przez 5 dni w tygodniu od poniedziałku do piątku. Szacunkowa ilość przesyłek do nadania w ww. okresie została określona w załączniku nr 1 a do SIWZ (formularz ofertowy - cennik szczegółowy).
4.Przez przesyłki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia rozumie się:
1)Przesyłki listowe:
a) zwykłe - przesyłki nierejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii;
b) zwykłe priorytetowe - przesyłki nierejestrowane będące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym i w obrocie zagranicznym;
c) polecone - przesyłki rejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym i w obrocie zagranicznym;
d) polecone priorytetowe - przesyłki rejestrowane najszybszej kategorii w obrocie krajowym i w obrocie zagranicznym;
e) polecone ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO)- przesyłki rejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru;
f)polecone priorytetowe ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) - przesyłki rejestrowane, najszybszej kategorii przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru,
o następujących wymiarach (przyjmuje się tolerancję wszystkich wymiarów ± 2 mm):
•S – maksymalny wymiar koperty C5 (162 × 229 x 20mm) do 500g,
•M – maksymalny wymiar koperty C4 (229 × 324 x 20mm) do 1000g,
•L– ponad wymiar koperty C4, (suma wymiarów nie może przekroczyć 900mm, przy czym długość nie może być, większa niż 600mm) - do 2000g.
2) Paczki:
a) zwykłe - rejestrowane nie będące paczkami najszybszej kategorii,
b)priorytetowe - rejestrowane najszybszej kategorii,
o następujących wymiarach (przyjmuje się tolerancję wszystkich wymiarów ± 2 mm):
•„gabaryt A" - paczek o wymiarach:
minimum: wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 mm x 140 mm
maksimum: żaden z wymiarów nie może przekroczyć: długość 600 mm, szerokość 500 mm, wysokość 300 mm,
•„gabaryt B" - paczek o wymiarach:
minimum: jeśli choć jeden z wymiarów przekracza: długość 600 mm, szerokość 500 mm, wysokość 300 mm;
maksimum: suma długości największego obwodu mierzonego w innym kierunku niż długość - 3000 mm, przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 1.500 mm.
5.Wykonawcę obowiązuje świadczenie usług będących przedmiotem zamówienia na podstawie poniższych przepisów prawa, w szczególności:
a)ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz.U. z 2020 r., poz. 1041 t.j.);
b)rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 r.w sprawie reklamacji usługi pocztowej (Dz. U. z 2019 r., poz. 474 t. j.);
c)ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2020 r., poz. 1325 t. j. z późn. zm.);
d)ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2020 r., poz. 256 t. j. z późn. zm.);
e)ustawy z dnia 6 czerwca 1997r. Kodeks postępowania karnego (Dz. U. z 2020 r. poz. 1444 t. j.).
6.Przesyłki dostarczane będą przez Wykonawcę do każdego miejsca w kraju i za granicą objętego Porozumieniem ze Światowym Związkiem Pocztowym.
7.Wykonawca zobowiązany jest doręczać przesyłki krajowe z zachowaniem wskaźników czasu przebiegu przesyłek pocztowych w obrocie krajowym zgodnych z rozporządzeniem Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania powszechnych usług pocztowych przez operatora wyznaczonego(Dz. U. z 2020 r., poz. 1026 t.j.).
8.Doręczanie przesyłek rejestrowanych Wykonawca będzie realizował zgodnie z:
a) art. 39-49 oraz art. 57 § 1 i 4 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2020 r., poz. 256 t. j. z późn. zm.);
b) art. 128-142 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks postępowania karnego (Dz. U. z 2020 r., poz. 1444 t. j.).
9.Dla przesyłek ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru Wykonawca będzie doręczał Zamawiającemu, pokwitowane przez adresata „potwierdzenie odbioru" niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki, nie później jednak, niż w ciągu 7 dni roboczych od dnia doręczenia.
10.W związku z realizacją usług, o których mowa w pkt 6 i 7, używane będą formularze potwierdzenia odbioru Zamawiającego, za wyjątkiem potwierdzeń odbioru dla przesyłek zagranicznych i paczek.
11.Ze względu na szczególne znaczenie dla Zamawiającego doręczeń, o których mowa w pkt 7, Wykonawca jest zobowiązany usługi te realizować i dokumentować prawidłowo.
12.Wykonawca jest odpowiedzialny za wykonanie prawidłowego, zgodnego ze stanem faktycznym, opisu na formularzach potwierdzenia odbioru stosowanych do doręczeń,o których mowa w pkt 7, w sposób wskazany w formularzach, w szczególności;
a)w przypadku doręczenia przesyłki - do uzyskania od odbiorcy pokwitowania odbioru przesyłki poprzez umieszczenie daty jej odbioru i czytelnego podpisu odbiorcy oraz do wskazania osoby, której doręczono przesyłkę poprzez oznaczenie odpowiedniego pola oraz ewentualne zaznaczenie właściwego fragmentu tekstu;
b)w przypadku niemożności doręczenia przesyłki - do wskazania placówki pocztowej,w której pozostawiono przesyłkę do dyspozycji adresata oraz odnotowania daty jej pozostawienia, będącej zarazem datą pozostawienia pierwszego awizo;
c)w przypadku niepodjęcia przesyłki w terminie 7 dni od daty pozostawienia pierwszego awizo - do odnotowania daty powtórnego awizowania;
d)w przypadku zwrotu przesyłki do nadawcy - do wskazania powodu zwrotu poprzez oznaczenie odpowiedniego pola oraz do odnotowania daty zwrotu;
e)do umieszczenia daty oraz złożenia podpisu przez osobę doręczającą lub wydającą przesyłkę (podpis powinien umożliwiać identyfikację tej osoby);
13.Usługę pocztową w zakresie przesyłki rejestrowanej uważa się za niewykonaną, jeżeli doręczenie przesyłki rejestrowanej lub zawiadomienie o próbie jej doręczenia nie nastąpiło w terminie 14 dni od dnia nadania, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej (Dz. U. z 2019 r., poz. 474 t. j.).
14.Z uwagi na specyfikę wykonywanych zadań (m.in. składanie różnego rodzaju pism procesowych w trybie postępowania cywilnego, administracyjnego czy sądowo - administracyjnego) Zamawiający informuje, że część generowanych przesyłek listowych wymaga, aby potwierdzenie nadania i doręczenia przesyłki skutkowało:
a)zachowaniem terminów, o których mowa w art. 57 § 5 pkt 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U z 2020 r., poz. 256 t. j. z późn. zm.);
b)wniesieniem pisma do sądu, o którym mowa w:
art. 165 § 2 ustawy z dnia 17 listopada 1964r. Kodeks postępowania cywilnego(Dz. U. z 2020 r., poz. 1575 t. j. z późn. zm.)
art. 83 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2019 r., poz. 2325 t. j. z późn. zm.).
Niedopuszczalne jest nieuzasadnione przetrzymywanie przesyłek przez Wykonawcę. Do odpowiedzialności Wykonawcy za nienależyte wykonanie usługi pocztowej stosuje się odpowiednio przepisy ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe, oraz rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 r., w sprawie reklamacji usługi, a w sprawach nieuregulowanych tymi przepisami stosuje się odpowiednio przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks Cywilny(Dz. U. z 2020 r., poz. 1740 t. j.).
15.W ramach przedmiotu zamówienia Wykonawca zobowiązany będzie do wykonywania m.in. następujących czynności:
1)odbierania przesyłek raz dziennie w dni robocze od poniedziałku do piątku od godz. 14.30 do godz. 15.00 z siedziby Zamawiającego w Ciechanowie przy ul. Sygietyńskiego 11. Nadanie przesyłek następować będzie w dniu ich odbioru przez Wykonawcę od Zamawiającego.
2)w przypadku uzasadnionych zastrzeżeń w stosunku do już nadanych przesyłek (np. nieprawidłowe opakowanie, brak pełnego adresu, niezgodność wpisów w dokumentach nadawczych z wpisami na przesyłkach, brak znaków opłaty itp.) Wykonawca bez zbędnej zwłoki wyjaśnia je z Zamawiającym; brak możliwości wyjaśnienia zastrzeżeń, o których mowa lub ich usunięcia w dniu nadania przesyłek przez Zamawiającego powoduje, iż nadanie przesyłek budzących zastrzeżenia Wykonawcy nastąpi w dniu następnym lub ich całkowitym usunięciu przez Zamawiającego”.
3) Zamawiający zastrzega sobie możliwość dodatkowego nadania przesyłek pocztowych po godz. 15.00 bezpośrednio w placówce pocztowej Wykonawcy znajdującej się w Ciechanowie najbliżej siedziby Zamawiającego;
4)potwierdzania każdorazowo przyjętych do wyekspediowania w kraju i za granicę przesyłek pieczęcią, podpisem i datą w pocztowej książce nadawczej (dla przesyłek rejestrowanych) oraz na zestawieniu ilościowym według poszczególnych kategorii wagowych (dla przesyłek zwykłych). Odbiór przesyłek potwierdzać będzie upoważniony przedstawiciel Wykonawcy;
5)zwrotu potwierdzonych pocztowych książek nadawczych, zestawienia nadanych przesyłek dla przesyłek zwykłych;
6)w przypadku uszkodzenia przesyłki Wykonawca ma obowiązek ją zabezpieczyć oraz nanieść adnotację z informacją o osobie dokonującej zabezpieczenia;
7)Zamawiający nie dopuszcza jakiejkolwiek ingerencji przez Wykonawcę w zewnętrzne opakowanie przesyłki mogące naruszać jej pierwotny format, kształt lub wagę,z wyjątkiem zamieszczania na przesyłkach listowych kodów kreskowych do identyfikacji przesyłek.
8)Wszelkie czynności związane z oznakowaniem kodami kreskowymi do identyfikacji przesyłek, rejestrowaniem elektronicznym przesyłek, itp. muszą zostać wykonane przez Wykonawcę. Wykonawca zobowiązany jest do zamieszczenia w książce nadawczej przekazanej przez Zamawiającego odpowiednich numerów przesyłek. Zamawiający nie dopuszcza innej możliwości, tj. przerzucenie ww. obowiązków na Zamawiającego.
16.Do obowiązków Zamawiającego będzie należeć:
a)opakowanie przesyłek listowych i paczek w sposób umożliwiający Wykonawcy doręczanie bez ubytku i uszkodzenia do miejsca zgodnie z adresem przeznaczenia. Opakowanie przesyłek listowych stanowi zaklejona koperta Zamawiającego, opakowanie paczki stanowi sztywne pudełko lub szary papier Zamawiającego. Zamawiający nie dopuszcza stosowania przez Wykonawcę własnych opakowań na listy i przesyłki;
b)umieszczanie na przesyłce listowej lub paczce w sposób czytelny nazwy odbiorcy wraz z jego adresem, określanie jednocześnie rodzaju przesyłki (zwykła polecona, priorytet czy ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru) oraz umieszczanie na stronie adresowej każdej nadawanej przesyłki nadruku (pieczątki) określającej pełną nazwę i adres Zamawiającego;
c)nadawanie przesyłek w stanie uporządkowanym, przez, co należy rozumieć:
dla przesyłek rejestrowanych - wpisanie każdej przesyłki do książki nadawczej, której każda strona będzie zawierała kopię wraz z określeniem wartości i wagi przesyłki. Oryginalne strony pocztowej książki nadawczej będą przeznaczone dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopie stanowić będą dla Zamawiającego potwierdzenie nadanej partii przesyłek;
dla przesyłek zwykłych - zestawienie ilościowe przesyłek wg poszczególnych kategorii wagowych sporządzone dla celów rozliczeniowych w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek.
d)umieszczanie na stronie adresowej przesyłek, w miejscu przeznaczonym na opłatę, napisu (nadruku) lub odcisku pieczęci o treści wskazanej przez Wykonawcę,
e)Zamawiający nie wyraża zgody na zmianę oznaczenia nadawcy przesyłek przez Wykonawcę.
f)Zamawiający będzie korzystał z własnego wzoru druku potwierdzenia odbioru, stanowiącego załącznik do umowy.
Czynności Zamawiającego ograniczają się do wyżej wymienionych i nie dopuszcza się innych obowiązków obciążających Zamawiającego.
17.Wykazane w formularzu ofertowym – cennik szczegółowy (załącznik nr 1 a do SIWZ) ilości poszczególnych pozycji przesyłek listowych mają charakter szacunkowy i są wielkościami orientacyjnymi, przyjętymi w celu porównania ofert oraz wyboru oferty najkorzystniejszej i nie są ilościami zobowiązującymi Zamawiającego. Zmniejszenie lub zwiększenie ilości przesyłek nie stanowi zmiany umowy. W przypadku skorzystania przez Zamawiającego z usług nie ujętych w formularzu ofertowym – cennik szczegółowy,a stanowiących usługi dodatkowe do usług podstawowych będących przedmiotem postępowania, w tym zwrotów przesyłek z powodu wyczerpania możliwości doręczenia, podstawą rozliczeń będą ceny z aktualnego w dniu nadania cennika usług Wykonawcy.
18.Wartość należności za świadczenie usług pocztowych obliczana będzie w okresach miesięcznych, jako iloczyn ceny jednostkowej zaoferowanej w ofercie przetargowej za dany rodzaj przesyłki oraz nadanej rzeczywistej ilości przesyłek danego rodzaju. Rzeczywiste ilości przesyłek będą wynikać z aktualnych potrzeb Zamawiającego i mogą odbiegać od ilości podanych w formularzu cenowym. Wykonawcy nie przysługuje roszczenie wynikające z wykonania ilości przesyłek określonych w formularzu cenowym.
19.Zamawiający wymaga, aby Wykonawca dysponował placówką nadawczą w Ciechanowie oraz wymaga, aby punkty odbioru niedoręczonych pod adres przesyłek (awizowanych) znajdowały się na terenie każdej gminy powiatu ciechanowskiego.
20.przetwarzać dane osobowe uzyskane w związku z realizacją niniejszej umowy, tylko w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy, zgodnie z ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r., poz. 1781 t.j.) oraz zgodnie z art. 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. U. UE.L nr 119), zwanego dalej RODO.

II.4) Informacja o częściach zamówienia
Zamówienie było podzielone na części: Nie

II.5) Główny kod CPV: 64.11.00.00

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: Przetarg nieograniczony

III.2) Ogłoszenie dotyczy zakończenia dynamicznego systemu zakupów: nie

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: 26/11/2020

IV.2) Całkowita wartość zamówienia (wartość bez VAT): 205192.82 PLN

IV.3) INFORMACJE O OFERTACH IV.4) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT: 0

IV.5) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY/ WARTOŚCI ZAWARTEJ UMOWY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ/KOSZTEM IV.7) Informacje na temat podwykonawstwa