Jarocin: Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki
Numer ogłoszenia: 410270 - 2010; data zamieszczenia: 15.12.2010
OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych: tak, numer ogłoszenia w BZP: 331602 - 2010r.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia: nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Gmina Jarocin, Al. Niepodległości 10, 63-200 Jarocin, woj. wielkopolskie, tel. 062 7472611, faks 062 7472225.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki.

II.2) Rodzaj zamówienia: Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia: Zakres tematyczny zamówienia obejmuje 2 części. ZADANIE CZĘŚCIOWE NR 1 Przedmiotem zamówienia jest przygotowanie i przeprowadzenie szkoleń dla urzędniczek i urzędników Urzędu Miejskiego w Jarocinie wraz z zapewnieniem noclegu i cateringu. Każde szkolenie musi być przeprowadzone przy udziale dwóch trenerów. Wykonawca nie pobiera żadnych opłat od uczestników szkolenia. W dniu podpisania umowy Zamawiający wspólnie z Wykonawcą ustali harmonogram szkoleń na rok 2010-2011, który będzie stanowił załącznik nr 1 do podpisanej umowy. Wykonawca przygotuje merytorycznie 3 komplety merytorycznych materiałów wraz z ćwiczeniami, podręcznikiem, itp. 3 komplety merytorycznych materiałów wraz z ćwiczeniami, podręcznikiem, tj. 1 komplet - podręcznik, ćwiczenia itp. oddzielnie dla każdego ze szkoleń (z zakresu Obsługi klienta, szkoleń menedżerskich oraz szkolenia z zakresu komunikacji i zespołowości). Wykonawca przygotuje materiały szkoleniowe wraz z ich wydrukiem dla uczestników 3 rodzajów szkoleń w ilości odpowiedniej do liczby osób biorących udział w szkoleniu. W ciągu jednego dnia szkoleniowego Wykonawca powinien przewidzieć 8h szkoleniowych. PLANOWANE SZKOLENIA: 1) Szkolenie z zakresu Obsługi Klienta: Termin realizacji: 4 szkolenia dwudniowe zgodnie z ustalonym w dniu podpisania umowy harmonogramem szkoleń stanowiącym załącznik nr 1 do umowy W szkoleniu bierze udział 60 osób (4 grupy x 15 osób). Wykonawca w kosztach realizacji zadania uwzględni: a) wynajem sali dla szkolenia; b) wyżywienie uczestników na 4 dwudniowych szkoleniach - łącznie 60 osób, c) zakup noclegów dla 60 uczestników szkolenia. Celem niniejszych szkoleń jest podniesienie poziomu Obsługi Klienta w Urzędzie Miejskim w Jarocinie, zwiększenie poziomu satysfakcji zarówno urzędników, jak i Klientów Urzędu, usprawnienie i przyspieszenie tempa wydawania decyzji administracyjnych w Urzędzie Miejskim w Jarocinie z zachowaniem zasad I Filaru Dobrego Rządzenia, wypracowanie i ujednolicenie standardów obsługi klienta zewnętrznego w Urzędzie Miejskim w Jarocinie - stworzenie zestawu dobrych praktyk, a także poinformowanie i przygotowanie pracowników do oceny ich pracy przez Klientów Urzędu - w ramach satysfakcji klientów. 2) Szkolenie menadżerskie dla kadry zarządzającej Urzędem: Termin realizacji: 6 szkoleń dwudniowych zgodnie z ustalonym w dniu podpisania umowy harmonogramem szkoleń stanowiącym załącznik nr 1 do umowy. Szkolenie przewidziane jest na 18 osób (2 grupy x 9 osób). Temat szkolenia: a) Narzędziowy Trening Menadżerski, b) Szef a rozwój pracowników, c) Szef w procesie uczenia pracowników. Wykonawca w kosztach realizacji zadania uwzględni: a) wynajem sali dla szkolenia; b) wyżywienie uczestników w ciągu 12 dni szkoleń - łącznie 18 osób, c) zakup noclegów dla 18 uczestników szkolenia. Celem niniejszych szkoleń jest głównie wzmocnienie szczebla kierowniczego w Urzędzie, podniesienie poziomu realizowanych działań zgodnie z II Filarem Dobrego Rządzenia, zwiększenie efektywności pracy kierowników oraz podległych im zespołów, a także podniesienie poziomu umiejętności radzenia sobie w trudnych sytuacjach kierownik - pracownik. 3) Szkolenie Komunikacja i zespołowość: Termin realizacji: 6 szkoleń dwudniowych zgodnie z ustalonym w dniu podpisania umowy harmonogramem szkoleń stanowiącym załącznik nr 1 do umowy. W szkoleniu biorą udział wszyscy pracownicy Urzędu Miejskiego w Jarocinie - 80 osób (6 grup x ok. 13 osób). Wykonawca w kosztach realizacji zadania uwzględni: a) wynajem sali dla szkolenia; b) wyżywienie uczestników w ciągu 12 dni szkoleń - łącznie 80 osób, c) zakup noclegów dla 80 uczestników szkolenia. Celem szkolenia jest wzrost efektywności pracy w zadaniach zespołowych wymagających współpracy, poprawa sprawności komunikacji w zespołach projektowych i zadaniowych realizujących politykę Urzędu, przekazanie uczestnikom konkretnych narzędzi interpersonalnych radzenia sobie w trudnych sytuacjach, podniesienie stopnia identyfikacji pracowników z Urzędem Miejskim w Jarocinie, a także ułatwienie procesu wdrażania efektywnego opisu stanowisk (w szczególności ewentualnych zmian w zespołach) oraz wdrożenia na szczeblu praktycznym procedur związanych z kodeksem etycznym. Po każdym przeprowadzonym szkoleniu Wykonawca zobowiązany jest przeprowadzić ankiety ewaluacyjne pośród uczestników szkolenia, stworzyć raporty trenerów, które z kolei będą stanowić materiał wyjściowy do podsumowania rezultatów twardych i miękkich po całym cyklu szkoleń. WAŻNE!!! Szkolenie z zakresu Obsługi Klienta oraz Szkolenie Komunikacja i zespołowość musi być realizowane na terenie miasta Jarocin, w obiekcie do tego przystosowanym, tzn. posiadającym salę wykładową przystosowaną do kształcenia osób dorosłych, wyposażona w niezbędny sprzęt techniczny wymieniony poniżej. W zakres usługi hotelarsko-gastronomicznej będzie wchodziło: -zapewnienie zakwaterowania dla uczestników szkolenia w godzinach szkoleniowych w pokojach 2 osobowych z pełnym węzłem sanitarnym, -zapewnienie pełnego wyżywienia dla uczestników dwudniowych szkoleń tzn.: - pierwszy dzień szkoleniowy - dwudaniowy obiad z napojami, kolacja, - drugi dzień szkoleniowy - śniadanie, dwudaniowy obiad z napojami; -zapewnienie całodziennego ciągłego serwisu kawowego podczas szkoleń, w ramach którego oferowana będzie minimum: kawa, herbata, cukier, śmietanka lub mleko, woda mineralna gazowana i niegazowana, ciasteczka słodkie lub ciasta dla uczestników szkoleń. Ponadto oferent zobowiązany jest do: -udostępnienia nieodpłatnie na terenie hotelu sali szkoleniowej mogącej pomieścić co najmniej 20 osób w układzie umożliwiającym pracę warsztatową; sala powinna być wyposażona minimum w: stoliki, krzesełka, nagłośnienie, ekran, gniazdka umożliwiające podłączenie rzutnika multimedialnego i laptopa oraz posiadać klimatyzację; sala powinna być dostępna dla uczestników szkoleń w godzinach szkolenia oraz dla trenerów przynajmniej na 1 godzinę przed i po zakończeniu zajęć, -uwzględnienia w ramach wyżywienia dla uczestników, po uprzednim zawiadomieniu przez organizatora szkolenia, specjalnych wymagań związanych z dietą wegetariańską, wegańską, jarską itp. Szkolenia muszą być podzielone na część teoretyczną w formie wykładu, oraz rozbudowaną część praktyczną przyjmującą formę warsztatów, dająca możliwość uczestnikom szkolenia spotkania się z sytuacjami jakie mają miejsca w przypadku obsługi klienta, zarządzenia personelem a także komunikacji pomiędzy pracownikami na równorzędnych i nie równorzędnych stanowiskach. Wymaga się żeby szkolenia były realizowane w formie treningu umiejętności, z wykorzystaniem aktywnych metod dydaktycznych - podstawowe treści przekazywane będą w formie prezentacji. Uczestnicy szkolenia poddani powinni być ćwiczeniom praktycznym, rozwiązywaniu testów diagnozujących poziom kompetencji, brać udział w grach i symulacjach mających na celu zwiększenie zaangażowania uczestników i ich identyfikację z celami programu szkoleniowego, analizować przypadki rzeczywiste. Podczas ćwiczeń praktycznych wykonywanych przez uczestników szkolenia trenerzy zobowiązani są do stworzenia/zaaranżowania szeregu sytuacji, w których uczestnicy szkoleń powinni mieć wiele okazji do przeżywania na żywo doświadczeń zawodowych wobec grupy uczestników, a następnie do otrzymywania informacji zwrotnych dotyczących swoich zachowań - komentarze ze strony pozostałych uczestników i trenerów. Szkolenia powinny rozpocząć się od ćwiczeń integrujących grupę, bazując na procesie grupowym. Warsztaty z obsługi klienta powinny posiadać następujący zakres tematyczny: - podstawowe zachowania interesantów, - sposoby klasyfikacji interesantów, - sposoby na rozpoznawanie oczekiwań interesanta, - rozpoznanie zakresu i sposobu udzielania informacji różnym kategoriom interesantów (wg ich wykształcenia czy środowiska w którym żyją), - określenie potrzeb interesanta na podstawie rozmowy, - efektywne rozmowy z interesantami, którzy nie wiedzą czego chcą bądź mają trudności z wyrażeniem potrzeb, - techniki obłaskawiania interesantów, sposoby argumentacji wykorzystywane w rozmowie z interesantem, jak respektować prawa interesanta i jednocześnie chronić informacje prawnie chronione, - kim jest tzw. trudny interesant - jak można mu pomóc i tym samym odciążyć się od nadmiernego angażowania z nim w rozmowę, postępowanie z interesantem trudnym- asertywność, skargi i prośby - jak postępować z niezadowolonymi interesantami, - poziomy zadowolenia interesantów, - skuteczna komunikacja, emocje rozmówcy i ich wpływ na wypowiedzi, ważne elementy wypowiedzi, sposób budowy dobrego kontaktu z interesantem za pomocą umiejętnie zastosowanych zwrotów językowych, - rozmowy telefoniczne - wpływ na kształtowanie wizerunku sądu, prowadzenie służbowych rozmów telefonicznych, sposób pracy w punktach obsługi interesantów, - wykorzystanie nowoczesnych technik ułatwiających załatwienie spraw, efektywne zarządzanie czasem, - sposoby radzenia sobie ze stresem oraz z monotonią związaną z pracą, - gry symulacyjne. Warsztaty menedżerskie powinny obejmować następujący zakres tematyczny: - budowanie zespołu, - zarządzanie zespołem, - rozwój umiejętności kierowniczych, - rozwiązywanie konfliktów, - komunikacja, motywowanie pracowników, - psychologia zarządzania, - budowanie relacji z podwładnymi, - rozwój umiejętności menedżerskich w zakresie kierowania ludźmi, asertywną komunikacją, komunikacją interpersonalną oraz rozwojem umiejętności w sferze tzw. inteligencji emocjonalnej w kontaktach z współpracownikami oraz podwładnymi, jak również podnoszeniem własnej efektywności związanej z organizacją czasu. Zakres tematyczny warsztatów z komunikacji: - podstawowe umiejętności interpersonalne - trening umiejętności społecznych-zajęcia warsztatowe - reguły zachowań asertywnych - doskonalenie umiejętności społecznych - podstawy prawidłowych relacji interpersonalnych w kontakcie z klientem - strategia kooperacji i rywalizacji w kontakcie z klientem - rozmowa handlowa - reakcja w sytuacjach trudnych - siła i sposoby manipulacji Wykonawca jest zobowiązany ponadto do oznakowania: - wszystkich materiałów szkoleniowych, dydaktycznych oraz pozostałej dokumentacji związanej z prowadzonym szkoleniem w logo Unii Europejskiej z zapisem Unia Europejska Europejski Fundusz Społeczny, logo POKL z zapisem Kapitał Ludzki Narodowa Strategia Spójności oraz informację o współfinansowaniu projektu: Jarocin TU WSZYTSKO GRA, ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, - pomieszczeń zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. ZADANIE CZĘŚCIOWE NR 2 Zadanie częściowe nr 2 obejmuje swoim zakresem następujące czynności: 1) wykonanie aktualizacji opisu stanowisk w Urzędzie Miejskim w Jarocinie wraz z badaniem luk kompetencyjnych i szczegółowych potrzeb szkoleniowych. Przeprowadzenie niniejszej czynności ma na celu usprawnienie prac, wydawanie efektywniejszych decyzji administracyjnych, porównanie stanowisk i obowiązków urzędników oraz wyszukanie luk lub dublowanie się określonych zajęć i eliminacja takich obszarów. Uporządkowanie zakresów obowiązków przyczyni się w dużym stopniu do lepszego uszeregowania hierarchii stanowisk oraz ułatwi dystrybucję nowych zadań, przydział do projektów wewnętrznych i zewnętrznych Urzędu oraz pomoże w jeszcze lepszej dystrybucji wewnętrznych środków finansowych. Niniejsza czynność wymagać będzie ok. 200 - 300 godzin pracy konsultantów na co składać się powinny między innymi: wywiady, przygotowanie kart opisu stanowisk, szkolenia wewnętrzne dotyczące wypełniania kart, rozmowy z kierownictwem, weryfikacja z istniejącymi dokumentami w Urzędzie Miejskim w Jarocinie. Efektem przedmiotowej czynności powinien być opracowany kompleksowy raport z aktualnym opisem stanowisk. 2) Konsultacje(ok. 120h) z praktycznych aspektów stosowania Kodeksu Postępowania Administracyjnego, które maja na celu ułatwić przeprowadzenie procedury wydawania decyzji administracyjnych w Urzędzie Miejskim w Jarocinie - doradztwo prawne 3) Kompleksowe badanie satysfakcji klientów przeprowadzone między klientami Urzędu Miejskiego. Badanie satysfakcji klientów powinno przyjąć formę rozmów telefonicznych, ankiet, wywiadów. Przeprowadzone badanie powinno pokazać pełen obraz stanu rzeczywistego , wskazać obszary do poprawy oraz ma sprawdzić oddziaływanie szkoleń z Obsługi Klienta i pozostałych szkoleń wpływających na podniesienie jakości pracy Urzędu. Przeprowadzone badanie powinno być uzupełnieniem oraz powinno wskazać różnice postrzegania pracy Urzędu Miejskiego w Jarocinie przez mieszkańców pomiędzy przełomem 2008-2009 roku a rokiem 2011. Na przełomie 2008-2009 Urząd Miejski w Jarocinie przeprowadził badanie opinii mieszkańców gminy Jarocin na temat szeroko rozumianego zadowolenia z działań Gminy, w tym również z pracy Urzędu Miejskiego w Jarocinie. Wykonawca zobowiązany jest sporządzić raport, spełniający następujące zadania: - raport powinien posłużyć jako wdrożenie systemu monitorowania usług publicznych-satysfakcji klienta (zgodnie z 2 Filarem Państwa Prawa Skuteczność i Efektywność), - poprzez przygotowanie i wprowadzenie do trwałego wykorzystania systemu ewaluacji pracy urzędników, będzie możliwość sprawdzenia różnic oceny i opinii mieszkańców przed i po przeprowadzonych szkoleniach z Obsługi Klienta, - pokaże realną zmianę wobec danych z końca 2008 roku. Badaniu satysfakcji klientów będzie towarzyszyło wdrożenie systemu monitorowania usług publicznych i poprawa wskaźników jakości świadczonych usług poprzez specjalistyczne konsultacje w wymiarze 150 h, które doprowadzą do ustalenia kluczowych wskaźników (benchmarking). 4) Aktualizacja Kodeksu Etycznego Pracowników Urzędu Miejskiego w Jarocinie oraz Kodeksu Postępowania Etycznego w Urzędzie Miejskim w Jarocinie o procedury mówiące o konsekwencjach złamania przez pracownika zasad etycznych. Zadaniem nadrzędnym jest uzupełnienie Kodeksu Etycznego o procedury, które wskazać mogą dokładnie jakie działania, kto, w jakim terminie może podjąć wobec pracowników UMJ łamiących zawarte w tych dokumentach normy. Powstałe narzędzie powinno się przyczynić się w sposób znaczący do usprawnień w zakresie podejmowania decyzji dyscyplinarnych i motywacyjnych w UMJ. 5) Doradztwo w zakresie sporządzania Planu Rozwoju Lokalnego , tj. dokumentu , który w sposób kompleksowy będzie wskazywał kierunki przemian w UM oraz będzie uszczegółowieniem istniejącej Strategii Rozwoju Gminy..

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 80.50.00.00 - Usługi szkoleniowe .

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: Przetarg nieograniczony

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej: tak, projekt/program: Zadanie otrzymało dofinansowanie w ramach projektu Urząd Miejski w Jarocinie - TU WSZYSTKO GRA zwanym w dalszej części umowy Projektem, finansowanego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki realizowanego przez Zamawiającego..

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

Część NR: 2   

Nazwa:

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: 26.11.2010.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT: 1.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT: 0.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• Halibut Grupa Szkoleniowa s.c. Wojciech Busiel, Jakub Pałczyński, Bukowska 78/2, 60-396 Poznań, kraj/woj. wielkopolskie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia (bez VAT): 67000,00 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• Cena wybranej oferty: 80199,99

• Oferta z najniższą ceną: 80199,99 / Oferta z najwyższą ceną: 80199,99

• Waluta: PLN.