Warszawa: Obsługa public relations obchodów Roku Chopinowskiego 2010
Numer ogłoszenia: 35589 - 2009; data zamieszczenia: 10.02.2009
OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Województwo Mazowieckie , ul. Jagiellońska 26, 03-719 Warszawa, woj. mazowieckie, tel. 022 59 79 100, faks 022 597 92 90, 022 597 96 03.

• Adres strony internetowej zamawiającego: www.mazovia.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Obsługa public relations obchodów Roku Chopinowskiego 2010.

II.1.2) Rodzaj zamówienia: usługi.

II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia: Zapewnienie w 2009 r. obsługi public relations mazowieckich obchodów Roku Chopinowskiego. Plan marketingowy obchodów przyjęty przez Zarząd Województwa Mazowieckiego zakłada szereg nowatorskich działań i koncentruje się przede wszystkim na multimedialnym charakterze wydarzeń. Imprezy związane z jubileuszem będą zorganizowane wokół przewodniego tematu, jakim ma być technologia - podejście to ma wyróżnić mazowieckie obchody od innych inicjatyw. Plan zakłada reinterpretację muzyki Chopina z wykorzystaniem nowych mediów, wystawy multimedialne, warsztaty wykorzystujące cyfrowe techniki obróbki dźwięku i obrazu. Priorytetowe cele mazowieckich obchodów Roku Chopinowskiego określone w planie marketingowym: 1) promocja 2) integracja 3) edukacja Grupy odbiorców, do których kierowane będą imprezy Roku Chopinowskiego, definiowane są szczegółowo w odniesieniu do poszczególnych wydarzeń. Punkty programu są bowiem na tyle różnorodne, że przyciągną także zróżnicowaną widownię. Grupy najważniejsze z punktu widzenia planu marketingowego: mieszkańcy Mazowsza, mieszkańcy Warszawy, turyści w Warszawie, potencjalni odbiorcy kultury, widownia kultury wysokiej.

II.1.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 79.34.20.00 - Usługi marketingowe 79.41.62.00 - Usługi doradcze public relations 79.41.60.00 - Usługi public relations 79.34.22.00 - Usługi w zakresie promocji 79.34.14.00 - Usługi prowadzenia kampanii reklamowych 80.50.00.00 - Usługi szkoleniowe 80.51.10.00 - Usługi szkolenia personelu .

II.1.5) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej: nie.

II.1.6) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: nie.

II.1.7) Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA: Zakończenie: 31.12.2009.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WARUNKI DOTYCZĄCE ZAMÓWIENIA

Informacja na temat wadium: Zamawiający nie żąda wniesienia wadium

III.2) WARUNKI UDZIAŁU

• Opis warunków udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków: Ilekroć w niniejszym ogłoszeniu poniżej jest mowa o ustawie należy przez to rozumieć ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych. 1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy: 1) posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień; 2) posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie, a w szczególności w okresie ostatnich trzech lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonali co najmniej 2 usługi odpowiadające swoim rodzajem przedmiotowi zamówienia, z czego jedna musi obejmować realizację usługi polegającej na opracowaniu i wdrożeniu strategii komunikacji przedsięwzięcia o charakterze eventu (1 case study), której wartość wynosiła minimum 10 000,00 zł; 3) nie podlegają wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia. 2. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. 3. W przypadku udziału w postępowaniu wykonawców występujących wspólnie, wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub reprezentowania i zawarcia umowy. 4. W przypadku udziału w postępowaniu wykonawców występujących wspólnie, zamawiający dopuszcza możliwość łącznego spełniania i dokumentowania warunków o których mowa w ust. 1 pkt 1 i 2. Pozostałe warunki każdy z wykonawców musi spełnić i udokumentować samodzielnie. 5. Okoliczności uzasadniające wykluczenie z postępowania w oparciu o przepisy art. 24 ust. 1 i 2 ustawy zachodzące choćby względem pojedynczego wykonawcy dyskwalifikują całą grupę wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia. 6. Ocena spełniania warunków wymaganych od wykonawców prowadzona będzie na podstawie analizy dokumentów i oświadczeń dołączonych do wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu wg formuły spełnia/nie spełnia..
• Informacja o oświadczeniach i dokumentach, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu: W celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu zamawiający żąda złożenia wraz z wnioskiem o dopuszczenie do udziału w postępowaniu następujących dokumentów: 1. w celu potwierdzenia, że wykonawca posiada uprawnienie do wykonywania określonej działalności lub czynności oraz nie podlega wykluczeniu na podstawie art. 24 ustawy, zamawiający żąda, w formie oryginału lub kserokopii poświadczonej na każdej stronie (zawierającej treść) za zgodność z oryginałem przez wykonawcę, aktualnego odpisu z właściwego rejestru albo aktualnego zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu. 2. oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu i nie podleganiu wykluczeniu z postępowania zgodnego z art. 22 ust. 1 i art. 24 ust. 1 i 2 ustawy, podpisanego przez wykonawcę lub upoważnionego przedstawiciela wykonawcy o treści: Ja niżej podpisany oświadczam, że podmiot/podmioty, który reprezentuję (nazwa i adres wykonawcy) spełnia warunki udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego określone w art. 22 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych oraz nie podlega wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia na podstawie art. 24 ust. 1 i 2 ustawy Prawo zamówień publicznych; 3. W przypadku wykonawców występujących wspólnie do złożenia dokumentów wymienionych w ust. 1 oraz oświadczenia o nie podleganiu wykluczeniu z postępowania zobowiązany jest każdy z wykonawców występujących wspólnie (zależnie od statusu podmiotu). 4. W celu potwierdzenia opisanego przez zamawiającego warunku posiadania przez wykonawcę niezbędnej wiedzy i doświadczenia oraz dysponowania potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, zamawiający żąda złożenia wykazu wykonanych usług w okresie ostatnich 3 lat przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, odpowiadających swoim rodzajem usługom stanowiącym przedmiot zamówienia z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców oraz załączenia dokumentów potwierdzających, że te usługi zostały wykonane należycie..

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia: dialog konkurencyjny.

IV.1.2) Przewidywana liczba wykonawców, którzy zostaną zaproszeni do udziału w postępowaniu: 4.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert: cena oraz dodatkowe kryteria i ich znaczenie:

• 1 - Cena - 30
• 2 - ocena proponowanej metodologii działań - 30
• 3 - ocena scenariusza działań dla realizacji jednego z projektów wybranego przez zamawiającego - 40

IV.2.2) Wykorzystana będzie aukcja elektroniczna: nie.

IV.3) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.3.1) Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem: Specyfikację istotnych warunków zamówienia otrzymają wykonawcy zaproszeni do składania ofert.

IV.3.2) Opis potrzeb i wymagań zamawiającego określonych w sposób umożliwiający przygotowanie się wykonawców do udziału w dialogu konkurencyjnym lub informacja o sposobie uzyskania tego opisu: W ramach przedmiotu zamówienia wykonawca zobowiązuje się do świadczenia na rzecz zamawiającego w roku 2009 kompleksowych usług z zakresu public relations w ramach współpracy przy projekcie Rok Chopinowski 2010. 1. Przy realizacji umowy wykonawca będzie ściśle współpracował z osobami odpowiedzialnymi za realizację projektu po stronie zamawiającego. 2. Treść wszystkich materiałów informacyjnych i promocyjnych musi uzyskać akceptację zamawiającego przed ich publikacją. 3. Poza treściami uzgodnionymi z zamawiającym, wykonawca nie ma prawa do umieszczania innych treści, w tym oznaczeń własnych, reklam własnych lub podmiotów trzecich, z wyłączeniem przypadków objętych umowami sponsorskimi, podpisanymi przez zamawiającego i pod warunkiem każdorazowej akceptacji udzielonej przez zamawiającego. 4. Autorskie prawa do wszystkich materiałów powstałych w ramach realizacji zamówienia należeć będą do zamawiającego. 5. Wykonawca jest zobowiązany do prowadzenia działań PR zgodnie z zaakceptowanymi przez zamawiającego projektami wykonawczymi i strategiami komunikacyjnymi, opracowanymi przez wykonawcę w terminach określonych w umowie. 6. Projekty wykonawcze oraz strategie komunikacyjne zostaną przygotowane na podstawie planu marketingowego, który zostanie przekazany wykonawcy po podpisaniu umowy, w terminie określonym w ww. umowie. 7. Terminy wszystkich działań promocyjnych muszą być zgodne z harmonogramem przygotowań i działań przedstawionym przez wykonawcę i zaakceptowanym przez zamawiającego, a w przypadku odstępu od ww. harmonogramów, terminy wszelkich działań muszą być uzgadniane każdorazowo z zamawiającym. 8. Wykonawca jest zobowiązany do ścisłej współpracy z Biurem ds. Mazowieckich Obchodów Roku Chopinowskiego lub inną komórką Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego wskazaną przez zamawiającego. W przypadku, gdy nie zostanie utworzone odrębne stanowisko, o którym mowa powyżej lub też w razie nieobecności osoby sprawującej tę funkcję, wykonawca zobowiązany jest do ścisłej współpracy z Rzecznikiem Prasowym Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego. OPIS ZADAŃ DO WYKONANIA 1. Opracowanie kalendarza imprez oraz ok. 20 projektów wykonawczych wydarzeń ujętych w Planie marketingowym obchodów Roku Chopinowskiego zawierających: 1) operacyjne programy działań z harmonogramem i budżetem, 2) listy potencjalnych sponsorów każdego wydarzenia wraz z harmonogramem spotkań ze sponsorami, 3) listy oraz bazy kontaktów do potencjalnych wykonawców/artystów zaangażowanych w każdy z projektów, 4) pakiet sponsorski do każdego wydarzenia i projekt struktury treści do prezentacji przedstawiających pakiety sponsorskie. Termin wykonania: nie później niż 5 miesięcy od daty podpisania umowy. 2. Opracowanie strategii komunikacyjnych dla poszczególnych wydarzeń, o których mowa w pkt. 1 oraz globalnej dla Roku Chopinowskiego. Termin wykonania: nie później niż 5 miesięcy od daty podpisania umowy. 3. Opracowanie tematów dla 5 Szlaków Inspiracji (zaproponowanie ok. 5 tematów, wokół których mają zostać zbudowane mazowieckie szlaki turystyczne) oraz pomysłu komunikacyjnego dot. promocji tych szlaków jako spójnej całości. Termin wykonania: nie później niż 2 miesiące od momentu podpisania umowy. 4. Opracowanie projektu wykonawczego i strategii komunikacyjnej dla imprezy inaugurującej Mazowieckie Obchody Roku Chopinowskiego wg pomysłu zamawiającego, na podstawie briefu przekazanego przez zamawiającego. Termin wykonania: 2 miesiące od momentu przekazania briefu przez zamawiającego. 5. Opracowanie projektu strony internetowej (struktura treści). Struktura treści musi zostać uzgodniona i zaakceptowana przez zamawiającego. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wnioskowania zmian dotyczących struktury, które to zmiany wykonawca zobowiązany jest zrealizować. Termin wykonania: nie później niż 5 miesięcy od daty podpisania umowy. 6. Opracowanie treści regulaminów do konkursów prowadzonych w ramach realizacji projektów (ok. 5) 7. Redagowanie treści pism do sponsorów oraz uczestniczenie na wniosek zamawiającego (w charakterze doradcy) w spotkaniach ze sponsorami, w terminach ustalanych w porozumieniu z zamawiającym. Spotkania będą odbywały się w miarę potrzeb, określonych przez zamawiającego, zgodnie z zaakceptowanym harmonogramem spotkań, o którym mowa w ust. 1 pkt. 2. 8. Redagowanie treści pism do grup otoczenia projektu wskazanych przez wykonawcę. 9. Obsługa public relations w okresie obowiązywania umowy, w tym: 1) bieżące doradztwo i komunikacja z grupami docelowymi projektu oraz z grupami otoczenia, a także utrwalanie w świadomości ww. grup podstawowego pomysłu komunikacyjnego; 2) realizacja strategii komunikacyjnej dla imprezy inaugurującej, o której mowa w ust. 4, w tym organizacja konferencji prasowej, briefingu lub innej formy kontaktu z mediami, poprzedzającej imprezę inauguracyjną, wybranej i określonej w porozumieniu z zamawiającym; 3) kształtowanie relacji z mediami - budowanie pozytywnej opinii o organizacji mazowieckich obchodów roku 2010 i utrwalanie w mediach podstawowego pomysłu komunikacyjnego; 4) monitoring mediów oraz prowadzenie, zatwierdzonej przez zamawiającego, bazy dziennikarzy zajmujących się tematyką istotną dla projektu; 5) sporządzenie i aktualizowanie listy przedstawicieli środowisk opiniotwórczych, do których w pierwszej kolejności trafiały będą informacje związane z organizacją obchodów, przygotowywanie treści przekazu oraz wskazanie odpowiedniej formy przekazu; 6) komunikacja ze środowiskami opiniotwórczymi określonymi w zestawieniu, o którym mowa w pkt. 5 oraz budowanie pozytywnej opinii o organizacji mazowieckich obchodów roku 2010, utrwalanie podstawowego pomysłu komunikacyjnego oraz regularne informowanie o podejmowanych przedsięwzięciach zgodnie z zasadami, o których mowa w pkt 5; 7) opracowanie materiałów informacyjnych i promocyjnych dla mediów, redagowanie oraz rozsyłanie informacji prasowych zgodnie z listą dziennikarzy zaakceptowaną przez zamawiającego; 8) koordynację i przygotowanie planów spotkań z mediami, rekomendację miejsca i formy tych spotkań oraz wsparcie przy ich obsłudze. Ww. spotkania powinny odbywać się po akceptacji projektów wykonawczych i strategii komunikacyjnych przez wykonawcę, z częstotliwością określoną w porozumieniu z wykonawcą, nie częściej niż raz w miesiącu, do końca obowiązywania umowy. 10. Wsparcie w prowadzeniu biura Roku Chopinowskiego. 11. Prowadzenie i bieżąca aktualizacja strony internetowej projektu o nazwie domeny wskazanej przez zamawiającego, w tym redagowanie materiałów na stronę internetową poświęconą obchodom w roku 2009 w języku polskim i angielskim (domena strony stanowić będzie własność Zamawiającego, koszty utrzymania i rejestracji domeny obciążać będą zamawiającego); 1) wykonawca będzie umieszczał na stronie wszystkie informacje o projekcie oraz stanie jego realizacji wraz ze zdjęciami dokumentującymi konkretne zdarzenia związane z projektem nie później niż dwa dni robocze od zakończenia realizacji projektu wykonawczego danego wydarzenia; 2) strona musi być prowadzona w dwóch wersjach językowych: polskiej i angielskiej; 3) poza treściami uzgodnionymi z zamawiającym, wykonawca nie ma prawa do umieszczania na stronie innych materiałów, w tym między innymi reklam własnych lub podmiotów trzecich, z wyłączeniem przypadków objętych umowami sponsorskimi podpisanymi przez zamawiającego. 12. Przeszkolenie osób odpowiedzialnych za kontakty z mediami przy realizacji projektu (maksymalnie 5 osób), w jednym z trzech terminów wskazanych przez zamawiającego, w siedzibie wykonawcy. 13. Archiwizacja - wykonywanie zdjęć podczas wszystkich wydarzeń objętych przez wykonawcę obsługą PR w ramach projektu Mazowieckie Obchody Roku Chopinowskiego oraz gromadzenie w postaci cyfrowej wszystkich materiałów informacyjnych i promocyjnych, zdjęć, opublikowanych notatek i artykułów prasowych, nagrań filmowych oraz informacji o wyemitowanych materiałach telewizyjnych związanych z projektem, wraz z ewidencją ich publikacji (typ medium, nazwa kanału i programu TV, nazwa czasopisma, data). 14. Opiniowanie większych projektów zewnętrznych zgłaszanych do Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w ramach mazowieckich obchodów Roku Chopinowskiego (przewidywana liczba opiniowanych wniosków - od 5 do 10 miesięcznie) pod względem ich zgodności z charakterem, ideą i głównym pomysłem komunikacyjnym obchodów zaplanowanych przez Zamawiającego. 15. Sporządzanie raportów (co miesiąc) w zakresie prowadzonych działań.

IV.3.3) Informacja o wysokości nagród dla wykonawców, którzy podczas dialogu konkurencyjnego przedstawili rozwiązania stanowiące podstawę do składania ofert, jeżeli zamawiający przewiduje nagrody: Zamawiający nie przewiduje nagród.

IV.3.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert: 18.02.2009 godzina 12:00, miejsce: Kancelaria Ogólna Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego, ul. Bertolta Brechta 3, 03-472 Warszawa.

IV.3.5) Termin związania ofertą: okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.3.13) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej: Jeżeli liczba wykonawców, którzy nie podlegają wykluczeniu na podstawie art. 24 ustawy oraz spełniają warunki udziału w postępowaniu będzie większa niż określona w sekcji IV.1.2 zamawiający zaprosi do dialogu i składania ofert wykonawców, którzy w toku oceny złożonych wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu otrzymają najwyższą liczbę punktów. Dokonując oceny złożonych wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu zamawiający zastosuje kryterium: za każdą udokumentowaną w wykazie usługę polegającą na opracowaniu i wdrożeniu strategii komunikacji przedsięwzięcia o charakterze eventu (1 case study) opisaną w sekcji III.2) Warunki udziału, zamawiający przyzna jeden punkt. Jeżeli liczba wykonawców, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu i którzy otrzymali najwyższą liczbę punktów będzie większa niż określona w sekcji IV.I.2), zamawiający zastosuje dodatkowe kryterium: za każde udokumentowane zamówienie odpowiadające swoim rodzajem przedmiotowi zamówienia (poza przedsięwzięciem o charakterze eventu opisanym powyżej) zamawiający przyzna 1 punkt. W związku z art. 144 ust. 1 zamawiający przewiduje zmiany postanowień umowy w następującym zakresie: 1) koordynacja i przygotowanie planów spotkań z mediami, rekomendacja miejsca i formy tych spotkań oraz wsparcie przy ich obsłudze - ww. spotkania powinny odbywać się po akceptacji projektów wykonawczych i strategii komunikacyjnych przez wykonawcę, z częstotliwością określoną w porozumieniu z wykonawcą, nie częściej niż raz w miesiącu do końca obowiązywania umowy; 2) opniowane większych projektów zewnętrznych zgłaszanych do Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w ramach mazowieckich obchodów Roku Chopinowskiego (przewidywana liczba opiniowanych wniosków - od 5 do 10 miesięcznie) pod względem ich zgodności z charakterem, ideą i głównym pomysłem komunikacyjnym obchodów zaplanowanych przez Zamawiającego. Zakres zmian powyższych postanowień dotyczy częstotliwości spotkań oraz liczby opiniowanych wniosków w przypadku, gdy wyłoniony wykonawca w uzgodnieniu z zamawiającym przewidzi ich zmianę.