Łódź: Organizacja konferencji dla lekarzy i pielęgniarek Medycyny Pracy
Numer ogłoszenia: 355412 - 2011; data zamieszczenia: 27.10.2011
OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Instytut Medycyny Pracy im. prof. dra med. Jerzego Nofera , ul. Św. Teresy od Dzieciątka Jezus 8, 91-348 Łódź, woj. łódzkie, tel. 042 6314871, faks 042 6314872.

• Adres strony internetowej zamawiającego: www.imp.lodz.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Inny: instytut badawczy.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Organizacja konferencji dla lekarzy i pielęgniarek Medycyny Pracy.

II.1.2) Rodzaj zamówienia: usługi.

II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia: Zamówienie zostało podzielone na 2 części opisane poniżej. Wykonawca może złożyć ofertę na 2 części zamówienia lub na jedną z nich. Część I Przedmiotem zamówienia jest organizacja 1 dniowej konferencji dla lekarzy i pielęgniarek Medycyny Pracy (70 uczestników + 7 organizatorów) w dniu 25 listopada 2011 roku W następującym zakresie: - Konferencja zorganizowana zostanie w hotelu (o standardzie co najmniej 3-gwiazdkowym lub odpowiadającym standardem hotelom co najmniej 3-gwiazdkowym w przypadku obiektów innych niż hotele), zlokalizowanym w centrum Łodzi; - Obiekt będzie posiadał bezpłatne łącze internetowe; - Obiekt, w którym odbędzie się konferencja, posiadać będzie bezpłatny parking dla wszystkich przyjezdnych (około 50 miejsc); - Zamawiający zastrzega sobie prawo do potwierdzenia ostatecznej listy gości oraz przesłania agendy konferencji na 2 dni robocze przed konferencją; - Wykonawca, który będzie organizował konferencję przyjedzie na co najmniej jedno spotkanie organizacyjne do siedziby IMP celem uzgodnienia szczegółów i zostaje zobowiązany do konsultowania szczegółów w każdym z aspektów organizacji konferencji; - Ze względów organizacyjnych Wykonawca zapewni wyżywienie dla uczestników i organizatorów, salę konferencyjną, parking samochodowy dla wszystkich uczestników oraz organizatorów konferencji na terenie jednego obiektu; - Konferencja zorganizowana zostanie w sali spełniającej następujące wymagania: - sala konferencyjna pomieści około 70 uczestników (miejsca siedzące przy stołach/stolikach z podpórką do pisania); - w sali będzie ustawiony jeden dodatkowy stół dla prowadzących (7 miejsc siedzących) - sala będzie wyposażona w sprzęt multimedialny (rzutnik multimedialny, ekran do rzutnika, komputer, flipchart) wraz z obsługą techniczną do dyspozycji uczestników i organizatorów przez cały czas trwania konferencji; - sala będzie klimatyzowana; - w oknach sali, gdzie będzie odbywać się konferencja będą zainstalowane rolety; - sala będzie zarezerwowana dla uczestników i organizatorów konferencji przez 9 godzin od godz. 8; - Przed salą konferencyjną będą zorganizowane dodatkowe miejsca do przeprowadzenia rejestracji uczestników (3 stoliki + krzesła); - Zamawiający oczekuje od Wykonawcy elastyczności w działaniu i zastrzega sobie prawo do wprowadzania drobnych zmian w trakcie realizacji konferencji (np. czasu pozostawania sali w dyspozycji Zamawiającego, menu); - W trakcie konferencji zostanie podany obiad oraz tzw. ciągła przerwa kawowa - (catering opisany poniżej)- tzn. w przypadku wyczerpania któregoś z artykułów obsługa hotelu będzie niezwłocznie reagować i uzupełniać braki; - W trakcie przerwy kawowej dla uczestników i organizatorów przygotowany zostanie catering: napoje (kawa, herbata, woda, sok plus cukier i mleko do kawy) w ilości nieograniczonej oraz przekąski (ciastka różnego rodzaju w ilości po minimum 20 dag na każdą osobę oraz kanapeczki koktajlowe w ilości 4szt./ 1 osobę); - Obiad zostanie podany na jednakowej eleganckiej zastawie, uczestnicy oraz organizatorzy konferencji będą posługiwać się sztućcami z tego samego zestawu, obrusy będą nienagannie czyste i wyprasowane; - W trakcie przerwy obiadowej zostanie przygotowane menu złożone z dwóch zestawów obiadowych - w tym jednego jarskiego, każdy z dwóch dań (zupy + drugiego dania z surówką i kompotu/soku ze świeżych owoców) oraz deseru. Obiad (Zupax2, danie główne x2, 2 zestawy surówek do wyboru) zostanie podany w formie szwedzkiego stołu, podczas posiłku będą miejsca siedzące przy stołach dla wszystkich uczestników i organizatorów, dania będą przyrządzane ze świeżych produktów najwyższej jakości, przygotowywane bezpośrednio przed podaniem, firma jest zobowiązana ustalić każde menu z Zamawiającym. Przykładowe menu obiadowe podczas jednego dnia: Zupy: Zupa serowa z wędzonym łososiem Zupa-krem warzywny Danie główne (podanie na półmiskach do wyboru): Pieczony filet z kurczaka pieczony z serem w sosie pomidorowym Grillowany łosoś z masłem ziołowym Dodatki: Opiekane ziemniaczki, frytki, kopytka + zestaw surówek Deser: Deser tiramisu Część II Przedmiotem zamówienia jest organizacja 1 dniowej konferencji dla lekarzy i pielęgniarek Medycyny Pracy (70 uczestników + 7 organizatorów) w dniu 9 grudnia 2011 roku W następującym zakresie: - Konferencja zorganizowana zostanie w hotelu (o standardzie co najmniej 3-gwiazdkowym lub odpowiadającym standardem hotelom co najmniej 3-gwiazdkowym w przypadku obiektów innych niż hotele), zlokalizowanym w centrum Łodzi; - Obiekt będzie posiadał bezpłatne łącze internetowe; - Obiekt, w którym odbędzie się konferencja, posiadać będzie bezpłatny parking dla wszystkich przyjezdnych (około 50 miejsc); - Zamawiający zastrzega sobie prawo do potwierdzenia ostatecznej listy gości oraz przesłania agendy konferencji na 2 dni robocze przed konferencją; - Wykonawca, który będzie organizował konferencję przyjedzie na co najmniej jedno spotkanie organizacyjne do siedziby IMP celem uzgodnienia szczegółów i zostaje zobowiązany do konsultowania szczegółów w każdym z aspektów organizacji konferencji; - Ze względów organizacyjnych Wykonawca zapewni wyżywienie dla uczestników i organizatorów, salę konferencyjną, parking samochodowy dla wszystkich uczestników oraz organizatorów konferencji na terenie jednego obiektu; - Konferencja zorganizowana zostanie w sali spełniającej następujące wymagania: - sala konferencyjna pomieści około 70 uczestników (miejsca siedzące przy stołach/stolikach z podpórką do pisania); - w sali będzie ustawiony jeden dodatkowy stół dla prowadzących (7 miejsc siedzących) - sala będzie wyposażona w sprzęt multimedialny (rzutnik multimedialny, ekran do rzutnika, komputer, flipchart) wraz z obsługą techniczną do dyspozycji uczestników i organizatorów przez cały czas trwania konferencji; - sala będzie klimatyzowana; - w oknach sali, gdzie będzie odbywać się konferencja będą zainstalowane rolety; - sala będzie zarezerwowana dla uczestników i organizatorów konferencji przez 9 godzin od godz. 8; - Przed salą konferencyjną będą zorganizowane dodatkowe miejsca do przeprowadzenia rejestracji uczestników (3 stoliki + krzesła); - Zamawiający oczekuje od Wykonawcy elastyczności w działaniu i zastrzega sobie prawo do wprowadzania drobnych zmian w trakcie realizacji konferencji (np. czasu pozostawania sali w dyspozycji Zamawiającego, menu); - W trakcie konferencji zostanie podany obiad oraz tzw. ciągła przerwa kawowa - (catering opisany poniżej) tzn. w przypadku wyczerpania któregoś z artykułów obsługa hotelu będzie niezwłocznie reagować i uzupełniać braki; - W trakcie przerwy kawowej dla uczestników i organizatorów przygotowany zostanie catering: napoje (kawa, herbata, woda, sok plus cukier i mleko do kawy) w ilości nieograniczonej oraz przekąski (ciastka różnego rodzaju w ilości po minimum 20 dag na każdą osobę oraz kanapeczki koktajlowe w ilości 4szt./ 1 osobę); - Obiad zostanie podany na jednakowej eleganckiej zastawie, uczestnicy oraz organizatorzy konferencji będą posługiwać się sztućcami z tego samego zestawu, obrusy będą nienagannie czyste i wyprasowane; - W trakcie przerwy obiadowej zostanie przygotowane menu złożone z dwóch zestawów obiadowych - w tym jednego jarskiego, każdy z dwóch dań (zupy + drugiego dania z surówką i kompotu/soku ze świeżych owoców) oraz deseru. Obiad (Zupax2, danie główne x2, 2 zestawy surówek do wyboru) zostanie podany w formie szwedzkiego stołu, podczas posiłku będą miejsca siedzące przy stołach dla wszystkich uczestników i organizatorów, dania będą przyrządzane ze świeżych produktów najwyższej jakości, przygotowywane bezpośrednio przed podaniem, firma jest zobowiązana ustalić każde menu z Zamawiającym. Przykładowe menu obiadowe podczas jednego dnia: Zupy: Zupa serowa z wędzonym łososiem Zupa-krem warzywny Danie główne (podanie na półmiskach do wyboru): Pieczony filet z kurczaka pieczony z serem w sosie pomidorowym + buraczki, soki Grillowany łosoś z masłem ziołowym + bukiet surówek, soki Dodatki: Opiekane ziemniaczki, frytki, kopytka + zestaw surówek Deser: Deser tiramisu.

II.1.4) Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: nie.

II.1.5) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 55.12.00.00 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 55.30.00.00 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków .

II.1.6) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej: tak, liczba części: 2.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA: Rozpoczęcie: 25.11.2011.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium: W niniejszym postępowaniu nie jest wymagane

III.2) ZALICZKI

• Czy przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia: nie

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • oświadczenie Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu określonych w art. 22 ust 1 Ustawy Prawo zamówień publicznych

• III.3.2) Wiedza i doświadczenie

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • oświadczenie Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu określonych w art. 22 ust 1 Ustawy Prawo zamówień publicznych

• III.3.3) Potencjał techniczny

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • oświadczenie Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu określonych w art. 22 ust 1 Ustawy Prawo zamówień publicznych

• III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • oświadczenie Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu określonych w art. 22 ust 1 Ustawy Prawo zamówień publicznych

• III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • oświadczenie Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu określonych w art. 22 ust 1 Ustawy Prawo zamówień publicznych

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

• III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, należy przedłożyć:

• III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:

  • oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia
  • aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenie w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy
  • aktualne zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków lub zaświadczenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert
  • aktualne zaświadczenie właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzające, że wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne, lub potwierdzenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert

• III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

  Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

  III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

  • nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert
  • nie zalega z uiszczaniem podatków, opłat, składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne albo że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert
  • nie orzeczono wobec niego zakazu ubiegania się o zamówienie - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert

• III.4.3.2) zaświadczenie właściwego organu sądowego lub administracyjnego miejsca zamieszkania albo zamieszkania osoby, której dokumenty dotyczą, w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 4-8 ustawy - wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert - albo oświadczenie złożone przed notariuszem, właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio miejsca zamieszkania osoby lub kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, jeżeli w miejscu zamieszkania osoby lub w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się takiego zaświadczenia

III.5) INFORMACJA O DOKUMENTACH POTWIERDZAJĄCYCH, ŻE OFEROWANE DOSTAWY , USŁUGI LUB ROBOTY BUDOWLANE ODPOWIADAJĄ OKREŚLONYM WYMAGANIOM

W zakresie potwierdzenia, że oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane odpowiadają określonym wymaganiom należy przedłożyć:

• próbki, opisy lub fotografie

III.6) INNE DOKUMENTY

Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5)

dokument określający zasady reprezentacji oraz osoby uprawnione do reprezentacji Wykonawcy, a jeżeli Wykonawcę reprezentuje pełnomocnik - także pełnomocnictwo, określające zakres umocowania podpisane przez osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy

III.7) Czy ogranicza się możliwość ubiegania się o zamówienie publiczne tylko dla wykonawców, u których ponad 50 % pracowników stanowią osoby niepełnosprawne: nie

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia: przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert: najniższa cena.

IV.2.2) Czy przeprowadzona będzie aukcja elektroniczna: nie.

IV.3) ZMIANA UMOWY

Czy przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy: nie

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1) Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia: www.imp.lodz.pl
Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem: INSTYTUT MEDYCYNY PRACY IM. PROF. DRA MED. JERZEGO NOFERA 91-348 ŁÓDŹ, UL. ŚW. TERESY OD DZIECIĄTKA JEZUS NR 8..

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert: 08.11.2011 godzina 11:00, miejsce: INSTYTUT MEDYCYNY PRACY IM. PROF. DRA MED. JERZEGO NOFERA 91-348 ŁÓDŹ, UL. ŚW. TERESY OD DZIECIĄTKA JEZUS NR 8 - pokój 81 - Kancelaria Główna.

IV.4.5) Termin związania ofertą: okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej: Zamówienie współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego - Program Operacyjny Kapitał Ludzki..

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia: nie