Piła: Usprawnienie/wdrożenie procedury konsultacji społecznych w sprawach ważnych dla gminy - w 3 JST, w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007 - 2013, projektu Dobry i przyjazny urząd
Numer ogłoszenia: 312680 - 2013; data zamieszczenia: 02.08.2013
OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Stowarzyszenie Gmin i Powiatów Nadnoteckich , ul. Grunwaldzka 2, 64-920 Piła, woj. wielkopolskie, tel. 67 215 27 90, faks 67 215 27 90 w.33.

• Adres strony internetowej zamawiającego: www.sgipn.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Podmiot prawa publicznego.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Usprawnienie/wdrożenie procedury konsultacji społecznych w sprawach ważnych dla gminy - w 3 JST, w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007 - 2013, projektu Dobry i przyjazny urząd.

II.1.2) Rodzaj zamówienia: usługi.

II.1.4) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest wykonanie usługi polegającej na usprawnieniu/wdrożeniu procedury konsultacji społecznych w sprawach ważnych dla gminy w każdej z 3 JST. 1. Przedmiot zamówienia przewidziany jest do realizacji w ramach następujących etapów: ETAP 1: Przeprowadzenie 3 audytów diagnozujących sposób prowadzenia konsultacji społecznych w każdej z 3 JST i opracowanie 3 raportów z audytów. W ramach tego etapu zostaną zrealizowane przez Wykonawcę audyty diagnozujące istniejące zasady i tryb przeprowadzania konsultacji społecznych w pięciu JST (jednostkach samorządu terytorialnego) w tym dokonana zostanie analiza aktów normatywnych zewnętrznych i wewnętrznych obowiązujących w danej JST (np. uchwały Rady Gminy, zarządzenia Starosty/Burmistrza/Wójta), określenie liczby przeprowadzonych konsultacji, ich tematyki, efektywności sposobu dotarcia do obywatela i trybu ich przeprowadzenia w latach 2009-2012. Z przeprowadzonych audytów Wykonawca przygotuje pisemne raporty (od 15 do 25 stron znormalizowanego maszynopisu tj. 1800 znaków na stronę) - po jednym raporcie na każdą JST. Łącznie wykonawca przygotuje 3 raporty. W każdym raporcie zostaną zidentyfikowane słabe i mocne strony istniejących zasad i trybu przeprowadzania konsultacji społecznych w danej JST oraz przedstawione zalecenia w sprawie usunięcia uchybień lub wprowadzenia usprawnień. Wykonawca przedstawi raporty w terminie do 30.09.2013r. W terminie 10 dni roboczych od dnia przekazania raportu Zamawiający przekaże uwagi do raportów wniesione przez osoby wyznaczone w poszczególnych JST do kontaktów i koordynowania spraw związanych z wdrożeniem albo zatwierdzi te raporty w przedstawionej formie. W ciągu kolejnych 3 dni roboczych Wykonawca wprowadzi w raportach zmiany zgodnie z tymi uwagami przedstawi Zamawiającemu poprawione raporty do akceptacji. Zamawiający ma prawo do zgłoszenia kolejnych uwag do raportów w przypadku, jeśli wprowadzone zmiany będą niezadowalające. Jeśli trzecia wersja raportów nie będzie odpowiadała wymaganiom Zamawiającego, ma on prawo do odstąpienia od umowy. Każdy raport zostanie oznakowany zgodnie z aktualnymi Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki oraz dodatkowo na stronie tytułowej herbem danej JST i logo Zamawiającego i przekazany Zamawiającemu w formie papierowej (w dwóch egzemplarzach każdy raport trwale spięty) oraz w tożsamej z nią edytowalnej formie elektronicznej (Word i PDF) zapisanej na płycie CD. Do 30.09.2013r. ETAP 2: Opracowanie procedur przeprowadzania konsultacji społecznych (3 podręczników procedur). Wykonawca przedstawi projekty procedur przeprowadzania konsultacji społecznych w terminie 10 dni roboczych od dnia zaakceptowania przez Zamawiającego raportów z audytów diagnozującego istniejące zasady i tryb przeprowadzania konsultacji społecznych w 3 JST. W terminie 5 dni roboczych od dnia przekazania procedur Zamawiający zgłosi do nich uwagi wniesione przez osoby wyznaczone w poszczególnych JST do kontaktów i koordynowania spraw związanych wdrożeniem. W ciągu kolejnych 3 dni roboczych Wykonawca wprowadzi w procedurach zmiany zgodnie z tymi uwagami i przedstawi Zamawiającemu poprawione procedury do akceptacji. Zamawiający ma prawo do zgłoszenia kolejnych uwag do procedur w przypadku, jeśli wprowadzone zmiany będą niezadowalające. Jeśli trzecia wersja procedur nie będzie odpowiadała wymaganiom Zamawiającego, ma on prawo do odstąpienia od umowy w zakresie dotyczącym opracowania procedur przeprowadzania konsultacji społecznych. Wykonawca przekaże Zamawiającemu procedury w formie papierowej (każda procedura w dwóch egzemplarzach - zbindowanych) oraz w tożsamej z nią edytowalnej formie elektronicznej (Word i PDF) zapisanej na płycie CD. Do 31.10.2013 r. ETAP 3: Opracowanie 1 wzoru plakatu i druk plakatów (30 sztuk) oraz opracowanie 1 wzoru i druk ulotek (1500 sztuk) promujących procedury przeprowadzania konsultacji społecznych. Wzory plakatów i ulotek muszą zostać przedstawione do akceptacji Zamawiającego. Akceptacja nastąpi w terminie 10 dni roboczych od otrzymania wzorów. Wykonawca musi przekazać Zamawiającemu w wersji papierowej plakat informacyjny 30 szt. i ulotki 1500 szt. oraz całość (edytowalny wzór plakatu i ulotki) wersji elektronicznej na płycie CD w dwóch egzemplarzach każdy. Do 31.10.2013 r. ETAP 4: Zorganizowanie i przeprowadzenie szkolenia w formie warsztatów z zakresu planowania, organizacji i prowadzenia konsultacji społecznych oraz zapobiegania konfliktom podczas konsultacji społecznych dla 15 pracowników z 3 JST (3 grupy szkoleniowe x 5 pracowników z 3 JST) - szkolenia prowadzone w każdym z 3 JST, szkolenie należy przeprowadzić w godzinach pracy poszczególnych urzędów. Szkolenie minimum 8 godz. dla każdej grypy szkoleniowej. Termin szkolenia należy uzgodnić z kierownictwem każdego z 3 JST i zawiadomić pisemnie lub emaliowo Zamawiającego o w/w terminach szkoleń. Odbyte szkolenia powinny zostać potwierdzone na listach obecności. Oryginał list obecności należy przekazać Zamawiającemu. Wykonawca zobowiązany jest do sprawdzenia wzrostu świadomości przeszkolonych pracowników - wskaźnik miękki projektu podniesienie świadomości pracowników uczestniczących w szkoleniu u co najmniej 50 % pracowników - 8 osób- ankieta. Na podstawie ankiet Wykonawca sporządzi pisemny raport podsumowujący, zawierający opis zakresu szkolenia i wyniki z podniesienia świadomości pracowników- ewaluacja (raport powinien zawierać od 15 do 25 stron znormalizowanego maszynopisu tj. 1800 znaków na stronę). W terminie 5 dni roboczych od dnia przekazania raportu Zamawiający przekaże uwagi do raportu albo zatwierdzi raport w przedstawionej formie. W ciągu kolejnych 3 dni roboczych Wykonawca wprowadzi w raporcie zmiany zgodnie z tymi uwagami i przedstawi Zamawiającemu poprawiony raporty do akceptacji. Zamawiający ma prawo do zgłoszenia kolejnych uwag do raportu w przypadku, jeśli wprowadzone zmiany będą niezadowalające. Jeśli trzecia wersja raportów nie będzie odpowiadała wymaganiom Zamawiającego, ma on prawo do odstąpienia od umowy. Wykonawca przedstawi raporty w terminie do 30.11.2013. Raport należy oznakować zgodnie z aktualnymi Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki oraz dodatkowo na stronie tytułowej logo Zamawiającego i przekazać Zamawiającemu w formie papierowej oraz w tożsamej z nią edytowalnej formie elektronicznej (Word i PDF) zapisanej na płycie CD. Raport należy przekazać wraz z oryginałami list obecności i ankiet w segregatorze w kolorze zielonym. Do 30.11.2013r. Etap 5: Zapewnienie trwałości wdrożonego systemu poprzez przyjęcie procedur przez 3 JST - wydanie zarządzenia wójta/burmistrza. Wykonawca przekaże Zamawiającemu kserokopie zarządzeń potwierdzone za zgodność z oryginałem przez 3 JST. Do 15.12.2013 r..

II.1.6) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 79.21.20.00 - Usługi audytu 79.30.00.00 - Badania rynkowe i ekonomiczne; ankietowanie i statystyka 79.40.00.00 - Usługi doradcze w zakresie działalności gospodarczej i zarządzania oraz podobne 79.81.00.00 - Usługi drukowania 80.51.10.00 - Usługi szkolenia personelu .

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej: nie.

II.1.8) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA: Zakończenie: 20.12.2013.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium: Nie dotyczy

III.2) ZALICZKI

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• III.3.2) Wiedza i doświadczenie

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Wykonawca winien posiadać niezbędną wiedzę i doświadczenie. W tym względzie Wykonawca udokumentuje, że w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres działalności jest krótszy - w tym okresie, zrealizował z należytą starannością co najmniej trzy usługi polegające na usprawnieniu/wdrożeniu procedury konsultacji społecznych w jednostce samorządu terytorialnego, w tym jedna usługa o wartości minimum 20 000,00 zł brutto, o podobnym zakresie jak zawarty w opisie przedmiotu zamówienia.

• III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Wykonawca winien wykazać, że dysponuje osobami zdolnymi do realizacji zamówienia i w tym względzie udokumentuje, że dysponuje następującą kadrą, która będzie usprawniać/wdrażać procedury konsultacji społecznych w JST: a) kierownik wdrożenia - wykształcenie wyższe; doświadczenie w usprawnianiu/wdrażaniu procedur konsultacji społecznych w JST - wykonanie co najmniej trzech usług odpowiadających przedmiotowi zamówienia, b) jeden specjalista- do usprawnienia/wdrożenia procedur konsultacji społecznych w JST, z wykształceniem wyższym.

• III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Wykonawca winien znajdować się w sytuacji ekonomicznej i finansowej gwarantującej wykonanie zamówienia i w tym względzie udokumentuje, że jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na kwotę nie mniejszą niż 50.000,00 zł (słownie: pięćdziesiąt tysięcy złotych 00/100).

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu należy przedłożyć:

• określenie dostaw lub usług, których dotyczy obowiązek wskazania przez wykonawcę w wykazie lub złożenia poświadczeń, w tym informacja o dostawach lub usługach niewykonanych lub wykonanych nienależycie
  Wykaz wykonanych w ciągu ostatnich 3 lat usprawnień/wdrożeń procedury konsultacji społecznych w jednostce samorządu terytorialnego, wraz z dowodami potwierdzającymi ich należyte wykonanie (zgodnie z zał. Nr 5 do SIWZ).;
• wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości lub kierowanie robotami budowlanymi, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami;
• opłaconą polisę, a w przypadku jej braku, inny dokument potwierdzający, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia.

Wykonawca powołujący się przy wykazywaniu spełnienia warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w art. 22 ust. 1 pkt 4 ustawy, na zasoby innych podmiotów przedkłada następujące dokumenty dotyczące podmiotów, zasobami których będzie dysponował wykonawca:

• opłaconą polisę, a w przypadku jej braku, inny dokument potwierdzający, że inny podmiot jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia;

III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:

• oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia;
• aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;
• aktualne zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków, lub zaświadczenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;
• aktualne zaświadczenie właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzające, że wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenia zdrowotne i społeczne, lub potwierdzenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;
• wykonawca powołujący się przy wykazywaniu spełniania warunków udziału w postępowaniu na zasoby innych podmiotów, które będą brały udział w realizacji części zamówienia, przedkłada także dokumenty dotyczące tego podmiotu w zakresie wymaganym dla wykonawcy, określonym w pkt III.4.2.

III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

• nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;
• nie zalega z uiszczaniem podatków, opłat, składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne albo że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;
• nie orzeczono wobec niego zakazu ubiegania się o zamówienie - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;

III.4.3.2)

• zaświadczenie właściwego organu sądowego lub administracyjnego miejsca zamieszkania albo zamieszkania osoby, której dokumenty dotyczą, w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 4-8 - wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;
• zaświadczenie właściwego organu sądowego lub administracyjnego miejsca zamieszkania albo zamieszkania osoby, której dokumenty dotyczą, w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 10 -11 ustawy - wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert.

III.4.4) Dokumenty dotyczące przynależności do tej samej grupy kapitałowej

• lista podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów albo informacji o tym, że nie należy do grupy kapitałowej;

III.6) INNE DOKUMENTY

Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5)

1)Wypełniony Formularz Oferta - Załącznik nr 1 do SIWZ; 2) Pełnomocnictwo do podpisania oferty i umowy, jeżeli forma reprezentacji nie wynika z innych dokumentów złożonych wraz z ofertą; 3) W przypadku zatrudnienia podwykonawców - informacja o zleceniu prac podwykonawcom - Załącznik nr 8 do SIWZ; 4) Pisemne zobowiązanie innych podmiotów do oddania Wykonawcy do dyspozycji zasobów na okres korzystania z nich przy wykonywaniu zamówienia, jeżeli Wykonawca będzie polegać na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach zdolnych do wykonania zamówienia lub zdolnościach finansowych innych podmiotów.

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia: przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert: najniższa cena.

IV.3) ZMIANA UMOWY

przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:

Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian

Istotne dla Stron postanowienia umowy zawarte są we wzorze umowy stanowiącym Załącznik nr 6 do SIWZ. Zamawiający przewiduje możliwość dokonywania istotnych zmian postanowień zawartej Umowy zgodnie z warunkiem SIWZ, w szczególności zmiany Umowy mogą dotyczyć: a) terminu wykonania przedmiotu Umowy; b) zakresu zamówienia; c) podwyższenia stawki podatku od towarów i usług (VAT) i w związku z tym wysokości wynagrodzenia brutto Wykonawcy, d) zmian osób funkcyjnych. 2. Zmiany, o których mowa w ust. 1 mogą nastąpić w następujących sytuacjach: a) zmiana terminu wykonania przedmiotu Umowy może nastąpić w przypadku - wystąpienia siły wyższej, b) na skutek zmian wprowadzonych przez Zamawiającego, c) zmiany przepisów powszechnie obowiązujących, na której skutek dojdzie do podwyższenia wysokości stawki podatku od towarów i usług, d) zmiana osób wdrażających system wymaga pisemnej zgody Zamawiającego pod rygorem natychmiastowego rozwiązania umowy.

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1) Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia: www.sgipn.pl
Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem: Stowarzyszenie Gmin i Powiatów Nadnoteckich ul. Grunwaldzka 2 64-920 Piła.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert: 09.08.2013 godzina 09:30, miejsce: Stowarzyszenie Gmin i Powiatów Nadnoteckich ul. Grunwaldzka 2 64-920 Piła Pokój nr 8.

IV.4.5) Termin związania ofertą: okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej: Zamówienie prowadzone jest w ramach projektu Dobry i przyjazny urząd realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007 - 2013, Priorytetu V Dobre Rządzenie, Działania 5.2 Wzmocnienie Potencjału Administracji Samorządowej, Poddziałania 5.2.1 Modernizacja Zarządzania w Administracji Samorządowej..

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia: tak