Gorlice: Przeprowadzenie audytu zewnętrznego projektu pn.: Model pracy pozalekcyjnej z wykorzystaniem nowatorskich metod pracy oraz współczesnych technik informatycznych współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki
Numer ogłoszenia: 306232 - 2012; data zamieszczenia: 20.08.2012
OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych: tak, numer ogłoszenia w BZP: 247336 - 2012r.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia: nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Oświatowy Zespół Ekonomiczno-Administracyjny Gminy Gorlice, ul. Łukasiewicza 6, 38-300 Gorlice, woj. małopolskie, tel. 18 353 77 66, faks 18 353 77 66.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Przeprowadzenie audytu zewnętrznego projektu pn.: Model pracy pozalekcyjnej z wykorzystaniem nowatorskich metod pracy oraz współczesnych technik informatycznych współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki.

II.2) Rodzaj zamówienia: Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia: 1. Przedmiotem zamówienia jest usługa polegająca na przeprowadzeniu audytu zewnętrznego projektu realizowanego przez Gminę Gorlice / Oświatowy Zespół Ekonomiczno - Administracyjny Gminy Gorlice pod nazwą - Model pracy pozalekcyjnej z wykorzystaniem nowatorskich metod pracy oraz współczesnych technik informatycznych współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet III. Wysoka jakość systemu oświaty, Działanie 3.3 Poprawa jakości kształcenia, Poddziałanie 3.3.4 Modernizacja treści i metod kształcenia - projekty konkursowe. 2. Informacje dotyczące projektu: Beneficjent: Gmina Gorlice / Oświatowy Zespół Ekonomiczno - Administracyjny Gminy Gorlice w Gorlicach Okres realizacji projektu: od 01.07.2010 r. do 30.08.2013 r. Wartość projektu: 3.826.119,00 zł Okres, który ma być objęty audytem: od 01.07.2010 r. do dnia rozpoczęcia audytu Numer umowy o dofinansowanie: POKL.03.03.04-00-054/10-00 Projekt zakłada objęcie wsparciem w okresie trzech lat: 600 uczniów jako beneficjentów ostatecznych oraz 60 nauczycieli jako użytkowników. 3. Cel audytu Celem audytu jest uzyskanie racjonalnego zapewnienia, że wydatki poniesione w ramach projektu są kwalifikowane, a projekt jest realizowany zgodnie z wnioskiem zamawiającego i umową zawartą z Ministrem Edukacji Narodowej, Al. Szucha 25, 00-918 Warszawa, zwanym dalej Instytucją Pośredniczącą oraz wydanie opinii w tym zakresie. W opinii audytor poświadczy, ze wszelkie zadania wykonywane w ramach projektu zostały wykonane zgodnie z zapisami zawartymi w SIWZ, wytycznych dla Programu Operacyjnego kapitał Ludzki oraz z zawartą umową o dofinansowanie. 4. Zakres ogólny audytu Audytor sprawdza czy działania, których dotyczą poniesione wydatki rzeczywiście zostały zrealizowane, czy wnioski o płatność są zgodne z wymaganiami zawartymi w wniosku o dofinansowanie oraz umowie, czy są poparte odpowiednimi dokumentami finansowymi. Powyższe weryfikowane jest w szczególności na podstawie ksiąg rachunkowych i dowodów księgowych (stanowiącymi podstawę dokonania w nich zapisów) oraz na podstawie dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków (wnioski o płatność wraz ze wszystkimi załącznikami - finansowymi i merytorycznymi), które powinny odpowiadać we wszystkich istotnych aspektach wymogom programu oraz prawidłowo, rzetelnie i jasno przedstawiać sytuację finansową i majątkową projektu według stanu na dzień sporządzenia ww. dokumentów. 5. Zakres szczegółowy audytu Audytorzy dokonują oceny dokumentów finansowych i rzeczowych w odniesieniu do działań zrealizowanych przez Zamawiającego. Ocenie audytorów podlega zgodność realizacji projektu z jego założeniami określonymi w umowie o dofinansowanie projektu. Audyt powinien obejmować przede wszystkim analizę dokumentacji oraz stosowanych procedur kontroli wewnętrznej w odniesieniu do przekazywania i rozliczania otrzymanych środków, procedur akceptacji wydatków kwalifikowanych w zakresie ich zasadności i odpowiedniego udokumentowania oraz sprawozdawania realizacji projektu z uwzględnieniem realizacji przyjętych celów projektu, a w szczególności: 1) sprawdzenie, czy Zamawiający realizuje projekt zgodnie z umową o dofinansowanie i obowiązującymi przepisami prawa (w szczególności w zakresie prawa zamówień publicznych oraz ochrony danych osobowych w ramach Podsystemu PEFS); 2) sprawdzenie, czy Zamawiający wdrożył zalecenia przeprowadzonych kontroli oraz usunął nieprawidłowości, jeśli takie zostały wykryte; 3) sprawdzenie, czy Zamawiający posiada ścieżkę audytu w zakresie finansowo-księgowym; 4) sprawdzenie poprawności księgowania wydatków poniesionych w ramach realizowanego projektu, oceny kwalifikowalności kosztów, sposobu ich dokumentowania i prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej; 5) sprawdzenie czy wydatki wykazane w dokumentach zostały rzeczywiście poniesione; 6) sprawdzenie zgodności danych przekazywanych we wnioskach o płatność w części dotyczącej postępu rzeczowego oraz postępu finansowego z dokumentacją dotyczącą realizacji projektu dostępną w siedzibie Zamawiającego; 7) sprawdzenie wiarygodności sprawozdań z realizacji projektu; 8) sprawdzenie kwalifikowalności wydatków dotyczących personelu projektu; 9) sprawdzenie sposobu rekrutacji uczestników projektu (sprawdzenie kwalifikowalności przynajmniej 10 % uczestników projektu); 10) sprawdzenie sposobu realizacji działań promocyjnych; 11) sprawdzenie sposobu przechowywania i archiwizacji dokumentacji zgromadzonej w ramach realizowanego projektu. 6. Raport z audytu Audyt będzie przeprowadzony zgodnie z międzynarodowymi standardami audytu. Z przeprowadzonego audytu należy sporządzić raport zawierający opinię. Opracowany audyt powinien dotyczyć kwot i informacji zawartych do momentu przeprowadzenia audytu. W raporcie należy zamieścić zapis wskazujący standardy, na podstawie których przeprowadzono audyt, a także próg istotności i poziom ufności. Do raportu należy załączyć listę dokumentów zweryfikowanych podczas audytu. Wykonawca sporządzi dwa egzemplarze raportu z audytu w formie papierowej oraz jeden w wersji elektronicznej i przekaże je Zamawiającemu. Raport powinien zawierać następujące elementy: I. Informacje ogólne. 1. Data sporządzenia raportu. 2. Numer audytowanego przedsięwzięcia. 3. Imiona i nazwiska audytorów/biegłych rewidentów uczestniczących w audycie oraz numery imiennego upoważnienia do przeprowadzenia audytu. 4. Termin przeprowadzenia audytu. 5. Okres objęty audytem. 6. Termin realizacji projektu oraz zwięzły opis audytowanego projektu. II. Cel i metodologia (cel, zakres, zastosowanie techniki) audytu. 1. Cel audytu. 2. Zakres przedmiotowy audytu. 3. Podjęte działania i zastosowane techniki audytu. 4. Audytor powinien dokonać sprawdzenia dokumentacji oraz zapewnić identyfikowalność dokumentów, które podlegały badaniu. Wykaz sprawdzonych dokumentów stanowić będzie załącznik do raportu z audytu. III. Ustalenia stanu faktycznego - zgodnie ze szczegółowym zakresem audytu. IV. Wskazanie stwierdzonych problemów w trakcie realizacji projektu wraz ze wskazaniem ich wagi oraz zaznaczenia, czy jakikolwiek z tych problemów ma charakter systemowy. V. Określenie oraz analiza przyczyn i skutków uchybień. VI. Uwagi i wnioski w sprawie usunięcia stwierdzonych uchybień, rekomendacje. VII. Opinia w zakresie spełnienia wszystkich wymogów określonych w zakresie ogólnym i szczegółowym audytu. VIII. Podpisy audytorów przeprowadzających audyt, datę i miejsce sporządzenia. Do raportu audytor ma obowiązek dołączyć zestawienie faktycznie poniesionych wydatków, sporządzone na kosztorysie projektu. 7. Skład zespołu przeprowadzającego audyt zewnętrzny w projekcie powinien być co najmniej dwuosobowy posiadający odpowiednie umiejętności i doświadczenie. Zaleca się by w skład zespołu przeprowadzającego audyt wchodził biegły rewident..

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 79.21.20.00 - Usługi audytu .

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: Przetarg nieograniczony

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej: tak, projekt/program: Projekt pn.: Model pracy pozalekcyjnej z wykorzystaniem nowatorskich metod pracy oraz współczesnych technik informatycznych współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet III. Wysoka jakość systemu oświaty, Działanie 3.3 Poprawa jakości kształcenia, Poddziałanie 3.3.4 Modernizacja treści i metod kształcenia - projekty konkursowe..

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: 17.08.2012.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT: 19.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT: 2.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• MERIT - Biuro Audytu Ewa Gawron, ul. Budziwojska 83, 35-317 Rzeszów, kraj/woj. podkarpackie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia (bez VAT): 2490,00 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• Cena wybranej oferty: 3062,70

• Oferta z najniższą ceną: 3062,70 / Oferta z najwyższą ceną: 24600,00

• Waluta: PLN.