Opole: Organizacja i obsługa konferencji
Numer ogłoszenia: 305532 - 2013; data zamieszczenia: 31.07.2013
OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych: tak, numer ogłoszenia w BZP: 243536 - 2013r.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia: nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Polskie Radio Regionalna Rozgłośnia w Opolu "RADIO OPOLE" Spółka Akcyjna, ul. Strzelców Bytomskich 8, 45-084 Opole, woj. opolskie, tel. +48 77 4013216, faks +48 77 4543656.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Inny: JEDNOOSOBOWA SPÓŁKA SKARBU PAŃSTWA.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Organizacja i obsługa konferencji.

II.2) Rodzaj zamówienia: Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia: 1. Przedmiotem zamówienia jest organizacja i obsługa 5 konferencji, w tym: 1) 3 konferencji 2-dniowych 2) 2 konferencji 1-dniowych dotyczących wdrażania Programu Operacyjnego Współpracy Transgranicznej Republika Czeska - Rzeczpospolita Polska 2007-2013 pn.: Razem dla biznesu. 2. Z uwagi na zaplanowane przez Zamawiającego miejsce rzeczowej realizacji projektu konferencje mogą odbywać się w Polsce m.in. w miejscowościach Głubczyce, Opole, Nysa, Prudnik, Głuchołazy lub na obszarze ich gmin oraz w Republice Czeskiej w miejscowościach: Jesenik, Krnov, Liberec, Nachod, Olomouc, Ostrawa lub na obszarze ich krajów. Wymagane jest, aby każda konferencja odbywała się w innym miejscu/lokalizacji. Zamawiający tylko raz dopuszcza organizacje konferencji w tym samym miejscu. Zamawiający wymaga, aby co najmniej jedna konferencja dwudniowa oraz co najmniej jedna konferencja jednodniowa odbyły się w Republice Czeskiej. Zamawiający nie dopuszcza noclegów uczestników konferencji w różnych hotelach. 3. Zamawiający przewiduje organizację trzech konferencji w 2013 roku ( jedna we wrześniu, druga w październiku oraz trzecia w pierwszej połowie grudnia 2013 r.) oraz dwóch konferencji w 2014 r. (II i IV kwartał) w terminie wskazanym w ofercie Wykonawcy. Konferencje powinny odbywać się w dniach od poniedziałku do soboty. 4. Ogólna liczba wszystkich uczestników konferencji będzie wynosiła 300 osób. Średnio przypada 60 osób na każdą konferencje. Ostateczna liczba osób na każdej konferencji zostanie podana nie później niż trzy dni robocze przed terminem konferencji. Zamawiający zastrzega, iż w przypadku konferencji liczba uczestników może się zmienić do 20% (zwiększyć, zmniejszyć). Wykonawca nie będzie zaangażowany w zapraszanie gości na konferencje. 5. Organizacja konferencji obejmuje: a) kontakt z Zamawiającym, b) zapewnienie sali konferencyjnej dla minimum 60 osób (stół prezydialny dla 5 osób, ustawienie krzeseł - teatralne) c) usługi hotelarskie d) usługi gastronomiczne, e) zapewnienie sprzętu niezbędnego do przeprowadzenia konferencji oraz rozstawienie sprzętu (ekran, rzutnik multimedialny, komputer, nagłośnienie, 2 mikrofony bezprzewodowe, sala klimatyzowana) f) zapewnienie udziału 2 prelegentów konferencji ( zawarcie umów z osobami wskazanymi przez Zamawiającego). Szacowany koszt 3000,00 zł brutto. Cena 3000 zł brutto dotyczy jednej konferencji (dwóch prelegentów na każdą konferencję). Prelegenci będą uczestnikami konferencji, koszty pobytu są wliczone w ilość osób uczestniczących w konferencji. Koszty dojazdu prelegenci będą ponosić we własnym zakresie. g) sporządzenie list obecności i obsługę recepcyjną podczas konferencji, h) organizację szatni i jej obsługę, i) odbiór materiałów promocyjnych z siedziby Zamawiającego lub adresu przez niego wskazanego i dostarczenie do miejsca, w którym będzie się odbywać konferencja oraz przekazanie materiałów, które zostały po konferencji, do siedziby Zamawiającego. j) Zamawiający wymaga, aby Wykonawca zapewnił samochód osobowy z kierowcą m.in. w celu dostarczenia materiałów promocyjnych i inne nieplanowane zdarzenia związane z zakresem usług realizowanych przez Wykonawcę, będących przedmiotem zamówienia (np. dostawa lub wymiana rzutnika itp.). Zabezpieczenie logistyczne nie obejmuje transportu prelegentów oraz innych uczestników konferencji. 6. Wymagania wobec hotelu: a) lokalizacja hotelu na terenie województwa opolskiego oraz Republiki Czeskiej ( jak w pkt 2). b) hotel o standardzie co najmniej trzygwiazdkowym, w Polsce zgodnie z rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (tekst jednolity: Dz. U. z 2006 r. Nr 22, poz. 169, ze zm ), oraz w Republice Czeskiej hotel o standardzie co najmniej trzygwiazdkowym zgodnie z Oficjalną klasyfikacją zjednoczonych obiektów noclegowych w Czechach 2013-2015. c) hotel dysponujący salą konferencyjną dla minimum 60 osób d) zapewnienie 60 miejsc noclegowych w pokojach jedno lub dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania e) zapewnienie minimum 20 bezpłatnych miejsc parkingowych 7. Usługa gastronomiczna: (średnio dla 60 osób na każdą konferencję) 1) W trakcie konferencji 2 dniowej usługa gastronomiczna będzie się składać z: a) Kolacji w formie bufetu: do wyboru - dwa dania ciepłe (jedno mięsne, drugie jarskie) z dodatkami: sałatki, warzywa na ciepło, ryż, ziemniaki opiekane; - wędliny, sery, owoce; - napoje: kawa, herbata, woda gazowana i niegazowana, 100% soki, b) Śniadanie (bufet szwedzki) c) Lunch w formie bufetu: - dwa dania ciepłe (jedno mięsne, drugie jarskie) z dodatkami: sałatki, warzywa na ciepło, ryż, ziemniaki, ziemniaki opiekane; - przystawki na ciepło i na zimno, - deser: ciasta i ciasteczka kruche, - owoce; - napoje: kawa, herbata, woda gazowana i niegazowana, 100% soki, W trakcie konferencji przerwy kawowe: ciasta i ciasteczka kruche, owoce; napoje: kawa, herbata, woda gazowana i niegazowana, 100% soki. 2). W trakcie konferencji 1 dniowej ( ok. 5 godzin) usługa gastronomiczna będzie się składać z: a) Lunch w formie bufetu: - dwa dania ciepłe (jedno mięsne, drugie jarskie) z dodatkami: sałatki, warzywa na ciepło, ryż, ziemniaki, ziemniaki opiekane; - przystawki na ciepło i na zimno, - napoje W trakcie konferencji przerwy kawowe: ciasta i ciasteczka kruche, owoce; napoje: kawa, herbata, woda gazowana i niegazowana, 100% soki. Menu będzie podlegało akceptacji Zamawiającego. Ponadto obsługa cateringowa będzie obejmować: zapewnienie odpowiedniego sprzętu (stoły bufetowe, nakrycie stołów, dekoracja i inne niezbędne elementy) oraz obsługi kelnerskiej. 8. Zamawiający planuje pierwszego dnia konferencji w godzinach popołudniowo-wieczornych panel dyskusyjny ok. 3 godziny, oraz drugiego dnia konferencji cześć wykładową z udziałem prelegentów ok. 3 godziny, lub odwrotne rozplanowanie tj. pierwszego dnia konferencji wykład, a drugiego dnia dyskusję - do ustalenia przed każdą konferencją. Zamawiający wymaga aby sale konferencyjne były dostępne podczas konferencji jednodniowej - do 4 godzin ( + 1 godzina na lunch), konferencja dwudniowa - każdego dnia po 3 godziny. 9. Wykonawca nie jest zobowiązany zapewnić usług tłumacza. 10. Wykonawca wskazuje Zamawiającemu jedną osobę odpowiedzialną za obsługę całości zamówienia i podaje dane kontaktowe tej osoby. Zamawiający będzie uzgadniał z tą osobą najważniejsze kwestie związane z zamówieniem, zgłaszał jej uwagi dotyczące osób i podwykonawców realizujących zamówienie..

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 55.12.00.00 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 55.30.00.00 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 55.13.00.00 - Inne usługi hotelarskie 60.10.00.00 - Usługi w zakresie transportu drogowego 79.95.20.00 - Usługi w zakresie organizacji imprez 79.99.20.00 - Usługi recepcyjne 79.82.30.00 - Usługi drukowania i dostawy .

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: Przetarg nieograniczony

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej: tak, projekt/program: Usługa jest elementem realizacji projektu Razem dla biznesu , który jest współfinansowany ze Środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Współpracy Transgranicznej Republika Czeska-Rzeczpospolita Polska 2007-2013, realizowany w ramach dziedziny wsparcia 2.1 Rozwój przedsiębiorczości.

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: 25.07.2013.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT: 6.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT: 5.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• Kancelarię Consultingową ESPAI Dorota Smolnicka, ul Zdrojowa 43, 57-350 Kudowa Zdrój, kraj/woj. dolnośląskie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia (bez VAT): 90441,00 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• Cena wybranej oferty: 103000,00

• Oferta z najniższą ceną: 87060,13 / Oferta z najwyższą ceną: 160620,00

• Waluta: PLN.