Warszawa: Promocja Warszawskich Spotkań Teatralnych 2009
Numer ogłoszenia: 29934 - 2009; data zamieszczenia: 16.02.2009
OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Instytut Teatralny im. Zbigniewa Raszewskiego , ul. Jazdów 1, 00-467 Warszawa, woj. mazowieckie, tel. 022 5017020, 8258258, faks 022 5017026, 8255302.

• Adres strony internetowej zamawiającego: www.instytut-teatralny.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Inny: państwowa instytucja kultury.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Promocja Warszawskich Spotkań Teatralnych 2009.

II.1.2) Rodzaj zamówienia: usługi.

II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest opracowanie koncepcji promocji oraz przygotowanie i przeprowadzenie kampanii promocyjnej Warszawskich Spotkań Teatralnych 2009, które odbędą się w dniach od 05.05.2009 r. do 23.05.2009 r. Przedmiot zamówienia obejmuje: 1) stworzenie spójnej koncepcji hasła - motta dla tegorocznych Warszawskich Spotkań Teatralnych, 2) przygotowanie identyfikacji wizualnej Warszawskich Spotkań Teatralnych - projekt zaproszenia, logo, plakat, katalog, strona internetowa, blog - zintegrowane z logo: Zakochaj się w Warszawie - Urzędu Miasta, 3) opracowanie zintegrowanej z główną linią promocyjną koncepcji promocji poszczególnych miast, z których pochodzą teatry biorące udział w festiwalu, 4) opracowanie koncepcji innych materiałów promocyjnych (gadżetów reklamowych, identyfikatorów itp.), 5) propozycja działań z zakresu experiential marketing (marketing szeptany, guerilla marketing itp.), 6) przygotowanie media planu (outdoor) i zakup nośników reklamowych, 7) wydruk materiałów promocyjnych, 8) organizacja konferencji prasowej w Warszawie - otwierającej WST, 9) organizacja eventu zamykającego WST, 10) stworzenie koncepcji kreatywnych pozwalających wygenerować zainteresowanie portalami internetowymi: e-teatr.tv, e-teatr.pl, 11) serwis fotograficzny w trakcie przygotowań i podczas trwania festiwalu..

II.1.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 79.34.10.00 - Usługi reklamowe 79.34.20.00 - Usługi marketingowe 79.34.14.00 - Usługi prowadzenia kampanii reklamowych 79.34.22.00 - Usługi w zakresie promocji 79.41.60.00 - Usługi public relations 79.95.21.00 - Usługi w zakresie organizacji imprez kulturalnych .

II.1.5) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej: nie.

II.1.6) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: nie.

II.1.7) Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA: Zakończenie: 31.05.2009.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WARUNKI DOTYCZĄCE ZAMÓWIENIA

Informacja na temat wadium: Wadium na tym etapie postępowania nie jest wymagane.

III.2) WARUNKI UDZIAŁU

• Opis warunków udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków: O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 i 2 ustawy oraz spełniają warunki określone w art. 22 ust.1 ustawy, tj.: 1) posiadają uprawnienia do wykonywania działalności w zakresie odpowiadającym przedmiotowi zamówienia; 2) posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia (lub przedstawią pisemne zobowiązanie innych podmiotów do udostępnienia potencjału technicznego i osób zdolnych do wykonania zamówienia), w szczególności wykażą, że: (a) wykonali z należytą starannością w okresie ostatnich 3 lat przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy, to w tym okresie) przynajmniej 2 (dwa) zamówienia o podobnym charakterze co przedmiot zamówienia, tj. polegające na świadczeniu usług w zakresie podobnym do zakresu objętego zamówieniem w odniesieniu do minimum dwóch eventów - dużych imprez publicznych o charakterze marketingowym, w tym co najmniej jednego festiwalu artystycznego, o budżecie powyżej 1.000.000,00 zł brutto (każda usługa powinna obejmować opracowanie koncepcji kreacyjnej i przeprowadzenie działań promocyjnych), (b) dysponują (lub będą dysponować) potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia lub przedstawią pisemne zobowiązanie innych podmiotów do udostępnienia potencjału technicznego i osób zdolnych do wykonania zamówienia, 3) znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia z dostępnych im środków finansowych, tj. posiadają środki finansowe w wysokości co najmniej 100.000 zł (słownie złotych: sto tysięcy) lub posiadają zdolność kredytową w wysokości co najmniej 100.000 zł (słownie złotych: sto tysięcy złotych). W przypadku gdy wykonawcy wspólnie ubiegają się o udzielenie zamówienia, każdy z wykonawców musi indywidualnie spełniać warunki udziału w postępowaniu wskazane w pkt 1) powyżej. Przy ocenie spełnienia warunków, o których mowa w pkt 2) i 3), pod uwagę będzie brany potencjał wszystkich wykonawców występujących wspólnie. Ocena spełniania ww. warunków zostanie dokonana wg formuły: spełnia - nie spełnia, na podstawie analizy dołączonych do oferty dokumentów potwierdzających spełnianie tych warunków. Z treści załączonych dokumentów musi wynikać jednoznacznie, iż ww. warunki wykonawca spełnił. Niespełnienie chociażby jednego warunku skutkować będzie wykluczeniem wykonawcy z postępowania. Najwyższą ocenę spełnienia warunków udziału w postępowaniu uzyska wykonawca dysponujący największym doświadczeniem zebranym w ciągu ostatnich 3 lat (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy, to w tym okresie), tj. wykonawca, który wykonał w powyższym okresie z należytą starannością największą liczbę usług w zakresie podobnym do przedmiotu zamówienia. Pozostali wykonawcy zostaną sklasyfikowani odpowiednio na kolejnych miejscach - w zależności od ilości wykonanych usług, o których mowa powyżej..
• Informacja o oświadczeniach i dokumentach, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu: Wykonawcy - wraz z wnioskiem o dopuszczenie do udziału w postępowaniu (według załącznika nr 1 do ogłoszenia zamieszczonego na stronie internetowej zamawiającego) - obowiązani są dostarczyć następujące dokumenty i oświadczenia potwierdzające spełnienie warunków udziału w postępowaniu: 1) aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, 2) dokumenty potwierdzające uprawnienie osób podpisujących wniosek, o ile nie wynikają z przepisów prawa lub innych dokumentów rejestrowych, 3) aktualna informacja z Krajowego Rejestru Karnego albo równoważne zaświadczenie właściwego organu sądowego lub administracyjnego kraju pochodzenia osoby w zakresie określonym w art. 24 Prawa zamówień publicznych, wystawiona nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków, 4) oświadczenie, że wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie zdrowotne lub społeczne, lub że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu, 5) oświadczenie zawierające wykaz zamówień wykonanych w okresie ostatnich 3 lat przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie) w zakresie wskazanym w pkt 6.2a) ogłoszenia zamieszczonego na stronie internetowej zamawiającego - z podaniem ich przedmiotu, wartości oraz daty i miejsca wykonania oraz załączeniem dokumentów potwierdzających, że zostały one wykonane należycie (wg wzoru Zamawiającego stanowiącego załącznik nr 3 do ogłoszenia); 6) wykaz osób, którymi dysponuje lub będzie dysponował wykonawca (w drugim przypadku również pisemne zobowiązanie innych podmiotów do udostępnienia osób zdolnych do wykonania zamówienia) i które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia niezbędnych do wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nich czynności, 7) informacja banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, w którym wykonawca posiada rachunek, potwierdzająca wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową wykonawcy, wystawiona nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków. 8) oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy - wg wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do ogłoszenia. W przypadku składania wniosku przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, właściwe dokumenty muszą być złożone przez każdego wykonawcę. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia składają pełnomocnictwo do reprezentowania ich w postępowaniu (zgodnie z art. 23 ustawy). Wyżej wymienione dokumenty mogą być złożone w formie oryginałów lub kserokopii potwierdzonych za zgodność przez osobę / osoby uprawnioną do podpisania oferty z dopiskiem: za zgodność z oryginałem. Wykonawcy mający siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Polski składają dokumenty zgodnie z przepisami rozporządzenia w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (rozporządzenie Prezesa RM z dnia 19.05.2006r. Dz. U. Nr 87, poz. 605)..

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia: dialog konkurencyjny.

IV.1.2) Przewidywana liczba wykonawców, którzy zostaną zaproszeni do udziału w postępowaniu: 4.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert: cena oraz dodatkowe kryteria i ich znaczenie:

• 1 - Cena - 50
• 2 - Wartość merytoryczna oferty (koncepcja działań promocyjnych - spójność, oryginalność, zgodność z potrzebami zamawiającego) - 50

IV.2.2) Wykorzystana będzie aukcja elektroniczna: nie.

IV.3) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.3.1) Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem: Specyfikację istotnych warunków zamówienia otrzymają wykonawcy zaproszeni do składania ofert..

IV.3.2) Opis potrzeb i wymagań zamawiającego określonych w sposób umożliwiający przygotowanie się wykonawców do udziału w dialogu konkurencyjnym lub informacja o sposobie uzyskania tego opisu: Zadania niezbędne do wykonania przedmiotu zamówienia: 1) stworzenie spójnej koncepcji hasła - motta dla tegorocznych Warszawskich Spotkań Teatralnych, 2) przygotowanie identyfikacji wizualnej Warszawskich Spotkań Teatralnych - projekt zaproszenia, logo, plakat, katalog, strona internetowa, blog - zintegrowane z logo: Zakochaj się w Warszawie -Urzędu Miasta, Zapotrzebowanie: zaproszenia (4000 sztuk), plakat (4000) katalog (800), strona internetowa (1) blog (1) system identyfikacji - system obrandowienia miejsc festiwalowych (w tym: roll-upy 12, banery przystosowane do zewnętrza budynków teatralnych 6) 3) opracowanie zintegrowanej z główną linią promocyjną koncepcji promocji poszczególnych miast, z których pochodzą teatry biorące udział w festiwalu (Kraków, Opole, Białystok, Bydgoszcz, Wrocław, Łódź), 4) opracowanie koncepcji innych materiałów promocyjnych (gadżetów reklamowych, identyfikatorów itp.), Zapotrzebowanie: identyfikatory (800) gadżety reklamowe - do przedstawienia w założeniu, że na festiwalu będzie 10000 widzów 5) propozycja działań z zakresu experiential marketing (marketing szeptany, guerilla marketing itp.), 6) przygotowanie media planu (outdoor) i zakup nośników reklamowych, Zapotrzebowanie: billbordy co najmniej 30 (w tym metro), citylighty co najmniej 50, superscroll co najmniej 10, reklamy w wagonach metra, materiały filmowe w metrze, spot reklamowy na nośniku wielkoformatowym w nad Cepelią, materiały filmowe w centrach handlowych. 7) wydruk materiałów promocyjnych, 8) organizacja konferencji prasowej w Warszawie - otwierającej WST, 9) organizacja eventu zamykającego WST, 10) stworzenie koncepcji kreatywnych pozwalających wygenerować zainteresowanie portalami internetowymi: e-teatr.tv, e-teatr.pl, 11) serwis fotograficzny w trakcie przygotowań i podczas trwania festiwalu..

IV.3.3) Informacja o wysokości nagród dla wykonawców, którzy podczas dialogu konkurencyjnego przedstawili rozwiązania stanowiące podstawę do składania ofert, jeżeli zamawiający przewiduje nagrody: Zamawiający nie przewiduje nagród..

IV.3.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert: 23.02.2009 godzina 13:00, miejsce: siedziba INSTYTUTU TEATRALNEGO w Warszawie, ul. Jazdów 1, Dział Księgowości (I piętro).

IV.3.5) Termin związania ofertą: okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).