Warszawa: PRZYGOTOWANIE, ORGANIZACJA I OBSŁUGA LOGISTYCZNA TRZECH KONFERENCJI NAUKOWO-TECHNICZNYCH ORGANIZOWANYCH W RAMACH MICROWAVE AND RADAR WEEK MRW-2012
Numer ogłoszenia: 277682 - 2011; data zamieszczenia: 07.09.2011
OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych: tak, numer ogłoszenia w BZP: 227936 - 2011r.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia: nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Wojskowa Akademia Techniczna, ul. Kaliskiego 2, 00-908 Warszawa, woj. mazowieckie, tel. 022 6837865, faks 022 6837977.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Uczelnia publiczna.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: PRZYGOTOWANIE, ORGANIZACJA I OBSŁUGA LOGISTYCZNA TRZECH KONFERENCJI NAUKOWO-TECHNICZNYCH ORGANIZOWANYCH W RAMACH MICROWAVE AND RADAR WEEK MRW-2012.

II.2) Rodzaj zamówienia: Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest przygotowanie, organizacja i obsługa trzech konferencji naukowo-technicznych organizowanych w ramach Microwave and Radar Week MRW-2012. Wynajęcie sal konferencyjnych oraz innych pomieszczeń i powierzchni, w kształcie zbliżonym do prostokąta, bez przeszkód np. kolumny, uniemożliwiających kontakt wzrokowy, umożliwiających przeprowadzenie działań wyspecyfikowanych w załączniku, dla liczby osób określonych w punkcie B, wraz z odpowiednim wyposażeniem: obiekt o standardzie co najmniej hotelu 5-gwiazdkowego, położony w odległości nie większej niż 15 km od Dworca Centralnego posiadającym dogodne połączenie komunikacją miejską. Wykonawca, w salach i pomieszczeniach konferencyjnych zapewni ustawienie miejsc teatralne, klimatyzację, odpowiednie nagłośnienie (minimum 2 mikrofony w tym jeden bezprzewodowy), projektor multimedialny, ekran o wymiarach nie mniejszych niż 200cmx250cm), tablice typu flipchart, zaplecze sanitarne (oddzielnie dla kobiet i mężczyzn), personel do obsługi recepcji konferencji, rejestracji gości, dystrybucji materiałów konferencyjnych oraz szatnię z obsługą. Gotowość sal i urządzeń (ekran, rzutnik itp.) powinna być zgłoszona do organizatora na godzinę przed planowaną rejestracją gości lub na godzinę przed rozpoczęciem poszczególnych sesji. Sale oraz sanitariaty w trakcie trwania konferencji powinny być zabezpieczone przed dostępem osób trzecich. Gotowość sal konferencyjnych do przyjęcia uczestników konferencji na 30 min. przed rozpoczęciem poszczególnych sesji, sal i pomieszczeń technicznych wg ustaleń roboczych po podpisaniu umowy. Aranżacja sal (ustawienie stołów, krzeseł) powinna zostać przedstawiona w formie graficznej na 14 dni przed planowaną konferencją do akcpetacji Zamawiającego. Zamawiający w przeciągu 2 dni, zgłosi uwagi lub dokona akceptacji projektu. W przypadku braku akceptacji, Wykonawca dokona zmian w aranżacji do ponownego przedstawienia jej Zamawiającemu do akcpetacji. Sale konferencyjne, w których będa odbywać się sesje muszą znajdować się w zakresie jednej lokalizacji (obrębie jednego budynku), na parterze, pierwszym lub maksymalnie na drugim piętrze. Zamawiającey nie dopuszcza mozliwości przemieszczania się grup uczestników konferencji w ramach danej sesji pomiędzy budynkami znajdującymi się w różnych lokalizacjach. Zamawiający dopuszcza możliwość zwiększenia czasu trwania przerw technicznych pomiędzy posiedzeniami sesji plenarnych i specjalistycznych oraz ceremonii otwarcia (zamknięcia) i czasu przeznaczonego na posiłki. Ostatecznie zostanie on uzgodniony podczas kontaktów roboczych, po wyborze oferty na 60 dni przed terminem rozpoczęcia MRW-2012. Dodatkowo Wykonawca powinien udostępnić: 1). pomieszczenie o powierzchni nie mniejszej niż 50 m2 lub wydzielone miejsce (hol) o porównywalnej powierzchni do zawieszenia plakatów o formacie A1 (A0) lub roll-upów o wymiarach 100cmx200cm w liczbie ok. 50 szt. plakatów (roll-upów). 2). wydzielone pomieszczenia o powierzchni nie mniejszej niż 75 m2 lub duży hol o porównywalnej powierzchni na której będą umieszczone stoiska z ekspozycjami sponsorów i innych firm chcących zaprezentować swoje osiągnięcia w czasie trwania konferencji. 3). pomieszczenie techniczne o powierzchni nie mniejszej niż 20 m2 zamykane na klucz do przechowywania materiałów konferencyjnych, które powinno znajdować się na parterze budynku w bliskiej lokalizacji miejsca do rejestracji uczestników konferencji. 4). wydzielone miejsce w holu w bliskiej odległości od pomieszczenia wymienionego w pkt 3.) spełniającej rolę recepcji sekretariatu dla uczestników konferencji. W miejscu tym powinien być dostęp do sieci energetycznej (min. 4 gniazdka z uziemieniem) oraz Internetu przewodowego. 5). pomieszczenie techniczne o powierzchni nie mniejszej niż 20 m2 z które powinno znajdować się na parterze budynku w bliskiej lokalizacji miejsca do rejestracji służące jako szatnia dla uczestników konferencji. Wykonawca w celu rozreklamowania konferencji powinien zapewnić stelaże na tablice informacyjne: przed wejściem do budynku, w holu budynku, przed salami konferencyjnymi, w salach konferencyjnych, na których będą umieszczone materiały dostarczone przez Zamawiającego. Zakwaterowanie uczestników konferencji - 150 miejsc noclegowych (w tym 60 osób zakwaterowanych w pokojach 1 - osobowych o wyższym standardzie, 40 osób zakwaterowanych w pokojach jednoosobowych i 50 osób zakwaterowanych w pokojach 2-osobowych) z zastrzeżeniem zawartym w punkcie B. Zamawiający przyjmuje do wiadomości, że uczestnicy konferencji będą mogli być zakwaterowani w odległości nie większej niż 300 metrów niż miejsce organizowania konferencji. Każdy uczestnik konferencji wraz z noclegiem otrzyma śniadanie. Zamawiający informuje, że każdy z uczestników konferencji ponosi samodzielnie koszty zakwaterowania i wyżywienia (śniadanie). Zapewnienie parkingu dla Zamawiającego (min. 20 miejsc parkingowych) w garażu podziemnym gdzie będzie odbywała się konferencja lub w innym miejscu wskazanym przez organizatora, ale w odległości nie większej niż 200 m od miejsca organizacji konferencji..

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 55.12.00.00 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 55.30.00.00 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków .

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: Przetarg nieograniczony

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej: nie

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: 31.08.2011.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT: 2.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT: 0.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• ORBIS S.A. ODDZIAŁ SOFITEL WARSAW VICTORIA, ul. Królewska 11, 00-065 Warszawa, kraj/woj. mazowieckie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia (bez VAT): 639585,00 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• Cena wybranej oferty: 579280,80

• Oferta z najniższą ceną: 579280,80 / Oferta z najwyższą ceną: 679870,20

• Waluta: PLN.