Warszawa: ZP-41/FRSE/2013
Numer ogłoszenia: 276673 - 2013; data zamieszczenia: 19.12.2013
OGŁOSZENIE O ZAMIARZE ZAWARCIA UMOWY - Usługi

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji, ul. Mokotowska 43, 00-551 Warszawa, woj. mazowieckie, tel. 22 46 31 000, faks 22 46 31 025 , strona internetowa www.frse.org.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Inny: Fundacja korzystająca ze środków publicznych.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: ZP-41/FRSE/2013.

II.2) Rodzaj zamówienia: Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia: Organizacja szkoleń w części europejskiej Federacji Rosyjskiej dla wolontariuszy EVS pracujących na terenie Rosji.

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 80.00.00.00 - Usługi edukacyjne i szkoleniowe 55.12.00.00 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 55.10.00.00 - Usługi hotelarskie 55.30.00.00 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków .

II.5) Szacunkowa wartość zamówienia (bez VAT): jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy.

SEKCJA III: PROCEDURA

Tryb udzielenia zamówienia: Zamówienie z wolnej ręki

• 1. Podstawa prawna

  Postępowanie wszczęte zostało na podstawie art. 5 ust. 1a, art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. a ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych.

• 2. Uzasadnienie wyboru trybu

  Za następującym sposobem udzielania zamówienia przemawiają następujące argumenty: Zgodnie z opublikowanymi przez Komisję Europejską ważnymi od 1 stycznia 2014 roku, edycjami Przewodnika Wspólnotowego Programu Erasmus+ oraz Przewodnika dla Narodowych Agencji programu Erasmus+, Centrum Współpracy SALTO z krajami Europy Wschodniej i Kaukazu (SALTO EECA) jest odpowiedzialne za organizacje wsparcia szkoleniowego dla wolontariuszy realizujących projekty Wolontariatu Europejskiego (EVS) w krajach Partnerstwa Wschodniego i Rosji. Wsparcie szkoleniowe powinno mieć charakter regularny i odpowiadać kryteriom jakościowym ustalonymi przez program Erasmus+. Rosyjski Międzyregionalny Młodzieżowy Społeczny Ruch Wspierania Inicjatyw Wolontariackich Sfera współpracuje z SALTO od 2007 w ramach Sieci Multiplikatorów programu Młodzież w działaniu oraz począwszy od 2011 roku jako organizacja świadcząca usługi szkoleń dla wolontariuszy EVS goszczonych w Federacji Rosyjskiej. Dzięki ww. doświadczeniom ruch Sfera jest w pełni przygotowany żeby odpowiadać za następujące zadania związane z organizacją szkoleń: a)przygotowanie materiałów na temat warunków funkcjonowania wolontariuszy EVS w danym regionie oraz sytuacji prawnej wolontariuszy EVS w regionie Federacji Rosyjskiej; b)zorganizowanie poza miejscem zakwaterowania uczestników zajęć o tematyce wolontariackiej w danym regionie. Opracowanie tematyki zajęć, przygotowanie materiałów; c)przygotowanie i przedstawienie materiałów o specyfice projektów EVS, ze szczególnym uwzględnieniem kwestii ubezpieczenia wolontariuszy EVS i kwestii wizowych; d)zorganizowanie miejsca przeprowadzenia szkolenia; e)przygotowanie informacji dla uczestników szkolenia na temat zasad szkolenia, f)koordynacja dojazdu uczestników do miejsca szkolenia; g) przeprowadzenie wszelkich formalności związanych ze zwrotem kosztów podróży dla uczestników i trenerów; h)zapewnienie uzgodnionych wcześniej z trenerami i przedstawicielem Centrum Współpracy SALTO EECA w FRSE materiałów potrzebnych na szkolenie (przygotowanie dla każdego uczestnika teczek z materiałami, przygotowanie identyfikatorów). 2.usługa może być świadczona tylko przez wyżej wymienioną instytucję albowiem: a)instytucja prowadząca szkolenia zna doskonale zasady Programu Erasmus+, w szczególności Kluczowej Akcji 1 - Mobilność pracowników młodzieżowych; b)instytucja prowadząca szkolenia posiada doświadczenie w prowadzeniu międzynarodowych szkoleń dla wolontariuszy w ramach Wolontariatu Europejskiego we współpracy z Centrum Współpracy SALTO z krajami Europy Wschodniej i Kaukazu; c)instytucja prowadząca szkolenia posiada doświadczenie goszczenia co najmniej 20 wolontariuszy w ramach Wolontariatu Europejskiego; d)instytucja prowadząca szkolenia bardzo dobrze orientuje się w zagadnieniach sektora pozarządowego zarówno na poziomie Rosji jak i europejskim; e)instytucja prowadząca szkolenia zna najnowsze decyzje legislacyjne dotyczące krótko- i długo- terminowego pobytu wolontariuszy zagranicznych w Rosji; f)instytucja prowadząca szkolenia posiada praktyczną i teoretyczną znajomość zagadnień międzykulturowych w kontekście projektów wolontariatu Europejskiego w Rosji; g)reprezentanci instytucji prowadząca szkolenia posiadają biegłą znajomość języka angielskiego, który jest roboczym językiem szkoleń dla wolontariuszy EVS. 3. W Regionie Europy Wschodniej i Kaukazu zostały wyodrębnione przez Centrum Współpracy SALTO EECA trzy subregiony - (1) Federacja Rosyjska, (2) Kaukaz (tzn. Armenia, Azerbejdżan, Gruzja) oraz (3) region Europy Wschodniej (tzn. Białoruś, Mołdowa i Ukraina). Wyodrębnienie każdego subregionu, jest uzasadnione jak przyczynami o charakterze organizacyjno-logistycznym, tak i przyczynami wynikającymi ze specyfiki poszczególnego subregionu. Federacja Rosyjska jest największym krajem regionu oraz jest jedynym krajem regionu o strukturze federacyjnej. Federacja Rosyjska jest obszarem charakteryzującym się dużą złożonością struktury administracyjnej (45 obwodów, 21 republik autonomicznych, 9 krajów, 1 obwód autonomiczny oraz 4 okręgi autonomiczne), wysokim poziomem różnorodności religijnej i kulturowej, specyficzną bazą legislacyjną która reguluje zasady prawne pobytu cudzoziemców w Rosji oraz możliwości realizacji projektów międzynarodowych przez rosyjskie organizacje pozarządowe. Specyfika Rosji wymaga od instytucji prowadzącej szkolenia dla wolontariuszy EVS goszczonych przez organizacje rosyjskie dużej wiedzy oraz różnorodnych doświadczenia o specyficznych wyzwaniach charakterystycznych dla projektów EVS w różnych podmiotach Federacji Rosyjskiej (wśród najbardziej charakterystycznych wyzwań możemy wymienić następujące: (1) bardzo słaba znajomość języków obcych; (2) bardzo duże odległości; (3) niski poziom opieki medycznej; (4) wysoki poziom korupcji; (5) konflikt na północnym Kaukazie, który wpływa na stały poziom ryzyka ataków terrorystycznych; (6) kontrola służb specjalnych nad działaniami międzynarodowymi rosyjskich organizacji pozarządowych; (7) różnicy kulturowo-obyczajowe pomiędzy mieszkańcami różnych regionów Rosji wynikające z tradycji lokalnych grup etnicznych i narodowościowych; (8) rola ciągłości tradycji post-radzieckiej w kształtowaniu dzisiejszej Rosji). Udzielenie zamówienia innym instytucjom może spowodować poważne zakłócenia w procesie szkoleniowym Wolontariatu Europejskiego na terenie Rosji, np: wstrzymanie szkoleń dla wolontariuszy. Zgodnie z zapisami Przewodnika po Programie oraz Przewodnika dla Narodowych Agencji, Komisja Europejska nakłada na Centrum Współpracy SALTO z krajami Europy Wschodniej i Kaukazu obowiązek stałej, ciągłej działalności szkoleniowej w zakresie cyklu szkoleniowego Wolontariatu Europejskiego w Federacji Rosyjskiej prowadzonej przez przygotowaną instytucje spełniającej powyższe kryteria. Dlatego też należy udzielić zamówienie publiczne w trybie z wolnej ręki na podstawie art. 5 ust. 1a pkt. 1) i 4) w związku z art. 67 ust.1 p.1a . ustawy Prawo zamówień publicznych z następującą instytucją: Międzyregionalny młodzieżowy społeczny ruch wspierania inicjatyw woluntarystycznych Sfera (adres: 603005, Rosja, Niżni Nowgorod, ul. Piskunowa 27). Specjalizacja: Międzynarodowe Programy Wolontariackie, Program Erasmus+, Wolontariat Europejski, organizacja szkoleń międzynarodowych we współpracy z Centrum Współpracy SALTO z Rosją. Powyższa instytucja jako jedyna posiada odpowiednią wiedzę i doświadczenie w szczególnym zakresie Wolontariatu Europejskiego, znajomością specyfiki realizacji projektów Wolontariatu Europejskiego w Rosji oraz doświadczeniem współpracy z Centrum SALTO EECA przy organizacji międzynarodowych szkoleń dla wolontariuszy EVS w Rosji. Wyłonienie Wykonawcy w wyniku zastosowania procedury otwartej spowodowałoby powstanie dodatkowych i niewspółmiernych kosztów związanych z zaznajomieniem Wykonawcy z charakterystyką Wolontariatu Europejskiego. A zatem powierzenie zamówienia tej instytucji pozwoli zaoszczędzić wydatki na szkolenie innej instytucji w zakresie organizacji wsparcia szkoleniowego dla wolontariuszy realizujących projekty Wolontariatu Europejskiego (EVS). Ponadto proces zapoznania Wykonawcy, który nie posiada doświadczenia zająłby niewspółmiernie dużo czasu i spowodował konieczność zaangażowania pracowników Zamawiającego w wykonywanie i kontrolę zadań, które zostały pominięte w przypadku udzielenia zamówienia wskazanemu Wykonawcy.Dotychczasowy koszt przeszkolenia pracowników międzyregionalnego młodzieżowego społecznego ruchu wspierania inicjatyw wolontariackich Sfera wyniósł ok. 25.000 EURO. Powierzenie tego zamówienia tej instytucji pozwoli na oszczędność w tym zakresie. Międzyregionalny młodzieżowy społeczny ruch wspierania inicjatyw woluntarystycznych Sfera jest pozarządową organizacją niedochodową, której zaangażowanie we wspieranie jakości projektów wolontariatu wynika z założeń statutowych. W wyniku udzielenia tego zamówienia Wykonawca otrzymać wynagrodzenie max. 300 EURO za zorganizowanie jednego szkolenia. Rocznie planuje się organizowanie ok. 15 szkoleń, zatem wynagrodzenie wykonawcy nie będzie większe niż 4.500 EURO. Pozostałe koszty związane z organizacją szkoleń tj: wynajęciem sal konferencyjnych, noclegami, wyżywieniem i kosztami dojazdu uczestników każdorazowo odbywającego się w innym regionie kraju pokrywa zamawiający w wysokości rzeczywistych wydatków poniesionych na ten cel przez Wykonawcę

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

NAZWA I ADRES WYKONAWCY KTÓREMU ZAMAWIAJĄCY ZAMIERZA UDZIELIĆ ZAMÓWIENIA

• Międzyregionalny młodzieżowy społeczny ruch wspierania inicjatyw woluntarystycznych Sfera, ul. Piskunowa 27, Niżni Nowgorod, kraj/woj. Rosja.