Koronowo: Dostawa i wdrożenie oprogramowania, dla działu mieszkaniowego ZGKiM w Koronowie
Numer ogłoszenia: 229037 - 2011; data zamieszczenia: 26.08.2011
OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - dostawy

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Zakład Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej , Al. Wolności 4, 86-010 Koronowo, woj. kujawsko-pomorskie, tel. 052 3822295, faks 052 3822562.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Dostawa i wdrożenie oprogramowania, dla działu mieszkaniowego ZGKiM w Koronowie.

II.1.2) Rodzaj zamówienia: dostawy.

II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia: Oprogramowanie sieciowe - zintegrowany pakiet systemów do zarządzania nieruchomościami, wykonany w jednakowej technologii bazodanowej, który powinien obejmować następujące obszary funkcjonalne: Finanse-Księgowość Sprawozdawczość finansowa Gospodarkę mieszkaniową Rozliczanie kosztów mediów Dział techniczny Usługi niezbędne do uruchomienia i późniejszej eksploatacji systemu obejmujące: instalację i konfigurację oprogramowania na stacjach roboczych szkolenia pracowników wytypowanych do obsługi konkretnych modułów nadzór nad wdrożeniem oraz asystę w pierwszym okresie eksploatacji systemu serwis gwarancyjny i pogwarancyjny nadzór autorski-aktualizacja wersji w miarę możliwości przeniesienie danych katalogowych z systemu Unisoft WYMAGANE CECHY SYSTEMU Oferowany system musi być w pełni zintegrowany i zawierać wszystkie w/w elementy. Oferowany zintegrowany system informatyczny musi być oparty o jedną bazę kontrahentów i zapewniać automatyczny przepływ danych wykorzystywanych przez poszczególne moduły (przede wszystkim w zakresie danych o płatnikach, o sprzedaży mediów, o rozrachunkach, danych potrzebnych do sporządzania analiz finansowo-ekonomicznych), a także musi być oparty o wspólne słowniki, takie jak standardowy słownik miast, ulic, jednostek miar, banków. Wymagania techniczno-technologiczne dla oprogramowania. Zintegrowany system musi charakteryzować się następującymi ogólnymi cechami: spełniać wymogi polskiego prawa, a w szczególności ustawy o rachunkowości i rozliczeniach podatkowych oraz ustawy o ochronie danych osobowych; być systematycznie aktualizowany, zgodnie ze zmieniającymi się trendami i przepisami; wykonawcy muszą przysługiwać prawa autorskie do oprogramowania, we wszystkich jego obszarach funkcjonalnych, co pozwoliłoby na przeprowadzanie ewentualnych modyfikacji i zmian w oprogramowaniu dla potrzeb Zamawiającego; posiadać rozbudowane możliwości parametryzacyjne (elastyczność oprogramowania) umożliwiające dostosowanie systemu do potrzeb i specyfiki działu mieszkaniowego w ZGKiM; być systemem w pełni zintegrowanym, umożliwiającym dostęp do informacji bezpośrednio po jej wprowadzeniu w różnych przekrojach i szybki podgląd z różnych poziomów; posiadać rozbudowany system raportowania, z możliwością dowolnego definiowania raportów oraz wykonywania wszelkiego rodzaju analiz na wprowadzonych danych oraz możliwością prezentowania stworzonych analiz w formie graficznej; posiadać system kontroli uprawnień użytkowników, do funkcji i danych przechowywanych przez system; umożliwiać przechowywanie informacji o użytkownikach wprowadzających i zmieniających dane; firma wdrażająca system zobowiązana jest zapewnić w okresie gwarancyjnym i pogwarancyjnym opiekę serwisową, pomoc specjalistów z różnych dziedzin oraz szybką pomoc, szczególnie w sytuacjach awaryjnych; Warunki oraz wymagania dotyczące Oferenta: Oferent musi spełniać następujące warunki: zapewnić dostarczenie, instalację i parametryzację zintegrowanego systemu do zarządzania, w którego skład wchodzi: oprogramowanie do zarządzania nieruchomościami, zatrudniać odpowiednią liczbę programistów zapewniającą możliwość modyfikacji pod potrzeby klienta i rozwój produktu zatrudniać odpowiednią liczbę specjalistów wg standardu wdrożeń, zapewniającą sprawne wdrożenie oraz bezpieczną obsługę informatyczną (prosimy o podanie ilości osób zatrudnionych na w/w stanowisku); zapewnić w okresie nadzoru nad wdrożeniem oraz w późniejszym okresie, osobiste wsparcie specjalistów z różnych dziedzin oraz szybką reakcję, szczególnie w sytuacjach awaryjnych: czas reakcji 24 godz. posiadać siedzibę lub oddział w odległości nie większej niż 160 km od siedziby Zamawiającego, co gwarantuje odpowiednio szybki czas reakcji poprzez osobiste wsparcie specjalistów w sytuacjach awaryjnych; Wymagania dotyczące oprogramowania Automatyczne tworzenie bilansu otwarcia na podstawie zamknięcia roku obrachunkowego Możliwość próbnego zamknięcia roku Możliwość stosowania powtarzalnych schematów księgowań/dekretacji Automatyczne tworzenie bilansu, rachunku zysków i strat, zestawienia sald i obrotów oraz innych raportów finansowych Wbudowany mechanizm rejestrowania i rozliczania zaliczek Tworzenie dowolnej liczby rejestrów VAT Możliwość jednoczesnej pracy w dwóch latach obrachunkowych Tworzenie sprawozdań bez konieczności zamykania miesiąca i na dokumentach nie zatwierdzonych Prowadzenie wielu raportów kasowych z nieograniczoną ilością pozycji w raporcie dziennym Prowadzenie wielu raportów bankowych z nieograniczoną ilością pozycji w raporcie dziennym Obsługa aktualizacji należności z tytułu dostaw Obsługa odsetek ustawowych oraz umownych należności Tworzenie analiz ekonomicznych w oparciu o obroty i salda na kontach księgowych w oparciu o ZPK zamawiającego Obsługa korekty podatku VAT Możliwość podglądu na kartotece kontrahenta aktualnych rozrachunków (dokumentów należności, zobowiązań, płatności) Możliwość przeszukiwania Księgi Głównej wg dowolnie zdefiniowanych parametrów Podgląd oraz wydruk historii finansowej klienta za dowolny okres czasu Obsługę różnych rodzajów zapłat: pełnych, częściowych, przedpłat, zapłat do wielu rachunków, zapłata kwoty faktury wraz z odsetkami Możliwość prowadzenia wielu kont rozrachunkowych dla jednego kontrahenta, Obsługę raportów kasowych, w dowolnej walucie, w tym dokumentów vatowskich, z zapisem na konto księgowe pracownika, Obsługę wyciągów bankowych, obsługa rachunków dewizowych Wydruki dokumentów kasowych, raportów kasowych i wyciągów bankowych, Prowadzenie kosztów i przychodów z dokładnością do nieruchomości i lokali Możliwość dostosowania programu do każdej usługi Home Banking (elektroniczne przelewy) Sprawozdawczość finansowa Automatyczne generowanie sprawozdań finansowych Automatyczne generowanie sprawozdań GUS Automatyczne generowanie sprawozdań podatkowych Korespondencja z oprogramowaniem typu IPS Definicja dowolnej analizy finansowej Wykorzystanie funkcji finansowych opartych o dane zaksięgowane i wstępnie zaksięgowane w systemie Możliwość korzystania z danych naliczonych w innych analizach ( np. wskaźniki wyliczone na podstawie Bilansu lub Rachunku zysków i strat) Możliwość graficznej prezentacji wyników obliczeń i danych z systemu, w postaci wykresów w formie dostosowanej do specyfiki wybranych do prezentacji danych Czynsze Pełna współpraca z Systemem FK, modułem rozliczania kosztów dla budynków oraz możliwość monitorowania wszystkich informacji poprzez kartotekę lokalu i lokatora Ewidencja zasobów w układzie hierarchicznym (osiedle, budynek, lokal) Możliwość definiowania stawek dla składników naliczeń na różnych poziomach zasobów (osiedle, budynek, lokal) Wbudowane narzędzie do generowania danych definiowanych z poziomu użytkownika (dokumenty, zasoby) Możliwość modyfikacji kartotek zasobów (dodawanie pól, modyfikacja istniejących danych) Ewidencja rożnych typów własności Możliwość pracy na wielu otwartych miesiącach Automatyczne naliczanie i rozliczanie w wielu przekrojach: lokal, budynek, osiedle, grupa Automatyczne generowanie faktur za lokale użytkowe, mieszkalne, reklamy, działki itp. Tworzenie szablonów pism masowych oraz ich seryjny wydruk (np. zawiadomienie o opłatach) Pełna obsługa i kontrola dodatków mieszkaniowych Możliwość obsługi momentu powstania obowiązku podatkowego wg terminu zapłaty lub daty dokumentu Przypisanie jednemu najemcy/właścicielowi kilku lokali Podgląd oraz wydruk historii finansowej klienta za dowolny okres czasu Możliwość szybkiego przeglądania salda lokalu i lokatora z całą historią dotyczącą wpłat, naliczeń i odsetek w przedziale całego roku, z jednego miejsca w systemie. Ewidencja udziałów w prawie do lokalu Gromadzenie informacji o lokatorach zamieszkałych, właścicielach i ewentualnych oczekujących na lokale, a także o tychże lokalach oraz m.in. współmieszkańcach i sublokatorach, Tworzenie faktur dla lokali użytkowych i odbiorców indywidualnych Ewidencja liczników, układów pomiarowych, odczytów na licznikach, zdarzeń na licznikach w czasie Prowadzenie i rozliczanie lokali gminnych Naliczanie odsetek za zwłokę według dowolnie zdefiniowanych modeli odsetkowych Możliwość anulowania odsetek Możliwość rozliczania faktycznych kosztów z naliczeniami na dowolnych obiektach: budynek, nieruchomość, wspólnota na poziomie dowolnie zdefiniowanych grup kosztów Kartoteka spraw windykacyjnych z wyszczególnieniem rozpraw sądowych, egzekucji, kosztów, dokumentów, ugód, Możliwość automatycznego wyliczania rat według zdefiniowanych szablonów, Kartoteka dłużników z wykazem spraw windykacyjnych, rozpraw sądowych, egzekucji, kosztów, dokumentów, ugód, Obsługa Funduszu Remontowego Import wpłat lokatorów z systemu bankowości elektronicznej Internetowy System Informowania Mieszkańca MEDIA Tworzenie dowolnych modeli rozliczenia kosztów ( w tym mediów i pozostałych) Ewidencja węzłów głównych wraz z podglądem danych ilościowo-wartościowych na tych węzłach Możliwość wystawiania faktur wg zdefiniowanych harmonogramów Możliwość określania dowolnych kluczy rozliczeń na etapie wprowadzania dokumentu Automatyczne generowanie nadpłat lub niedopłat na koncie lokalu i lokatora po rozliczeniu DZIAŁ TECHNICZNY Ewidencja zaplanowanych i zrealizowanych przeglądów dokonywanych na lokalach Ewidencja zaplanowanych i zrealizowanych przeglądów dokonywanych na budynkach Możliwość uzyskania szczegółowych informacji o przeglądach i remontach (data wprowadzenia informacji, rodzaj, wykonawca, okres trwania, koszt, itp.) Możliwość podpięcia zdjęcia, zrzutu lokalu, budynku, nieruchomości itd. Możliwość opisania dowolnych cech użytkowych zasobów Możliwość śledzenia zdarzenia wg zdefiniowanych statusów (zaplanowane, zrealizowane, zgłoszone itp Ewidencję gruntów wraz z ich powierzchnią oraz obowiązującym stanem prawnym Ewidencja pozostałych zasobów: place zabaw, zieleń, trawniki, przetargi, nieruchomości wg indywidualnych potrzeb Prowadzenie kartoteki przeglądów instalacji oraz obiektów infrastruktury Prowadzenie Książki Obiektu Budowlanego Moduł księgowo finansowy 3 stanowiska Moduł czynsze 3 stanowiska Moduł media/koszty 2 stanowiska Moduł techniczny 2 stanowiska.

II.1.4) Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: nie.

II.1.5) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 48.44.20.00 - Pakiety oprogramowania do systemów finansowych .

II.1.6) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej: nie.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA: Zakończenie: 15.11.2011.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.2) ZALICZKI

• Czy przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia: nie

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Zamawiający nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie. Zamawiający uzna spełnienie w/w warunku na podstawie oświadczenia zgodnego z wzorem wg załącznika nr 2 do SIWZ. Ocena spełnienia warunku udziału w postępowaniu dokonana będzie zgodnie z formułą spełnia-nie spełnia na podstawie złożonych przez Wykonawcę oświadczeń i dokumentów.

• III.3.2) Wiedza i doświadczenie

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca przedstawi wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, dwóch dostaw w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców, oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, że te dostawy zostały wykonane lub są wykonywane należycie. Ocena spełnienia warunków udziału w postępowaniu dokonana będzie zgodnie z formułą spełnia-nie spełnia na podstawie złożonych przez Wykonawcę oświadczeń i dokumentów.

• III.3.3) Potencjał techniczny

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Zamawiający nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie. Zamawiający uzna spełnienie w/w warunku na podstawie oświadczenia zgodnego z wzorem wg załącznika nr 2 do SIWZ. Ocena spełnienia warunków udziału w postępowaniu dokonana będzie zgodnie z formułą spełnia-nie spełnia na podstawie złożonych przez Wykonawcę oświadczeń i dokumentów.

• III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Zamawiający nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie. Zamawiający uzna spełnienie w/w warunku na podstawie oświadczenia zgodnego z wzorem wg załącznika nr 2 do SIWZ. Ocena spełnienia warunków udziału w postępowaniu dokonana będzie zgodnie z formułą spełnia-nie spełnia na podstawie złożonych przez Wykonawcę oświadczeń i dokumentów.

• III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Zamawiający nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie. Zamawiający uzna spełnienie w/w warunku na podstawie oświadczenia zgodnego z wzorem wg załącznika nr 2 do SIWZ. Ocena spełnienia warunków udziału w postępowaniu dokonana będzie zgodnie z formułą spełnia-nie spełnia na podstawie złożonych przez Wykonawcę oświadczeń i dokumentów.

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

• III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, należy przedłożyć:

  • wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, dostaw lub usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców, oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, że te dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie

• III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:

  • oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia
  • aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenie w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy
  • aktualne zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków lub zaświadczenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert
  • aktualne zaświadczenie właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzające, że wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne, lub potwierdzenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert

• III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

  Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

  III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

  • nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert
  • nie zalega z uiszczaniem podatków, opłat, składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne albo że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert
  • nie orzeczono wobec niego zakazu ubiegania się o zamówienie - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert

III.6) INNE DOKUMENTY

Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5)

pełnomocnictwo lub umowa podmiotów występujących wspólnie wskazujące, że osoba występująca w imieniu Wykonawcy jest do tego upoważniona, jeżeli nie wynika to z załączonych do oferty dokumentów

III.7) Czy ogranicza się możliwość ubiegania się o zamówienie publiczne tylko dla wykonawców, u których ponad 50 % pracowników stanowią osoby niepełnosprawne: nie

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia: przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert: najniższa cena.

IV.2.2) Czy przeprowadzona będzie aukcja elektroniczna: nie.

IV.3) ZMIANA UMOWY

Czy przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy: nie

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1) Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia: www.bip.koronowo.pl
Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem: Zakład Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej Al. Wolności 4, 86-010 Koronowo pok. 6.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert: 15.09.2011 godzina 10:00, miejsce: Zakład Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej Al. Wolności 4, 86-010 Koronowo sekretariat.

IV.4.5) Termin związania ofertą: okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia: nie