Ogłoszenie o zamówieniu
Dostawy
Dostawa i wdrożenie systemu elektronicznej teczki studenta oraz obiegów studenckich na potrzeby Uniwersytetu Muzycznego Fryderyka Chopina wraz z usługami serwisu gwarancyjnego.

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: UNIWERSYTET MUZYCZNY FRYDERYKA CHOPINA

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 000275702

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: ul. Okólnik 2

1.5.2.) Miejscowość: Warszawa

1.5.3.) Kod pocztowy: 00-368

1.5.4.) Województwo: mazowieckie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: przetargi@chopin.edu.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://chopin.edu.pl/

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - uczelnia publiczna

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Edukacja

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Dostawa i wdrożenie systemu elektronicznej teczki studenta oraz obiegów studenckich na potrzeby Uniwersytetu Muzycznego Fryderyka Chopina wraz z usługami serwisu gwarancyjnego.

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-716e7845-6229-4704-802d-72ae518a418f

2.5.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00589108

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2025-12-10

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2025/BZP 00133095/04/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.2.4 Dostawa, instalacja i wdrożenie portalu obsługi studentów, przeprowadzenie szkolenia oraz świadczenie usługi serwisowej

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Tak

2.15.) Nazwa projektu lub programu

Projekt „Sztuka Dostępności” współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Priorytetu 3 Dostępność i usługi dla osób z niepełnosprawnościami, Działania 03.01 Dostępność szkolnictwa wyższego programu Fundusze Europejskie dla Rozwoju Społecznego 2021-2027.

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-716e7845-6229-4704-802d-72ae518a418f

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między Zamawiającym a
Wykonawcami odbywa się drogą elektroniczną przy użyciu Platformy e-Zamówienia, która jest dostępna pod adresem https://ezamowienia.gov.pl.
W szczególnie uzasadnionych przypadkach uniemożliwiających komunikację wykonawcy i Zamawiającego za pośrednictwem Platformy e-Zamówienia, Zamawiający dopuszcza komunikację za pomocą poczty elektronicznej na adres e-mail: przetargi@chopin.edu.pl (nie dotyczy składania ofert/wniosków/próbek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu).

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: Szczegółowe informacje na temat wymagań technicznych oraz zasady i warunki korzystania z Platformy e-Zamówienia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia, dostępny na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl oraz informacje zamieszczone w zakładce „Centrum Pomocy"

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE)
2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz.UEL119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, zamawiający informuje, że:
1) administratorem danych osobowych jest Uniwersytet Muzyczny Fryderyka Chopina ul. Okólnik 2, 00-368 Warszawa;
2) dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z przedmiotowym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego;
3) odbiorcami danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 74 ust. 1 i 4 oraz art. 266 w zw. z art. 222 ust. 5 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (t.jedn. Dz. U. z 2024 r., poz. 1320 z późn. zm.);
4) dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres nie krótszy niż 4 lata od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy, w sytuacjach gdy źródłem finansowania są środki zewnętrzne długość przechowywania danych określa umowa dofinansowująca projekt;
5) obowiązek podania danych osobowych bezpośrednio dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;
6) w odniesieniu danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: ZP-7/12/2025/272/W/TP

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Dostawy

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest dostawa i wdrożenie systemu elektronicznej teczki studenta (dalej e-teczka) oraz obiegów studenckich na uczelni wraz z usługami serwisu gwarancyjnego.
Zakres rzeczowy przedmiotu umowy składa się z zamówienia podstawowego oraz zamówienia objętego prawem opcji.

Zamówienie podstawowe obejmuje analizę, dostawę, instalację, wdrożenie i szkolenia zgodnie z załącznikiem stanowiącym Opis Przedmiotu zamówienia oraz świadczenie usługi serwisu gwarancyjnego w okresie 12 miesięcy od momentu bezusterkowego odbioru przedmiotu zamówienia.
Prawem opcji objęte są usługi opieki serwisowej. Zamawiający uprawiony jest do skorzystania z prawa opcji w terminie od daty zakończenia usługi opieki serwisowej objętej zakresem podstawowym poprzez złożenie Wykonawcy w tym zakresie oświadczenia woli. W przypadku skorzystania przez Zamawiającego z prawa opcji usługi serwisowe objęte prawem opcji będą świadczone nie dłużej niż do 31.12.2028 na zasadach określonych w umowie
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera załącznik nr 2 do SWZ oraz projektowane postanowienia umowy będące załącznikiem nr 5 do SWZ.

4.2.6.) Główny kod CPV: 72210000-0 - Usługi programowania pakietów oprogramowania

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

48000000-8 - Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne

48329000-0 - System obrazowania i archiwizowania

48611000-4 - Pakiety oprogramowania dla baz danych

72263000-6 - Usługi wdrażania oprogramowania

72000000-5 - Usługi informatyczne: konsultacyjne, opracowywania oprogramowania, internetowe i wsparcia

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Tak

4.2.9) Rodzaj i maksymalna wartość opcji oraz okoliczności skorzystania z opcji:

Prawem opcji objęte są usługi opieki serwisowej. Zamawiający uprawiony jest do skorzystania z prawa opcji w terminie od daty zakończenia usługi opieki serwisowej objętej zakresem podstawowym poprzez złożenie Wykonawcy w tym zakresie oświadczenia woli. W przypadku skorzystania przez Zamawiającego z prawa opcji usługi serwisowe objęte prawem opcji będą świadczone nie dłużej niż do 31.12.2028 na zasadach określonych w umowie.

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 14 miesiące

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 50

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

organizacja, kwalifikacje zawodowe i doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia

4.3.5.) Nazwa kryterium: Dośwadczenie zespołu projektowego

4.3.6.) Waga: 20

Kryterium 3

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Parametry wsparcia technicznego, serwisowego i utrzymania ciągłości funkcjonowania systemu

4.3.6.) Waga: 30

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 4

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu dotyczące:
a) zdolności do występowania w obrocie gospodarczym:
Zamawiający nie precyzuje w tym zakresie żadnych wymagań, których spełnianie Wykonawca zobowiązany jest wykazać
b) uprawnień do prowadzenia określonej działalności zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów:
Zamawiający nie precyzuje w tym zakresie żadnych wymagań, których spełnianie Wykonawca zobowiązany jest wykazać
c) sytuacji ekonomicznej lub finansowej:
Zamawiający nie precyzuje w tym zakresie żadnych wymagań, których spełnianie Wykonawca zobowiązany jest wykazać
d) zdolności technicznej lub zawodowej; za spełniających warunki udziału w postępowaniu Zamawiający uzna Wykonawców, którzy:
• w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, należycie wykonali i zakończyli:
a) co najmniej 2 (dwa) zamówienia (umowy), obejmujące dostawę oraz wdrożenie Systemu Informatycznego wykonanego z wykorzystaniem Platformy Low-Code dla Uczelni, umożliwiającego jednoczesną pracę minimum 1 500 użytkowników końcowych na stanowiskach komputerowych, wraz z jego integracją w zakresie bazodanowym z istniejącym systemem informatycznym odbiorcy oraz usługami szkolenia pracowników i wsparcia technicznego, a ich wartość wynosiła minimum 400.000,00 zł brutto każda (na potrzeby oceny spełnienia niniejszego warunku udziału w postępowaniu przez wartość systemu rozumie się wyłącznie wartość oprogramowania komputerowego stanowiącego jego element wraz usługami wdrożenia, instalacji, konfiguracji, integracji, szkolenia pracowników oraz uruchomienia produkcyjnego, tj. w szczególności bez kosztów dostaw sprzętu);
b) co najmniej jedno zamówienie dotyczyło wdrożenia procesów podań studenckich i wniosków stypendialnych.

W odniesieniu do warunku udziału w postępowaniu wskazanego powyżej Zamawiający zastrzega, że:
 warunek opisany powyżej nie podlega sumowaniu. Oznacza to, że w przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, jeden z Wykonawców musi wykazać się całym wymaganym doświadczeniem (warunek nie będzie spełniony jeżeli wszyscy Wykonawcy w sumie wykazali się wymaganym doświadczeniem, ale żaden z nich samodzielnie nie wykazał się całym wymaganym doświadczeniem);
 przez jedno zamówienie należy rozumieć realizację dostawy w ramach jednego zamówienia (jednej umowy) u jednego podmiotu (jednego odbiorcy);
 za zamówienie wykonane Zamawiający uzna dostawę i wdrożenie, instalacji, konfiguracji, integracji, szkolenia pracowników oraz uruchomienia produkcyjnego (bez kosztów dostaw sprzętu zrealizowaną i zakończoną w całości przed upływem terminu składnia ofert.

• w trakcie realizacji zamówienia będą dysponować na potrzeby jego prawidłowej realizacji Zespołem wdrożeniowym, w skład którego będą wchodzić przynajmniej:

Kierownik Projektu – 1 osoba, posiadająca w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert:
- doświadczenie w pełnieniu funkcji Kierownika Projektu w realizacji co najmniej 2 (dwóch) projektach związanych z wdrożeniem systemu informatycznego wykonanego z wykorzystaniem Platformy Low-Code dla uczelni w całym procesie wdrożenia tj. od momentu rozpoczęcia realizacji zamówienia (umowy) do dnia podpisania protokołu odbioru końcowego systemu informatycznego, o wartości co najmniej 400.000,00 zł brutto każde, a projekty te zakończyły się podpisaniem przez odbiorcę protokołu odbioru końcowego przez odbiorcę przed upływem terminu składania ofert określonego w niniejszej SWZ;
- posiada biegłą znajomość języka polskiego;
- posiada wykształcenie wyższe;
- posiada certyfikat w zakresie zarządzania projektami informatycznymi Prince 2 Foundation, IPMA D lub równoważny
Na potrzeby oceny spełnienia niniejszego warunku udziału w postępowaniu przez certyfikat równoważny rozumieć należy certyfikat (kryteria równoważności): analogiczny co do dziedziny merytorycznej wynikającej z roli, której dotyczy certyfikat, analogicznego stopnia poziomu kompetencji niezbędnych dla uzyskania certyfikatu oraz analogicznego poziomu doświadczenia zawodowego wymaganego dla uzyskania certyfikatu.

Konsultant główny projektu – 1 osoba, posiadająca w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert:
 doświadczenie w pełnieniu funkcji Konsultanta w co najmniej 2 projektach informatycznych związanych z wdrożeniem systemu informatycznego wykonanego z wykorzystaniem Platformy Low-Code dla Uczelni
 posiada biegłą znajomość języka polskiego;
 posiada wykształcenie wyższe;
 posiada aktualny certyfikat Project Management Professional lub równoważny (za równoważne Zamawiający uzna następujące certyfikaty Prince 2 Practitioner, IPMA Level C) oraz aktualny certyfikat w zakresie zwinnego zarządzania projektami PMI Agile Certified Practitioner lub równoważny (za równoważne Zamawiający uzna następujące certyfikaty Certified Scrum Professional, Agile Project Management).

Specjalista Wdrożeniowy - 2 osoby, posiadające w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert:
 doświadczenie w realizacji co najmniej 2 (dwóch) projektów informatycznych polegających na dostarczeniu, wdrożeniu, instalacji i konfiguracji systemu informatycznego wykonanego z wykorzystaniem Platformy Low-Code dla Uczelni;
 posiadające biegłą znajomość języka polskiego;
 posiadające aktualny certyfikat Certified SCRUM Master lub Certified SCRUM Product Owner lub równoważne (za równoważne Zamawiający uzna następujące certyfikaty Scrum Alliance CSP lub Scrum Alliance CSPO, Scaled Agile Academy SP lub Professional SCRUM Master I).

Warunek powinien być spełniony przez każdą osobę wskazaną jako specjalista-wdrożeniowiec.
Wymagane doświadczenie powinno być potwierdzone dokumentami wskazującymi zakres wykonanych czynności oraz odbiorcę wdrożenia.

Specjalista ds. zarządzania ryzykiem wdrożeniowym - 1 osoba, posiadająca w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert:
 doświadczenie przy realizacji co najmniej 2 (dwóch) projektów informatycznych polegających na dostarczeniu, wdrożeniu, instalacji i konfiguracji Systemu Informatycznego dla Uczelni
 posiadająca biegłą znajomość języka polskiego;
 posiadająca aktualny certyfikat M_o_R Foundation lub równoważne (za równoważne Zamawiający uzna następujące certyfikaty: ISO 31000 Risk Management lub PMI-RMP® - Risk Management Professional).

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: Zgodnie z art. 274 ustawy Zamawiający wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w terminie nie krótszym niż 5 dni od dnia
wezwania, podmiotowych środków dowodowych aktualnych na dzień ich złożenia, potwierdzających brak podstaw wykluczenia:
a. odpisu z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia na podstawie art. 109 ust 1 pkt 4 ustawy. Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast przedmiotowego dokumentu składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające, że nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości.
b. Oświadczenia wykonawcy, w zakresie art. 108 ust 1 pkt 5 ustawy o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007r. o ochronie konkurencji i konsumentów, z innym wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, ofertę częściową lub wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy
kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, oferty częściowej lub wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu niezależnie od innego wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej.

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: Zgodnie z art. 274 ustawy Zamawiający wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w terminie nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, podmiotowych środków dowodowych aktualnych na dzień ich złożenia, potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu dotyczących:
- zdolności technicznej i zawodowej
• wykazu dostaw wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających czy te dostawy zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego dostawy były wykonywane, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli z uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze Wykonawca nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy; w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wydane nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu; - zgodnie z załącznikiem nr 7 do SWZ.
• Wykazu osób skierowanych do realizacji zamówienia publicznego wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia , a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami – zgodnie z załącznikiem nr 8 do SWZ.

5.8.) Wykaz przedmiotowych środków dowodowych:

1. Zamawiający na podstawie art. 105 ust 1 ustawy Pzp, wymaga złożenia wraz z ofertą nw. przedmiotowych środków dowodowych
1.1 Zamawiający żąda złożenia aktualnej, stabilnej, komercyjnej wersji (wydanie) oferowanej platformy Low-Code, która jest klasyfikowana jako COTS (Commercial Off-The-Shelf) na przygotowanym do prezentacji i zabezpieczonym przed ingerencją osób trzecich (do czasu przeprowadzenia prezentacji) sprzęcie (tj. komputer stacjonarny lub komputer przenośny lub urządzenie mobilne, do których możliwe będzie podłączenie projektora multimedialnego) lub w formie dokumentu określającego parametry dostępu do próbki (m.in. adres internetowy, pod którym dostępne będzie dane oprogramowanie, dane dostępowe w postaci loginów i haseł, itd.) w przypadku wykonywalnego oprogramowania udostępnionego poprzez stronę internetową lub w modelu chmurowym (SaaS), szczegółowo opisanej w załączniku nr 10 do SWZ.
1.2 Próbka służy ocenie parametrów oferowanego systemu oraz potwierdzeniu wymaganych funkcjonalności i stanowi treść oferty. Brak zgodności próbki z wymaganiami wynikającymi z dokumentacji postępowania spowoduje odrzucenie oferty w oparciu o art. 226 ust 1 pkt 5 ustawy Pzp.
1.3 W przypadku złożenia próbki „na sprzęcie” próbka musi zostać złożona osobno przed upływem terminu składania ofert w siedzibie Zamawiającego, tj.: w Kancelarii Uniwersytetu Muzycznego Fryderyka Chopina, ul. Okólnik 2, 00-368 Warszawa.
Próbka powinna znajdować się w zamkniętym, nieprzezroczystym opakowaniu, opatrzonym nazwą i adresem Wykonawcy, z napisem:
Próbka dotycząca postępowania na „Dostawę i wdrożenie systemu elektronicznej teczki studenta oraz obiegów studenckich na potrzeby Uniwersytetu Muzycznego Fryderyka Chopina wraz z usługami serwisu gwarancyjnego” Numer postępowania: ZP-7/12/2025/272/W/TP
Nie otwierać przed dniem 19 grudnia 2025 r. godz. 12:30
1.4 W przypadku złożenia próbki w formie „dokumentu” złożenie próbki będzie polegać na złożeniu wraz z ofertą osobnego dokumentu zawierającego w swej treści link do Systemu, dane dostępowe w postaci loginów i haseł.
1.5 Zamawiający nie przewiduje pokrycia kosztów przygotowania próbki i przeprowadzenia prezentacji.
1.6 Zamawiający przewiduje zwrot próbek zgodnie z art. 77 ustawy Pzp.
1.7 Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za wcześniejsze otwarcie lub zaginięcie próbki nieoznaczonej wyraźnie i niezaadresowanej zgodnie z warunkami. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za nieterminowe złożenie próbki, w szczególności w sytuacji, gdy próbka nie zostanie złożona w miejscu wskazanym powyżej, w szczególności do innego pomieszczenia lub budynku.
1.8 Zgodnie z art. 107 ust. 3 ustawy PZP, Zamawiający informuje, że próbka, nie podlega uzupełnieniu - uzasadnieniem tego zastrzeżenia jest konieczność zapewnienia równego traktowania Wykonawców oraz przejrzystości procedury oceny ofert, w szczególności w zakresie funkcjonalności i jakości oferowanego rozwiązania.
1.9 Należy podać numer wersji (np. Platforma X w wersji 3.5.0 lub 2024.Q3). Proszę podać konkretne i aktualne wydanie oferowane na rynku w dniu składania oferty.
1.10 Próbkę należy zainstalować i skonfigurować tę wskazaną wersję oprogramowania (próbkę) w taki sposób, aby w ramach jej działania dało się przetestować (lub zaprezentować) standardowy obieg dokumentu (np. Podanie o urlop dziekański z możliwością realizacji wybranych przedmiotów grupowych) zgodnie z wymaganiami szczegółowymi zawartymi w pozostałej części dokumentacji przetargowej.

5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Nie

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Tak

6.4.1) Informacje dotyczące wadium:

1. zamawiający wymaga wniesienia wadium w wysokości 10.000,00 zł (słownie: dziesięć tysięcy złotych) przed upływem terminu składania ofert określonego w niniejszej SWZ.
2. Wadium może być wnoszone w jednej lub w kilku następujących formach:
1) pieniądzu;
2) gwarancjach bankowych;
3) gwarancjach ubezpieczeniowych;
4) poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (tj. Dz. U. z 2019 r. poz. 130, 836 i 1572).
3. Wadium wnoszone w pieniądzu należy wpłacić na rachunek bankowy ALIOR BANK S.A. nr 72 2490 0005 0000 4600 2242 9992 z dopiskiem wadium ZP-7/12/2025/272/W/TP.
4. Skuteczne wniesienie wadium w pieniądzu następuje z chwilą wpływu środków pieniężnych na rachunek bankowy, o którym mowa w ust. 3, przed upływem terminu składania ofert.
5. Wadium wnoszone w formach określonych w ust. 2 pkt 2-4, musi zawierać zobowiązanie gwaranta lub poręczyciela z tytułu wystąpienia zdarzeń, o których mowa w art. 98 ust. 6 ustawy Pzp, przy czym:
1) dokumenty te będą zawierały klauzule zapłaty sumy wadialnej na rzecz zamawiającego bezwarunkowo i na pierwsze żądanie,
2) dokumenty te zostaną złożone w oryginale.
6. Oferta wykonawcy, który nie wniesie wadium lub wniesie w sposób nieprawidłowy zostanie odrzucona.
7. Okoliczności i zasady zwrotu wadium, jego przepadku oraz zasady jego zaliczenia na poczet zabezpieczenia należytego wykonania umowy określa ustawa Pzp.

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Tak

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

W przypadku oferty składanej przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, do oferty winno być dołączone pełnomocnictwo dla osoby uprawnionej do reprezentowania w trakcie postępowania (pełnomocnictwo może także obejmować uprawnienie do zawarcia umowy). Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie
ubiegających się o udzielenie zamówienia zostały szczegółowo opisane w treści SWZ

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

Zamawiający dopuszcza możliwość zmian treści umowy w okolicznościach szczegółowo opisanych w treści projektowanych postanowień umowy stanowiących załącznik nr 5 do SWZ

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2025-12-19 12:00

8.2.) Miejsce składania ofert: Wykonawca składa ofertę na platformie e-zamówienia

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2025-12-19 12:30

8.4.) Termin związania ofertą: do 2026-01-17