Ogłoszenie o zamówieniu
Dostawy
„Zakup skanera wielkoformatowego do formatu A2+”

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Powiat Chełmski

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 110198221

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Plac Niepodległości 1

1.5.2.) Miejscowość: Chełm

1.5.3.) Kod pocztowy: 22-100

1.5.4.) Województwo: lubelskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL812 - Chełmsko-zamojski

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: sekretariat@powiatchelmski.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: http://spchelm.bip.lubelskie.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

„Zakup skanera wielkoformatowego do formatu A2+”

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-c0052ff5-7cbd-4f35-8851-c0242a0d6704

2.5.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00548630

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2025-11-21

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2025/BZP 00049732/25/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.2.49 Zakup skanera wielkoformatowego A2+

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://zamowienia.powiatchelmski.pl

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: 1. W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, zgodnie z art. 61 ust. 1
ustawy, komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami, w tym składanie ofert, wymiana informacji oraz przekazywanie
dokumentów lub oświadczeń odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej za pośrednictwem Platformy zamówień
publicznych, zwanej dalej „Platformą”, dostępnej pod adresem: https://zamowienia.powiatchelmski.pl. link do adresu url, który
przekierowuje bezpośrednio do zakładki zawierającej przedmiotowe postępowanie:
https://zamowienia.powiatchelmski.pl/#/offer/6cfb48c1-40d4-4295-b885-970f3a1cdb90
2. Komunikacja pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą (nie dotyczy czynności złożenia oferty), może odbywać się również za
pośrednictwem poczty elektronicznej pod adresem zamowieniapubliczne@powiatchelmski.pl, którą należy traktować wyłącznie jako„awaryjną“, w przypadku problemów technicznych.
3. Platforma jest serwisem internetowym o charakterze zamkniętym, prowadzonym przez ZETO Sp. z o.o.

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: 1. Zamawiający, zgodnie z art. 67
ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych określa następujące
wymagania
techniczne i organizacyjne sporządzania, wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej przy wykorzystaniu Platformy, tj.:
1) stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s;
2) Komputer klasy PC lub MAC, o następującej konfiguracji: pamięć min 2GB Ram, procesor Intel IV 2GHZ, jeden z systemów
operacyjnych - MS Windows 10 , Mac Os x 10.4, Linux, lub ich nowsze wersje;
3) zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa najlepiej najnowszej dostępnej wersji obsługująca TLS 1.2 z wyjątkiem Internet
Explorer;
4) włączona obsługa JavaScript;
5) zainstalowany program Acrobat Reader lub inny obsługujący pliki w formacie .pdf.;
6) podłączony lub wbudowany do komputera czytnik karty kryptograficznej wydanej przez wystawcę certyfikatu używanego przez
Wykonawcę.
2. Zamawiający, zgodnie z §11 ust. 2 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu
sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji
elektronicznej
w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz.U. z 2020 r. poz. 2452) podaje następujące informacje na
temat specyfikacji połączenia, formatu przesyłanych danych oraz szyfrowania i oznaczania czasu przekazania i odbioru danych:
1) dopuszczalne formaty przesyłanych danych, tj. plików o wielkości do 100 MB w formatach: txt, rtf, pdf ,xps, odt, ods, odp, doc, xls,
ppt, docx, xlsx, pptx, csv, jpg, jpeg, tif, tiff, geotiff, png, svg, wav, mp3, avi, mpg, mpeg, mp4, m4a, mpeg4, ogg, ogv, zip, tar, gz, gzip,
7z, html, xhtml, css, xml, xsd, gml, rng, xsl, xslt, TSL, XMLsig, XAdES, CAdES, ASIC, XMLen,
2) informacje na temat kodowania i czasu odbioru danych: - plik załączony przez Wykonawcę na Platformie Zamówień Publicznych
ZETO PZP i zapisany, widoczny jest w Systemie, jako zaszyfrowany – format kodowania UTF8. Możliwość otworzenia pliku
dostępna jest dopiero po odszyfrowaniu przez Zamawiającego po upływie terminu składania ofert;
3. Oznaczenie czasu odbioru danych przez Platformę stanowi datę oraz dokładny czas (hh:mm:ss) generowany wg czasu platformy
Microsoft Azure, który jest synchronizowany ze znacznikiem czasu UTC.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE)
2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie
swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej
„RODO”, Zamawiający informuje, że:
1) Jest administratorem danych osobowych Wykonawcy oraz osób, których dane Wykonawca przekazał w niniejszym postępowaniu;
2) dane osobowe Wykonawcy przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o
udzielenie zamówienia publicznego na powyższe zadanie: „Zakup skanera wielkoformatowego do formatu A2+”;
3) odbiorcami danych osobowych Wykonawcy będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania
w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych, dalej „ustawa Pzp”;
3.16.) RODO (ograniczenia stosowania): 4) dane osobowe Wykonawcy będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy
Pzp,przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, w sposób gwarantujący jego nienaruszalność.

3.16.) RODO (ograniczenia stosowania): Skorzystanie przez osobę, której dane dotyczą, z uprawnienia do sprostowania lub
uzupełnienia danych osobowych, o którym mowa w art. 16 rozporządzenia 2016/679, nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub
konkursu ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą.
Wystąpienie z żądaniem, o którym mowa w art. 18 ust. 1 rozporządzenia 2016/679, nie ogranicza przetwarzania danych osobowych
do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu.
W przypadku danych osobowych zamieszczonych przez Zamawiającego w Biuletynie Zamówień Publicznych, prawa, o których
mowa w art. 15 i art. 16 rozporządzenia 2016/679, są wykonywane w drodze żądania skierowanego do Zamawiającego.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: WZP.272.1.80.2025

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Dostawy

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Tak

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest „Zakup skanera wielkoformatowego do formatu A2+ na potrzeby digitalizacji zbiorów w Starostwie Powiatowym w Chełmie.
Zadanie obejmuje:
• sprzedaż fabrycznie nowego, nierefabrykowanego, nieużywanego, sprawnego technicznie, bezpiecznego w użytkowaniu, kompletnego i gotowego do pracy zestawu,
• dostawę w miejsce wskazane przez Zamawiającego,
• szkolenie w miejscu instalacji,
• instalacje i konfiguracje wszystkich elementów składających się na skaner wielkoformatowy do formatu A2+ wraz z dostarczeniem kompletnego wyposażenia niezbędnego do jego właściwego i pełnego funkcjonowania w skład którego względem podstawowych wymagań zamawiającego wchodzi:
a) kolumna reprograficzna;
b) głowica skanująca;
c) obiektyw kompatybilny z korpusem głowicy skanującej;
d) oświetlenie;
e) stół roboczy;
f) szyba dociskowa;
g) oprogramowanie skanujące;
h) stacja robocza;
i) monitor;
j) wzorniki kalibracyjne.

4.2.6.) Główny kod CPV: 30216110-0 - Skanery komputerowe

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

38520000-6 - Skanery

30200000-1 - Urządzenia komputerowe

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 15 dni

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: 1. Zamawiający oceni i porówna oferty Wykonawców, których oferty nie zostały odrzucone.
2. Zamawiający przy wyborze oferty będzie kierował się następującymi kryteriami oceny ofert:

Lp. Nazwa kryterium Waga (w %)
1 cena 50,00 %
2 dostawa 30,00 %
3 gwarancja 20,00 %

a) cena – 50 %
Zamawiający dokona oceny ofert przyznając punkty w ramach poszczególnych kryteriów oceny ofert, przyjmując zasadę, że 1% = 1 punkt.
Punkty za kryterium „Cena” zostaną obliczone według wzoru:
CENA= Cn/Cb x 50 pkt
gdzie:
PC - ilość punktów za kryterium cena,
Cn - najniższa cena ofertowa spośród ofert nieodrzuconych, Cb – cena oferty badanej.
P1- punkty w kryterium „cena”

W kryterium „Cena”, oferta z najniższą ceną otrzyma 50 punktów a pozostałe oferty po matematycznym przeliczeniu w odniesieniu do najniższej ceny odpowiednio mniej. Końcowy wynik powyższego działania zostanie zaokrąglony do dwóch miejsc po przecinku.

b) dostawa – 30 %
Zamawiający dokona oceny ofert przyznając punkty w ramach poszczególnych kryteriów oceny ofert, przyjmując zasadę, że 1% = 1 punkt.
Punkty za kryterium „Dostawa” wykonawca zobowiązuje się do zakończenia wszystkich prac względem zamawiającego w wyznaczonym terminie i według tej deklaracji przyzna punkty zgodnie z następującymi zasadami:

10 dni roboczych - 30 punktów
12 dni roboczych - 15 punktów
15 dni roboczych - 0 punktów

P2 – ilość punktów, jaką dana oferta otrzyma za dostawę skanera

Uwaga: Nie podanie w ofercie terminu realizacji dostaw skutkować będzie uznaniem, że Wykonawca deklaruje termin realizacji dostaw: 15 dni roboczych od dnia przekazania zamówienia drogą mailową lub telefonicznie. Zaoferowanie terminu dłuższego, niż maksymalny (15 dni roboczych od dnia przekazania zamówienia telefonicznie lub drogą mailową) lub zaoferowanie terminu innego niż określone w tabeli skutkować będzie odrzuceniem oferty jako niezgodnej z wymaganiami Zamawiającego.

Termin realizacji dostaw stanowi kryterium oceny ofert.

c) gwarancja - 20 %
Punkty za kryterium „Gwarancja” zamawiający przyzna punkty według następujących zasad:

24 miesiące – 20 punktów
18 miesiące – 10 punktów
12 miesięcy – 0 punktów

P3 – ilość punktów, jaką dana oferta otrzyma za długość okresu gwarancji skanera

Uwaga: Zamawiający określa minimalną oraz maksymalną długość okresu gwarancji w przedziale od 12 miesięcy do 24 miesięcy. W przypadku zaoferowania przez Wykonawcę długości gwarancji krótszego niż 12 m-cy, Zamawiający ofertę odrzuci. W przypadku, gdy Wykonawca w ogóle nie wskaże w ofercie oferowanego okresu gwarancji Zamawiający przyjmie, że Wykonawca nie oferuje gwarancji i ofertę odrzuci. Wykonawca może zaproponować długość okresu gwarancji dłuższy niż wyznaczony maksymalny 24 miesiące, jednak w tym przypadku Zamawiający przyjmie do obliczeń wartość 24 miesięcy- najdłuższy przyjęty w kryterium oceny ofert „gwarancja”.
Długość okresu gwarancji stanowi kryterium oceny ofert.

3. Łączna ilość punktów otrzymanych przez Wykonawcę będzie sumą punktów przyznanych
w poszczególnych kryteriach i wagach danego kryterium:
PO = P1 + P2 + P3
gdzie:
PO – suma punktów przyznanych danej ofercie,
P1 – punkty w kryterium „cena”
P2 – punkty w kryterium „dostawa”
P3 – punkty w kryterium „gwarancja”

4. Jeżeli nie można wybrać najkorzystniejszej oferty z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, Zamawiający wybierze spośród tych ofert ofertę, która otrzymała najwyższą ocenę w kryterium o najwyższej wadze.
5. Jeżeli oferty otrzymały taką samą ocenę w kryterium o najwyższej wadze, Zamawiający wybiera ofertę z najniższą ceną.
6. Jeżeli nie można dokonać wyboru oferty w sposób, o którym mowa w pkt. 6, Zamawiający wzywa Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych, zawierających nową cenę.

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 50,00

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Dostawa

4.3.6.) Waga: 30,00

Kryterium 3

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: gwarancja

4.3.6.) Waga: 20,00

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Nie

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

1. Z postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się Wykonawcę, w stosunku do którego zachodzi którakolwiek z okoliczności, o których mowa w:
1) art. 108 ust. 1 ustawy Pzp,
2) art. 7 ust. 1 ustawy o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz
służących ochronie bezpieczeństwa narodowego.
2. Wykonawca zobowiązany jest złożyć wraz z ofertą oświadczenie stanowiące wstępne potwierdzenie, że Wykonawca na
dzień składania ofert nie podlega wykluczeniu.
3. Oświadczenia należy złożyć według wzoru stanowiący załączniki nr 2 do SWZ.
4. Oświadczenie, o którym mowa w pkt. 2 nie jest podmiotowymi środkiem dowodowym i stanowi dowód potwierdzający
brak podstaw wykluczenia na dzień składania ofert.

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku, Wykonawcy ustanawiają
pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i
zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.
W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia oświadczenie, o których mowa w pkt.
XV.1 SWZ składa z ofertą każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Oświadczenie te potwierdza brak podstaw wykluczenia.

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

Poza zmianami przewidzianymi w art. 455 ust. 1 i 2 ustawy Prawo zamówień publicznych Zamawiający przewiduje możliwość dokonania następujących zmian umowy:
1) zmiany terminu realizacji przedmiotu zamówienia ze względu na działanie siły wyższej tj. zdarzenie losowe wywołane przez czynniki zewnętrzne, którego nie można było przewidzieć ani jemu zapobiec lub przezwyciężyć poprzez działanie z dochowaniem należytej staranności, w szczególności zagrażającej bezpośrednio życiu lub zdrowiu ludzi lub grożącego powstaniem szkody w znaczących rozmiarach, uniemożliwiającej realizację przedmiotu umowy w określonym pierwotnie terminie. Zmiana terminu realizacji przedmiotu umowy zostanie wydłużona o okres działania siły wyższej oraz czas potrzebny do usunięcia skutków tego działania,
2) z uwagi na zmiany przepisów prawa mające wpływ na warunki wykonania umowy.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2025-12-01 10:00

8.2.) Miejsce składania ofert: Wykonawca składa ofertę wraz z wymaganymi dokumentami za pośrednictwem Platformy pod adresem: https://zamowienia.powiatchelmski.pl

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2025-12-01 10:30

8.4.) Termin związania ofertą: do 2025-12-30

SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE

Termin wykonania zamówienia: do 15 dni roboczych od dnia podpisania umowy.