Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Rozbudowa systemów wspomagających pracę Urzędu

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Urząd Ochrony Danych Osobowych

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 013049097

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: ul. Stanisława Moniuszki 1A

1.5.2.) Miejscowość: Warszawa

1.5.3.) Kod pocztowy: 00-014

1.5.4.) Województwo: mazowieckie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: przetargi@uodo.gov.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.uodo.gov.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - organ władzy publicznej - organ administracji rządowej (centralnej lub terenowej)

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Inna działalność

Realizacja zadań wynikających z ustawy o ochronie danych osobowych

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Rozbudowa systemów wspomagających pracę Urzędu

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-940ba379-d046-41b3-ad16-4cf3bc6b066c

2.5.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00530973

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2025-11-13

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2025/BZP 00106065/06/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.3 Rozbudowa systemów wspomagających pracę Urzędu

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 2 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-940ba379-d046-41b3-ad16-4cf3bc6b066c

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: Adres strony internetowej prowadzonego postępowania: link prowadzący bezpośrednio (po zalogowaniu się na konto użytkownika) do rozbudowanego widoku postępowania na Platformie e - Zamówienia, umożliwiającego wykorzystanie pełnej funkcjonalności Platformy, w tym do m. in. złożenia oferty oraz komunikacji z Zamawiającym:
https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/tenders/ocds-148610-940ba379-d046-41b3-ad16-4cf3bc6b066c

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: 1. W postępowaniu komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami, w tym składanie ofert, wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń, odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2024 r. poz. 1513), tj. za pośrednictwem Platformy e-Zamówienia (zwana dalej Platformą), która jest dostępna pod adresem https://ezamowienia.gov.pl.
2. Korzystanie z Platformy e-Zamówienia jest bezpłatne.
3. Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego musi posiadać konto podmiotu „Wykonawca” na Platformie e-Zamówienia. Szczegółowe informacje na temat zakładania kont podmiotów oraz zasady i warunki korzystania z Platformy określa Regulamin Platformy e-Zamówienia, dostępny na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl oraz informacje zamieszczone w zakładce „Centrum pomocy”.
4. Przeglądanie i pobieranie publicznej treści dokumentacji postępowania nie wymaga posiadania konta na Platformie ani logowania.
5. Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych lub dokumentów elektronicznych będących kopią elektroniczną treści zapisanej w postaci papierowej (cyfrowe odwzorowania) musi być zgodne z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub w konkursie.
6. Dokumenty elektroniczne, o których mowa w § 2 ust. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub w konkursie, zwanym dalej również „rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych”, sporządza się w postaci elektronicznej, w formatach danych określonych w przepisach rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 21 maja 2024 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych, zwanego dalej także „rozporządzeniem Rady Ministrów w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności”, z uwzględnieniem rodzaju przekazywanych danych i przekazuje się jako załączniki.
7. Komunikacja w postępowaniu, z wyłączeniem składania ofert/wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, odbywa się drogą elektroniczną za pośrednictwem formularzy do komunikacji dostępnych w zakładce „Formularze” („Formularze do komunikacji”). Za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” odbywa się w szczególności przekazywanie wezwań i zawiadomień, zadawanie pytań i udzielanie odpowiedzi. Formularze do komunikacji umożliwiają również dołączenie załącznika do przesyłanej wiadomości (przycisk „dodaj załącznik”).
8. Możliwość korzystania w postępowaniu z „Formularzy do komunikacji” w pełnym zakresie wymaga posiadania konta „Wykonawcy” na Platformie e-Zamówienia oraz zalogowania się na Platformie e-Zamówienia. Do korzystania z „Formularzy do komunikacji” służących do zadawania pytań dotyczących treści dokumentów zamówienia wystarczające jest posiadanie tzw. konta uproszczonego na Platformie.
9. Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” wynosi 25 MB (wielkość ta dotyczy plików przesyłanych jako załączniki do jednego formularza).
10. Minimalne wymagania techniczne dotyczące sprzętu używanego w celu korzystania z usług Platformy oraz informacje dotyczące specyfikacji połączenia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia.
11. Pozostałe informację zawarte są w Rozdziale X i XIII SWZ.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 74 z 04.03.2021, str. 35), dalej „RODO”, informuję, że:
- administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Urząd Ochrony Danych Osobowych z siedzibą w Warszawie przy ul. Stanisława Moniuszki 1A. Może się Pani/Pan kontaktować z nim w następujący sposób - listownie na adres: ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa lub przez elektroniczną skrzynkę podawczą na stronie https://www.uodo.gov.pl/pl/p/kontakt ;
- w sprawach związanych z Pani/Pana danymi osobowymi proszę kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych, w następujący sposób - listownie na adres: ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa lub za pośrednictwem poczty elektronicznej pod adresem: iod@uodo.gov.pl ;
- Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z ustawą z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (dalej: ustawa Pzp), w celu prowadzenia przedmiotowego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz jego rozstrzygnięcia, jak również zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego oraz jej realizacji, a także udokumentowania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego i jego archiwizacji na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z ustawą z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach;
- odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ustawy Pzp oraz Prezes Urzędu Zamówień Publicznych z siedzibą w Warszawie (02-676) przy ul. Postępu 17A jako Administrator Danych Osobowych użytkowników Platformy e-Zamówienia, na której Urząd Ochrony Danych Osobowych prowadzi postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, działając pod adresem https://ezamowienia.gov.pl/pl/;
- Pani/Pana dane osobowe w przypadku postępowań o udzielenie zamówienia publicznego będą przechowywane przez okres oznaczony kategorią archiwalną wskazaną w Jednolitym Rzeczowym Wykazie Akt Urzędu Ochrony Danych Osobowych, który zgodnie z art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach został przygotowany w porozumieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych. Dla dokumentów wytworzonych w ramach zamówień publicznych krajowych jest to okres 5 lat. Okres przechowywania liczony jest od 1 stycznia roku następnego od daty zakończenia sprawy. Po upływie okresu przechowywania dokumentacja niearchiwalna podlega, po uzyskaniu zgody dyrektora właściwego archiwum państwowego, brakowaniu;
- w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO;
- Posiada Pan/Pani:
▪ na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
▪ na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania lub uzupełnienia Pani/Pana danych osobowych;
▪ na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;
▪ prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
- nie przysługuje Pani/Panu: w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych; prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO; na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
Pozostałe informacje odnośnie RODO zawiera Rozdział XXIII SWZ.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: DOA.201.12.2025

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest modernizacja, rozbudowa i wsparcie dla zintegrowanego systemu informatycznego do zarządzania, przetwarzania i gromadzenia danych, wspierającego realizację zadań Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. System funkcjonuje w infrastrukturze technicznej Zamawiającego, wspiera działania Departamentów i jest ściśle zintegrowany z systemem obiegu dokumentów Zamawiającego EZD PUW.
2. Sposób realizacji przedmiotu zamówienia został określony w załączniku nr 1 do SWZ – Projektowane postanowienia umowy oraz w załączniku nr 2 do SWZ – Opis przedmiotu zamówienia.

4.2.6.) Główny kod CPV: 72000000-5 - Usługi informatyczne: konsultacyjne, opracowywania oprogramowania, internetowe i wsparcia

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

72210000-0 - Usługi programowania pakietów oprogramowania

72240000-9 - Usługi analizy systemu i programowania

72250000-2 - Usługi w zakresie konserwacji i wsparcia systemów

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Tak

4.2.9) Rodzaj i maksymalna wartość opcji oraz okoliczności skorzystania z opcji:

W ramach przedmiotu zamówienia Zamawiający przewiduje możliwość realizacji dodatkowych usług serwisowych w oparciu o przydzielony pakiet godzin, stanowiących prawo opcji, zgodnie z art. 441 ustawy Pzp. Dodatkowe usługi serwisowe będą mogły być realizowane na podstawie odrębnych zleceń Zamawiającego. W celu skorzystania z prawa opcji, Zamawiający przekaże Wykonawcy oświadczenie w formie pisemnej, wskazując jednocześnie zakres oraz termin realizacji prawa opcji. Maksymalna liczba godzin usług serwisowych, które mogą zostać zlecone w ramach prawa opcji, wynosi 100 pełnych godzin (60 minut) prac Wykonawcy. Skorzystanie przez Zamawiającego z prawa opcji jest uprawnieniem, a nie obowiązkiem Zamawiającego i może nastąpić w dowolnym momencie w okresie obowiązywania umowy. Wynagrodzenie za wykonanie usług serwisowych w ramach prawa opcji będzie naliczane na podstawie faktycznie zrealizowanej liczby godzin prac, zgodnie z ceną jednostkową określoną w ofercie Wykonawcy.

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: do 2029-12-20

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: Przy ocenie ofert Zamawiający będzie się kierował kryterium:
1. CENA
Oferta z najniższą ceną uzyska 60 punktów.
Pozostałe oferty będą oceniane odpowiednio – proporcjonalnie do ceny najniższej, zgodnie z poniższym wzorem:
(oferta z ceną najniższą )/(oferta badana ) x 60 = liczba punktów
Końcowy wynik poniższego działania zostanie zaokrąglony do dwóch miejsc po przecinku.
2. DOŚWIADCZENIE WYKONAWCY
Oferta w tym kryterium może uzyskać 20 punktów.
Liczba podobnych wdrożeń Liczba punktów
5 i więcej wdrożeń - 20 pkt
3-4 wdrożenia - 12 pkt
2 wdrożenia - 6 pkt
1 wdrożenie - 0 pkt
Wykonawca wpisze ilość wdrożeń w Interaktywnym formularzu oferty.
Ocenie podlega liczba zrealizowanych przez Wykonawcę w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wdrożeń systemów informatycznych o charakterze, skali i złożoności porównywalnej z przedmiotem niniejszego zamówienia.
Wykonawca złoży wraz z ofertą wykaz zrealizowanych podobnych wdrożeń, wg. załącznika nr 5 do SWZ, zawierający co najmniej:
- nazwę i adres Zamawiającego (odbiorcy usługi),
- przedmiot i zakres wdrożenia (zwięzły opis systemu i funkcjonalności),
- datę realizacji (początek i zakończenie),
Do wykazu należy dołączyć dowody potwierdzające należyte wykonanie (np. referencje, protokoły odbioru, poświadczenia od klientów).
Każde wdrożenie spełniające kryteria zostanie zaliczone jako jedno wdrożenie.
Wdrożenia niespełniające wymagań lub niepotwierdzone odpowiednimi dokumentami nie będą uwzględniane w ocenie.
Załącznik nr 5 do SWZ – Wykaz podobnych wdrożeń, wykaz ten nie stanowi dokumentu potwierdzającego spełnianie warunków udziału w postępowaniu.
Brak złożenia Wykazu podobnych wdrożeń lub brak w nim danych nie skutkuje odrzuceniem oferty, jednakże Zamawiający nie przyzna punktów.
W przypadku wątpliwości co do treści złożonego wykazu, Zamawiający może wezwać Wykonawcę do złożenia wyjaśnień, zgodnie z art. 223 ust. 1 ustawy Pzp.
3. SZKOLENIE PRACOWNIKÓW
Oferta w tym kryterium może uzyskać 20 punktów.
Szkolenia dla użytkowników końcowych i administratorów, obejmujące co najmniej 16 pełnych godzin łącznie, forma stacjonarna lub zdalna (na żywo), wideo + podręcznika użytkownika - 20 pkt
Szkolenia dla użytkowników końcowych i administratorów, obejmujące co najmniej 8 pełnych godzin łącznie, forma stacjonarna lub zdalna (na żywo), dokumentacja PDF - 10 pkt
Szkolenia dla użytkowników końcowych i administratorów, obejmujące co najmniej 4 pełnych godzin łącznie, forma zdalna (na żywo) , Instrukcje pisemne - 0 pkt
Ocena zostanie dokonana na podstawie deklaracji Wykonawcy zawartej w Interaktywnym formularzu oferty. Zamawiający zgodnie z OPZ wymaga szkolenia w formie zdalnej dla użytkowników końcowych i administratorów obejmujące co najmniej 4 pełne godziny łącznie.
Jeżeli Wykonawca nie złoży żadnej deklaracji w tym zakresie, Zamawiający przyzna 0 punktów.

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

organizacja, kwalifikacje zawodowe i doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia

4.3.5.) Nazwa kryterium: Doświadczenie Wykonawcy

4.3.6.) Waga: 20

Kryterium 3

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Szkolenie pracowników

4.3.6.) Waga: 20

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 4

Art. 109 ust. 1 pkt 7

Art. 109 ust. 1 pkt 8

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu dotyczące:
- sytuacji ekonomicznej lub finansowej - Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca przedstawi polisę lub inny dokument potwierdzający, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności na kwotę min. 300 000,00 zł (słownie: trzysta tysięcy złotych)
- zdolności technicznej lub zawodowej - Wykonawca spełni warunek, jeżeli wykaże, że należycie wykonał lub wykonuje w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, należycie wykonał, co najmniej jedną usługę polegającą na stworzeniu, wdrożeniu i utrzymaniu zintegrowanego systemu informatycznego o wartości co najmniej 300 000,00 zł brutto (słownie: trzysta tysięcy złotych).

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni, aktualnych na dzień złożenia niżej wymienionych podmiotowych środków dowodowych:
1) Dokument potwierdzający, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na sumę gwarancyjną minimum 300 000,00 zł (słownie: trzysta tysięcy złotych);
2) Wykaz usług wykonanych, a w przypadku powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich trzech lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, wykonał lub wykonuje należycie co najmniej jedną usługę polegającą na stworzeniu, wdrożeniu i utrzymaniu zintegrowanego systemu informatycznego o wartości co najmniej 300 000,00 zł brutto (słownie: trzysta tysięcy złotych). Dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego usługi były lub są wykonywane, a jeżeli z uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze Wykonawca nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy. Wzór wykazu usług stanowi załącznik nr 4 do SWZ.

5.8.) Wykaz przedmiotowych środków dowodowych:

Zamawiający nie wymaga złożenia wraz z ofertą przedmiotowych środków dowodowych.

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Tak

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

1. Wszelkie zmiany treści Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
2. Zmiany, o których mowa w ust. 1 mogą być dokonywane w przypadkach:
1) zmiany przepisów prawa mających istotny wpływ na realizację Umowy;
2) zmiany terminu realizacji Umowy w przypadku wystąpienia okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia Umowy;
3) zmiany terminu realizacji lub zakresu Umowy w przypadku wystąpienia okoliczności niezależnych od Wykonawcy, w tym na skutek działania siły wyższej;
4) zmian Stron Umowy wynikających ze zmiany stanu faktycznego lub prawnego (następstwo prawne);
5) w przypadku, kiedy Wykonawcę, któremu zamawiający udzielił zamówienia, ma zastąpić nowy Wykonawca:
a) w wyniku połączenia, podziału, przekształcenia, upadłości, restrukturyzacji lub nabycia dotychczasowego Wykonawcy lub jego przedsiębiorstwa, o ile nowy Wykonawca spełnia warunki udziału w postepowaniu, nie zachodzą wobec niego podstawy wykluczenia oraz nie pociąga to za sobą istotnych zmian Umowy;
b) w wyniku przejęcia przez Zamawiającego zobowiązań Wykonawcy względem jego podwykonawców,
6) zmiany wynagrodzenia brutto Wykonawcy w przypadku, gdy w okresie obowiązywania umowy nastąpi:
a) zmiana obowiązującej stawki VAT;
b) zmiany wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę albo wysokości minimalnej stawki godzinowej, ustalonych na podstawie przepisów ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę;
c) zmiany zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne;
d) zmiany zasad gromadzenia i wysokości wpłat do pracowniczych planów kapitałowych, o których mowa w ustawie z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych, a zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonywania zamówienia przez Wykonawcę – zastosowanie mają zasady wprowadzania zmian wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy, określone w postanowieniach ust. 3-8.
3. Wykonawca najpóźniej w terminie 30 dni od dnia wejścia w życie przepisów wprowadzających zmiany, o których mowa w ust. 2 pkt 6), może wystąpić do Zamawiającego z pisemnym wnioskiem o dokonanie zmiany Umowy w zakresie wysokości wynagrodzenia wraz z jej uzasadnieniem oraz dokumentami niezbędnymi do oceny przez Zamawiającego, czy zmiany mają wpływ na koszty wykonania Umowy przez Wykonawcę oraz w jakim stopniu zmiany tych kosztów uzasadniają zmianę wysokości wynagrodzenia określonego w Umowie, a w szczególności:
1) szczegółową kalkulację proponowanej zmienionej wysokości wynagrodzenia Wykonawcy oraz wykazanie adekwatności propozycji do zmiany wysokości kosztów wykonania Umowy przez Wykonawcę,
2) przyjęte przez Wykonawcę zasady kalkulacji wysokości kosztów wykonania Umowy oraz założenia co do wysokości dotychczasowych oraz przyszłych kosztów wykonania Umowy, wraz z dokumentami potwierdzającymi prawidłowość przyjętych założeń.
4. W terminie 30 dni od otrzymania wniosku, Zamawiający może zwrócić się do Wykonawcy o jego uzupełnienie, poprzez przekazanie dodatkowych wyjaśnień, informacji lub dokumentów.
5. Zamawiający w terminie 30 dniu od otrzymania kompletnego wniosku zajmie wobec niego pisemne stanowisko.
6. Jeżeli zostanie wykazane, że zmiany, o których mowa w ust. 2 pkt 6, uzasadniają zmianę wysokości wynagrodzenia, Strony uzgodnią treść aneksu do Umowy oraz podpiszą aneks...
7. Na podstawie art. 439 ustawy Prawo zamówień publicznych ustala się, że po upływie 12 miesięcy obowiązywania Umowy, w przypadku gdy z opublikowanego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego wskaźnika cen towarów i usług konsumpcyjnych w danym miesiącu, wynikać będzie, iż wskaźnik cen towarów i usług konsumpcyjnych w porównaniu z miesiącem w którym zawarto Umowę, wzrośnie lub spadnie o więcej niż 15%, każdej ze Stron.
Pozostałe i szczegółowe zmiany zostały zawarte w Załączniku nr 1 do SWZ, paragraf 12.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2025-11-21 09:00

8.2.) Miejsce składania ofert: Ofertę należy złożyć pod adresem https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/tenders/ocds-148610-940ba379-d046-41b3-ad16-4cf3bc6b066c

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2025-11-21 09:30

8.4.) Termin związania ofertą: 30 dni

8.5.) Zamawiający przewiduje wybór najkorzystniejszej oferty z możliwością negocjacji: Tak

8.6.) Maksymalna liczba wykonawców, którzy zostaną zaproszeni do negocjacji: 3

8.7) Kryteria oceny ofert, które zamawiający zamierza stosować w celu ograniczenia liczby wykonawców:

Negocjacje mogą dotyczyć wyłącznie tych elementów treści ofert, które podlegają ocenie w ramach kryteriów oceny ofert. Zakres ewentualnych negocjacji zostanie przez Zamawiającego określony w Zaproszeniu do negocjacji.

SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE

1. Wykonawca zobowiązany jest zrealizować przedmiot zamówienia zgodnie z harmonogramem.
2. Etap I - do dnia 20 grudnia 2025 roku:
1) Analiza stanu Systemu oraz jego komponentów,
2) Unowocześnienie komponentów Systemu do aktualnych standardów technologicznych, w tym przeniesienie środowiska na wspierane wersje systemów operacyjnych oraz aktualizacja frameworka aplikacji i bibliotek do stabilnych wersji,
3) Aktualizacja danych systemowych zgodnie z obowiązującą strukturą organizacyjną – w tym dodanie nowych jednostek organizacyjnych i usunięcie nieaktualnych (w razie konieczności).
3. Etap II – do dnia 20.12.2028 r.
1) Rozbudowa funkcjonalna, rozszerzenie obsługiwanych formularzy;
2) Audyt działania mechanizmu odczytu danych.
4. Wsparcie techniczne – od dnia zawarcia umowy do dnia 20.12.2028 r.
5. Usługi serwisowe – od dnia zawarcia umowy do dnia 20.12.2029 r.