Ogłoszenie o zamówieniu
Dostawy
„Dzierżawa i serwis drukarek oraz urządzeń wielofunkcyjnych”

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: GMINA NOWY TOMYŚL

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 631258862

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: ul. Poznańska 33

1.5.2.) Miejscowość: Nowy Tomyśl

1.5.3.) Kod pocztowy: 64-300

1.5.4.) Województwo: wielkopolskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL417 - Leszczyński

1.5.7.) Numer telefonu: 614426600

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: zamowienia@nowytomysl.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.bip.nowytomysl.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

„Dzierżawa i serwis drukarek oraz urządzeń wielofunkcyjnych”

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-26f22489-8f76-11ee-9fb5-3edbb70f45bd

2.5.) Numer ogłoszenia: 2023/BZP 00525466

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2023-11-30

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2023/BZP 00095678/10/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.2.6 Dzierżawa i serwis drukarek oraz urządzeń wielofunkcyjnych

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://platformazakupowa.pl/transakcja/853207

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://platformazakupowa.pl/transakcja/853207

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: 1. W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja pomiędzy zamawiającym a wykonawcami odbywa się przy użyciu następujących narządzi:
a) www.platformazakupowa.pl
b) poczta elektroniczna: zamowienia@nowytomysl.pl
2. Oferta musi być sporządzona w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Klauzula informacyjna z art. 13 RODO Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:
1) administratorem Pani/Pana danych osobowych jest: Gmina Nowy Tomyśl z siedzibą w 64-300 Nowy Tomyśl, ul. Poznańska 33;.
2) z inspektorem ochrony danych osobowych w Urzędzie Miejskim w Nowym Tomyślu można się skontaktować pod nr tel. 61 4426650, e-mail: j.kimstacz@nowytomysl.pl"

3.16.) RODO (ograniczenia stosowania): Osobie, której dane osobowe zostały pozyskane przez Zamawiającego w związku z prowadzeniem niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego nie przysługuje:
1) prawo do usunięcia danych osobowych, o czym przesadza art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO,
2) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO, określone w art. 21 RODO prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, a to z uwagi na fakt, że podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. cRODO

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: ZP.271.49.2023

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Dostawy

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest dzierżawa i serwis drukarek oraz urządzeń wielofunkcyjnych.
2. Przedmiot zamówienia obejmuje:
1) dzierżawę 39 szt. urządzeń (dzierżawa obejmuję dostarczenie i instalacje przedmiotu zamówienia), fabrycznie nowych, wyprodukowanych nie wcześniej niż w 2022 roku, (31 szt. jako zamówienia podstawowe oraz 8 szt. w prawie opcji) wg Opisu urządzeń z punktu 4 OPZ;
2) monitoring zdalny stanu urządzeń za pomocą dedykowanego do tego celu oprogramowania/sytemu dostarczonego przez Wykonawcę dla wszystkich urządzeń dzierżawionych, o których mowa w punkcie 1) - System „serwer wydruku”.
Druk do urządzeń wielofunkcyjnych („kombajnów”) będzie realizowany w charakterze wydruku podążającego, a proces logowania do samego urządzenia powinien być autoryzowany poprzez czytnik kart RCP.
System powinien pozwolić także na dynamiczne monitorowanie drukarek, dostarczając informacji takich jak:
• Ilość wydruków (konkretnego urządzenia)
• Ilość wydruków miesięcznych (ogółem, po wydziałach)
• Ilość wydruków indywidualnych (urządzenia wielofunkcyjne „kombajny”)
• Ilość tonerów na drukarkach (jeżeli możliwe w małych także)
• Zdarzenia takie jak awarie, zakleszczenia itp.
System powinien mieć możliwość zarządzania / monitorowania zarówno drukarkami wielofunkcyjnymi, jak i małymi umieszczonymi w pokojach.
3) dostarczanie materiałów eksploatacyjnych i serwis urządzeń dzierżawionych, o których mowa w pkt 1).
3. Zapotrzebowanie podzielone jest na dwie części, które muszą być między sobą kompatybilne:
1) Urządzenia:
a) małe drukarki „monochromatyczne” – 23 szt. (dodatkowo 8 szt. w prawie opcji);
b) małe drukarki z skanerem „kolor-skaner” – 4 szt.;
c) wielofunkcyjne drukarki przemysłowe „kombajn – kolor” 4 szt.
2) System zarządzania drukarkami, który powinien realizować funkcje:
a) dodawania, odejmowania drukarek (w tym małych) do puli drukarek w systemie;
b) przydzielenie drukarki do pokoju lub możliwość zmiany nazwy drukarki w systemie;
c) monitorowania drukarek i raportowania ich stanu (w małych jeżeli możliwe);
d) raportowania miesięcznej eksploatacji drukarek (ogółem oraz po wydziałach);
e) przedstawiania raportów drogą poczty elektronicznej / linku;
f) działania systemu na wyznaczonym serwerze;
g) wydruk podążający (duże wielofunkcyjne drukarki).

4.2.6.) Główny kod CPV: 30121300-6 - Urządzenia do powielania

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

48000000-8 - Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne

50313100-3 - Usługi w zakresie naprawy fotokopiarek

50313200-4 - Usługi w zakresie konserwacji fotokopiarek

50323200-7 - Naprawa komputerowych urządzeń peryferyjnych

30125120-8 - Toner do fotokopiarek

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Tak

4.2.9) Rodzaj i maksymalna wartość opcji oraz okoliczności skorzystania z opcji:

a. Zamawiający przewiduje możliwość zwiększenia liczby dzierżawionych urządzeń o maksymalnie 8 sztuk, (dotyczy Drukarki Małe – „monochromatyczne”).
b. Zamawiający uprawniony jest do skorzystania z prawa opcji na zasadach i trybie opisanym poniżej.
c. Wykonawca zobowiązuje się do realizacji dostawy w ramach zamówienia opcjonalnego zgodnie z warunkami i na zasadach określonych dla zamówienia podstawowego.
d. Zamawiający może skorzystać z prawa opcji w przypadku pojawienia się spowodowanej uwarunkowaniami technicznymi, organizacyjnymi lub strukturalnymi konieczności instalacji dodatkowego, poza już funkcjonującymi, urządzenia.
e. Zamawiający wskazuje, że z uwagi na okoliczności techniczne, organizacyjne może skorzystać z prawa opcji w zakresie dzierżawy urządzeń w mniejszym wymiarze lub w ogóle z niego nie skorzystać.
f. W celu skorzystania z prawa opcji Zamawiający przekaże Wykonawcy zlecenie na podstawie którego Wykonawca dostarczy urządzenia. Zlecenie przekazane zostanie za pośrednictwem e-mail.
g. Zamówienie realizowane w ramach opcji jest jednostronny uprawnieniem Zamawiającego, dlatego nieskorzystanie przez Zamawiającego z prawa opcji nie stanowi podstawy dla Wykonawcy do dochodzenia jakichkolwiek roszczeń w stosunku do Zamawiającego.
h. Skorzystanie z prawa opcji przez Zamawiającego nie stanowi podstawy do zmiany terminu realizacji przedmiotu zamówienia.

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: od 2024-01-01 do 2026-12-31

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: Zamawiający przy wyborze Wykonawcy posługiwał się będzie następującym kryteriami oceny ofert:
a) Cena wykonania zamówienia - waga 60%;
b) Czas usunięcia awarii urządzenia – waga 20%
c) Jednorodność infrastruktury sprzętowej i systemowej - waga 20 %

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Czas usunięcia awarii urządzenia

4.3.6.) Waga: 20

Kryterium 3

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Jednorodność infrastruktury sprzętowej i systemowej

4.3.6.) Waga: 20

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu, o których mowa w art. 112 ustawy Prawo zamówień publicznych, dotyczące zdolności technicznej lub zawodowej:
a) Warunek zdolności technicznej zostanie uznany za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeśli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie - należycie wykonał co najmniej jedno zadanie w zakresie dzierżawy drukarek lub/i urządzeń wielofunkcyjnych o wartości nie mniejszej niż 150 000 zł brutto.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: W celu potwierdzenia braku podstaw do wykluczenia Wykonawcy z udziału w postępowaniu:
a) informacji z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 108 ust. 1 pkt. 1 i 2 oraz z art. 108 ust. 1 pkt. 4 ustawy Pzp, dotyczącej orzeczenia zakazu ubiegania się o zamówienie publiczne tytułem środka karnego, sporządzonej nie wcześniej niż 6 miesięcy przed jej złożeniem,
b) oświadczenie o przynależności lub braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej, w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. z 2023 r., poz. 1689 ze zm.) z innym Wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, albo oświadczenie o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty niezależnie od innego wykonawcy, należącego do tej samej grupy kapitałowej (wg wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do SWZ),
c) oświadczenia Wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy PZP, w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania wskazanych przez Zamawiającego, o których mowa w art. 108 ust. 1 pkt 3-6 PZP oraz art. 7 ust.1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (wg wzoru stanowiącego załącznik nr 8 do SWZ).

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: W celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu:
a) wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, dostaw w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów na rzecz których dostawy zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających czy te dostawy zostały wykonane lub są wykonywane należycie - zgodnie z załącznikiem nr 6 do SWZ

Dowodami, o których mowa wyżej są:
1) referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego dostawy były wykonywane, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych są wykonywane,
2) oświadczenie Wykonawcy – jeżeli z uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze Wykonawca nie jest w stanie uzyskać dokumentów, o których mowa powyżej,
3) w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonanie powinny być wydane nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert.

5.8.) Wykaz przedmiotowych środków dowodowych:

nie dotyczy

5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Nie

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

1. Zestawienie dokumentów, które składają się na ofertę:
1) Wypełniony formularz ofertowy (wg wzoru – załącznik nr 2 do SWZ),
2) Oświadczenie Wykonawcy dotyczące spełnienia warunków udziału w postępowaniu składne na podstawie art. 125 ust. 1 ustawy Pzp (wg wzoru – załącznik nr 3a do SWZ);
3) Oświadczenie Wykonawcy dotyczące braku podstaw do wykluczenia z postępowania składane na podstawie art. 125 ust. 1 ustawy Pzp (wg wzoru – załącznik nr 3b do SWZ);
4) Oświadczenie dotyczące spełniania warunków udziału w postępowaniu składane na podstawie art. 125 ust. 1 ustawy Pzp przez podmiot udostępniający Wykonawcy zasoby (wg wzoru – załącznik nr 3c do SWZ) – jeśli dotyczy;
5) Oświadczenie dotyczące spełniania warunków udziału w postępowaniu składane na podstawie art. 125 ust. 1 ustawy Pzp przez podmiot udostępniający Wykonawcy zasoby (wg wzoru – załącznik nr 3d do SWZ) – jeśli dotyczy;
6) Oświadczenie, z którego wynika, które dostawy wykonają poszczególni Wykonawcy – w przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia;
7) zobowiązanie podmiotu trzeciego – jeżeli dotyczy (niewiążący wzór zobowiązania do oddania Wykonawcy do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby wykonania zamówienia stanowi załącznik nr 4 do SWZ);
8) pełnomocnictwo do złożenia oferty, o ile prawo do podpisania oferty nie wynika z innych dokumentów złożonych wraz z ofertą;
9) odpis lub informacja z KRS lub z CEiDG, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu potwierdzenia, że osoba działająca w imieniu Wykonawcy jest uprawomocniona do jego reprezentowania;

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

1. W przypadku oferty Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (konsorcjum):
a) w formularzu oferty należy wskazać firmy (nazwy) wszystkich Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia;
b) do oferty należy załączyć oświadczenie, z którego wynika, które dostawy wykonają poszczególni wykonawcy;
c) oferta musi być podpisana w taki sposób, by wiązała prawnie wszystkich Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia. Osoba podpisująca ofertę musi posiadać umocowanie prawne do reprezentacji. Umocowanie musi wynikać z treści pełnomocnictwa załączonego do oferty – treść pełnomocnictwa powinna dokładnie określać zakres umocowania;
d) wszyscy Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia będą ponosić odpowiedzialność solidarną za wykonanie umowy;
e) Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia wyznaczą spośród siebie Wykonawcę kierującego (lidera), upoważnionego do zaciągania zobowiązań, otrzymywania poleceń oraz instrukcji dla i w imieniu każdego, jak też dla wszystkich partnerów;
f) Zamawiający może w ramach odpowiedzialności solidarnej żądać wykonania umowy w całości przez lidera lub od wszystkich Wykonawców wspólnie
g) W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców oświadczenia, o których mowa w pkt 1. ppkt 1) i 2) rozdz. VIII SWZ składa każdy z Wykonawców ubiegających się o zamówienie.

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

Rodzaj i zakres zmian oraz warunki ich wprowadzenia zostały zawarte w zał. nr 7 do SWZ, stanowiącym wzór umowy.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2023-12-08 09:00

8.2.) Miejsce składania ofert: https://platformazakupowa.pl/transakcja/853207

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2023-12-08 10:00

8.4.) Termin związania ofertą: do 2024-01-06

SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE

W postępowaniu mogą brać udział Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia w okolicznościach, o których mowa także w art. 7 ust.1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego.