Ogłoszenie o zamówieniu
Dostawy
Dostawa licencji wieczystych dla Polskiej Akademii Nauk

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Polska Akademia Nauk

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 000325713

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Plac Defilad 1

1.5.2.) Miejscowość: Warszawa

1.5.3.) Kod pocztowy: 00-901

1.5.4.) Województwo: mazowieckie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: zp@pan.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.bip.pan.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Inna działalność

nauka

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Dostawa licencji wieczystych dla Polskiej Akademii Nauk

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-c43e961e-f6ff-4f20-ae66-fe62b8f94469

2.5.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00520232

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2025-11-06

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2025/BZP 00091365/11/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.2.8 Dostawa licencji wieczystych

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://pan.logintrade.net/rejestracja/ustawowe.html

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://pan.logintrade.net/rejestracja/ustawowe.html

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: 1. Oferta wraz z załącznikami musi być złożona za pośrednictwem Platformy przetargowej https://pan.logintrade.net/rejestracja/ustawowe.html Zamawiający zaleca, aby oferta została utworzona w formacie .pdf oraz musi być sporządzona pod rygorem nieważności w formie elektronicznej (w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym) albo w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub odpisem osobistym, w języku polskim.
2. Wykonawca zamierzający złożyć ofertę wyłącznie poprzez Platformę przetargową – zobowiązany jest zapoznać się z instrukcjami użytkowników Platformy przetargowej - dostępnymi pod adresem: https://pan.logintrade.net/rejestracja/ustawowe.html oraz zaakceptować regulamin korzystania z Platformy przetargowej dostępny pod adresem: https://pan.logintrade.net/rejestracja/ustawowe.html
3. Złożenie oferty poprzez Platformę przetargową oznacza akceptację regulaminu, o którym mowa w ust. 1 niniejszego rozdziału SWZ.
4. Wymagania techniczne związane z korzystaniem z Platformy przetargowej – wskazane są na stronie internetowej Platformy przetargowej - pod adresem: https://pan.logintrade.net/rejestracja/ustawowe.html
5. Wsparcia technicznego w zakresie działania Platformy przetargowej udziela jej dostawca, tj. Logintrade SA ul. Legnicka 57D, lokal B/J, 54-203 Wrocław, nr tel. 71 787 35 34, e-mail: helpdesk@logintrade.net od poniedziałku do piątku (dni robocze) w godz. 8:00 – 16:00.
6. Sposoby złożenia oferty za pośrednictwem Platformy przetargowej oraz potwierdzenia złożenia oferty (w zależności od wyboru opcji z logowaniem lub bez logowania), zostały opisane w Instrukcjach użytkowników Platformy przetargowej.
7. Informacje o wymaganiach technicznych i organizacyjnych, wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej znajduje się w Rozdziale XI SWZ.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE)
2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie
swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:
- administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Polska Akademia Nauk, pl. Defilad 1, 00-901 Warszawa, PKiN, zp@pan.pl;
- kontakt do inspektora ochrony danych osobowych w Polskiej Akademii Nauk iod@pan.pl;
- Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego pn. „Dostawa licencji wieczystych dla Polskiej Akademii Nauk” - znak sprawy BZP.26.20.2025, prowadzonym w trybie podstawowym, a w przypadku danych osobowych przekazanych przez Wykonawcę, którego oferta została wybrana - także na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b), w celu zawarcia i realizacji Umowy o zamówienie publiczne;
- odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 i art. 19 oraz art. 74 i art. 75 ustawy Pzp lub ustawę z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2022 r., poz. 902) lub inne przepisy prawa lub Umowy zawarte przez Zamawiającego;
- Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas
trwania umowy oraz przez okres archiwizacji dokumentów wynikający z przepisów wewnętrznych administratora danych;
- obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, a w przypadku
danych osobowych przekazanych przez Wykonawcę, którego oferta została wybrana - także z zawarciem i realizacją Umowy; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;
- w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
- posiada Pani/Pan:
− na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
− na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych ;
− na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem
przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO ;
− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO.

3.16.) RODO (ograniczenia stosowania): Nie przysługuje Pani/Panu:
− w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
− na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO, (a w przypadku Wykonawcy, którego oferta została wybrana i z którym Zamawiający zawrze Umowę - także art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: BZP.26.20.2025

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Dostawy

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest dostawa wieczystych licencji serwerowych systemu Windows Server 2025 Datacenter EDU lub równoważnych. 2. Opis przedmiotu zamówienia zawiera Załącznik nr 1 do SWZ.
3. Licencje na zamawiane oprogramowanie muszą być bezterminowe.
4. Miejscem realizacji przedmiotu zamówienia jest siedziba Zamawiającego.

4.2.6.) Główny kod CPV: 48000000-8 - Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 7 dni

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: Zgodnie z Rozdziałem XX SWZ

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Wyłącznie kryterium ceny

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 100

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Nie

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego albo do reprezentowania w
postępowaniu i zawarcia Umowy w sprawie zamówienia publicznego.
2. Przepisy ustawy dotyczące Wykonawcy stosuje się odpowiednio do Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie
zamówienia np. konsorcjum firm, spółka cywilna.
3. W przypadku wspólnego ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego:
1) oświadczenia, o których mowa w Rozdziale VIII ust. 1 SWZ składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

1. Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany Umowy w stosunku do treści oferty w następujących przypadkach:
1) wystąpienia konieczności wprowadzenia zmian, bez których nie byłoby możliwe prawidłowe wykonanie Przedmiotu umowy;
2) wystąpienia konieczności wprowadzenia zmian doprecyzowujących treści Umowy, jeżeli potrzeba ich wprowadzenia wynika z rozbieżności lub niejasności w Umowie, których nie można usunąć w inny sposób, a zmiana będzie umożliwiać usunięcie rozbieżności i doprecyzowanie Umowy w celu jednoznacznej interpretacji jej postanowień;
3) konieczności zrealizowania Przedmiotu umowy przy zastosowaniu innych rozwiązań technicznych lub technologicznych niż wskazane w Ofercie Wykonawcy w sytuacji, gdyby zastosowanie przewidzianych rozwiązań groziłoby niewykonaniem
lub wadliwym wykonaniem Przedmiotu umowy;
4) w razie wystąpienia okoliczności niezależnych od Stron lub których Strony przy zachowaniu należytej staranności nie były w stanie uniknąć lub przewidzieć;
2. Zmiana Umowy opisana w ust. 1 powyżej nie spowoduje zmiany wynagrodzenia Wykonawcy,
o którym mowa w § 5 ust. 1 Umowy.
3. § 8 Projektowanego postanowienia Umowy stanowiącego Załącznik nr 4 do SWZ.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2025-11-14 12:00

8.2.) Miejsce składania ofert: https://pan.logintrade.net/rejestracja/ustawowe.html

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2025-11-14 12:30

8.4.) Termin związania ofertą: 30 dni

SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE

1. Wykonawca zobowiązany jest w postępowaniu o udzielenie niniejszego zamówienia publicznego wraz z ofertą (Formularzem ofertowym sporządzonym według wzoru stanowiącego Załącznik nr 2 do SWZ) złożyć:
1) oświadczenie, o którym mowa w Rozdziale VIII ust. 1 SWZ, stanowiące Załącznik nr 3 do SWZ;
2) pełnomocnictwo lub inny dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania Wykonawcy (jeżeli umocowanie do reprezentowania nie wynika z dokumentu rejestrowego KRS, CEIDG);
3) uzasadnienie Wykonawcy, że informacje wskazane w ust. 8 Załącznika nr 2 do SWZ – Formularz ofertowy, stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji – jeżeli dotyczy;
2. Przedmiot zamówienia należy wykonać maksymalnie do 7 dni kalendarzowych od dnia zawarcia Umowy.
3. Zamawiający wykluczy z postępowania Wykonawcę, wobec którego zachodzi, co najmniej jedna z przesłanek określonych w art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania
wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2025 r., poz. 514 z późn. zm.).