Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Usługi doradcze w zakresie rozliczenia finansowego Projektu nr FERC.02.03-IP.01-0012/25, Uod FERC.02.03-IP.01-0012/25-00

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Wytwórnia Filmów Dokumentalnych i Fabularnych

1.3.) Oddział zamawiającego: WFDiF

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 384561270

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Chełmska 21

1.5.2.) Miejscowość: Warszawa

1.5.3.) Kod pocztowy: 00-724

1.5.4.) Województwo: mazowieckie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa

1.5.7.) Numer telefonu: 225593398

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: zamowienia.publiczne@wfdif.com.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.wfdif.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - państwowe i samorządowe instytucje kultury

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Rekreacja, kultura i religia

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Usługi doradcze w zakresie rozliczenia finansowego Projektu nr FERC.02.03-IP.01-0012/25, Uod FERC.02.03-IP.01-0012/25-00

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-ca86fbe4-1da6-4510-94ce-dd3d79bf3688

2.5.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00376851

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2025-08-14

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Nie

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Tak

2.15.) Nazwa projektu lub programu

"Cyfrowa rekonstrukcja i digitalizacja materiałów filmowych, cyfrowa edukacja filmowa z wykorzystaniem algorytmów AI oraz modernizacja i rozwój systemów cyfrowych do e-udostępniania zasobów filmowych WFDiF” nr FERC.02.03-IP.01-0012/25

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

wfdif.ezamawiajacy.pl

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: wfdif.ezamawiajacy.pl

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: 1. W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się drogą elektroniczną, przy użyciu Platformy Zakupowej Marketplanet OnePlace, na portalu https://wfdif.ezamawiajacy.pl/servlet/HomeServlet. 2. Wymagania techniczne i organizacyjne wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej przekazywanej przy użyciu platformy, opisane zostały w Instrukcji dla wykonawcy pod adresem: https://wfdif.ezamawiajacy.pl/servlet/HomeServlet w zakładce: Regulacje i procedury procesu zakupowego/Deklaracja dostępności. 3. Wykonawca przystępując do niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, akceptuje warunki korzystania z portalu Marketplanet OnePlace, określone w Instrukcji dla wykonawcy oraz zobowiązuje się korzystając z portalu Marketplanet OnePlace przestrzegać postanowień tej instrukcji. 4. Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem dedykowanych formularzy do złożenia i wycofania oferty oraz komunikacji wynosi: 100 MB. 8. Oferta musi być sporządzona w języku polskim, w postaci elektronicznej w formatach danych zgodnych z katalogiem formatów wskazanych w załączniku nr 2 do Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram lnteroperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U. z 2017 r.,poz.2247), w szczególności: .pdf, .docx, .rtf, .xps lub odt i opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym .

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): 1. Administrator danych. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Wytwórnia Filmów Dokumentalnych i Fabularnych („WFDiF”) z siedzibą w Warszawie (kod: 00-724), przy ul. Chełmskiej 21.
2. Inspektor Ochrony Danych. WFDiF wyznaczyła Inspektora Ochrony Danych Osobowych.
W sprawie przetwarzania Pani/Pana danych osobowych można kontaktować się pod adresem email: iod@wfdif.com.pl lub pisemnie na adres siedziby WFDiF.
3. Źródło pochodzenia danych. Pani/Pana dane osobowe zostały pozyskane od ww. Wykonawcy, z siedzibą w…….przy ul. …, na podstawie ww. umowy łączącej WFDiF z tym Wykonawcą (dalej zwanej „Umową”).
4. Cele i podstawy przetwarzania. Pani/Pana dane osobowe są lub mogą być przetwarzane,
o ile przetwarzanie danych dotyczyć będzie określonych poniżej celów:
1) umożliwienia wykonania Umowy – podstawą prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes WFDiF, jakim jest wykonanie Umowy (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
2) wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na WFDiF wynikających z obowiązujących przepisów prawa, w tym przepisów podatkowych oraz z zakresu rachunkowości, a także szczególnych unormowań prawnych dotyczących realizacji przedmiotu Umowy (art. 6 ust. 1 lit. c RODO);
3) ustalenia lub dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed takimi roszczeniami przez WFDiF – podstawą prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes WFDiF, którym jest ochrona przed roszczeniami związanymi
z zawartą Umową lub dochodzenie tych roszczeń (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
4) archiwalnych (dowodowych) będących realizacją prawnie uzasadnionego interesu WFDiF dotyczącego zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
5. Kategorie odnośnych danych osobowych. Zakres przetwarzanych danych może obejmować dane identyfikacyjne (imię i nazwisko, służbowy numer telefonu, służbowy adres e-mail, stanowisko).
6. Odbiorcy danych. Pani/Pana dane osobowe mogą zostać przekazywane następującym odbiorcom danych:
1) podmiotom przetwarzającym je na zlecenie WFDiF, w tym podmiotom świadczącym wybrane usługi na rzecz WFDiF w takim zakresie, w jakim jest to niezbędne do świadczenia tych usług w celu realizacji umowy łączącej ich z WFDiF;
2) organom lub podmiotom publicznym uprawnionym do uzyskania danych na podstawie obowiązujących przepisów prawa (np. sądom, instytucjom państwowym, itp.), gdy wystąpią z takim żądaniem, w oparciu o stosowną podstawę prawną.
7. Przekazywanie danych do państwa trzeciego. Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy.
8. Okres przechowywania danych. W zależności od celu będziemy przechowywać Pani/Pana dane:
1) przez okres obowiązywania Umowy, a po jej zakończeniu przez okres niezbędny do wykonania obowiązków lub uprawnień wynikających z przepisów prawa oraz okres przedawnienia roszczeń;
2) do momentu zakończenia postępowań cywilnych, egzekucyjnych, administracyjnych
i karnych wymagających przetwarzania danych.
9. Prawa osoby, której dane dotyczą. W każdej chwili przysługuje Pani/Panu prawo do żądania od WFDiF dostępu do swoich danych, prawo ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania.
10. Prawo do sprzeciwu. W każdej chwili przysługuje Pani/Panu prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu. Przestaniemy przetwarzać Pani/Pana dane, chyba że będziemy w stanie wykazać, że istnieją ważne, prawnie uzasadnione podstawy, które są nadrzędne wobec Pani/Pana interesów, praw i wolności lub Pani/Pana dane będą niezbędne do ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
11. Prawa do wniesienia skargi. Zgodnie z RODO, przysługuje Pani/Panu prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Zautomatyzowane podejmowanie decyzji. Informujemy, że w procesie nie podejmujemy decyzji w sposób zautomatyzowany, a Pani/Pana dane nie podlegają profilowaniu.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: P/8/2025/DZP

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Świadczenie kompleksowych usług doradczych na rzecz Zamawiającego (beneficjenta projektu) w zakresie rozliczenia finansowego zadania współfinansowanego ze środków UE w ramach Programu Fundusze Europejskie na Rozwój Cyfrowy 2021-2027 (FERC 2021+), Priorytet FERC.02 Zaawansowane usługi cyfrowe; Działanie FERC 02.03 Cyfrowa dostępność i ponowne wykorzystanie informacji. Szacowana całkowita wartość Projektu wynosi 65,506 mln.zł , z czego wartość dofinasowania UE wyniesie 45,065 mln. zł;
w ramach Umowy o dofinansowanie nr FERC.02.03-IP.01-0012/25-00 Projektu pn.: „Cyfrowa rekonstrukcja i digitalizacja materiałów filmowych, cyfrowa edukacja filmowa z wykorzystaniem algorytmów AI oraz modernizacja i rozwój systemów cyfrowych do e-udostępniania zasobów filmowych WFDiF” nr FERC.02.03-IP.01-0012/25.

4.2.6.) Główny kod CPV: 71241000-9 - Studia wykonalności, usługi doradcze, analizy

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

66171000-9 - Doradztwo finansowe

79421000-1 - Usługi zarządzania projektem inne niż w zakresie robot budowlanych

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 36 miesiące

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 40

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Doświadczenie osób wskazanych do realizacji zamówienia

4.3.6.) Waga: 60

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 4

Art. 109 ust. 1 pkt 5

Art. 109 ust. 1 pkt 6

Art. 109 ust. 1 pkt 7

Art. 109 ust. 1 pkt 8

Art. 109 ust. 1 pkt 9

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

6) Zamawiający określa warunek dotyczący sytuacji ekonomicznej i finansowej:
a) Wykonawca winień wykazać, że posiada ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na sumę gwarancyjną nie mniejszą niż 300.000 zł (słownie: trzysta tysięcy złotych)
Warunek musi zostać spełniony przez jednego Wykonawcę, jeden podmiot udostępniający zasoby lub co najmniej jednego z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie Zamówienia.
7) Zamawiający określa warunek udziału w postępowaniu dotyczący zdolności technicznej lub zawodowej:
a) Wykonawca winień wykazać że wykonał należycie w okresie ostatnich 3 (trzech) lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, co najmniej 2 usługi, z których każda polegała na opracowaniu dokumentacji aplikacyjnej dla jednostek sektora publicznego, w tym minimum wniosku o dofinansowanie oraz Studium Wykonalności, zakończonej rekomendację projektu do dofinansowania ze środków UE lub zawartą umową o dofinansowanie ze środków UE, z czego:
i) jedna usługa dotyczyła projektu o wartości co najmniej 40 000 000 złotych brutto;
ii) jedna usługa dotyczyła projektu w obszarze cyfrowego udostępnienia zasobów, e-usług publicznych.
b) Wykonawca winień wykazać, że zrealizował należycie w okresie ostatnich 5 (pięciu) lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, co najmniej 3 usługi Menadżera Projektu lub obsługi finansowej w zakresie rozliczania projektów inwestycyjnych dofinansowanych ze środków UE dla jednostek sektora publicznego, z czego:
i) jedna usługa dotyczyła projektu o wartości co najmniej 40 000 000 złotych brutto;
ii) jedna usługa dotyczyła projektu w obszarze cyfrowego udostępnienia zasobów, e-usług publicznych.
8) Wykonawca winień wykazać, że dysponuje co najmniej 4 (czterema) osobami, które będą bezpośrednio świadczyć usługi w ramach zamówienia, które posiadają niezbędne wykształcenie oraz kwalifikacje do wykonania zamówienia:
a) Specjalista nr 1 (Kierownik Zespołu)
i) posiada wykształcenie wyższe ekonomiczne lub finansowe
ii) uczestniczył w świadczeniu co najmniej 3 zakończonych usług Menadżera Projektu lub obsługi finansowej w zakresie rozliczania projektów inwestycyjnych dofinansowanych ze środków UE dla jednostek sektora publicznego, z czego:
(1) jedna usługa dotyczyła projektu o wartości co najmniej 40 000 000 złotych brutto;
(2) jedna usługa dotyczyła projektu w obszarze cyfrowego udostępnienia zasobów, e-usług publicznych;
(3) pełnił funkcję Kierownika / Kierownika Zespołu / Kierownika Menadżera Projektu / Kierownika Inżyniera Kontraktu dla co najmniej 2 usług.
b) Specjalista nr 2 (Specjalista ds. rozliczeń)
i) posiada wykształcenie wyższe ekonomiczne lub finansowe
ii) uczestniczył w świadczeniu co najmniej 3 zakończonych usług Menadżera Projektu lub obsługi finansowej w zakresie rozliczania projektów inwestycyjnych dofinansowanych ze środków UE dla jednostek sektora publicznego, z czego:
(1) jedna usługa dotyczyła projektu o wartości co najmniej 40 000 000 złotych brutto;
(2) jedna usługa dotyczyła projektu w obszarze cyfrowego udostępnienia zasobów, e-usług publicznych.
c) Specjalista nr 3 (Specjalista ds. formalno-prawnych)
i) posiada wykształcenie wyższe prawnicze
ii) uczestniczył w świadczeniu co najmniej 3 zakończonych usług Menadżera Projektu lub obsługi finansowej w zakresie rozliczania projektów inwestycyjnych dofinansowanych ze środków UE dla jednostek sektora publicznego, z czego:
(1) jedna usługa dotyczyła projektu o wartości co najmniej 40 000 000 złotych brutto;
(2) jedna usługa dotyczyła projektu w obszarze cyfrowego udostępnienia zasobów, e-usług publicznych.
d) Specjalista nr 4 (Specjalista ds. administracyjnych)
i) posiada wykształcenie wyższe
ii) uczestniczył w świadczeniu co najmniej 3 zakończonych usług Menadżera Projektu lub obsługi finansowej w zakresie rozliczania projektów inwestycyjnych dofinansowanych ze środków UE dla jednostek sektora publicznego,
iii) posiada minimum 6 miesięczne doświadczenie w prowadzeniu rozliczeń projektów w systemie CST 2021.

Zamawiający nie dopuszcza łączenia funkcji, o których mowa w ustępie 8 lit. a) - lit. c) powyżej.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Tak

6.4.1) Informacje dotyczące wadium:

Oferta musi być zabezpieczona wadium w wysokości: 10.000 zł. (słownie: dziesięć tysięcy złotych).
Wadium wnosi się przed upływem terminu składania ofert i utrzymuje nieprzerwanie do dnia upływu terminu związania ofertą, z wyjątkiem przypadków, o których mowa w art. 98 ust. 1 pkt 2) i 3) oraz ust. 2 Ustawy.
Wadium może być wniesione w jednej lub kilku następujących formach, według wyboru Wykonawcy:
w pieniądzu, wpłaconym przelewem na rachunek Zamawiającego: Bank Gospodarstwa Krajowego,
Al. Jerozolimskie 7, 00-955 Warszawa, nr rachunku: 02 1130 1017 0020 1459 2320 0001;
a) w gwarancjach bankowych;
b) w gwarancjach ubezpieczeniowych;
c) w poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2) ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (t.j. Dz. U. z 2023 r., poz.462).
Wadium wniesione w pieniądzu powinno być oznaczone w następujący sposób: Wadium – P/8/2025/DZP, FERC 02.03-IP.01-0012/25.
Wadium wniesione w pieniądzu Zamawiający przechowuje na rachunku bankowym.
Jako termin wniesienia wadium w formie pieniądza zostanie przyjęty termin uznania na rachunku Zamawiającego.
Jeżeli wadium jest wnoszone w formie gwarancji lub poręczenia, o których mowa w ust. 3 pkt 2) – 4), Wykonawca przekazuje Zamawiającemu oryginał gwarancji lub poręczenia, w postaci elektronicznej.
Wadium wniesione w formie poręczenia, gwarancji bankowej lub gwarancji ubezpieczeniowej musi obejmować odpowiedzialność za wszystkie przypadki powodujące utratę wadium przez Wykonawcę określone w art. 98 ust. 6 Ustawy.
Poręczenie, gwarancja bankowa lub ubezpieczeniowa powinna być nieodwołalna i bezwarunkowa oraz płatna na pierwsze żądanie.
Wadium musi obejmować cały okres związania ofertą.

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

Zgodnie z projektowanymi postanowieniami umowy stanowiącymi załącznik nr 8 do SWZ

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2025-08-22 11:00

8.2.) Miejsce składania ofert: https://wfdif.ezamawiajacy.pl

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2025-08-22 11:15

8.4.) Termin związania ofertą: do 2025-09-20