Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Realizacja międzynarodowej konferencji EuroSteel2026

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Politechnika Krakowska im. Tadeusza Kościuszki

1.3.) Oddział zamawiającego: Dział Zamówień Publicznych

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 000001560

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: ul. Warszawska 24

1.5.2.) Miejscowość: Kraków

1.5.3.) Kod pocztowy: 31-155

1.5.4.) Województwo: małopolskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL213 - Miasto Kraków

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: zampub@pk.edu.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.pk.edu.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - uczelnia publiczna

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Edukacja

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Realizacja międzynarodowej konferencji EuroSteel2026

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-3a4bbc1f-bc6f-4cce-a6f4-cfc3eb4e3a52

2.5.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00342197

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2025-07-23

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2025/BZP 00107531/03/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.14 Usługi organizacji wydarzeń (konferencji, zjazdów, sympozjum, kongresów itp..) - kompleksowa organizacja wydarzeń w tym zaktwaterowanie, wynajęcie sal, wyżywienie, transport, i aparatury

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://pk.ezamawiajacy.pl

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: pk.ezamawiajacy.pl

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: Szczegóły w pkt. 13 SWZ.

3.7.) Adres strony internetowej, pod którym są dostępne narzędzia, urządzenia lub formaty plików, które nie są ogólnie dostępne: https://pk.ezamawiajacy.pl/

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Szczegóły w pkt. 28 SWZ

3.16.) RODO (ograniczenia stosowania): Szczegóły w pkt. 28 SWZ

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: KA-2/37/2025

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie kompleksowych usług w związku z organizacją 11-tej edycji międzynarodowej konferencji naukowej EUROSTEEL 2026 w Krakowie, zwanej dalej „Konferencją”, dla 400 osób, w terminie 16-18.09.2026, zgodnie z programem Konferencji opisanym w punkcie 10.
Obejmuje ona w szczególności:
1. Wynajęcie pomieszczeń, w których można zrealizować program Konferencji, w tym:
- jednej sali o pojemności do 500 osób, wykorzystanej na otwarcie Konferencji w pierwszym dniu oraz na zamknięcie Konferencji w ostatnim dniu trwania wydarzenia,
- 11 sal konferencyjnych wykorzystywanych na codzienne obrady prowadzone równolegle, w tym 2 sale dla minimum 20 osób i 9 sal dla minimum 40 osób, z systemem ścian przesuwnych i z możliwością łączenia sal o różnej wielkości.
Każda sala konferencyjna musi być klimatyzowana, wyposażona w dostęp do bezprzewodowego Internetu, projektor multimedialny, ekran projekcyjny, minimum dwa mikrofony i sprzęt nagłaśniający, przestrzeń dla prelegenta, laptop, flipchart z kartkami papieru oraz z kompletem pisaków, z dodatkowymi monitorami multimedialnymi na salach lub na korytarzach. Wykonawca zapewni obsługę techniczną wszystkich tego typu sal.
2. Zapewnienie sali na 500 osób z niezbędnym zapleczem technicznym oraz obsługą pod organizację w pierwszym dniu trwania Konferencji wieczornego spotkania integracyjnego dla uczestników wydarzenia. Sala ta powinna być zlokalizowana w miejscu konferencji i wyposażona w miejsce i sprzęt umożliwiający organizację występu artystycznego, wygłaszanie przemówień a także odpowiednie nagłośnienie i możliwość dodatkowego oświetlenia. Sala, o której mowa powyżej zostanie również wykorzystana w ostatnim (trzecim) dniu trwania wydarzenia na organizację pożegnalnej lampki wina, imprezy o charakterze stojącym.
3. Organizację cateringu dla 400 osób, zgodnie z programem Konferencji. Wybór szczegółowego menu dla wszystkich oferowanych posiłków nastąpi 4 tygodnie przed Konferencją, po wcześniejszym (minimum 8 tygodni przez Konferencją) dostarczeniu przez Wykonawcę propozycji menu, uwzględniającego dania mięsne, a także dania wegańskie i wegetariańskie. Zamawiający zastrzega sobie prawo do ostatecznego zaakceptowania propozycji jadłospisu.
W ramach cateringu przewiduje się również pożegnalną lampkę wina dla wszystkich uczestników, oferowaną na zakończenie Konferencji (farewell glass of wine). Miejscem tego rodzaju spotkania, o charakterze stojącym, może być sala wykorzystana w pierwszym dniu na organizację spotkania integracyjnego. Dobór win proponowanych do degustacji zostanie uzgodniony z Wykonawcą co najmniej 4 tygodnie przed rozpoczęciem Wydarzenia. Wykonawca zapewni na koszt własny wszelkie wymagane wyposażenie służące organizacji posiłków (stoły, krzesła, wyposażenie cateringu, nakrycia, zastawę oraz niezbędną obsługę). Przez cały czas trwania wydarzenia w trybie ciągłym (do 8 godzin w ciągu dnia) czynny będzie serwis kawowy. Szczegółowy harmonogram Konferencji wraz z dokładnymi godzinami przerw kawowych i posiłków zostanie doręczony Wykonawcy 4 tygodnie przez Konferencją. Usługa żywienia będzie świadczona zgodnie z przepisami ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia.
4. Udostępnienie miejsca pod sesje posterowe (na około 20-25 posterów), wraz z dwustronnymi stojakami/sztalugami.
5. Udostępnienie przestrzeni oraz wyposażenia (stół i 2 krzesła) na stoiska sponsorskie – około 15-20 stanowisk o powierzchni od 3 do 5m2, z dostępem do prądu na cały czas trwania Konferencji, zlokalizowanej w bezpośrednim sąsiedztwie sal konferencyjnych lub w holu głównym.
6. Udostępnienie miejsca i wyposażenia (stół konsultacyjny lub lada recepcyjna z 3 krzesłami) na zorganizowanie punktu recepcyjnego Konferencji, dostępnego dla uczestników i organizatorów przez cały czas trwania Konferencji, znajdującego się w holu głównym, lub w innym ciągu komunikacyjnym w bezpośrednim sąsiedztwie sal konferencyjnych, z dostępem do gniazdka elektrycznego i do Internetu.
7. Udostępnienie szatni i przechowalni bagażu dla uczestników Konferencji, którzy nie będą korzystali z usługi noclegu, obsługiwanej przez personel Hotelu.
8. Zapewnienie noclegów, w tym:
- 15 pokoi jednoosobowych ze śniadaniem w dniach od 15.09.2026 (dzień zameldowania) do 19.09.2026 (dzień wymeldowania) dla członków Komitetu Organizacyjnego i Komitetu Naukowego, a także dla zaproszonych Prelegentów, płatne przez Zamawiającego.
- zapewnienie gotowości udostępnienia minimum 250 pokoi jednoosobowych na okres od 15.09.2026 do 19.09.2026, z ofertą pierwszeństwa rezerwacji, dla uczestników wydarzenia, którzy mogą samodzielnie dokonywać rezerwacji i wynikającej z niej płatności, w przypadku i w zakresie, w jakim będą oni zainteresowani zamieszkaniem w tych pokojach na czas Konferencji.
9. Udostępnienie wydzielonego parkingu dla gości i dla organizatorów wydarzenia, a także podjazdu dla autobusów dowożących uczestników Konferencji na wydarzenia towarzyszące organizowane poza hotelem.
10. Ramowy program konferencji stanowi załącznik nr 1 do SWZ.

4.2.6.) Główny kod CPV: 55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez

55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

60000000-8 - Usługi transportowe (z wyłączeniem transportu odpadów)

55110000-4 - Hotelarskie usługi noclegowe

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: od 2026-09-16 do 2026-09-18

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: Cena: Waga 80%
Liczba punktów = (A min/A of) * 100 * waga gdzie:
- A min - najniższa cena spośród wszystkich ofert ocenianych
- A of - cena podana w ofercie ocenianej
Cena brutto za jednego uczestnika konferencji z tytułu wykonania usług cateringowych: Waga 20%
Liczba punktów = (B min/B of) * 100 * waga gdzie:
- B min – najniższa cena brutto za jednego uczestnika konferencji z tytułu wykonania usług cateringowych –
B of – oferowana cena brutto za jednego uczestnika konferencji z tytułu wykonania usług cateringowych

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Wyłącznie kryterium ceny

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 100

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

Zdolność techniczna lub zawodowa

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: Oświadczenie Wykonawcy składane na podstawie art. 125 ust.1 ustawy Pzp – aktualne na dzień składania ofert oświadczenie stanowiące wstępne potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu oraz brak podstaw do wykluczenia – załącznik 3 do SWZ
Oświadczenie podmiotu trzeciego (udostępniającego zasoby) składane na podstawie art. 125 ust. 5 ustawy Pzp - aktualne na dzień składania ofert oświadczenie stanowiące wstępne potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu oraz brak podstaw do wykluczenia (jeśli dotyczy) – załącznik 3A do SWZ
Zobowiązanie podmiotów, na zdolnościach lub sytuacji których Wykonawca polega, do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji zamówienia – wg Załącznika nr 4 do SWZ lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że Wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów – o ile dotyczy,
Oświadczenie Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy – wg Załącznika nr 7 do SWZ – w przypadku polegania na zdolnościach tych z Wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane, w odniesieniu do warunków dotyczących doświadczenia – o ile dotyczy,

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: Wykaz usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy. W przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy. Jeżeli Wykonawca powołuje się na doświadczenie w realizacji usług, wykonywanych wspólnie z innymi wykonawcami, wykaz dotyczy usług, w których wykonaniu Wykonawca ten bezpośrednio uczestniczył, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych, w których wykonywaniu bezpośrednio uczestniczył lub uczestniczy.
Edytowalny wzór wykazu usług stanowi załącznik nr 6 do SWZ.

5.8.) Wykaz przedmiotowych środków dowodowych:

Zamawiający wymaga i będzie żądał złożenia wraz z ofertą przedmiotowych środków dowodowych w celu potwierdzenia zgodności oferowanych usług z określonymi przez Zamawiającego wymaganiami, cechami lub kryteriami tj.: potwierdzenia dokonanych rezerwacji w miejscu świadczenia usługi.

5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Tak

5.10.) Przedmiotowe środki dowodowe podlegające uzupełnieniu po złożeniu oferty:

Potwierdzenie dokonanych rezerwacji w miejscu świadczenia usługi

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

Nie dotyczy

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

Szczegóły w pkt. 12 SWZ

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Tak

7.2.) Informacje na temat zaliczek:

Szczegóły w § 4 projektu umowy.

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

Szczegóły w § 9 projektu umowy.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2025-07-31 09:00

8.2.) Miejsce składania ofert: Drogą elektroniczną za pośrednictwem: pk.ezamawiajacy.pl

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2025-07-31 09:30

8.4.) Termin związania ofertą: 30 dni