Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Usługi pośrednictwa w zakresie rezerwacji i zakupu usług hotelowych w kraju i za granicą na potrzeby Instytutu Badawczego IDEAS

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Instytut Badawczy IDEAS

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 541475394

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Królewska 27

1.5.2.) Miejscowość: Warszawa

1.5.3.) Kod pocztowy: 00-060

1.5.4.) Województwo: mazowieckie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: zp@ideas.gov.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://ideas.org.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - osoba prawna, o której mowa w art. 4 pkt 3 ustawy (podmiot prawa publicznego)

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Inna działalność

działalność naukowo-badawcza

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Usługi pośrednictwa w zakresie rezerwacji i zakupu usług hotelowych w kraju i za granicą na potrzeby Instytutu Badawczego IDEAS

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-e545c2bd-5398-4021-bec0-45332d2f52b4

2.5.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00332708

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2025-07-17

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Nie

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-e545c2bd-5398-4021-bec0-45332d2f52b4

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: Postępowanie prowadzone jest na Platformie e-Zamówienia (platforma udostępniona przez Urząd Zamówień Publicznych). Adres strony internetowej prowadzonego postępowania: https://ezamowienia.gov.pl/
Pod wskazanym adresem strony internetowej prowadzonego postępowania będą również dostępne wszelkie dokumenty związane z prowadzonym postępowaniem, w tym zmiany oraz wyjaśnienia treści Specyfikacji Warunków Zamówienia.

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: Minimalne wymagania techniczne
dotyczące sprzętu używanego w celu korzystania z usług Platformy e-Zamówienia oraz informacje dotyczące specyfikacji połączenia
określa Regulamin Platformy e-Zamówienia (Regulamin korzystania z Platformy:
https://ezamowienia.gov.pl/pl/regulamin/#regulamin-serwisu )

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Realizując przepisy Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanego dalej „RODO” oraz uwzględniając wymagania określone w art. 19 ust. 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych, zamawiający informuje, iż w związku z przedmiotowym postępowaniem, zawarciem oraz realizacją umowy zawartej w następstwie tego postępowania, będzie przetwarzał dane osobowe wykonawcy lub osób po stronie wykonawcy uzyskane w trakcie postępowania, w szczególności dane osobowe ujawnione w ofertach i załącznikach do ofert lub
w dokumentach i oświadczeniach składanych w ramach prowadzonego postępowaniu oraz dane osobowe uzyskane na potrzeby zawarcia i w trakcie realizacji umowy, w tym podane w treści zawartej umowy. Treść klauzuli informacyjnej została zawarta w pkt II SWZ (plik SWZ - cz. ogólna).

3.16.) RODO (ograniczenia stosowania): Informacje o przetwarzaniu danych osobowych opisane zostały przez Zamawiającego w Rozdz. II SWZ.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: IDEAS-BZP.ZP.27.3.2025

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia są usługi pośrednictwa w zakresie rezerwacji i zakupu usług hotelowych w kraju i za granicą na potrzeby Instytutu Badawczego IDEAS. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, zawierający szczegółowe wymagania dla jego wykonania oraz warunki realizacji przedmiotu zamówienia zawarte zostały w Załączniku nr 1 do SWZ (opis przedmiotu zamówienia) oraz w projektowanych postanowieniach umowy (Załącznik nr 2 SWZ).

4.2.6.) Główny kod CPV: 55100000-1 - Usługi hotelarskie

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

55110000-4 - Hotelarskie usługi noclegowe

63500000-4 - Usługi biur podróży, podmiotów turystycznych i pomocy turystycznej

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Tak

4.2.9) Rodzaj i maksymalna wartość opcji oraz okoliczności skorzystania z opcji:

Zamawiający wymaga, aby przedmiot zamówienia był realizowany przez okres 5 miesięcy z zastrzeżeniem § 3 projektowanych postanowień umowy, stanowiących Załącznik nr 2 do SWZ. Realizacja zamówienia następowała będzie sukcesywnie, zgodnie ze szczegółowymi zleceniami zamawiającego. Zamawiający zastrzega możliwość przedłużenia terminu obowiązywania Umowy do czasu wykorzystania części lub wszystkich pozostałych środków finansowych przeznaczonych na realizację zamówienia, maksymalnie o kolejne 5 miesięcy. Realizacja przedłużonego terminu obowiązywania Umowy związana będzie z dalszym świadczeniem Usług przez wykonawcę w zakresie i za wynagrodzeniem określonym w Umowie.

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 5 miesiące

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: Zamawiający dokona porównania i oceny złożonych ofert oraz dokona wyboru oferty najkorzystniejszej, spośród ofert spełniających warunki zamówienia określone w SWZ oraz wymogi wynikające przepisów ustawy Pzp, kierując się następującymi kryteriami oceny ofert o wskazanych wagach:
1) Cena opłaty transakcyjnej za rezerwację i zakup jednego miejsca
hotelowego krajowego [HK1] - 35,00 pkt
2) Cena opłaty transakcyjnej za rezerwację i zakup jednego miejsca
hotelowego zagranicznego [HZ2] - 35,00 pkt
3) Upust od ceny usługi hotelowej krajowej/ zagranicznej [UH w %] - 30,00 pkt

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Wyłącznie kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena opłaty transakcyjnej za rezerwację i zakup jednego miejsca hotelowego krajowego [HK1]

4.3.6.) Waga: 35

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena opłaty transakcyjnej za rezerwację i zakup jednego miejsca hotelowego zagranicznego [HZ2]

4.3.6.) Waga: 35

Kryterium 3

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Upust od ceny usługi hotelowej krajowej/ zagranicznej [UH w %]

4.3.6.) Waga: 30

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące zdolności technicznej lub zawodowej:
zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy, w tym okresie zrealizował należycie co najmniej 2 (dwie) usługi, w tym:
a) 1 (jedną) usługę w zakresie rezerwacji i zakup miejsc noclegowych (hotelowych) w kraju, o wartości co najmniej 50.000,00 zł brutto (słownie: pięćdziesiąt tysięcy 00/100 zł);
b) 1 (jedną) usługę w zakresie rezerwacji i zakup miejsc noclegowych (hotelowych) za granicą Polski, o wartości co najmniej 150.000,00 zł brutto (słownie: sto pięćdziesiąt tysięcy 00/100 zł)

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: Podmiotowe środki dowodowe na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu:
1) wraz z ofertą: aktualne na dzień składania ofert oświadczenie własne, stanowiące dowód potwierdzający na dzień składania ofert
brak jest wobec wykonawcy podstaw do wykluczenia określonych w Rozdziale IX pkt 1 i pkt 2 - Wzór oświadczenia stanowi Załącznik
nr 3 do SWZ;
2) składane na wezwanie zamawiającego:
a) oświadczenia wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu własnym, składanym wraz z ofertą – wzór informacji
stanowi Załącznik nr 6 do SWZ;
b) oświadczenia wykonawcy o braku przynależności z innym wykonawcą, który złożył ofertę w niniejszym postępowaniu do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów, a w przypadku zaistnienia ww. okoliczności – oświadczenia o przynależności z innym wykonawcą, który złożył ofertę w niniejszym postępowaniu do tej samej grupy kapitałowej oraz dokumentów lub informacji potwierdzających przygotowanie oferty niezależnie od tego innego wykonawcy – wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 7 do SWZ;
c) w przypadku, gdy najwyżej oceniona zostanie oferta wykonawcy, który wykazał spełnienie warunku udziału, o którym mowa w
Rozdziale X pkt 1, poprzez poleganie na potencjale innego podmiotu dodatkowo oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu tego podmiotu złożonym przez wykonawcę wraz z ofertą - wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 8 do SWZ
Wykaz podmiotowych środków dowodowych oraz innych oświadczeń i dokumentów wymaganych w postępowaniu zawarty został w Rozdziale XI SWZ.

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: Podmiotowe środki dowodowe na potwierdzenie spełnienia warunków udziału w postępowaniu:
1) wraz z ofertą: aktualne na dzień składania ofert oświadczenie własne, stanowiące dowód potwierdzający, że na dzień składania
ofert wykonawca spełnia warunek udziału w zakresie wymaganym w Rozdziale X pkt 1 - Wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 3
do SWZ;
2) składane na wezwanie zamawiającego : wykaz usług wykonanych w okresie ostatnich 3 lat, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie (wzór wykazu usług stanowi Załącznik nr 10 do SWZ).
Wykaz podmiotowych środków dowodowych oraz innych oświadczeń i dokumentów wymaganych w postępowaniu zawarty został w Rozdziale XI SWZ.

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

Poza oświadczeniem (art 125 ust 1 ustawy Pzp) oraz podmiotowymi środkami dowodowymi, o których mowa w Rozdziale XI SWZ, w terminie składania ofert wykonawcy zobowiązani są złożyć:
1. formularz oferty – wzór formularza stanowi Załącznik nr 5 do SWZ;
2. pełnomocnictwo – w przypadku, gdy wykonawca ustanawia pełnomocnika (pełnomocników) do reprezentowania go w
postępowaniu albo do reprezentowania i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego oraz w przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienie;
3. w przypadku, wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia - oświadczenie wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, wymagane art. 117 ust. 4 ustawy Pzp, z którego wynikać będzie, które czynności składające na przedmiot zamówienia wykonają poszczególni wykonawcy

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

1. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia zobowiązani są do ustanowienia pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.
2. W celu wykazania braku podstaw do wykluczenia, wskazanych w Rozdziale IX pkt 1 i 2 oraz spełnienia warunku udziału, określonego Rozdział X pkt 1 w terminie składania ofert (wraz z ofertą), każdy z wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, zgodnie z Rozdziałem XI pkt 1.1, przedkłada aktualne na dzień składania ofert oświadczenie własne, którego wzór stanowi Załącznik nr 3 do SWZ.
3. W odniesieniu do określonych w Rozdziale X pkt 1 warunków dotyczącego doświadczenia wykonawcy wspólnie ubiegające się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z wykonawców, którzy wykonają usługi, do których opisane w Rozdziale X pkt 1 zdolności są wymagane.
4. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia w celu wykazania warunku udziału określonego w Rozdziale X pkt 1 mogą również polegać na potencjale innego podmiotu (innych podmiotów). W takim przypadku, w terminie składania ofert (wraz z ofertą), wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, składają również oświadczenie podmiotu oddającego potencjał oraz jego zobowiązanie lub inny podmiotowych środek dowodowy, o których mowa w Rozdziale XI pkt 1.2.
5. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, w terminie składania ofert, składają również:
5.1. w przypadku, o którym mowa w pkt 3, oświadczenie wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia,
wymagane art. 117 ust. 4 ustawy Pzp, z którego wynikać będzie, które czynności składające się na przedmiot zamówienia udzielanego, wykonają poszczególni wykonawcy. Wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 9 do SWZ;
5.2. formularz oferty, o którym mowa w Rozdziale XI pkt 2.1;
5.3. pełnomocnictwo, wymienione w Rozdziale XI pkt 2.2;
6. W przypadku, gdy najwyżej ocenioną będzie oferta wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, przed wyborem tej oferty zamawiający, w terminie wskazanym w pkt Rozdziale XI pkt 3, wezwie wykonawców:
6.1. do złożenia przez każdego z wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia oświadczeń, wymienionych w Rozdziale XI pkt 3.1 – 3.2;
6.2. do złożenia wykazu usług wraz dowodami potwierdzającym ich należyte wykonanie, o których mowa w Rozdziale XI pkt 3.3;
6.3. w sytuacji, o której mowa w Rozdziale X pkt 2 – do złożenia dodatkowo informacji właściwych dla podmiotu oddającego
potencjał, o których mowa w Rozdziale XI pkt 4.1.
7. Postanowienia Rozdziału XI pkt 4 – 7 mają zastosowanie.
8. Do wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia zastosowanie mają odpowiednio przepisy ustawy Pzp oraz postanowienia SWZ dotyczące wykonawców.
9. Wspólnicy spółki cywilnej są traktowani jako wykonawcy składający ofertę wspólną.

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Tak

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

Przesłanki zmiany umowy zostały określone w § 8 projektowanych postanowień umowy stanowiących Załącznik nr 2 do SWZ.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2025-07-29 12:00

8.2.) Miejsce składania ofert: Wykonawca składa ofertę za pośrednictwem Platformy e-Zamowienia

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2025-07-29 13:00

8.4.) Termin związania ofertą: 30 dni

SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE

1. Zamawiający stosownie do art. 95 ust. 1 ustawy Pzp wymaga zatrudnienia przez wykonawcę lub podwykonawcę na
podstawie stosunku pracy w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, osób wykonujących czynności polegające na: przyjmowaniu i obsłudze zgłoszeń zamawiającego, wyszukiwaniu i rezerwacji miejsc noclegowych, obsłudze serwisu telefonicznego i numeru alarmowego z uwzględnieniem
minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalonego na podstawie ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym
wynagrodzeniu za pracę, przez cały okres realizacji zamówienia.
2. Do wykonawców mających siedzibę lub miejsce zamieszkania poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej -stosuje się
przepisy zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od Wykonawcy, oraz Rozporządzeniem Ministra Rozwoju i Technologii z dnia 3 sierpnia 2023 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od Wykonawcy.
3. Zamawiający informuje, iż strona internetowa Instytutu Badawczego IDEAS (IB IDEAS) jest w trakcie budowy. Komunikat
o publikacji postępowań o udzielenie zamówienia publicznego wszczętych na podstawie przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych i prowadzonych na Platformie e-Zamówienia znajduje się na stronie głównej
IB IDEAS. Z uwagi na prace techniczne mogą występować czasowe przerwy w dostępności lub problemy z czytelnością
prezentowanych komunikatów.