Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
WDROŻENIE SEOD/EZD W CHMURZE ORAZ ŚWIADCZENIE USŁUGI UTRZYMANIA CHMURY OBLICZENIOWEJ

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Gmina Miejska Przemyśl

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 650900341

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Rynek 1

1.5.2.) Miejscowość: Przemyśl

1.5.3.) Kod pocztowy: 37-700

1.5.4.) Województwo: podkarpackie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL822 - Przemyski

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: przetarg@um.przemysl.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.przemysl.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

WDROŻENIE SEOD/EZD W CHMURZE ORAZ ŚWIADCZENIE USŁUGI UTRZYMANIA CHMURY OBLICZENIOWEJ

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-3c3efb8f-b0c2-4898-85b8-5d3e2e4f1cd5

2.5.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00311710

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2025-07-07

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2025/BZP 00037520/07/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.20 WDROŻENIE SEOD/EZD W CHMURZE ORAZ ŚWIADCZENIE USŁUGI UTRZYMANIA CHMURY OBLICZENIOWEJ

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://platformazakupowa.pl/transakcja/1132464

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: 1. W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się drogą elektroniczną przy użyciu platformy zakupowej, która dostępna jest pod adresem internetowym: https://platformazakupowa.pl/pn/przemysl.
2. Zapytania, wnioski i inne informacje (z wyłączeniem oferty i dokumentów składanych wraz z nią) Wykonawcy przekazują za pośrednictwem funkcji „Wyślij wiadomość” dostępnej na stronie dedykowanej niniejszemu postępowaniu. Zamawiający uprasza o przekazywanie pytań również w formie edytowalnej, gdyż skróci to czas udzielania wyjaśnień. Korespondencja przesłana do Zamawiającego nie może być szyfrowana.
3. We wszelkiej korespondencji związanej z niniejszym postępowaniem Zamawiający i Wykonawcy posługują się sygnaturą akt pod którą prowadzone postępowanie – sygnatura akt znajduje się na stronie tytułowej SWZ oraz w pkt 4.1.2) ogłoszenia o zamówieniu.
Z uwagi na ograniczoną liczbę znaków pozostałe zapisy w Rozdziale XIX SWZ.

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: Zamawiający, zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie, określa niezbędne wymagania sprzętowo – aplikacyjne umożliwiające pracę na www.platformazakupowa.pl, tj.:
1) stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s;
2) komputer klasy PC lub MAC o następującej konfiguracji:
a) pamięć min. 2 GB Ram,
b) procesor Intel IV 2 GHZ lub jego nowsza wersja,
c) jeden z systemów operacyjnych – MS Windows 7, Mac Os x 10 4, Linux lub ich nowsze wersje,
d) zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa za wyjątkiem Internet Explorer,
e) włączona obsługa JavaScript,
f) zainstalowany program Adobe Acrobat Reader lub inny obsługujący format plików .pdf;
3) szyfrowanie na www.platformazakupowa.pl odbywa się za pomocą protokołu TLS 1.3.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: ZP.271.20.2025

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest:
1) Wdrożenie SEOD/EZD w chmurze obliczeniowej Data Center dla Urzędu Miejskiego w Przemyślu;
2) Świadczenie usługi utrzymania chmury obliczeniowej / Data Center.
2. Zamówienie zostało podzielone na dwa etapy:
1) Etap I – Wdrożenie elektronicznego systemu obiegu dokumentów w chmurze obliczeniowej Data Center;
2) Etap II – Usługa dostępu do chmury obliczeniowej Data Center oraz usługa utrzymania SEOD.

4.2.6.) Główny kod CPV: 72263000-6 - Usługi wdrażania oprogramowania

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

72250000-2 - Usługi w zakresie konserwacji i wsparcia systemów

80500000-9 - Usługi szkoleniowe

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 445 dni

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: 1. Ocenie zostaną poddane oferty nie podlegające odrzuceniu.
2. Zamawiający dokona oceny ofert w zakresie kryterium najniższej ceny.
3. Zamawiający utworzy „listę rankingową”, na którą wpisane zostaną wszystkie oferty niepodlegające odrzuceniu.
4. Na pierwszym miejscu „listy rankingowej” znajdzie się oferta z najniższą ceną, zaś kolejne miejsca będą zajmowały oferty z wyższymi cenami – rosnąco – na ostatnim miejscu „listy rankingowej znajdzie się oferta z najwyższą ceną.
5. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta z najniższą ceną.

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Wyłącznie kryterium ceny

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 100

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

O udzielenie zamówienia objętego niniejszym postępowaniem mogą się ubiegać Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu oraz spełniają warunki udziału w postępowaniu dotyczące
1) zdolności technicznej w zakresie doświadczenia:
Wykonawca spełni warunek, jeżeli wykaże, że nie wcześniej niż w okresie ostatnich 3 lat przed dniem upływu terminu składania ofert w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy, w tym okresie wykonał (w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych, nadal realizuje) co najmniej:
a) dwa projekty informatyczne, których przedmiotem było wdrożenie Systemu SEOD/EZD, spełniające poniższe wymagania:
- szkolenie użytkowników;
- System zapewniał pracę minimum 200 użytkowników;
- System zapewniał kompleksową obsługę kancelaryjną (z zachowaniem Instrukcji Kancelaryjnej oraz Instrukcji Archiwalnej);
- System zapewniał integrację z platformą e-PUAP;
- co najmniej jedno z wdrożeń Systemu SEOD/EZD zostało zintegrowane z systemem klasy ERP
(Planowanie zasobów przedsiębiorstwa (ERP) to system oprogramowania ułatwiający prowadzenie całej działalności, wspierający automatyzację i procesy w obszarach finansów, zarządzania kadrami, produkcji, łańcucha dostaw, usług, zaopatrzenia itd.,),
b) trzy projekty świadczenia usług chmury obliczeniowej - Data Center, świadczone nieprzerwanie przez co najmniej 6 miesięcy;
2) zdolności zawodowej:
Zamawiający uzna, że Wykonawca znajduje się w sytuacji zapewniającej należyte wykonanie zamówienia, jeżeli wykaże, że podczas realizacji przedmiotu zamówienia będzie dysponował minimum:
1 osobą (Konsultantem wdrożeniowym) posiadającą znajomość Instrukcji Kancelaryjnej oraz Instrukcji Archiwalnej - rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 z późn. zm.) - oraz posiadającą doświadczenie w realizacji wdrożenia systemu elektronicznego obiegu dokumentów (SEOD/EZD) oraz integracji w oparciu o szynę danych ESB (Enterprise Service Bus - Szyna integracyjna) pomiędzy minimum dwoma systemami informatycznymi.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: 1) Wykaz usług, z którego będzie wynikało, że Wykonawca zrealizował w okresie ostatnich 3 lat przed dniem upływu terminu składania ofert wymagane/ą usługi/ę - wraz z podaniem ich przedmiotu, daty wykonania i podmiotów, na rzecz których usługa została wykonana oraz załączeniem dowodów określających czy ta usługa została wykonana należycie;
Dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy - wzór wykazu stanowi Załącznik Nr 9 do SWZ;
2) Wykaz osób, skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia wraz z informacjami odpowiednio na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczenia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informację o podstawie ich dysponowania – wzór wykazu stanowi Załącznik Nr 6 do SWZ.

5.8.) Wykaz przedmiotowych środków dowodowych:

1. Na podst. art. 65 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp Zamawiający odstępuje od wymagania użycia środków komunikacji elektronicznej przy złożeniu przedmiotowego środka dowodowego.
2. Zamawiający wymaga złożenia wraz z ofertą próbki systemu SEOD/EZD według wytycznych przedstawionych w Załączniku Nr 10 – Regulamin prezentacji próbki systemu SEOD/EZD. Złożona próbka ma potwierdzić, że oferowany system SEOD/EZD odpowiada wymaganiom określonym przez Zamawiającego w SOPZ.

5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Nie

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

Do oferty należy dołączyć:
1) próbkę systemu SEOD/EZD według wytycznych przedstawionych w Załączniku Nr 10 – Regulamin prezentacji próbki systemu SEOD/EZD;
2) pełnomocnictwo upoważniające do złożenia oferty, o ile ofertę składa pełnomocnik;
3) pełnomocnictwo dla pełnomocnika do reprezentowania w postępowaniu Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia – dotyczy ofert składanych przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia;
4) Oświadczenie Wykonawcy o niepodleganiu wykluczeniu z postępowania i spełnieniu warunków udziału w postępowaniu – wzór oświadczenia stanowi Załącznik Nr 3 do SWZ. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, ww. oświadczenie składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego.
5) w przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, Wykonawcy składają oświadczenie z art. 117 ust. 4 ustawy Pzp, którego wzór stanowi Załącznik nr 7 do SWZ;
6) w przypadku polegania na zasobach podmiotu trzeciego, Wykonawca składa także oświadczenie z art. 125 ust. 5 ustawy Pzp podmiotu udostępniającego zasoby potwierdzające brak podstaw wykluczenia, którego wzór stanowi Załącznik nr 8 do SWZ.

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Tak

6.4.1) Informacje dotyczące wadium:

1. W niniejszym postępowaniu zamawiający wymaga wniesienia wadium w wysokości 5 000,00 złotych.
2. Wadium należy wnieść przed upływem terminu składania ofert i utrzymać nieprzerwanie do dnia upływu terminu związania ofertą, z wyjątkiem przypadków, o których mowa w art. 98 ust. 1 pkt 2 i 3 oraz ust. 2 ustawy Pzp.
3. Przedłużenie terminu związania ofertą będzie dopuszczalne tylko z jednoczesnym przedłużeniem okresu ważności wadium albo jeżeli nie będzie to możliwe, z wniesieniem nowego wadium na przedłużony okres związania ofertą.
4. Wadium może być wniesione według wyboru Wykonawcy w jednej lub kilku następujących formach:
1) pieniądzu;
2) gwarancjach bankowych;
3) gwarancjach ubezpieczeniowych;
4) poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (tekst jednolity: Dz.U. z 2025 r. poz. 98).
5. Wadium wniesione w formach, o których mowa w ust. 4 pkt 2-4 niniejszego Rozdziału musi nieodwołalnie i bezwarunkowo zobowiązywać poręczyciela lub gwaranta do zapłaty kwoty pieniężnej na pierwsze wezwanie Zamawiającego, w wysokości odpowiadającej kwocie wadium.
6. Wadium wnoszone w pieniądzu należy wpłacić przelewem na następujący rachunek bankowy, którego posiadaczem jest Zamawiający:
Nr rachunku: 86 1560 0013 2787 7120 6000 0154
z dopiskiem w tytule płatności: “Wadium w postępowaniu o sygnaturze: ZP.271.20.2025”

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

1. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie niniejszego zamówienia wypełniając formularz oferty, w miejscu przeznaczonym na podanie nazwy i adresu Wykonawcy, podają nazwy i adresy wszystkich wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.
2. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia składają ofertę za pośrednictwem www.platformazakupowa.pl.
3. Oferta musi być sporządzona w postaci elektronicznej, w jednym z formatów danych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (tekst jednolity: Dz.U. z 2024 r., poz. 1557 z późn. zm.), to znaczy, że musi być sporządzona w jednym z formatów wymienionych w Załączniku Nr 2 (część dotycząca danych zawierających dokumenty tekstowe) do Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 21 maja 2024 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (tekst jednolity: Dz.U. z 2024 r. poz. 773). Oferta musi być opatrzona podpisem kwalifikowanym, podpisem osobistym lub podpisem zaufanym.
Z uwagi na ograniczoną liczbę znaków pozostałe zapisy w Rozdziale XVI SWZ.

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

1. Zamawiający dopuszcza zmianę postanowień umowy w zakresie terminu wykonania przedmiotu umowy z przyczyn niezależnych od Wykonawcy lub Zamawiającego, w szczególności z powodu działania osób trzecich oraz działania siły wyższej, czyli niezwykłych i nieprzewidzianych okoliczności niezależnych od strony, która się na nią powołuje, i których konsekwencji pomimo zachowania należytej staranności nie można było przewidzieć przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Pod pojęciem siły wyższej na potrzeby niniejszego warunku, należy rozumieć zdarzenie zewnętrzne o charakterze niezależnym od stron, którego nie można uniknąć, ani któremu nie mogły zapobiec Strony przy zachowaniu należytej staranności, oraz którego nie można przypisać drugiej stronie.
2. Za siłę wyższą warunkującą zmianę umowy uważać się będzie w szczególności pożar, powódź, silne wiatry, obfite opady atmosferyczne, ekstremalny upał lub mróz, wojny, stany nadzwyczajne, klęski żywiołowe, epidemie, ograniczenia związane z kwarantanną, embargo, rewolucje, zamieszki i strajki trwające powyżej 7 dni roboczych lub inne zdarzenie związane z działaniem sił natury, jeżeli uniemożliwiają lub znacznie utrudniają prowadzenie prac – o okres działania siły wyższej oraz usuwania skutków jej działania, a także o czas niezbędny do przeprowadzenia postępowania na wyłonienie Wykonawcy.
3. Po ustaniu przyczyn, o których mowa w ust. 2, opóźniających lub uniemożliwiających wykonywanie czynności/zadań Wykonawcy lub Zamawiającemu przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia Strony są zobowiązane niezwłocznie poinformować się o tym fakcie.
4. Wraz z zawiadomieniem Wykonawca jest zobowiązany przedstawić dowody potwierdzające zaistnienie zdarzeń uzasadniających wydłużenie terminu wykonania zamówienia oraz potwierdzające długość okresu, przez który przedmiot zamówienia nie mógł być wykonywany.
5. Dowodami mogą być w szczególności:
1) dokumentacja fotograficzna;
2) pisma/komunikaty właściwych organów;
3) decyzje administracyjne wydane przez właściwe organy;
4) oświadczenia Stron.
6. Wraz z zawiadomieniem o ustaniu przyczyn uniemożliwiających wykonywanie przedmiotu zamówienia Strony mogą złożyć wniosek o wydłużenie bądź skrócenie terminu realizacji przedmiotu zamówienia, który powinien zostać rozpatrzony w ciągu 7 dni kalendarzowych.
7. Wnioskowany okres wydłużenia realizacji przedmiotu zamówienia nie może być dłuższy niż okresy, o których mowa w ust. 2.
8. Zmiany umowy, o których mowa w niniejszym paragrafie mogą zostać wprowadzone wyłącznie w formie pisemnego aneksu do niniejszej umowy pod rygorem nieważności.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2025-07-18 10:00

8.2.) Miejsce składania ofert: Wykonawca składa ofertę za pośrednictwem strony internetowej prowadzonego postępowania. Sposób złożenia oferty opisany został w Instrukcji dotyczącej sposobu i formy złożenia oferty dostępnej na stronie internetowej: www.platformazakupowa.pl.

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2025-07-18 10:05

8.4.) Termin związania ofertą: do 2025-08-16