Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Archiwizacja w Ministerstwie Zdrowia

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Ministerstwo Zdrowia

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 000287987

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Miodowa 15

1.5.2.) Miejscowość: Warszawa

1.5.3.) Kod pocztowy: 00-952

1.5.4.) Województwo: mazowieckie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: zamowieniapubliczne@mz.gov.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://zamowienia-mz.ezamawiajacy.pl/

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - organ władzy publicznej - organ administracji rządowej (centralnej lub terenowej)

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Zdrowie

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Tak

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Archiwizacja w Ministerstwie Zdrowia

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-98107048-5981-11ec-8c2d-66c2f1230e9c

2.5.) Numer ogłoszenia: 2021/BZP 00310528

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2021-12-10

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2021/BZP 00007434/08/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.21 Usługi archiwizacji

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.13.) O zamówienie mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, którzy spełniają warunki określone w art. 361 ustawy – usługi społeczne: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Tak

2.15.) Nazwa projektu lub programu

Cześć II Zamówienie jest dofinansowana z Funduszu Spójności w ramach Programu Infrastruktura i Środowisko oraz Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Wiedza Edukacja Rozwój.

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://zamowienia-mz.ezamawiajacy.pl/

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://zamowienia-mz.ezamawiajacy.pl/

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: 1. W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcą, w szczególności składanie ofert oraz oświadczeń, zawiadomień oraz przekazywanie informacji odbywa się elektronicznie.
2. Postępowanie prowadzone jest na Platformie pod adresem https://zamowienia-mz.ezamawiajacy.pl (dalej jako „Platforma”) i pod nazwą postępowania wskazaną w tytule SWZ.
3. Przeglądanie i pobieranie treści dokumentacji postępowania nie wymaga posiadania konta na Platformie ani logowania do Platformy.
4. Zgłoszenie do postępowania wymaga zalogowania Wykonawcy do Systemu na subdomenie Ministerstwa Zdrowia pod adresem pod adresem: https://zamowienia-mz.ezamawiajacy.pl lub https://oneplace.marketplanet.pl.
5. Wykonawca po wybraniu opcji „przystąp do postępowania” zostanie przekierowany do strony https://oneplace.marketplanet.pl, gdzie zostanie powiadomiony o możliwości zalogowania lub do założenia bezpłatnego konta. Wykonawca zakłada konto wykonując kroki procesu rejestracyjnego;
podaje adres e-mail, ustanawia hasło, następnie powtarza hasło, wpisuje kod z obrazka, akceptuje regulamin, klika polecenie „zarejestruj się”.
6. Rejestracja Wykonawcy trwa maksymalnie do 2 dni roboczych. W związku z tym Zamawiający zaleca Wykonawcom uwzględnienie czasu niezbędnego na rejestrację w procesie złożenia Oferty w formie lub postaci elektronicznej.
Szczegółowe wymagania techniczne i organizacyjne określono w SWZ Rozdział 10.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu
Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w
związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz
uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z
04.05.2016 oraz Dz. Urz. UE L 127 z 23.05.2018, str. 2), dalej „RODO”, informuję, że:
1) Wykonawcy będącego osobą fizyczną,
2) Wykonawcy będącego osobą fizyczną, prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą,
3) pełnomocnika Wykonawcy będącego osobą fizyczną (np. dane osobowe zamieszczone w
pełnomocnictwie),
4) członka organu zarządzającego Wykonawcy, będącego osobą fizyczną (np. dane osobowe
zamieszczone w informacji z KRK),
5) osoby fizycznej skierowanej do przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie
zamówienia publicznego lub do kontaktów sprawie realizacji zamówienia;
informuję, że:
a) administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Minister Zdrowia, Ministerstwo Zdrowia, ul.
Miodowa 15, 00-952 Warszawa;
b) z Inspektorem Ochrony Danych w Ministerstwie Zdrowia może Pani/Pan skontaktować się za
pośrednictwem poczty elektronicznej przez adres e-mail: iod@mz.gov.pl;
c) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu związanym z przeprowadzeniem niniejszego
postępowania, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
d) odbiorcą Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie
dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 Ustawy PZP;
e) Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane zgodnie z art. 78 ust. 1 Ustawy PZP, przez okres 4
lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym zakończono postępowanie o udzielenie
zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata licząc od końca roku kalendarzowego, w
którym zakończono postępowanie o udzielenie zamówienia, okres przechowywania obejmuje cały czas
trwania umowy;
f) posiada Pani/Pan prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia,
ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu, prawo do
cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania (jeżeli
przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody), którego dokonano na podstawie zgody przed jej
cofnięciem;
g) ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna
Pani/Pan, iż przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
h) Pani/Pana dane będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym również w formie
profilowania.
i) nie przysługuje Pani/Panu:
􀀀 w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych,
􀀀 prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO,
􀀀 na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż
podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: ADR.250.397.2021

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Tak

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Tak

4.1.9.) Liczba części: 2

4.1.10.) Ofertę można składać na kilka części

4.1.11.) Zamawiający ogranicza liczbę części zamówienia, którą można udzielić jednemu wykonawcy: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

Część 1

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

1) Część I – archiwizacja dokumentacji Departamentu Nadzoru i Kontroli
usługa archiwizacji dokumentów, polegająca na kompleksowym przygotowaniu i przekazaniu do Archiwum Zakładowego Ministerstwa Zdrowia (dalej: „Ministerstwo”) materiałów archiwalnych (kat. A) i dokumentacji niearchiwalnej (kat. B) oraz wydzieleniu dokumentów do brakowania dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania minął.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi załącznik nr 1 do SWZ;

4.2.6.) Główny kod CPV: 79995100-6 - Usługi archiwizacyjne

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 6 miesiące

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert:

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Wyłącznie kryterium ceny

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 100

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

Część 2

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

2) Część II – archiwizacja dokumentacji Departamentu Oceny Inwestycji
usługa porządkowania, archiwizacji oraz wydzielenia w procesie archiwizacji dokumentacji do brakowania, całości dokumentacji przekazanej przez Zamawiającego. Archiwizacja polegać będzie na kompleksowym przygotowaniu, uporządkowaniu i zewidencjonowaniu dokumentów w celu przekazania ich do archiwum zakładowego.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi załącznik nr 1b do SWZ;

4.2.6.) Główny kod CPV: 79995100-6 - Usługi archiwizacyjne

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 18 miesiące

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert:

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium: inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Rozszerzenie składu osób

4.3.6.) Waga: 40

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 4

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

1. Zamawiający ustala następujące warunki udziału w postępowaniu:
1) zdolności do występowania w obrocie gospodarczym- Zamawiający nie stawia w tym zakresie żadnych wymagań, których spełnianie Wykonawca zobowiązany jest wykazać w sposób szczególny,
2) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów- Zamawiający nie stawia w tym zakresie żadnych wymagań, których spełnianie Wykonawca zobowiązany jest wykazać w sposób szczególny,
3) sytuacji ekonomicznej lub finansowej- Zamawiający nie stawia w tym zakresie żadnych wymagań, których spełnianie Wykonawca zobowiązany jest wykazać w sposób szczególny,
4) zdolności technicznej lub zawodowej- Zamawiający uzna warunek za spełniony:
Część I
A. jeżeli Wykonawca wykaże, że dysponuje co najmniej 4 osobami odpowiedzialnymi za realizację zamówienia, z których każda spełnia poniże wymagania:
a) ukończyła studia wyższe o kierunku archiwistyka (pierwszego lub drugiego stopnia) lub/i studia podyplomowe o specjalności archiwistyka lub/i posiada wykształcenie średnie techniczne – technik archiwista lub/ i wykształcenie średnie z ukończonym co najmniej kursem kancelaryjno – archiwalnym;
B. jeżeli Wykonawca wykaże, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonuje należycie, co najmniej: dwie usługi archiwizacji o wartości co najmniej 100 000,00 zł brutto.
Część II
A. Jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonuje należycie, co najmniej: 2 usługi z których każda spełnia łącznie następujące warunki:
a) polegała archiwizacji dokumentacji w instytucjach stanowiących Państwowy Zasób Archiwalny zgodnie z ustawą z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz aktami wykonawczymi wydanymi na podstawie tej ustawy,
b) archiwizowała dokumentację projektów unijnych,
c) miała wartość nie mniejszą niż 100 000 zł brutto.
B. jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonuje należycie, co najmniej: co najmniej 3 usługi polegające na transporcie składników majątku o wartości co najmniej 10 000,00 zł brutto.
C. jeżeli Wykonawca wykaże, że dysponuje co najmniej 5 osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, w tym:
a) co najmniej dwie osoby posiadające ukończone studia wyższe magisterskie o specjalności archiwistyka lub zawodowe studia wyższe o specjalności archiwistyka lub podyplomowe studia wyższe o specjalności archiwistyka lub szkołę średnią/policealną ze specjalnością archiwistyka lub ukończony kurs kancelaryjno-archiwalny II stopnia i posiadają co najmniej roczne doświadczenie w pracy archiwisty;
b) co najmniej trzy osoby posiadające co najmniej ukończony kurs kancelaryjno-archiwalny I stopnia i co najmniej półroczne doświadczenie w pracy archiwisty.
2. Zamawiający nie dopuszcza łączenia przez daną osobę wyżej wymienionych funkcji określonych w części I, II - do każdej funkcji należy wskazać odrębną osobę.
3. Wykonawca może w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu w stosownych sytuacjach oraz w odniesieniu do zamówienia, lub jego części, polegać na zdolnościach technicznych lub zawodowych lub sytuacji finansowej lub ekonomicznej podmiotów udostępniających zasoby, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków prawnych.
1) w odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia Wykonawcy mogą polegać na zdolnościach podmiotów udostępniających zasoby, jeśli podmioty te wykonają roboty budowlane lub usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane.
2) Wykonawca, który polega na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby, składa, wraz z ofertą, zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji zamówienia lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że Wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów. Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby musi potwierdzać, że stosunek łączący Wykonawcę z podmiotami udostępniającymi zasoby gwarantuje rzeczywisty dostęp do tych zasobów oraz musi określać w szczególności:
a) zakres dostępnych Wykonawcy zasobów podmiotu udostępniającego zasoby;
b) sposób i okres udostępnienia Wykonawcy i wykorzystania przez niego zasobów podmiotu udostępniającego te zasoby przy wykonywaniu zamówienia;
c) czy i w jakim zakresie podmiot udostępniający zasoby, na zdolnościach którego Wykonawca polega w odniesieniu do warunków udziału w postępowaniu dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia, zrealizuje usługi lub roboty budowlane, których wskazane zdolności dotyczą.
3) Podmiot, który zobowiązał się do udostępnienia zasobów, odpowiada solidarnie z Wykonawcą, który polega na jego sytuacji finansowej lub ekonomicznej, za szkodę poniesioną przez Zamawiającego powstałą wskutek nieudostępnienia tych zasobów, chyba że za nieudostępnienie zasobów podmiot ten nie ponosi winy.
4) Jeżeli zdolności techniczne lub zawodowe, sytuacja ekonomiczna lub finansowa podmiotu udostępniającego zasoby nie potwierdzają spełniania przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu lub zachodzą wobec tego podmiotu podstawy wykluczenia, Zamawiający może żądać, aby Wykonawca w terminie określonym przez Zamawiającego zastąpił ten podmiot innym podmiotem lub podmiotami albo wykazał, że samodzielnie spełnia warunki udziału w postępowaniu.
5) Wykonawca nie może, po upływie terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo ofert, powoływać się na zdolności lub sytuację podmiotów udostępniających zasoby, jeżeli na etapie składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo ofert nie polegał on w danym zakresie na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Nie

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Tak

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

Szczegółowy rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunków ich wprowadzenia dla: części I
opisano w § 5 PPU, części II opisano w § 9 PPU.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Tak

7.6.) Zamawiający przewiduje następujące wymagania związane z realizacją zamówienia:

w zakresie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, w okolicznościach, o których mowa w art. 95 ustawy

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2021-12-21 10:00

8.2.) Miejsce składania ofert: https://zamowienia-mz.ezamawiajacy.pl

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2021-12-21 10:15

8.4.) Termin związania ofertą: do 2022-01-19