Ogłoszenie o wyniku postępowania
Usługi
Kompleksowa usługa konferencyjna wraz z zapewnieniem noclegu i wyżywienia podczas szkoleń i seminarium w roku 2025

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Poznaniu

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 631284322

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Nowowiejskiego

1.5.2.) Miejscowość: Poznań

1.5.3.) Kod pocztowy: 61-731

1.5.4.) Województwo: wielkopolskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL415 - Miasto Poznań

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: rops@rops.poznan.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://rops.poznan.pl/

1.6.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania:

www.e-propublico.pl

1.7.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

1.8.) Przedmiot działalności zamawiającego: Inna działalność

Polityka społeczna

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Tak

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Kompleksowa usługa konferencyjna wraz z zapewnieniem noclegu i wyżywienia podczas szkoleń i seminarium w roku 2025

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-eeeab00d-e1cf-404a-8480-abdd356dae5e

2.5.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00303542

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2025-07-02

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2025/BZP 00040106/13/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.2 Kompleksowa usługa konferencyjna wraz z zapewnieniem noclegu i wyżywienia

2.11.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Tak

2.12.) Nazwa projektu lub programu:

Program Fundusze Europejskie dla Rozwoju Społecznego 2021-2027, projekt „Koordynacja polityki społecznej w Wielkopolsce”

2.13.) Zamówienie/umowa ramowa było poprzedzone ogłoszeniem o zamówieniu/ogłoszeniem o zamiarze zawarcia umowy: Tak

2.14.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00242942

SEKCJA III – TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA LUB ZAWARCIA UMOWY RAMOWEJ

3.1.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Numer referencyjny: ROPS.XII.261.25.2025

4.2.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Tak

4.3.1) Wartość zamówienia stanowiącego przedmiot tego postępowania (bez VAT): 72459,92 PLN

4.4.) Rodzaj zamówienia: Usługi

Część 1

4.5.1.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiot zamówienia obejmuje kompleksową usługę konferencyjną z zapewnieniem noclegu i wyżywienia celem przeprowadzenia seminarium szkoleniowego organizowanego w subregionie kaliskim.

4.5.3.) Główny kod CPV: 55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

4.5.5.) Wartość części: 15580,00 PLN

Część 2

4.5.1.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiot zamówienia obejmuje kompleksową usługę konferencyjną z zapewnieniem noclegu i wyżywienia celem przeprowadzenia dwóch szkoleń w formie dwudniowych zjazdów pn.: Zarządzanie i kierowanie konfliktami oraz dwóch szkoleń w formie dwudniowych zjazdów pn. Zarządzanie i kierowanie poprzez cele.

4.5.3.) Główny kod CPV: 55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

4.5.5.) Wartość części: 29626,28 PLN

Część 3

4.5.1.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiot zamówienia obejmuje kompleksową usługę konferencyjną z zapewnieniem noclegu i wyżywienia celem przeprowadzenia 16 - godzinnego szkolenia.

4.5.3.) Główny kod CPV: 55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

4.5.5.) Wartość części: 16400,00 PLN

Część 4

4.5.1.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiot zamówienia obejmuje kompleksową usługę konferencyjną z zapewnieniem noclegu i wyżywienia celem przeprowadzenia szkolenie pn.: "Możliwości wykorzystania AI w pracy jednostki organizacyjnej samorządu".

4.5.3.) Główny kod CPV: 55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

4.5.5.) Wartość części: 10853,64 PLN

SEKCJA V ZAKOŃCZENIE POSTĘPOWANIA

Część 1

SEKCJA V ZAKOŃCZENIE POSTĘPOWANIA (dla części 1)

5.1.) Postępowanie zakończyło się zawarciem umowy albo unieważnieniem postępowania: Postępowanie/cześć postępowania zakończyła się zawarciem umowy

SEKCJA VI OFERTY (dla części 1)

6.1.) Liczba otrzymanych ofert lub wniosków: 2

6.1.1.) Liczba otrzymanych ofert wariantowych: 0

6.1.2.) Liczba ofert dodatkowych: 0

6.1.3.) Liczba otrzymanych od MŚP: 2

6.1.4.) Liczba ofert wykonawców z siedzibą w państwach EOG innych niż państwo zamawiającego: 0

6.1.5.) Liczba ofert wykonawców z siedzibą w państwie spoza EOG: 0

6.1.6.) Liczba ofert odrzuconych, w tym liczba ofert zawierających rażąco niską cenę lub koszt: 0

6.1.7.) Liczba ofert zawierających rażąco niską cenę lub koszt: 0

6.2.) Cena lub koszt oferty z najniższą ceną lub kosztem: 15193,92 PLN

6.3.) Cena lub koszt oferty z najwyższą ceną lub kosztem: 17031,98 PLN

6.4.) Cena lub koszt oferty wykonawcy, któremu udzielono zamówienia: 15193,92 PLN

6.5.) Do wyboru najkorzystniejszej oferty zastosowano aukcję elektroniczną: Nie

6.6.) Oferta wybranego wykonawcy jest ofertą wariantową: Nie

SEKCJA VII WYKONAWCA, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA (dla części 1)

7.1.) Czy zamówienie zostało udzielone wykonawcom wspólnie ubiegającym się o udzielenie zamówienia: Nie

Wykonawca

7.2.) Wielkość przedsiębiorstwa wykonawcy: Mały przedsiębiorca

7.3.) Dane (firmy) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia:

7.3.1) Nazwa (firma) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia: Firma Handlowo-Usługowa Krzysztof Pachura

7.3.2) Krajowy Numer Identyfikacyjny: 6170125850

7.3.3) Ulica: Dworcowa 44A

7.3.4) Miejscowość: Mieszków

7.3.5) Kod pocztowy: 63-200

7.3.6.) Województwo: wielkopolskie

7.3.7.) Kraj: Polska

7.3.8.) Czy wykonawca przewiduje powierzenie wykonania części zamówienia podwykonawcom?: Nie

SEKCJA VIII UMOWA (dla części 1)

8.1.) Data zawarcia umowy: 2025-06-11

8.2.) Wartość umowy/umowy ramowej: 15193,92 PLN

8.3.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej:

Od 2025-07-24 do 2025-07-25

8.4.) Zamawiający przewiduje następujące wymagania związane z realizacją zamówienia:

w zakresie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, w okolicznościach, o których mowa w art. 95 ustawy

Część 2

SEKCJA V ZAKOŃCZENIE POSTĘPOWANIA (dla części 2)

5.1.) Postępowanie zakończyło się zawarciem umowy albo unieważnieniem postępowania: Postępowanie/cześć postępowania zakończyła się zawarciem umowy

SEKCJA VI OFERTY (dla części 2)

6.1.) Liczba otrzymanych ofert lub wniosków: 1

6.1.1.) Liczba otrzymanych ofert wariantowych: 0

6.1.2.) Liczba ofert dodatkowych: 0

6.1.3.) Liczba otrzymanych od MŚP: 1

6.1.4.) Liczba ofert wykonawców z siedzibą w państwach EOG innych niż państwo zamawiającego: 0

6.1.5.) Liczba ofert wykonawców z siedzibą w państwie spoza EOG: 0

6.1.6.) Liczba ofert odrzuconych, w tym liczba ofert zawierających rażąco niską cenę lub koszt: 0

6.1.7.) Liczba ofert zawierających rażąco niską cenę lub koszt: 0

6.2.) Cena lub koszt oferty z najniższą ceną lub kosztem: 32960,00 PLN

6.3.) Cena lub koszt oferty z najwyższą ceną lub kosztem: 32960,00 PLN

6.4.) Cena lub koszt oferty wykonawcy, któremu udzielono zamówienia: 32960,00 PLN

6.5.) Do wyboru najkorzystniejszej oferty zastosowano aukcję elektroniczną: Nie

6.6.) Oferta wybranego wykonawcy jest ofertą wariantową: Nie

SEKCJA VII WYKONAWCA, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA (dla części 2)

7.1.) Czy zamówienie zostało udzielone wykonawcom wspólnie ubiegającym się o udzielenie zamówienia: Nie

Wykonawca

7.2.) Wielkość przedsiębiorstwa wykonawcy: Mikro przedsiębiorca

7.3.) Dane (firmy) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia:

7.3.1) Nazwa (firma) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia: M Concept Monika Dewerenda-Biedroń

7.3.2) Krajowy Numer Identyfikacyjny: 5771946077

7.3.3) Ulica: Wejherowska 45

7.3.4) Miejscowość: Częstochowa

7.3.5) Kod pocztowy: 42-200

7.3.6.) Województwo: śląskie

7.3.7.) Kraj: Polska

7.3.8.) Czy wykonawca przewiduje powierzenie wykonania części zamówienia podwykonawcom?: Tak

7.3.9.) Informacja o częściach zamówienia, których wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom, oraz nazwy ewentualnych podwykonawców, jeżeli są już znani:

Usługa noclegowa, gastronomiczna, wynajem sal szkoleniowych - Hotel Lechicka***, Poznań, ul. Lechicka 10

SEKCJA VIII UMOWA (dla części 2)

8.1.) Data zawarcia umowy: 2025-06-13

8.2.) Wartość umowy/umowy ramowej: 32960,00 PLN

8.3.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej:

Od 2025-07-21 do 2025-11-25

8.4.) Zamawiający przewiduje następujące wymagania związane z realizacją zamówienia:

w zakresie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, w okolicznościach, o których mowa w art. 95 ustawy

Część 3

SEKCJA V ZAKOŃCZENIE POSTĘPOWANIA (dla części 3)

5.1.) Postępowanie zakończyło się zawarciem umowy albo unieważnieniem postępowania: Postępowanie/cześć postępowania zakończyła się unieważnieniem

5.2.) Podstawa prawna unieważnienia postępowania: art. 255 pkt 2 ustawy

5.2.1.) Przyczyna unieważnienia postępowania:

Uzasadnienie prawne:
Art. 255 pkt. 2 ustawy Pzp - Zamawiający unieważnia postępowanie o udzielenie zamówienia, jeżeli wszystkie złożone wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo oferty podlegały odrzuceniu.
Uzasadnienie faktyczne:
W postępowaniu w części 3 jedyna złożona oferta złożona przez Clip Hotel Sp. z o.o., ul. Rabowicka 65, 62-020 Jasin została odrzucona. Powody odrzucenia oferty:
Uzasadnienie prawne:
Oferta podlega odrzuceniu w części 3 na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5) ustawy Pzp.
Art. 226 ust. 1 pkt 5) ustawy Pzp: Zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli jej treść jest niezgodna z warunkami zamówienia.
Uzasadnienie faktyczne:
Zamawiający jako miejsce realizacji wskazał: Obiekt zlokalizowany w odległości od 15 do 50 kilometrów od siedziby Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Poznaniu (ul. Nowowiejskiego 11) w ruchu samochodowym mierzonym wg https://www.google.com/maps. Wskazany przez Wykonawcę w ofercie hotel tj. Hampton by Hilton Poznań Swarzędz, ul. Tabaki 1, 62-020 Swarzędz znajduje się w odległości poniżej 15 km od siedziby Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Poznaniu i tym samym nie spełnia warunków zamówienia.

SEKCJA VI OFERTY (dla części 3)

6.1.) Liczba otrzymanych ofert lub wniosków: 1

6.1.1.) Liczba otrzymanych ofert wariantowych: 0

6.1.2.) Liczba ofert dodatkowych: 0

6.1.3.) Liczba otrzymanych od MŚP: 0

6.1.4.) Liczba ofert wykonawców z siedzibą w państwach EOG innych niż państwo zamawiającego: 0

6.1.5.) Liczba ofert wykonawców z siedzibą w państwie spoza EOG: 0

6.1.6.) Liczba ofert odrzuconych, w tym liczba ofert zawierających rażąco niską cenę lub koszt: 1

6.1.7.) Liczba ofert zawierających rażąco niską cenę lub koszt: 0

Część 4

SEKCJA V ZAKOŃCZENIE POSTĘPOWANIA (dla części 4)

5.1.) Postępowanie zakończyło się zawarciem umowy albo unieważnieniem postępowania: Postępowanie/cześć postępowania zakończyła się unieważnieniem

5.2.) Podstawa prawna unieważnienia postępowania: art. 255 pkt 5 ustawy

5.2.1.) Przyczyna unieważnienia postępowania:

Uzasadnienie prawne:
Art. 255 pkt. 5 ustawy Pzp - Zamawiający unieważnia postępowanie o udzielenie zamówienia, jeżeli wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym, czego nie można było wcześniej przewidzieć.

Uzasadnienie faktyczne:
Zamawiający w dniu 02.06.2025 r. dokonał wyboru najkorzystniejszej oferty w postępowaniu i przesłał zawiadomienie o wyborze do Wykonawców, którzy złożyli oferty oraz udostępnił informację na stronie internetowej prowadzonego postępowania. Z uwagi na fakt, że wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym, czego nie można było wcześniej przewidzieć Zamawiający unieważnił czynność wyboru najkorzystniejszej oferty w części 4 i unieważnia postępowanie.
Zamawiający w miesiącach maj i czerwiec 2025 r. przeprowadził rozpoznanie rynku w zakresie znalezienia wykonawcy merytorycznego szkolenia pn.: „Możliwości wykorzystania AI w pracy jednostki organizacyjnej samorządu” oraz równocześnie przeprowadził postępowanie na kompleksową usługę konferencyjną celem przeprowadzenia wyżej wymienionego szkolenia.
Po spływie ofert firm, które wyraziły akces przeprowadzenia szkolenia, na skutek późniejszych rozmów z potencjalnymi wykonawcami stwierdzono, że charakter szkolenia i jego praktyczny wymiar wymaga zapewnienia sali szkoleniowej z uwzględnieniem zapewnienia stanowiska komputerowego (umożliwiającego samodzielną prace na laptopie) dla każdej z osób uczestniczących, czego nie uwzględniono w postępowaniu na kompleksową usługę konferencyjną, pierwotnie zakładając, że szkolenie będzie miało charakter prezentacyjny.
Ponadto, jak wynika z przesłanych ofert i rozmów szkolenie będzie miało bardzo angażujący intelektualnie charakter przez 16 godzin podczas dwóch dni, co wymaga zapewnienia uczestnikom szkolenia odpowiedniego komfortu pracy, a także wypoczynku i regeneracji, uwzględniającej możliwość aktywności umożliwiającej „wentylację intelektualną” poprzez zapewnienie im możliwości podjęcia innej aktywności w przerwie pomiędzy dniami szkoleniowymi (formy rekreacji, gry zespołowej itp.). Wymaga to podniesienia wymagań wobec organizatora bazy szkoleniowej i uwzględnienia hoteli czterogwiazdkowych, posiadających w ofercie możliwości organizacji dodatkowej aktywności.
Także ze względu na inne zobowiązania zawodowe ROPS w Poznaniu, których nie można było przewidzieć wcześniej i brak możliwości udziału w szkoleniu wszystkich uczestników we wcześniej planowanym terminie, uległ również zmianie przewidywany termin przeprowadzenia przedsięwzięcia – zamiast 22-24 września lub 6-8 października 2025 będzie to termin 25-26 listopada br.
Biorąc powyższe pod uwagę stwierdzono potrzebę unieważnienia postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego w części 4 i powtórzenia postępowania uwzględniającego powyższe ustalenia.

SEKCJA VI OFERTY (dla części 4)

6.1.) Liczba otrzymanych ofert lub wniosków: 1

6.1.1.) Liczba otrzymanych ofert wariantowych: 0

6.1.2.) Liczba ofert dodatkowych: 0

6.1.3.) Liczba otrzymanych od MŚP: 1

6.1.4.) Liczba ofert wykonawców z siedzibą w państwach EOG innych niż państwo zamawiającego: 0

6.1.5.) Liczba ofert wykonawców z siedzibą w państwie spoza EOG: 0

6.1.6.) Liczba ofert odrzuconych, w tym liczba ofert zawierających rażąco niską cenę lub koszt: 0

6.1.7.) Liczba ofert zawierających rażąco niską cenę lub koszt: 0

6.2.) Cena lub koszt oferty z najniższą ceną lub kosztem: 17864,00 PLN

6.3.) Cena lub koszt oferty z najwyższą ceną lub kosztem: 17864,00 PLN