Ogłoszenie o wyniku postępowania
Usługi
Świadczenie usług hotelowych i towarzyszących na potrzeby konferencji “28th International Conference on Methods and Models in Automation and Robotics MMAR 2024” w dniach 27-30 sierpnia 2024

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: ZACHODNIOPOMORSKI UNIWERSYTET TECHNOLOGICZNY W SZCZECINIE

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 320588161

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: al. Piastów 17

1.5.2.) Miejscowość: Szczecin

1.5.3.) Kod pocztowy: 70-310

1.5.4.) Województwo: zachodniopomorskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL424 - Miasto Szczecin

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: dzp@zut.edu.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.zut.edu.pl

1.6.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania:

https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-51570246-9438-11ee-9ee7-e2087ac16d09

1.7.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - uczelnia publiczna

1.8.) Przedmiot działalności zamawiającego: Inna działalność

Nauka i edukacja

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Tak

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Świadczenie usług hotelowych i towarzyszących na potrzeby konferencji “28th International Conference on Methods and Models in Automation and Robotics MMAR 2024” w dniach 27-30 sierpnia 2024

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-51570246-9438-11ee-9ee7-e2087ac16d09

2.5.) Numer ogłoszenia: 2024/BZP 00251335

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2024-03-19

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Nie

2.11.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.13.) Zamówienie/umowa ramowa było poprzedzone ogłoszeniem o zamówieniu/ogłoszeniem o zamiarze zawarcia umowy: Tak

2.14.) Numer ogłoszenia: 2023/BZP 00537286

SEKCJA III – TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA LUB ZAWARCIA UMOWY RAMOWEJ

3.1.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Numer referencyjny: ZP/WE/1090/2023

4.2.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.4.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.5.1.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiotem niniejszego zamówienia jest świadczenie usług hotelowych i towarzyszących na potrzeby organizowanej przez Zamawiającego czterodniowej (w dniach od 27.08.2024 r.
do 30.08.2024 r.) konferencji naukowej pn. konferencji naukowej pn. „28th International Conference on Methods and Modelsin Automation and Robotics MMAR 2024” (zwanej dalej „Konferencją”). Maksymalna liczba uczestników konferencji to 120osób. Ramowy program Konferencji podaje załącznik nr 2 SWZ.
2. W zakres przedmiotu niniejszego zamówienia wchodzą takie podstawowe rodzaje usług, podlegających wykonaniu wokresie trwania Konferencji, jak:
1) Zapewnienie i udostępnienie 15 pokoi hotelowych, w tym 5 pokoi jednoosobowych
i 10 dwuosobowych w dniach: 26.08.2024 r., 27.08.2024 r., 28.08.2024 r., 29.08.2024 r. oraz 30.08.2024 r. (dlaorganizatorów konferencji) wraz z serowaniem im śniadań stosownie do ust. 3 poniżej;
2) Zapewnienie gotowości udostępnienia dodatkowo 60 pokoi hotelowych, w tym 20 pokoi jednoosobowych i 40 pokoidwuosobowych dla innych zainteresowanych uczestników Konferencji w dniach: 27.08.2024 r., 28.08.2024 r., 29.08.2024 r.oraz 30.08.2024 r. Możliwość rezerwacji wskazanych wyżej pokoi powinna obowiązywać przynajmniej w okresie od 15 czerwca do 15 lipca 2024 r. z zastrzeżeniem dodatkowych postanowień ust. 6 poniżej;
3. Śniadania dla uczestników Konferencji korzystających z usług noclegowych o których mowa w ustępie 2 pkt 1) winny być w dniach: 27.08.2024 r., 28.08.2024 r., 29.08.2024 r. każdorazowo w formie
„stołu szwedzkiego” (należy zapewnić możliwość skomponowania, oprócz dań z udziałem mięsa, również dań wegetariańskich lub wegańskich).
4. Zapewnienie usług restauracyjnych dla wszystkich uczestników konferencji (maksymalnie 150 osób) w ramach których dla każdego należy zapewnić:
1) Obiady - w dniach: 26.08.2024 r., 27.08.2024 r., 28.08.2024 r. oraz 30.08.2024 r. w formie „ szwedzkiego stołu” (należy zapewnić możliwość skomponowania, oprócz dań z udziałem mięsa, również dań wegetariańskich lub wegańskich),
2) Kolacje - w dniach 27.08.2024 r. oraz 28.08.2024 r., przy czym w dniu 27.08.2024 r. kolacja w formie „grill party” a w dniu 28.08.2024 r. kolacja w formie „bankietu” (należy zapewnić możliwość skomponowania, oprócz dań z udziałem mięsa, również dań wegetariańskich lub wegańskich),
3) „Przerwy kawowe” – w dniach 27.08.2024 r., 28.08.2024 r., 29.08.2024 r., 30.08.2024 r. – w formie bufetu kawowego dostępnego w przerwach obrad (zgodnie z terminarzem określonym w ramowym planie konferencji przedstawionym w Załączniku nr 2 SWZ),
z dostępnością (zawartość bufetu) do napojów: kawa, herbata, woda, soki, cukier, mleko do kawy/napój roślinny oraz ciasto i/lub ciastka;
5. Zapewnienia Sal na potrzeby administracji i obrad Konferencji, znajdujących się w kompleksie hotelu, w którym zostaną zakwaterowani uczestnicy Konferencji (tj. Hotelu Konferencyjnym, o którym mowa w ust. 10 poniżej):
1) Sali konferencyjnej (jako miejsca obrad Konferencji) na co najmniej 120 osób (dla krzeseł w ustawieniu teatralnym), wyposażonej w odpowiednie multimedia do prowadzenia prezentacji;
2) Sali konferencyjnej (jako miejsca obrad Konferencji), na minimum 60 osób (dla krzeseł
w ustawieniu teatralnym), wyposażonej w odpowiednie multimedia do prowadzenia prezentacji;
3) Sali do obsługi administracyjnej Konferencji o powierzchni co najmniej 30m2, wyposażonej w stoły i krzesła (ustawienie U) dla 20 osób;
6. Zapewnienia na cały okres Konferencji powierzchni hotelowych przeznaczonych
do wykorzystania na 1 stanowisko wystawiennicze (o powierzchni ok. 10 mkw) dla sponsora Konferencji (przy stoisku winien znajdować się stół, dwa krzesła oraz miejsca na postawienie rollupa do urządzenia ekspozycji). Stoisko wystawowe, o których mowa powyżej musi być zlokalizowane w bezpośrednim położeniu sali/sal konferencyjnych, o których mowa w ust. 5 powyżej oraz/lub pomieszczeń (lub pomieszczeń bezpośrednio przyległych do miejsc) przeznaczonych na przerwy kawowe,
o których mowa w ust. 4 pkt 3) powyżej.
7. Zapewnienia na cały okres Konferencji powierzchni hotelowych przeznaczonych do wykorzystania na obsługę administracyjną o powierzchni zbliżonej do stanowiska wystawienniczego, składający się ze stolika z dwoma krzesłami, znajdujący w miejscu zlokalizowanym w pobliżu Sali/sal konferencyjnych i/lub w pobliżu miejsc przeznaczonych na przerwy kawowe.
8. Zapewnienia co najmniej 30 miejsc parkingowych dla pojazdów osobowych Uczestników Konferencji w tym zapewnia co najmniej 6 miejsc w dniu 26.08.2024 r. oraz co najmniej 30 miejsc parkingowych w dniach 27.08.2024 r. do 30.08.2024 r.
9. Szczegółowo rodzaj i zakres usług składających się na przedmiot niniejszego zamówienia oraz liczbę uczestników Konferencji, dla których te usługi maja być wykonane - podaje § 2 ust. 2 Wzoru Umowy (załącznik nr 5 SWZ).
10. Wymagany minimalny okres gotowości do zapewnienia pokoi hotelowych,
tj. usługa, o której mowa w ust. 2 pkt 2) powyżej podaje § 4 ust. 2 Wzoru Umowy. Ewentualne, podlegające wykonaniu następczo w stosunku do usługi, o której mowa w ust. 2 pkt 2) powyżej, usługi jak udostępnienie (wynajem) wskazanych tam pokoi i zakwaterowanie w nich zainteresowanych uczestników Konferencji (z ewentualnymi usługami towarzyszącymi,
w szczególności usługami w postaci serwowanego dla nich śniadania) nie stanowią przedmiotu niniejszego zamówienia. Zamawiający nie gwarantuje, że uczestnicy Konferencji będą zainteresowania skorzystaniem z pokoi hotelowych, o których mowa w ust. 2 pkt 2) powyżej (szczegółowe postanowienia w tym zakresie podaje § 4 Wzoru Umowy.
11. Zamawiający wymaga aby wszystkie usługi, o których mowa w ust. 2 – 8 powyżej składające
się na przedmiot niniejszego zamówienia odbywały się w minimum czterogwiazdkowym jednym budynku hotelu (lub kompleksie budynków hotelowych w ramach zwartej jednej lokalizacji) położonym albo w granicach administracyjnych miasta Międzyzdroje albo granicach administracyjnych miasta Świnoujście (według wyboru Wykonawcy), który to hotel (lub kompleks budynków hotelowych w ramach zwartej jednej lokalizacji) będzie o potencjale techniczno-organizacyjnym zdolnym do należytego wykonania usług stanowiących przedmiot niniejszego postępowania, w szczególności zdolnym do zapewnienia pokoi hotelowych o rodzaju i liczbie wskazanej w ust. 2 pkt 1) i 2) powyżej [i § 2 ust. 2 pkt 1) i 2) Wzoru Umowy], pomieszczeń wymaganych na podstawie ust. 5 powyżej [§ 2 ust. 2 pkt 3) Wzoru Umowy]
oraz usług restauracyjnych, o których mowa w ust. 4 powyżej [§ 2 ust. 2 pkt 4) Wzoru Umowy] dla wskazanej tam liczby 120 osób, jako maksymalnej możliwej liczby uczestników Konferencji. Ponadto hotel jak wyżej (zwany dalej „Hotelem Konferencyjnym”) musi być dostosowany
do potrzeb osób z niepełnosprawnością ruchową (tj. widna, podjazdy, itp.) oraz posiadać wewnątrz Hotelu Konferencyjnego lub bezpośrednio przy tym Hotelu parking spełanijący wymagania określone w ust. 6 powyżej i § 3 ust. 3 Wzoru Umowy. Zamawiający nie dopuszcza możliwości oferowania wykonania usług, o których mowa w ust. 2 – 9 powyżej w ramach dwóch lub większej liczby budynków hotelowych położonych w różnych lokalizacjach na terenie Świnoujścia lub Międzyzdrojów w celu łączenia ich potencjału do spełniania wyżej wskazanych wymagań Hotelu Konferencyjnego. Tym samym Hotelem Konferencyjnym, w których
ma być wykonana całość usług, o których mowa w ust. 2 – 9 powyżej może być wyłącznie hotel w jednym budynku (lub kompleksie budynków hotelowych w ramach zwartej jednej lokalizacji)
położony albo w Świnoujściu albo Międzyzdrojach.
12. Warunki wykonania zamówienia, w tym szczegółowy zakres świadczeń składających
na przedmiot niniejszego zamówienia - zawierają postanowienia Wzoru Umowy.
13. Zamawiający nie dokonuje podziału przedmiotu niniejszego zamówienia na części (a tym samym
nie dopuszcza składania ofert na część lub wybrane części niniejszego zamówienia). Powód (uzasadnienie dla) braku podziału przedmiotu niniejszego zamówienia na części (a tym samym
brak możliwości składania w nim ofert częściowych) wynika z treści motywu 78 dyrektywy klasycznej, tj. dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/24/UE z dnia 26.02.2014 r.
w sprawie zamówień publicznych, uchylającą dyrektywę 2004/18/WE, który upatruje celu podziału zamówienia i dopuszczenia składania ofert częściowych w potrzebie zapewnienia dostępu do zamówień małym i średnim przedsiębiorcom. Patrząc z tego punktu widzenia podział, czy braku podziału zamówienia na części w realiach niniejszego zamówienia (wszystkie usługi standardowo świadczone przez Hotele) nie wpływa na kwestię dostępu do tego zamówienia wyżej wskazanej kategorii przedsiębiorców.

4.5.3.) Główny kod CPV: 55100000-1 - Usługi hotelarskie

SEKCJA V ZAKOŃCZENIE POSTĘPOWANIA

5.1.) Postępowanie zakończyło się zawarciem umowy albo unieważnieniem postępowania: Postępowanie/cześć postępowania zakończyła się zawarciem umowy

SEKCJA VI OFERTY

6.1.) Liczba otrzymanych ofert lub wniosków: 2

6.1.1.) Liczba otrzymanych ofert wariantowych: 0

6.1.2.) Liczba ofert dodatkowych: 0

6.1.3.) Liczba otrzymanych od MŚP: 2

6.1.4.) Liczba ofert wykonawców z siedzibą w państwach EOG innych niż państwo zamawiającego: 0

6.1.5.) Liczba ofert wykonawców z siedzibą w państwie spoza EOG: 0

6.1.6.) Liczba ofert odrzuconych, w tym liczba ofert zawierających rażąco niską cenę lub koszt: 0

6.1.7.) Liczba ofert zawierających rażąco niską cenę lub koszt: 0

6.2.) Cena lub koszt oferty z najniższą ceną lub kosztem: 179485,64 PLN

6.3.) Cena lub koszt oferty z najwyższą ceną lub kosztem: 363194,40 PLN

6.4.) Cena lub koszt oferty wykonawcy, któremu udzielono zamówienia: 179485,64 PLN

6.5.) Do wyboru najkorzystniejszej oferty zastosowano aukcję elektroniczną: Nie

6.6.) Oferta wybranego wykonawcy jest ofertą wariantową: Nie

SEKCJA VII WYKONAWCA, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA

7.1.) Czy zamówienie zostało udzielone wykonawcom wspólnie ubiegającym się o udzielenie zamówienia: Nie

7.2.) Wielkość przedsiębiorstwa wykonawcy: Średni przedsiębiorca

7.3.) Dane (firmy) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia:

7.3.1) Nazwa (firma) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia: Amber Baltic RE sp. z o. o

7.3.2) Krajowy Numer Identyfikacyjny: 8550003479

7.3.3) Ulica: Promenada Gwiazd 1

7.3.4) Miejscowość: Międzyzdroje

7.3.5) Kod pocztowy: 72-500

7.3.6.) Województwo: zachodniopomorskie

7.3.7.) Kraj: Polska

7.4.) Czy wykonawca przewiduje powierzenie wykonania części zamówienia podwykonawcom?: Nie

SEKCJA VIII UMOWA

8.1.) Data zawarcia umowy: 2024-03-18

8.2.) Wartość umowy/umowy ramowej: 179485,64 PLN

8.3.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej:

Od 2024-08-27 do 2024-08-30