Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Świadczenie usług związanych z organizacją konferencji.

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: NADODRZAŃSKI ODDZIAŁ STRAŻY GRANICZNEJ

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 970598756

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: ul. Poprzeczna 1

1.5.2.) Miejscowość: Krosno Odrzańskie

1.5.3.) Kod pocztowy: 66-600

1.5.4.) Województwo: lubuskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL432 - Zielonogórski

1.5.7.) Numer telefonu: + 48 68 358 20 02

1.5.8.) Numer faksu: +48 68 358 27 08

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: nadodrzanski.zamowienia@strazgraniczna.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://bip.nadodrzanski.strazgraniczna.pl/

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - organ władzy publicznej - organ administracji rządowej (centralnej lub terenowej)

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Porządek i bezpieczeństwo publiczne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Tak

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Świadczenie usług związanych z organizacją konferencji.

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-fa58d7c8-4c31-44bc-909c-9191f973db2d

2.5.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00228806

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2025-05-13

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2025/BZP 00127873/01/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.17 Świadczenie usług związanych z organizacją konferencji.

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.13.) O zamówienie mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, którzy spełniają warunki określone w art. 361 ustawy – usługi społeczne: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Tak

2.15.) Nazwa projektu lub programu

Program Interreg Polska - Saksonia 2021-2027, projekt nr: FMP.PL.03.0042.24 pn.: "Bezpieczne pogranicze - transgraniczna współpraca służb granicznych Polski i Niemiec"

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://noosg.ezamawiajacy.pl/

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://noosg.ezamawiajacy.pl/

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: Wymagania techniczne i organizacyjne zostały opisane w rozdziale X SWZ.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych zawarte zostały w Rozdziale XX SWZ.

3.16.) RODO (ograniczenia stosowania): Informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych zawarte zostały w Rozdziale XX SWZ.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: 16/2025

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Tak

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Tak

4.1.9.) Liczba części: 3

4.1.10.) Ofertę można składać na wszystkie części

4.1.11.) Zamawiający ogranicza liczbę części zamówienia, którą można udzielić jednemu wykonawcy: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

Część 1

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa usługa polegająca na zapewnieniu noclegów i wyżywienia dla uczestników i uczestniczek konferencji wraz z zapewnieniem sali wykładowej.
W ramach zamówienia zorganizowana zostanie jedna dwudniowa konferencja polsko-niemiecka w terminie 17-18 czerwca 2025r. dla 25 osób.
Obiekt musi być zlokalizowany na terenie miejscowości Karpacz, Szklarska Poręba

4.2.6.) Główny kod CPV: 55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Tak

4.2.9) Rodzaj i maksymalna wartość opcji oraz okoliczności skorzystania z opcji:

W przypadku zaistnienia konieczności zwiększenia liczby uczestników biorących udział w przedmiotowej konferencji, Zamawiający zastrzega sobie prawo do skorzystania z prawa opcji tj. zwiększenia liczby uczestników konferencji (z zastrzeżeniem podziału na kobiety i mężczyzn) do 20% wartości zamówienia podstawowego po cenach określonych w ofercie Wykonawcy.

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: od 2025-06-17 do 2025-06-18

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert:

4.3.1.) Sposób oceny ofert: Przy ocenie i wyborze ofert Zamawiający będzie się kierował kryterium Cena 100% dla wszystkich części zamówienia. Za najkorzystniejszą ofertę uznana zostanie oferta Wykonawcy, która uzyska największą liczbę punktów.

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Wyłącznie kryterium ceny

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 100

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

Część 2

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa usługa polegająca na zapewnieniu noclegów i wyżywienia dla uczestników i uczestniczek konferencji wraz z zapewnieniem sali wykładowej
W ramach zamówienia zorganizowana zostanie jedna dwudniowa konferencja polsko-niemiecka w terminie 29-30 września 2025r. dla 21 osób.
Obiekt musi być zlokalizowany na terenie miejscowości Karpacz, Szklarska Poręba

4.2.6.) Główny kod CPV: 55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Tak

4.2.9) Rodzaj i maksymalna wartość opcji oraz okoliczności skorzystania z opcji:

W przypadku zaistnienia konieczności zwiększenia liczby uczestników biorących udział w przedmiotowej konferencji, Zamawiający zastrzega sobie prawo do skorzystania z prawa opcji tj. zwiększenia liczby uczestników konferencji (z zastrzeżeniem podziału na kobiety i mężczyzn) do 20% wartości zamówienia podstawowego po cenach określonych w ofercie Wykonawcy.

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: od 2025-09-29 do 2025-09-30

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert:

4.3.1.) Sposób oceny ofert: Przy ocenie i wyborze ofert Zamawiający będzie się kierował kryterium Cena 100% dla wszystkich części zamówienia. Za najkorzystniejszą ofertę uznana zostanie oferta Wykonawcy, która uzyska największą liczbę punktów.

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Wyłącznie kryterium ceny

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 100

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

Część 3

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa usługa poprzez zapewnienie noclegów, wyżywienia dla uczestników i uczestniczek konferencji wraz z zapewnieniem sali wykładowej.
W ramach zamówienia zorganizowana zostanie jedna 2 – dniowa konferencja polsko-niemiecka w terminie 5-6 listopada 2025 r. dla 70 osób. Obiekt musi być zlokalizowany na terenie powiatu lubańskiego lub karkonoskiego.

4.2.6.) Główny kod CPV: 55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Tak

4.2.9) Rodzaj i maksymalna wartość opcji oraz okoliczności skorzystania z opcji:

W przypadku zaistnienia konieczności zwiększenia liczby uczestników biorących udział w przedmiotowej konferencji, Zamawiający zastrzega sobie prawo do skorzystania z prawa opcji tj. zwiększenia liczby uczestników konferencji (z zastrzeżeniem podziału na kobiety i mężczyzn) do 10% wartości zamówienia podstawowego po cenach określonych w ofercie Wykonawcy.

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: od 2025-11-05 do 2025-11-06

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert:

4.3.1.) Sposób oceny ofert: Przy ocenie i wyborze ofert Zamawiający będzie się kierował kryterium Cena 100% dla wszystkich części zamówienia. Za najkorzystniejszą ofertę uznana zostanie oferta Wykonawcy, która uzyska największą liczbę punktów.

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Wyłącznie kryterium ceny

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 100

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Nie

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: W celu potwierdzenia braku podstaw do wykluczenia z postępowania, o których mowa w rozdziale VI pkt 1. i 4 SWZ. Wykonawca składa wraz z ofertą oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 PZP, tj. oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu, sporządzone zgodnie ze wzorem - zał. nr 2 do SWZ. Oświadczenie, o którym mowa wyżej stanowi dowód potwierdzający brak podstaw wykluczenia, na dzień składania ofert. Oświadczenie to składa się, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej tj. opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

5.8.) Wykaz przedmiotowych środków dowodowych:

Nie dotyczy

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

Oferta musi zawierać następujące oświadczenia i dokumenty:
1) formularz oferty wraz z wymaganymi załącznikami sporządzony wg wzoru Formularza oferty stanowiącego załącznik nr 1 do SWZ. W przypadku złożenia oferty na innym formularzu niż załącznik nr 1 do SWZ, powinien on zawierać wszystkie wymagane informacje określone w tym załączniku. Formularz oferty nie podlega uzupełnieniu.
2) oświadczenie, sporządzone zgodnie ze wzorem stanowiącym zał. nr 2 do SWZ, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej (tj. opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym) lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym osoby/osób upoważnionych do reprezentacji podmiotu składającego oświadczenie, złożone przez:
- Wykonawcę,
- Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia,
3) odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru w celu potwierdzenia, że osoba działająca w imieniu Wykonawcy jest umocowana do jego reprezentowania. Uwaga! Wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia dokumentów, o których mowa w zdaniu poprzednim, jeżeli Zamawiający może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, o ile Wykonawca dostarczy dane umożliwiające dostęp do tych dokumentów w załącznikach do SWZ,
4) pełnomocnictwo lub inny dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania Wykonawcy, osoby działającej w imieniu wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, jeżeli w imieniu Wykonawcy, Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia - działa osoba, której umocowanie do jego reprezentowania nie wynika z dokumentów, o których mowa w ppkt 3), sporządzone w sposób określony w rozdziale IX SWZ.

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

W przypadku oferty Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (konsorcjum):
1) w formularzu oferty należy wskazać firmy (nazwy) wszystkich Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia;
2) oferta musi być podpisana w taki sposób, by wiązała prawnie wszystkich Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia. Osoba podpisująca ofertę musi posiadać umocowanie prawne do reprezentacji. Umocowanie musi wynikać z treści pełnomocnictwa załączonego do oferty – treść pełnomocnictwa powinna dokładnie określać zakres umocowania;
3) oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 PZP, tj. oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu (zał. nr 2 do SWZ) składa każdy z wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw do wykluczenia. Oświadczenia Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, o których mowa wyżej powinny zostać złożone wraz z ofertą pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej (tj. opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym) lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym;
Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. Żaden z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia nie może podlegać wykluczeniu z postępowania.
4) wszyscy Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia będą ponosić odpowiedzialność solidarną za wykonanie umowy;
5) Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia wyznaczą spośród siebie Wykonawcę kierującego (lidera), upoważnionego do zaciągania zobowiązań, otrzymywania poleceń oraz instrukcji dla i w imieniu każdego, jak też dla wszystkich partnerów;
6) Zamawiający może w ramach odpowiedzialności solidarnej żądać wykonania umowy w całości przez lidera lub od wszystkich Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia łącznie lub każdego z osobna.
W przypadku Wykonawców wykonujących działalność w formie spółki cywilnej postanowienia dot. oferty Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (konsorcjum) stosuje się odpowiednio.

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Tak

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany treści umowy w sprawie zamówienia publicznego w stosunku do treści oferty, na podstawie, której dokonano wyboru Wykonawcy, w zakresie zmiany wynagrodzenia Wykonawcy oraz zakresu rzeczowego przedmiotu zamówienia, w przypadku zaistnienia następujących okoliczności:
1) w przypadku zmiany przepisów powszechnie obowiązujących, które wymuszą zmianę treści umowy;
2) w przypadku zmian istotnych przepisów prawa Unii Europejskiej lub prawa krajowego, powodujących konieczność dostosowania przedmiotu umowy do zmian przepisów, które nastąpiły w trakcie realizacji umowy;
3) w przypadku wystąpienia „siły wyższej”, która oznacza wydarzenie zewnętrzne, nieprzewidywalne i poza kontrolą Stron niniejszej umowy, którego skutkom nie można zapobiec, występujące po podpisaniu umowy, a powodujące niemożliwość wywiązania się z umowy w jej obecnym brzmieniu (w szczególności stany epidemii, pandemii, działania siły przyrody takie jak: huragan, trzęsienie ziemi, powódź oraz inne zdarzenia takie jak protesty, zamieszki, skażenie radioaktywne);
Zmiana terminu wykonania niniejszej umowy jest możliwa w przypadku zmiany terminu szkolenia w harmonogramie szkoleń/konferencji do projektu: projektu: Program Interreg Polska - Saksonia 2021-2027, projekt nr: FMP.PL.03.0042.24 pn.: "Bezpieczne pogranicze - transgraniczna współpraca służb granicznych Polski i Niemiec.
Opis zmian znajduje się we wzorach umów, które są załącznikami 3A i 3B SWZ.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2025-05-21 11:00

8.2.) Miejsce składania ofert: Ofertę należy złożyć za pośrednictwem Platformy eZamawiający https://noosg.ezamawiajacy.pl/

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2025-05-21 11:15

8.4.) Termin związania ofertą: do 2025-06-19

SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE

Na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2024 r., poz. 507) z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego na podstawie ustawy PZP wyklucza się:
1) wykonawcę oraz uczestnika konkursu wymienionego w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisanego na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 ww. ustawy;
2) wykonawcę oraz uczestnika konkursu, którego beneficjentem rzeczywistym w rozumieniu ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu jest osoba wymieniona w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisana na listę lub będąca takim beneficjentem rzeczywistym od dnia 24 lutego 2022 r., o ile została wpisana na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 ww. ustawy;
3) wykonawcę oraz uczestnika konkursu, którego jednostką dominującą w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 37 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości jest podmiot wymieniony w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisany na listę lub będący taką jednostką dominującą od dnia 24 lutego 2022 r., o ile został wpisany na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 ww. ustawy.
Wykluczenie następuje na okres trwania okoliczności określonych w art. 7 ust. 1 ww. ustawy powyższym punkcie. Oferta Wykonawcy wykluczonego podlega odrzuceniu, art. 7 ust. 3 ww. ustawy.