Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Usługa archiwistyczna

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Wojewódzki Urząd Pracy w Krakowie

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 357114075

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Plac Na Stawach

1.5.2.) Miejscowość: Kraków

1.5.3.) Kod pocztowy: 30-107

1.5.4.) Województwo: małopolskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL213 - Miasto Kraków

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: przetargi@wup-krakow.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://bip.malopolska.pl/wupwkrakowie

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Usługa archiwistyczna

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-ab8dcc6d-6f02-4846-9eb5-79c2779e9b79

2.5.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00177830

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2025-04-04

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2025/BZP 00069747/02/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.37 Usługa przechowywania i udostępniania dokumentów archiwalnych wraz z przewozem dokumentów

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-ab8dcc6d-6f02-4846-9eb5-79c2779e9b79

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: Komunikacja między Zamawiającym, a wykonawcami odbywa się przy użyciu
Platformy e-Zamówienia, która jest dostępna pod adresem https://ezamowienia.gov.pl, a w szczególnie uzasadnionych przypadkach,
uniemożliwiających komunikację za pośrednictwem Platformy e-Zamówienia, zamawiający dopuszcza komunikację za pomocą
poczty elektronicznej na adres e-mail: przetargi@wup-krakow.pl (nie dotyczy składania ofert w postępowaniu). Szczegółowe
informacje dotyczące środków komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z Wykonawcami
oraz za pomocą których składane będą oferty zostały określone w pkt VII i VIIII specyfikacji warunków zamówienia, zwanej dalej
"swz".

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: Wykonawca składa ofertę oraz
wymagane oświadczenia i dokumenty za pośrednictwem Platformy e-Zamówienia. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.
Zgodnie z art. 63 ust. 2 ustawy Pzp, w postępowaniu o udzielenie zamówienia o wartości mniejszej niż progi unijne ofertę oraz
oświadczenia, składane na postawie art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, składa się, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej
(opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym) lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem
osobistym. Wymagana forma wszystkich dokumentów i oświadczeń składanych przez Wykonawcę w postępowaniu została
określona szczegółowo w pkt VI.7. swz. Wymagania techniczne i organizacyjne dot. korespondencji elektronicznej oraz złożenia
oferty zostały szczegółowo określone w pkt VII i VIII swz.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Klauzula informacyjna RODO znajduje się w pkt XXIII swz.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: PZ.271.1.8.2025

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.5.) Wartość zamówienia: 404527,72 PLN

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

1) Przedmiotem umowy jest usługa archiwistyczna dla archiwum zakładowego Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Krakowie.
Na przedmiot zamówienia składają się następujące działania:
a) Przewiezienie wraz z przyjęciem dokumentacji (która jest przechowywana
w pudłach archiwalnych Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Krakowie) do przechowywania w archiwum depozytowym Wykonawcy.
b) Przechowywanie wraz z udostępnianiem, wypożyczaniem oraz wycofywaniem akt w archiwum depozytowym Wykonawcy.
c) Przewiezienie wraz z ułożeniem dokumentacji (która jest przechowywana
w pudłach archiwalnych Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Krakowie) pomiędzy magazynami archiwum zakładowego Zamawiającego.
d) Przewiezienie wraz z ułożeniem dokumentacji (która jest zapakowana
w pudłach archiwalnych Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Krakowie) z archiwum depozytowego do archiwum zakładowego Zamawiającego.
Warunki realizacji zamówienia oraz szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zostały określone w załącznikach do swz: zał.
nr A do swz – opis przedmiotu zamówienia (OPZ), zał. nr B do swz - wzór umowy.

4.2.6.) Główny kod CPV: 79995100-6 - Usługi archiwizacyjne

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

98392000-7 - Usługi relokacji

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Tak

4.2.9) Rodzaj i maksymalna wartość opcji oraz okoliczności skorzystania z opcji:

1. Zamawiający zastrzega sobie możliwość skorzystania z prawa opcji, o którym mowa w art. 441 ust. 1 ustawy Pzp, w całości lub w części, zgodnie z następującymi zasadami:
1) prawo opcji będzie polegało na wydłużeniu okresu przechowywania akt
w magazynie depozytowym o kolejne maksymalne 12 miesięcy liczone od dnia następnego po upływie okresu w ramach zamówienia podstawowego w zakresie przechowywania dokumentacji.
2) Wartość przedmiotu umowy zleconego w ramach opcji nie może przekroczyć maksymalnej wartości określonej w § 6 ust. 5.
3) prawo opcji realizowane będzie na takich samych warunkach jak zamówienie podstawowe w zakresie przechowywania akt tj. działań opisanych § 1 ust. 2, pkt. 2).
4) W przypadku skorzystania z prawa opcji działanie opisane w § 1 ust. 2 pkt. 4) będzie wykonane i rozliczone po zakończeniu okresu przechowywania akt w magazynie depozytowym zleconym w ramach prawa opcji.
5) W przypadku skorzystania z prawa opcji działanie opisane w § 1 ust. 2 pkt. 4) zostanie zrealizowane w terminie 1 miesiąca po zakończeniu okresu przechowywania akt w magazynie depozytowym zleconym w ramach prawa opcji.
6) prawo opcji będzie wyliczone proporcjonalnie do ilości wydłużonych miesięcy przechowywanie akt (podana wartość miesięcznej wyceny x ilość miesięcy).
7) warunkiem skorzystania przez Zamawiającego z prawa opcji jest złożenie przez Zamawiającego oświadczenia woli w przedmiocie skorzystania
z prawa opcji.
8) o zamiarze skorzystania z prawa opcji Zamawiający poinformuje Wykonawcę odrębnym pisemnym oświadczeniem, którego wzór stanowi załącznik nr 7 do umowy, z co najmniej 1-miesięcznym wyprzedzeniem przed zakończeniem okresu przechowywania dokumentacji w ramach zamówienia podstawowego. Do pisemnego oświadczenia dołączony będzie aneks regulujący kwestię skorzystania z prawa opcji.
9) skorzystanie z możliwości prawa opcji nie wymaga podpisania dodatkowej umowy.

Maksymalna wartość zamówienia opcjonalnego (bez VAT) wynosi 130 776,16 zł.

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 20 miesiące

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: Sposób oceny ofert został określony w pkt XV swz.

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Termin udostępnienia dokumentacji

4.3.6.) Waga: 20

Kryterium 3

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Termin wypożyczenia i dostarczenia dokumentacji

4.3.6.) Waga: 20

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

Uprawnienia do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów – Zamawiający wyznacza warunek w tym zakresie:
Zamawiający uzna, że wykonawca spełnia warunek w zakresie uprawnień do prowadzenia działalności regulowanej, jeżeli wykonawca wykaże, że posiada wpis do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych, zgodnie z art. 51a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz.U.2020.164)

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: I. W terminie wyznaczonym na składanie ofert, wraz z formularzem oferty oraz pełnomocnictwem do reprezentowania w postępowaniu (por. pkt VI.1 swz),
Wykonawca jest zobowiązany złożyć:
1) aktualne na dzień składania ofert oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu z postępowania oraz o spełnianiu warunków udziału
w postępowaniu – odpowiednio samego Wykonawcy lub każdego z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie
zamówienia. Oświadczenie należy złożyć wg wzoru stanowiącego załącznik nr 4 A/B do swz.
II. Wykonawca, którego oferta zostanie oceniona najwyżej (jako najkorzystniejsza) zostanie wezwany do złożenia aktualnych na
dzień złożenia oświadczeń i dokumentów potwierdzających brak podstaw do wykluczenia z postępowania (podmiotowe środki
dowodowe):
1) oświadczenie Wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniach, o których mowa w pkt VI.1.4 i VI.8.3 swz -
w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania wskazanych przez Zamawiającego w pkt IV swz – odpowiednio:
a) Wykonawcy lub każdego z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia;
warunków udziału w postępowaniu – jeżeli dotyczy.
- wg wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do swz.

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: I. W terminie wyznaczonym na składanie ofert, wraz z formularzem oferty oraz pełnomocnictwem do reprezentowania w postępowaniu (por. pkt VI.1 swz), Wykonawca jest zobowiązany złożyć:
1) aktualne na dzień składania ofert oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu z postępowania oraz o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu – odpowiednio samego Wykonawcy lub każdego z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia - wg wzoru stanowiącego zał. 2 A/2B do swz.
2) JEŻELI DOTYCZY - wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy, zgodnie z art. 117 ust. 4 ustawy. Przy sporządzaniu zobowiązania, o którym mowa powyżej, zaleca się skorzystanie ze wzoru stanowiącego zał. 4 do swz.
II. Wykonawca, którego oferta zostanie oceniona najwyżej (jako najkorzystniejsza) zostanie wezwany do złożenia aktualnych na dzień złożenia oświadczeń i dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu (podmiotowe środki dowodowe): Zaświadczenie o wpisie do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych, zgodnie z art. 51a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz.U.2020.164)

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

Informacje dotyczące wspólnego ubiegania się o udzielenie zamówienia, m.in. dotyczące wymogu ustanowienia
Pełnomocnika do reprezentowania w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu o
udzielenie zamówienia i do zawarcia umowy, wynikające z art. 58 ust. 2 ustawy Pzp, zostały określone w pkt VI.8 swz.

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

1. Zasady zmian zawartej umowy w sprawie zamówienia publicznego określone zostały w art. 455 ustawy Pzp.
2. Dopuszczalne zmiany treści zawartej umowy na podstawie art. 455 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp oraz rodzaj, zakres i warunki
dokonania takich zmian zostały określone we wzorze umowy, stanowiącym załącznik nr B do swz.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Tak

7.6.) Zamawiający przewiduje następujące wymagania związane z realizacją zamówienia:

w zakresie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, w okolicznościach, o których mowa w art. 95 ustawy

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2025-04-14 09:00

8.2.) Miejsce składania ofert: Wykonawca składa ofertę za pośrednictwem Platformy e-Zamowienia. Sposób składania ofert został określony w pkt VIII swz.

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2025-04-14 10:00

8.4.) Termin związania ofertą: do 2025-05-13

SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE

Termin wykonania zamówienia: maksymalnie do 20 miesięcy od dnia podpisania umowy , z tym że działania określone w pkt. III.1. ppkt.1) lit. a) i pkt. III.1. ppkt. 1) lit. c) SWZ powinny być zrealizowane w terminie do 26 maja 2025 r. natomiast działania określone w pkt. III.1., ppkt. 1 ) lit. b) SWZ maksymalnie do 18 miesięcy od dnia przywiezienia dokumentacji do magazynu depozytowego Wykonawcy w ramach zamówienia podstawowego.