Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Świadczenie usługi w zakresie kompleksowej organizacji i obsługi seminarium naukowego „Las w obliczu zmian. Reakcja nauki na praktyczne wyzwania w hodowli
i ochronie lasu” dla ID PAN

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Instytut Dendrologii Polskiej Akademii Nauk

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 000326150

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Parkowa 5

1.5.2.) Miejscowość: Kórnik

1.5.3.) Kod pocztowy: 62-035

1.5.4.) Województwo: wielkopolskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL418 - Poznański

1.5.7.) Numer telefonu: 48 61 817 00 33

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: idkornik@man.poznan.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: http://www.idpan.poznan.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Inna działalność

Nauka

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Tak

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Świadczenie usługi w zakresie kompleksowej organizacji i obsługi seminarium naukowego „Las w obliczu zmian. Reakcja nauki na praktyczne wyzwania w hodowli
i ochronie lasu” dla ID PAN

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-f93a245a-4955-4651-81d6-d9902d705337

2.5.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00147475

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2025-03-14

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2025/BZP 00060981/01/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.1 Organizacja seminariów naukowych

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.13.) O zamówienie mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, którzy spełniają warunki określone w art. 361 ustawy – usługi społeczne: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-f93a245a-4955-4651-81d6-d9902d705337

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego komunikacja między
Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się przy użyciu Platformy e-Zamówienia, która jest dostępna pod adresem
https://ezamowienia.gov.pl.

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: Wykonawca zamierzający wziąć udział
w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego musi posiadać konto podmiotu „Wykonawca” na Platformie e-Zamówienia.
Szczegółowe informacje na temat zakładania kont podmiotów oraz zasady i warunki korzystania z Platformy e-Zamówienia określa
Regulamin Platformy e-Zamówienia, dostępny na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl oraz informacje zamieszczone w
zakładce „Centrum Pomocy”. W przypadku załączników, które są zgodnie z ustawą pzp lub Rozporządzeniem w sprawie wymagań
dla dokumentów elektronicznych, opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem
osobistym, mogą być opatrzone, podpisem typu zewnętrznego lub wewnętrznego. W zależności od rodzaju podpisu i jego typu
(zewnętrzny, wewnętrzny) dodaje się uprzednio podpisane dokumenty wraz z wygenerowanym plikiem podpisu (typ zewnętrzny) lub
dokument z wszytym podpisem (typ wewnętrzny).

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Rozdział XVII SWZ. Obowiązek informacyjny dotyczący przetwarzania danych osobowych
w procesie udzielania zamówień publicznych

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: DAZP.252.2.2025

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja i obsługa cyklu seminarium naukowego „Las w obliczu zmian. Reakcja nauki na praktyczne wyzwania w hodowli
i ochronie lasu” (zwanego dalej Seminarium) dla Instytutu Dendrologii Polskiej Akademii Nauk,
w tym:
1. Usługa wynajęcia pomieszczeń i infrastruktury do przeprowadzenia Seminarium.
2. Usługa noclegowa.
3. Usługa cateringowa, w tym organizacja kolacji w postaci grilla.
2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia został zawarty w Załączniku nr 1 do SWZ.

4.2.6.) Główny kod CPV: 79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

79951000-5 - Usługi w zakresie organizowania seminariów

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: od 2025-05-19 do 2025-06-11

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: Rozdział XI SWZ - Opis sposobu obliczenia ceny.
Rozdział XII SWZ - Opis kryteriów oceny ofert wraz z podaniem wag tych kryteriów i sposobu oceny ofert

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Lokalizacja obiektu konferencyjnego

4.3.6.) Waga: 40

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 4

Art. 109 ust. 1 pkt 5

Art. 109 ust. 1 pkt 7

Art. 109 ust. 1 pkt 8

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału
w postępowaniu dotyczące:
1) zdolności do występowania w obrocie gospodarczym - Zamawiający nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie.
2) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej - Zamawiający nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie.
3) sytuacji ekonomicznej lub finansowej - Zamawiający nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie.
4) zdolności technicznej lub zawodowej:
Zamawiający określa następujące, minimalne warunki w zakresie zdolności technicznej
i zawodowej: w celu wykazania spełnienia powyższego warunku Wykonawca musi wykazać, że: w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, należycie wykonał,
a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również należycie wykonuje co najmniej 2 usługi, każda o wartości co najmniej 50 000,00 zł brutto (słownie: pięćdziesiąt tysięcy złotych), polegające na organizacji wydarzenia o podobnym charakterze, tj. organizacji seminariów, konferencji lub sympozjów naukowych, które obejmowały m.in. udostępnienie sprzętu multimedialnego, aranżację sali, zapewnienie obsługi technicznej wraz z usługą cateringową i noclegową. Każda z tych usług musi dotyczyć organizacji wydarzenia w formule stacjonarnej dla minimum 30 uczestników.
W przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych, które Wykonawca nadal wykonuje, wymagane jest, aby już zrealizowany zakres usługi (zamówienia) spełniał wymogi opisanego wyżej warunku.
2. Wykonawca potwierdza spełnienie powyższych warunków udziału w postępowaniu, w zakresie zamówienia poprzez złożenie wraz z ofertą oświadczenia według Załącznika Nr 4 do SWZ. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, oświadczenie składa każdy z Wykonawców w zakresie w jakim wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: Załącznik nr 4 do SWZ - Oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu oraz spełnianiu warunku udziału.
Załącznik Nr 7 do SWZ - Oświadczenie o grupie kapitałowej.

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: Załącznik nr 4 do SWZ - Oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu oraz spełnianiu warunku udziału.
Załącznik Nr 5 do SWZ - Oświadczenie wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.
Załącznik Nr 6 do SWZ - Zobowiązanie podmiotu udostepniającego zasoby.

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

Załącznik Nr 3 do SWZ - Szczegółowa kalkulacja cen ofertowych.

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

Rozdział XIV SWZ - Projektowane postanowienia umowy w sprawie zamówienia publicznego, które zostaną wprowadzone do treści umowy.
1. Wzór umowy stanowi Załącznik Nr 2 do SWZ.
2. Zmiany umowy następować będą na zasadach podanych w art. 455 ustawy Pzp oraz we wzorze umowy.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2025-03-21 10:00

8.2.) Miejsce składania ofert: Ofertę należy złożyć za pośrednictwem za pośrednictwem platformy e-Zamówienia.

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2025-03-21 10:30

8.4.) Termin związania ofertą: 30 dni