Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Kompleksowa obsługa spotkania piknikowego pracowników organizowanego przez Instytut Techniki Budowlanej.

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Instytut Techniki Budowlanej

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 000063650

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Filtrowa 1

1.5.2.) Miejscowość: Warszawa

1.5.3.) Kod pocztowy: 00-611

1.5.4.) Województwo: mazowieckie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: zamowienia@itb.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.itb.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - osoba prawna, o której mowa w art. 4 pkt 3 ustawy (podmiot prawa publicznego)

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Inna działalność

Działalnośc naukowa i techniczna w dziedzinie nauk inżynieryjno-technicznych

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Kompleksowa obsługa spotkania piknikowego pracowników organizowanego przez Instytut Techniki Budowlanej.

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-a8a2e60f-abe5-4a04-a8c4-f025aadeecc5

2.5.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00147135

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2025-03-14

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Nie

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://itb.ezamawiajacy.pl

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: 6.1. W przedmiotowym postępowaniu Zamawiający dopuszcza możliwość
przekazywania sobie przez strony postępowania oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji:
elektronicznie na adres e-mail: zamowienia@itb.pl lub za pośrednictwem Platformy znajdującej się pod adresem:
https://itb.ezamawiajacy.pl w sekcji „Korespondencja”.
6.2. Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia lub informacje, które wpłyną do Zamawiającego, uważa się za dokumenty złożone w
terminie, jeśli ich czytelna treść dotrze do Zamawiającego przed upływem tego terminu. Za datę wpływu oświadczeń, wniosków,
zawiadomień oraz informacji przyjmuje się datę ich wpływu na Platformę.
6.3. Ogólne zasady korzystania z Platformy, z zastrzeżeniem pkt. 8 niniejszego Rozdziału: zgodnie z pkt. 6 SWZ

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: 6.10. Zamawiający określa
dopuszczalne formaty przesyłanych danych tj. plików o wielkości do 2GB w txt, rtf, pdf, xps, odt, ods, odp, doc, xls, ppt, docx, xlsx,
pptx, csv, jpg, jpeg, tif, tiff, geotiff, png, svg, wav, mp3, avi, mpg, mpeg, mp4, m4a, mpeg4, ogg, ogv, zip, tar, gz, gzip, 7z, html, xhtml,
css, xml, xsd, gml, rng, xsl, xslt, TSL, XMLsig, XAdES, CAdES, ASIC, XMLenc.
6.11. Zamawiający określa niezbędne wymagania sprzętowo-aplikacyjne umożliwiające prawidłowe złożenie podpisu
elektronicznego:
6.11.1. Rekomendowaną przeglądarką do złożenia oferty jest MS Internet Explorer lub Firefox w wersji wpieranej przez producenta.
6.11.2. Uruchomienie oprogramowania do składania podpisu wymaga również zainstalowania Java w wersji 1.8.0_65 lub nowszej,
koniecznie w wersji 32-bitowej, pozwalające na przyjmowanie przez użytkownika sesyjnych plików cookie oraz obsługującej
szyfrowanie. Konieczne jest również dodanie adresu witryny platformy eZamawiający (ezamawiający.pl) do wyjątków (exception site
list) w Javie. Uwaga: wymaga to uprawnień administracyjnych na komputerze.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): godnie z art. 13 ust. 1 i 2 ogólnego rozporządzenia PE i RE 679/ 2016 o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) Zamawiający informuje, iż:
1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych udostępnionych przez Wykonawcę jest Instytut Techniki Budowlanej z siedzibą w 00-611 Warszawa, ul. Filtrowa 1.
2. Dane kontaktowe inspektora ochrony danych osobowych: Instytut Techniki Budowlanej; 00-611 Warszawa, ul. Filtrowa 1; telefon 22 5796466; adres email: iod@itb.pl
3. Dane osobowe Pani/Pana udostępnione przez Wykonawcę przetwarzane będą w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego p.n. „Kompleksowa obsługa spotkania piknikowego pracowników organizowanego przez Instytut Techniki Budowlanej ”. Podstawa prawna przetwarzania rozporządzenie PE i RE 679/ 2016 RODO art. 6 ust. 1 lit. c.
4. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych udostępnionych przez Wykonawcę będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 8 oraz art. 96 ust. 3 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1320), dalej „ustawa Pzp”.
5. Dane osobowe Pani/Pana udostępnione przez Wykonawcę będą przechowywane, zgodnie z art. 97 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy.
6. Obowiązek podania przez Wykonawcę danych osobowych bezpośrednio dotyczących Pani/Pana jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp.
7. Podane przez Wykonawcę Pani/Pana dane osobowe nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym do profilowania stosownie do art. 22 RODO.
8. Klauzula niniejsza dotyczy danych osobowych podanych przez Wykonawcę, które Instytut Techniki Budowlanej pozyska podczas niniejszego postępowania i realizacji umowy.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: TO.260.06CM.2025

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest Kompleksowa obsługa spotkania piknikowego pracowników organizowanego przez Instytut Techniki Budowlanej (ITB), w tym zapewnienie usługi noclegowej, gastronomicznej dla uczestników, zgodnie z OPZ Rozdział III SWZ.

4.2.6.) Główny kod CPV: 79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: od 2025-06-02 do 2025-06-03

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: Przy wyborze oferty najkorzystniejszej Zamawiający będzie kierował się następującymi kryteriami oceny ofert: 100%

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Wyłącznie kryterium ceny

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 100

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 1

Art. 109 ust. 1 pkt 4

Art. 109 ust. 1 pkt 5

Art. 109 ust. 1 pkt 6

Art. 109 ust. 1 pkt 7

Art. 109 ust. 1 pkt 8

Art. 109 ust. 1 pkt 9

Art. 109 ust. 1 pkt 10

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące:
a) zdolności technicznej lub zawodowej - w zakresie wiedzy i doświadczenia:
Wykonawca spełni warunek, jeżeli wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat liczonych wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie) należycie wykonał co najmniej 3 usługi polegające na zorganizowaniu i przeprowadzeniu wyjazdu szkoleniowo-integracyjnego lub wydarzenia integracyjnego zawierającego również usługę noclegu i wyżywieniem dla min 150 osób każda.
b) sytuacji ekonomicznej i finansowej:
Wykonawca musi wykazać, że posiada ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej na działalność związaną z przedmiotem zamówienia na kwotę minimum 1 000 000 zł (słownie: jeden milion złotych).

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: Wykaz usług wykonanych a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy, zgodnie z formularzem ROZDZIAŁ II.5 potwierdzającym spełnienie warunku udziału określonego w punkcie 9.1. lit. a);
Dokumentów potwierdzających, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia ze wskazaniem sumy gwarancyjnej tego ubezpieczenia potwierdzających spełnienie warunku udziału określonego w punkcie 9.1. lit. b),

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: Do oferty każdy Wykonawca musi dołączyć aktualne na dzień składania ofert oświadczenie w zakresie braku podstaw do wykluczenia oraz spełniania warunków udziału w postępowaniu zgodne z treścią formularza zamieszczonego w Rozdziale II.2 SWZ.
Odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp, sporządzonego nie wcześniej niż 3 miesiące przed ich złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji.
Oświadczenia wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w punkcie 10.1, w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania wskazanych przez zamawiającego,

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

11.1 Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.
11.2 W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, żaden z nich nie może podlegać wykluczeniu natomiast warunek udziału w postępowaniu ma być spełniony łącznie. Zapisy punktu 9.1 stosuje się odpowiednio.
11.3 W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez wykonawców, oświadczenie, o którym mowa w punkcie 10.1, składa każdy z wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w zakresie, w jakim każdy z wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.
11.4 W odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z wykonawców, którzy wykonają przedmiot zamówienia.
11.5 W przypadku, o którym mowa w pkt 11.4, wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają odpowiednio do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy wedle wzoru formularza II.5.

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Tak

7.2.) Informacje na temat zaliczek:

Zamawiający przewiduje wypłatę zaliczki w wysokości 20 % (dwudziestu procent) w terminie do 21 (dwudziestu jeden) dni od dnia zawarcia umowy na rachunek Wykonawcy, chyba, że Wykonawca zrzeknie się wypłaty zaliczki.

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

1. Zamawiający dopuszcza zmianę postanowień umowy w zakresie:
1) przedmiotu niniejszej Umowy (w tym sposobu realizacji), przy niezmiennym poziomie wynagrodzenia, jeśli dzięki zmianom nastąpi poprawa wydajności, jakości usługi związanej z przedmiotem niniejszej Umowy;
2) w zakresie przedmiotu niniejszej Umowy (w tym sposobu realizacji), terminu realizacji oraz pozostałych elementów niniejszej Umowy w przypadku wystąpienia okoliczności uniemożliwiającej wykonanie przedmiotu niniejszej umowy zgodnie z jej pierwotnymi postanowieniami;
3) w zakresie zmian doprecyzowujących treść niniejszej Umowy, jeżeli potrzeba ich wprowadzenia wynika z rozbieżności lub niejasności w umowie, których nie można usunąć w inny sposób, a zmiana będzie umożliwiać usunięcie rozbieżności i doprecyzowanie niniejszej Umowy w celu jednoznacznej interpretacji jej zapisów,
4) w zakresie zmian podwykonawców oraz zakresu podwykonawstwa, w przypadku gdy zmiana ta nie pogorszy jakości świadczeń, do których zobowiązany jest Wykonawca lub zmiana ta jest niezbędna w celu prawidłowej realizacji przedmiotu niniejszej Umowy,
5) w sytuacji, gdy konieczność zmiany jest spowodowana okolicznościami, których Zamawiający działając z należytą starannością nie mógł przewidzieć. Zmiana jest dopuszczalna w zakresie niezbędnym do prawidłowej realizacji i osiągnięcia celu realizowanego zamówienia,
6) w zakresie zmiany wynagrodzenia Wykonawcy, wynikającej ze zmiany przepisów dot. stawki podatku VAT:
a) w przypadku zmiany stawki podatku VAT powodującej zwiększenie kosztów wykonania po stronie Wykonawcy, Zamawiający dopuszcza możliwość proporcjonalnego zwiększenia wynagrodzenia Wykonawcy o kwotę wynikającą ze zmian stawki podatku VAT;
b) w przypadku zmiany stawki podatku VAT powodującej zmniejszenie kosztów wykonania Umowy po stronie Wykonawcy, Zamawiający przewiduje możliwość zmniejszenia wynagrodzenia Wykonawcy o kwotę wynikającą ze zmian stawki podatku VAT.
2. Zmiana niniejszej Umowy nastąpić może z inicjatywy Zamawiającego albo Wykonawcy poprzez przedstawienie drugiej stronie propozycji zmian w formie pisemnej, które powinny zawierać: opis zmiany, uzasadnienie zmiany, koszt zmiany oraz jego wpływ na wysokość wynagrodzenia, czas wykonania zmiany oraz wpływ zmiany na termin zakończenia niniejszej Umowy.
3. Nie stanowią zmiany Umowy w rozumieniu art. 455 ustawy PZP, w szczególności następujące zmiany:
1) danych związanych z obsługą administracyjno-organizacyjną niniejszej Umowy,
2) będące następstwem sukcesji uniwersalnej po jednej ze stron niniejszej Umowy.
4. Każda ze Stron może jednostronnie dokonać zmiany w zakresie wskazanym w ust. 3 zawiadamiając niezwłocznie o tym pisemnie druga Stronę.

2. Zamawiający przewiduje dokonanie zmian postanowień niniejszej umowy w następujących sytuacjach:
a) ograniczenie lub wycofanie środków finansowych przeznaczonych na realizację przedmiotu zamówienia niezależne od Zamawiającego – Zamawiający poinformuje niezwłocznie Wykonawcę o zakresie posiadanych środków celem wypracowania dalszych zasad realizacji usługi, w tym ograniczenia zakresu i wzajemnych rozliczeń lub rozwiązania umowy i rozliczenia Stron;
b) zmiany terminu organizacji przedmiotu Umowy z przyczyn niezależnych od Zamawiającego – Strony podejmą decyzję o rozwiązaniu umowy i rozliczeniu się lub o przesunięciu terminu świadczenia usług.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2025-03-24 10:00

8.2.) Miejsce składania ofert: Oferty winny być złożone za pośrednictwem platformy zakupowej Zamawiającego. https://itb.ezamawiajacy.pl

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2025-03-24 10:15

8.4.) Termin związania ofertą: do 2025-04-22

SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE

8.3.1 Wykonawcę oraz uczestnika konkursu wymienionego w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 I rozporządzeniu 269/2014 albo wpisanego na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3;
8.3.2 Wykonawcę oraz uczestnika konkursu, którego beneficjentem rzeczywistym w rozumieniu ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz.U. z 2022 r. poz. 593 I 655) jest osoba wymieniona w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisana na listę lub będąca takim beneficjentem rzeczywistym od 24 marca 2022 r., o ile została wpisana na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt.3;
8.3.3 Wykonawcę oraz uczestnika konkursu, którego jednostką dominującą w rozumieniu art. 3 ust.1 pkt 37 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r. poz. 217, 2105 I 2106) jest podmiot wymieniony w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisany na listę lub będący taką jednostką dominującą od dnia 24 lutego 2022 r., o ile został wpisany na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt.3.
Osoba lub podmiot podlegające wykluczeniu na podstawie punktu 8.2, które w okresie tego wykluczenia ubiegają się o udzielenie zamówienia publicznego lub biorą udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, podlegają karze pieniężnej do 20 000 000 zł.