Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Organizacja międzynarodowej konferencji „Zakopane School of Physics 2025” w Zakopanem w terminie 20-24 maja 2025 r. (DZP.260.5.2025)

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: INSTYTUT FIZYKI JĄDROWEJ IM. HENRYKA NIEWODNICZAŃSKIEGO POLSKIEJ AKADEMII NAUK

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 000326983

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: ul. Radzikowskiego, 152

1.5.2.) Miejscowość: Kraków

1.5.3.) Kod pocztowy: 31-342

1.5.4.) Województwo: małopolskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL213 - Miasto Kraków

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: dzp@ifj.edu.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://www.ifj.edu.pl/

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Inna działalność

badania naukowe

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Organizacja międzynarodowej konferencji „Zakopane School of Physics 2025” w Zakopanem w terminie 20-24 maja 2025 r. (DZP.260.5.2025)

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-b1aa2326-7507-4e60-8625-f25328042e3a

2.5.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00127335

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2025-03-03

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2025/BZP 00068389/03/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.9 Organizacja konferencji Zakopane School pf Physics

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-b1aa2326-7507-4e60-8625-f25328042e3a

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://ezamowienia.gov.pl

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: Szczegółowe określenie wymagań technicznych i organizacyjnych dot. korespondencji elektronicznej zawarto w SWZ.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Określenie zasad związanych z obowiązkiem informacyjnym RODO zawarto w SWZ

3.16.) RODO (ograniczenia stosowania): Szczegółowe określenie zasad związanych z ograniczeniem stosowania RODO zawarto w SWZ

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: DZP.260.5.2025

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Organizacja międzynarodowej konferencji „Zakopane School of Physics 2025” w Zakopanem w terminie 20-24 maja 2025 r. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia określa załącznik nr 1 do SWZ.

4.2.6.) Główny kod CPV: 55000000-0 - Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: od 2025-05-20 do 2025-06-06

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Doświadczenie personelu skierowanego do realizacji zamówienia

4.3.6.) Waga: 30

Kryterium 3

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Liczba pisemnych referencji wystawionych do wymienionych w pkt. 2 konferencji

4.3.6.) Waga: 10

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 1

Art. 109 ust. 1 pkt 4

Art. 109 ust. 1 pkt 5

Art. 109 ust. 1 pkt 6

Art. 109 ust. 1 pkt 7

Art. 109 ust. 1 pkt 8

Art. 109 ust. 1 pkt 9

Art. 109 ust. 1 pkt 10

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Nie

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: Do oferty każdy Wykonawca dołącza:
1) aktualne na dzień składania ofert oświadczenie w zakresie wskazanym przez Zamawiającego w załączniku nr 4 do SWZ. Informacje zawarte w oświadczeniu stanowią wstępne potwierdzenie, że Wykonawca/ Podmiot udostępniający zasoby nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu.
Zamawiający wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, następujących podmiotowych środków dowodowych, aktualnych na dzień ich złożenia:
1) oświadczenie Wykonawcy/Podmiotu udostępniającego zasoby o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu wskazanym przez Zamawiającego w załączniku nr 4 do SWZ, w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania wskazanych w § 2 ust. 1 pkt 7 rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od Wykonawcy (Dz. U. poz. 2415), o ile dotyczy.

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: Do oferty każdy Wykonawca dołącza:
1) aktualne na dzień składania ofert oświadczenie w zakresie wskazanym przez Zamawiającego w załączniku nr 4 do SWZ. Informacje zawarte w oświadczeniu stanowią wstępne potwierdzenie, że Wykonawca/ Podmiot udostępniający zasoby nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu,
2) zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby (jeżeli Wykonawca polega na zasobach lub sytuacji podmiotu trzeciego) do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji danego zamówienia lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że Wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów.

5.8.) Wykaz przedmiotowych środków dowodowych:

1. Opis przedmiotu zamówienia

5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Tak

5.10.) Przedmiotowe środki dowodowe podlegające uzupełnieniu po złożeniu oferty:

1. Opis przedmiotu zamówienia

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

1. formularz ofertowy
2. formularz cenowy
3. pełnomocnictwo (o ile oferta będzie podpisana przez pełnomocnika)

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

określone w SWZ

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

Projektowane postanowienia umowy w sprawie zamówienia publicznego, w tym warunki jej zmiany, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy określa załącznik nr 5 do SWZ.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2025-03-13 09:00

8.2.) Miejsce składania ofert: Platforma e-Zamówienia

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2025-03-13 10:00

8.4.) Termin związania ofertą: do 2025-04-11

SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE

Zamówienie musi zostać zrealizowane w terminie od daty zawarcia umowy do 6 czerwca 2025 r., w tym organizacja konferencji w terminie 20 – 24 maja 2025 r. w Zakopanem.