Ogłoszenie o zmianie ogłoszenia
„Opracowanie i realizacja działań promocyjnych mających na celu skuteczną kampanię informacyjno-promocyjną projektu pt. „ Budowa Metropolitalnego Systemu Informacji Przestrzennej ....” (część nazwy)

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Nazwa zamawiającego: Stowarzyszenie Metropolia Poznań

1.3.) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 301740215

1.4.) Adres zamawiającego:

1.4.1.) Ulica: Kościelna 37

1.4.2.) Miejscowość: Poznań

1.4.3.) Kod pocztowy: 60-537

1.4.4.) Województwo: wielkopolskie

1.4.5.) Kraj: Polska

1.4.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL415 - Miasto Poznań

1.4.7.) Numer telefonu: 61 669 80 52

1.4.9.) Adres poczty elektronicznej: biuro@metropoliapoznan.pl

1.4.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: http://www.metropoliapoznan.pl

1.5.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - związek jednostek samorządu terytorialnego

1.6.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Numer ogłoszenia: 2023/BZP 00088940

2.2.) Data ogłoszenia: 2023-02-09

SEKCJA III ZMIANA OGŁOSZENIA

3.1.) Nazwa zmienianego ogłoszenia:

Ogłoszenie o zamówieniu

3.2.) Numer zmienianego ogłoszenia w BZP: 2023/BZP 00064754

3.3.) Identyfikator ostatniej wersji zmienianego ogłoszenia: 01

3.4.) Identyfikator sekcji zmienianego ogłoszenia:

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

3.4.1.) Opis zmiany, w tym tekst, który należy dodać lub zmienić:

4.2.2. Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przed zmianą:
„Opracowanie i realizacja działań promocyjnych mających na celu skuteczną kampanię informacyjno-promocyjną projektu pt. „ Budowa Metropolitalnego Systemu Informacji Przestrzennej (MeSIP) dla Metropolii Poznań”- przeprowadzanych na terenie Miejskiego Obszaru Funkcjonalnego Poznania w ramach projektu pt. „Budowa Metropolitalnego Systemu Informacji Przestrzennej (MeSIP) dla Metropolii Poznań” - postępowanie nr 1/2023/Mesip
5.1. Przedmiotem niniejszego postępowania są usługi: opracowania i realizacji działań promocyjnych mających na celu skuteczną kampanię informacyjno-promocyjną projektu pt. „Budowa Metropolitalnego Systemu Informacji Przestrzennej (MeSIP) dla Metropolii Poznań”- przeprowadzanych na terenie Miejskiego Obszaru Funkcjonalnego Poznania w ramach projektu pt. „Budowa Metropolitalnego Systemu Informacji Przestrzennej (MeSIP) dla Metropolii Poznań” Projekt współfinansowany jest ze środków Unii Europejskiej w ramach Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2014-2020 z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego.
5.2. Przedmiot zamówienia obejmuje:
1. przygotowanie materiałów informacyjnych i promocyjnych (broszury informacyjne, ulotki), w tym opis Projektu do umieszczenia na stronie internetowej Zamawiającego oraz multimedialną prezentację promującą Projekt, z uwzględnieniem informacji o działaniu systemu tj. Metropolitalnego Systemu Informacji Przestrzennej.
2. przygotowanie i przeprowadzenie kampanii informacyjnej w mediach – zamieszczenie informacji w lokalnych portalach internetowych.
Ad. 1 Broszury informacyjne – w formacie A4, 12-stronicowe. Grubość papieru min. 170 g. Okładka min. 250 g. Nakład 1000 szt. Ulotki – w formacie DL, 2-stronicowe. Papier o grubości min. 100 g. Nakład 10000 szt. Opis do umieszczenia na stronie internetowej – 4000 znaków + min. 12 grafik/zdjęć/baner do wykorzystania w Internecie. Multimedialna prezentacja – 20-30 slajdów z wykorzystaniem multimediów.
Materiały informacyjne i promocyjne będą kierowane do potencjalnych użytkowników systemu MeSIP, mieszkańców obszarów samorządów tworzących Metropolię Poznań (miasto Poznań, powiat poznański, gminy Szamotuły, Oborniki, Skoki, Śrem). Ich treść będzie przedstawiać zasady działania systemu MeSIP, jego możliwości i korzyści dla użytkownika systemu.
Ad. 2 Kampania informacyjna zostanie przygotowana do przeprowadzenia w kanałach: Internet (w tym media społecznościowe), telewizja, radio, prasa, media społecznościowe. Wykonawca przygotuje:
a) spoty wideo, do wykorzystania w telewizji i Internecie; długość 30 sekund i 2 minuty; jakość nagrania dopasowana do potrzeb telewizji; scenariusz do akceptacji Zamawiającego
b) spoty audio, do wykorzystania w radiu; długość 15 i 30 sekund; jakość nagrania dopasowana do potrzeb nadawców radiowych; scenariusz do akceptacji Zamawiającego
c) artykuły, do wykorzystania w prasie (z wykorzystaniem grafik/zdjęć) i Internecie (z użyciem multimediów); objętość dopasowana do możliwości tytułów prasowych oraz stron internetowych, na których prowadzona będzie kampania
d) 30 postów dla mediów społecznościowych (10 postów dla każdego z 3 profili społecznościowych Metropolii Poznań); do umieszczenie na profilach w Facebooku, Instagramie, Twitterze; posty mogą być wykorzystane w więcej niż jednym medium, o ile będą dopasowane do charakteru poszczególnych kanałów.
Ad. 2 Kampania informacyjna zostanie przeprowadzenia w kanałach: internet (w tym media społecznościowe), telewizja, radio, prasa, media społecznościowe. Wykonawca zleci emisję powyższych materiałów:
a) w telewizji – min. 2 telewizyjne stacje lokalne/regionalne nadające na obszarze przynajmniej 70% Metropolii Poznań; 30 spotów w każdej stacji, min. 60% emisji w godzinach 18-22
b) w radiu – w min. 3 stacjach z 10 o najwyższej słuchalności na terenie Metropolii Poznań według aktualnych danych badania RadioTrack; min. 60% emisji w godzinach 6-10 i 15-18. Liczba spotów minimum 90 spotów w każdej stacji (minimum 25% spoty 30 sekundowe).
c) w prasie – w min. 2 gazetach codziennych ukazujących się na terenie Metropolii Poznań; w każdym tytule 2 artykuły w odstępie min. 2 tygodni; forma: artykuł dziennikarski, artykuł sponsorowany, materiał partnerski; objętość: min. 1200 znaków + grafika/zdjęcia
- w min. 5 tygodnikach/miesięcznikach lokalnych wydawanych na obszarze samorządu należącego do Metropolii Poznań; w każdym tytule 1 artykuł; forma: artykuł dziennikarski, artykuł sponsorowany, materiał partnerski; objętość: min. 1200 znaków + grafika/zdjęcia
d) w portalach internetowych – min. 3 portale, zawierające treści skierowane do mieszkańców Metropolii Poznań; w każdym portalu 1 artykuł multimedialny + 1 film; łączne potwierdzone dotarcie do min. 20% mieszkańców Metropolii
e) w social mediach, w profilach Zamawiającego – publikacja postów; płatna kampania skierowana do mieszkańców obszaru Metropolii Poznań – łącznie 500 tys. wyświetleń.
Przygotowanie akcji informacyjno – promocyjnej będzie obejmowało:
– opracowanie kanałów dotarcia do grupy docelowej i wypromowanie systemu Mesip
- opracowanie wytycznych dot. informacji promocyjnych
– opracowanie działań informacyjno – promocyjnych wraz ze wskazaniem:
• kreacji graficznych proponowanych materiałów informacyjno -promujących
• kanałów komunikacji i dotarcia do grupy docelowej
– plan i harmonogram działań
Działania informacyjno – promocyjne opracowane przez wybranego Wykonawcę muszą być zatwierdzone przez Zamawiającego przed rozpoczęciem ich realizacji.
Wykonawca zobowiązany będzie do comiesięcznego raportowania zrealizowanych działań informacyjno – promocyjnych. Wykonawca zobowiązuje się wyznaczenie osoby lub osób do kontaktu z Zamawiającym w ramach realizacji zamówienia oraz przekazanie Zamawiającemu danych kontaktowych tej osoby lub osób (numer telefonu oraz adres e-mail).
Wykonawca zapewnia w całym okresie realizacji zamówienia zasobów kadrowych oraz infrastruktury niezbędnej do realizacji zamówienia.
Uwaga – w zakresie realizacji przedmiotu zamówienia:
Wykonawca nie powinien posiadać zaległości cywilnoprawnych i przeterminowanych zobowiązań - Wykonawca składa w Formularzu oferty oświadczenie.
Wykonawca zobowiązany jest do znajomości rynku lokalnego oraz jego specyfiki i możliwości promocji na terenie Metropolii Poznań – Wykonawca powinien dysponować listą min. 5 klientów z terenu woj. wielkopolskiego – Wykonawca zamieszcza w Formularzu oferty wykaz klientów.
Wykonawca zobowiązany jest do dysponowania potencjałem technicznym wymaganym do wykonania zamówienia - Wykonawca składa oświadczenie w Formularzu oferty.
Wykonawca powinien zaakceptować wykonanie usługi w wymaganym terminie oraz rozliczenie usługi na koniec realizacji zamówienia na podstawie faktury wystawionej po podpisaniu bez zastrzeżeń protokołu odbioru, którego załącznikiem będzie raport realizacji planu działań informacyjno – promocyjnych.
Przygotowane przez Wykonawcę działania informacyjno – promocyjnych muszą uwzględniać dostępność informacyjno – komunikacyjną dla osób ze szczególnymi potrzebami zgodnie z dokumentem „Standardy dostępności dla polityki spójności 2014-2020” – dokument stanowi załącznik do Opisu przedmiotu zamówienia.
Wykonawca zobowiązany jest do oznaczania wszelkich dokumentów, a także działań informacyjnych i promocyjnych zgodnie z księgą identyfikacji wizualnej oraz Podręcznikiem wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014-2020 w zakresie informacji i promocji. Dokumenty dostępne są na Portalu Funduszy Europejskich.
Zamawiający zastrzega sobie prawo kontroli Wykonawcy na każdym etapie realizacji zamówienia.

Po zmianie:
„Opracowanie i realizacja działań promocyjnych mających na celu skuteczną kampanię informacyjno-promocyjną projektu pt. „ Budowa Metropolitalnego Systemu Informacji Przestrzennej (MeSIP) dla Metropolii Poznań”- przeprowadzanych na terenie Miejskiego Obszaru Funkcjonalnego Poznania w ramach projektu pt. „Budowa Metropolitalnego Systemu Informacji Przestrzennej (MeSIP) dla Metropolii Poznań” - postępowanie nr 1/2023/Mesip
5.1. Przedmiotem niniejszego postępowania są usługi: opracowania i realizacji działań promocyjnych mających na celu skuteczną kampanię informacyjno-promocyjną projektu pt. „Budowa Metropolitalnego Systemu Informacji Przestrzennej (MeSIP) dla Metropolii Poznań”- przeprowadzanych na terenie Miejskiego Obszaru Funkcjonalnego Poznania w ramach projektu pt. „Budowa Metropolitalnego Systemu Informacji Przestrzennej (MeSIP) dla Metropolii Poznań” Projekt współfinansowany jest ze środków Unii Europejskiej w ramach Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2014-2020 z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego.
5.2. Przedmiot zamówienia obejmuje:
1. przygotowanie materiałów informacyjnych i promocyjnych (broszury informacyjne, ulotki), w tym opis Projektu do umieszczenia na stronie internetowej Zamawiającego oraz multimedialną prezentację promującą Projekt, z uwzględnieniem informacji o działaniu systemu tj. Metropolitalnego Systemu Informacji Przestrzennej.
2. przygotowanie i przeprowadzenie kampanii informacyjnej w mediach – zamieszczenie informacji w lokalnych portalach internetowych.
Ad. 1 Broszury informacyjne – w formacie A4, 12-stronicowe. Grubość papieru min. 170 g. Okładka min. 250 g. Nakład 1000 szt. Ulotki – w formacie DL, 2-stronicowe. Papier o grubości min. 100 g. Nakład 10000 szt. Opis do umieszczenia na stronie internetowej – 4000 znaków + min. 12 grafik/zdjęć/baner do wykorzystania w Internecie. Multimedialna prezentacja – 20-30 slajdów z wykorzystaniem multimediów.
Materiały informacyjne i promocyjne będą kierowane do potencjalnych użytkowników systemu MeSIP, mieszkańców obszarów samorządów tworzących Metropolię Poznań (miasto Poznań, powiat poznański, gminy Szamotuły, Oborniki, Skoki, Śrem). Ich treść będzie przedstawiać zasady działania systemu MeSIP, jego możliwości i korzyści dla użytkownika systemu.
Ad. 2 Kampania informacyjna zostanie przygotowana do przeprowadzenia w kanałach: Internet (w tym media społecznościowe), telewizja, radio, prasa, media społecznościowe. Wykonawca przygotuje:
a) spoty wideo, do wykorzystania w telewizji i Internecie; długość 30 sekund i 2 minuty; jakość nagrania dopasowana do potrzeb telewizji; scenariusz do akceptacji Zamawiającego
b) spoty audio, do wykorzystania w radiu; długość 15 i 30 sekund; jakość nagrania dopasowana do potrzeb nadawców radiowych; scenariusz do akceptacji Zamawiającego
c) artykuły, do wykorzystania w prasie (z wykorzystaniem grafik/zdjęć) i Internecie (z użyciem multimediów); objętość dopasowana do możliwości tytułów prasowych oraz stron internetowych, na których prowadzona będzie kampania
d) 30 postów dla mediów społecznościowych (10 postów dla każdego z 3 profili społecznościowych Metropolii Poznań); do umieszczenie na profilach w Facebooku, Instagramie, Twitterze; posty mogą być wykorzystane w więcej niż jednym medium, o ile będą dopasowane do charakteru poszczególnych kanałów.
Ad. 2 Kampania informacyjna zostanie przeprowadzenia w kanałach: internet (w tym media społecznościowe), telewizja, radio, prasa, media społecznościowe. Wykonawca zleci emisję powyższych materiałów:
a) w telewizji – min. 2 telewizyjne stacje lokalne/regionalne nadające na obszarze przynajmniej 70% Metropolii Poznań; 30 spotów w każdej stacji, min. 60% emisji w godzinach 18-22
b) w radiu – w min. 3 stacjach z 10 o najwyższej słuchalności na terenie Metropolii Poznań według aktualnych danych badania RadioTrack; min. 60% emisji w godzinach 6-10 i 15-18. Liczba spotów minimum 90 spotów w każdej stacji (minimum 25% spoty 30 sekundowe).
c) w prasie – w min. 2 gazetach codziennych ukazujących się na terenie Metropolii Poznań; w każdym tytule 2 artykuły w odstępie min. 2 tygodni; forma: artykuł dziennikarski, artykuł sponsorowany, materiał partnerski; objętość: min. 1200 znaków + grafika/zdjęcia
- w min. 5 tygodnikach/miesięcznikach lokalnych wydawanych na obszarze samorządu należącego do Metropolii Poznań; w każdym tytule 1 artykuł; forma: artykuł dziennikarski, artykuł sponsorowany, materiał partnerski; objętość: min. 1200 znaków + grafika/zdjęcia
d) w portalach internetowych – min. 3 portale, zawierające treści skierowane do mieszkańców Metropolii Poznań; w każdym portalu 1 artykuł multimedialny + 1 film; łączne potwierdzone dotarcie do min. 20% mieszkańców Metropolii
e) w social mediach, w profilach Zamawiającego – publikacja postów; płatna kampania skierowana do mieszkańców obszaru Metropolii Poznań – łącznie 500 tys. wyświetleń.
Przygotowanie akcji informacyjno – promocyjnej będzie obejmowało:
– opracowanie kanałów dotarcia do grupy docelowej i wypromowanie systemu Mesip
- opracowanie wytycznych dot. informacji promocyjnych
– opracowanie działań informacyjno – promocyjnych wraz ze wskazaniem:
• kreacji graficznych proponowanych materiałów informacyjno -promujących
• kanałów komunikacji i dotarcia do grupy docelowej
– plan i harmonogram działań
Działania informacyjno – promocyjne opracowane przez wybranego Wykonawcę muszą być zatwierdzone przez Zamawiającego przed rozpoczęciem ich realizacji.
Wykonawca zobowiązany będzie do comiesięcznego raportowania zrealizowanych działań informacyjno – promocyjnych. Wykonawca zobowiązuje się wyznaczenie osoby lub osób do kontaktu z Zamawiającym w ramach realizacji zamówienia oraz przekazanie Zamawiającemu danych kontaktowych tej osoby lub osób (numer telefonu oraz adres e-mail).
Wykonawca zapewnia w całym okresie realizacji zamówienia zasobów kadrowych oraz infrastruktury niezbędnej do realizacji zamówienia.
Uwaga – w zakresie realizacji przedmiotu zamówienia:
Wykonawca nie powinien posiadać zaległości cywilnoprawnych i przeterminowanych zobowiązań - Wykonawca składa w Formularzu oferty oświadczenie.
Wykonawca zobowiązany jest do dysponowania potencjałem technicznym wymaganym do wykonania zamówienia - Wykonawca składa oświadczenie w Formularzu oferty.
Wykonawca powinien zaakceptować wykonanie usługi w wymaganym terminie oraz rozliczenie usługi na koniec realizacji zamówienia na podstawie faktury wystawionej po podpisaniu bez zastrzeżeń protokołu odbioru, którego załącznikiem będzie raport realizacji planu działań informacyjno – promocyjnych.
Przygotowane przez Wykonawcę działania informacyjno – promocyjnych muszą uwzględniać dostępność informacyjno – komunikacyjną dla osób ze szczególnymi potrzebami zgodnie z dokumentem „Standardy dostępności dla polityki spójności 2014-2020” – dokument stanowi załącznik do Opisu przedmiotu zamówienia.
Wykonawca zobowiązany jest do oznaczania wszelkich dokumentów, a także działań informacyjnych i promocyjnych zgodnie z księgą identyfikacji wizualnej oraz Podręcznikiem wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014-2020 w zakresie informacji i promocji. Dokumenty dostępne są na Portalu Funduszy Europejskich.
Zamawiający zastrzega sobie prawo kontroli Wykonawcy na każdym etapie realizacji zamówienia.

3.4.) Identyfikator sekcji zmienianego ogłoszenia:

SEKCJA VIII - PROCEDURA

3.4.1.) Opis zmiany, w tym tekst, który należy dodać lub zmienić:

8.1. Termin składania ofert

Przed zmianą:
2023-02-10 10:00

Po zmianie:
2023-02-14 10:00

3.4.1.) Opis zmiany, w tym tekst, który należy dodać lub zmienić:

8.3. Termin otwarcia ofert

Przed zmianą:
2023-02-10 11:00

Po zmianie:
2023-02-14 11:00

3.4.1.) Opis zmiany, w tym tekst, który należy dodać lub zmienić:

8.4. Termin związania ofertą

Przed zmianą:
2023-03-11

Po zmianie:
2023-03-15

SEKCJA IV INFORMACJE DODATKOWE