STANOWISKA EKSPERTÓW DS. OPRACOWANIA MODELU ZARZĄDZANIA PRACĄ UCZELNI - ZADANIE NR 4 - Uniwersytet Kazimierza Wielkiego, Bydgoszcz

eGospodarka.pl › Przetargi › Przetargi Bydgoszcz › STANOWISKA EKSPERTÓW DS. OPRACOWANIA MODELU ZARZĄDZANIA PRACĄ UCZELNI - ZADANIE NR 4

« Poprzedni przetarg

Następny przetarg »

Ten przetarg został już zakończony. Zobacz wynik tego przetargu

Ogłoszenie z dnia 2012-09-14

Bydgoszcz: STANOWISKA EKSPERTÓW DS. OPRACOWANIA MODELU ZARZĄDZANIA PRACĄ UCZELNI - ZADANIE NR 4
Numer ogłoszenia: 198587 - 2012; data zamieszczenia: 14.09.2012
OGŁOSZENIE O ZAMIARZE ZAWARCIA UMOWY - Usługi

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Uniwersytet Kazimierza Wielkiego, ul. Chodkiewicza 30, 85-064 Bydgoszcz, woj. kujawsko-pomorskie, tel. 052 3419100, faks 052 3608206 , strona internetowa www.ukw.edu.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Uczelnia publiczna.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: STANOWISKA EKSPERTÓW DS. OPRACOWANIA MODELU ZARZĄDZANIA PRACĄ UCZELNI - ZADANIE NR 4.

II.2) Rodzaj zamówienia: Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest wykonywanie przez 5 osób zadań: STANOWISK EKSPERTÓW DS. OPRACOWANIA MODELU ZARZĄDZANIA PRACĄ UCZELNI - ZADANIE NR 4 Forma zatrudnienia dla wszystkich opisanych poniżej stanowisk: umowa cywilno-prawna (zlecenie), liczba godzin w miesiącu: 64 (2/5 etatu), czas realizacji zadania 01.10.2012 - 31.12.2012 Szczegółowe zadania i wymagania wobec osób na stanowisku ekspertów ds. modeli w zadaniu 3 projektu: ZADANIE 4: 1) Zakres obowiązków kierownika zespołu w zadaniu nr 4 (model zarządzania pracą uczelni - obieg dokumentów) : - audyt obecnej infrastruktury przepływu informacji w UKW - analiza dokumentacji określającej obecne zasady obiegu dokumentów w uczelni, - konsultacje z użytkownikami modelu oraz pozostałymi zespołami ds. modeli (zespołem zad 2 oraz 3), - opracowanie założeń integracji elektronicznego systemu obiegu dokumentów z innymi systemami przewidzianymi do wdrożenia w ramach projektu (systemem ERP) oraz systemem obsługi toku studiów (USOS), na poziomie merytorycznym, - określenie zakresu kluczowych informacji istotnych z punktu widzenia sprawnego zarządzania uczelnią (infrastruktura BI), - określenie wytycznych w zakresie wymiany informacji (danych) pomiędzy modelami- zdefiniowanie danych, jakie powinny być wymieniane pomiędzy modelami, - przygotowanie zakresu programu szkoleń realizowanych w etapie 6. harmonogramu projektu zadania nr 4, - merytoryczne przygotowanie modeli (w tym: analiza obecnych procedur w zakresie funkcjonowania obszaru objętego nowym modelem oraz propozycja nowych rozwiązań), - przygotowanie wytycznych do wdrożenia elektronicznego systemu obiegu dokumentów, - określenie wymagań w stosunku do nowego systemu obiegu dokumentów, - określenie wytycznych pozwalających na stworzenie nowych możliwości związanych z zarządzaniem czasem pracy oraz szkoleniami pracowników UKW - kadra administracyjna. - przygotowywanie dokumentacji związanej z pracami zespołu, - nadzór nad prawidłową realizacją zadań realizowanych w zespole, - konsultacja ze specjalistą ds. modeli oraz kierownikami pozostałych zespołów, - weryfikacja opracowanych procedur z obowiązującymi przepisami prawa (np.: ustawa prawo o szkolnictwie wyższym, ustawa o finansach publicznych, dokumentami UKW). Wymagania na stanowisko kierownika zespołu w zadaniu nr 4: - minimum dwa lata pracy administracyjnej w danej dziedzinie, lub pracy w charakterze administratora IT , - wykształcenie wyższe, - znajomość funkcjonowania istniejących procedur realizowanych w UKW, w obrębie danego modelu oraz ogólnych aktów prawnych (np. Statutu Uniwersytetu Kazimierza Wielkiego). - duża dyspozycyjność, - umiejętność pracy z pakietem MS Office (MS Word, Exel, dodatkowym atutem będzie znajomość aplikacji Power Point), - dodatkowym atutem będzie również: a) znajomość ustaw: - Ustawa Prawo Zamówień Publicznych (aktualnie obowiązująca wersja), - Ustawa Prawo o Szkolnictwie wyższym (aktualnie obowiązująca wersja), - Ustawa o finansach publicznych (aktualnie obowiązująca wersja). b) znajomość od strony funkcjonalnej (użytkownika) systemów Simple, USOS. c) umiejętność poruszania się i pozyskiwania informacji ze stron MNiSW, NCN, NCBiR. - wysokie zdolności komunikacyjne, - umiejętność zarządzania zespołem / zdolności przywódcze. 2) Zakres obowiązków eksperta ds. modeli w zespole w zadaniu nr 4 (model zarządzania pracą uczelni - obieg dokumentów) - dwóch ekspertów: - audyt obecnej infrastruktury przepływu informacji w UKW - analiza dokumentacji określającej obecne zasady obiegu dokumentów w uczelni, - konsultacje z użytkownikami modelu oraz pozostałymi zespołami ds. modeli (zespołem zad 2 oraz 3), - opracowanie założeń integracji elektronicznego systemu obiegu dokumentów z innymi systemami przewidzianymi do wdrożenia w ramach projektu (systemem ERP) oraz systemem obsługi toku studiów (USOS), na poziomie merytorycznym, - określenie zakresu kluczowych informacji istotnych z punktu widzenia sprawnego zarządzania uczelnią (infrastruktura BI), - określenie wytycznych w zakresie wymiany informacji (danych) pomiędzy modelami- zdefiniowanie danych, jakie powinny być wymieniane pomiędzy modelami, - przygotowanie zakresu programu szkoleń realizowanych w etapie 6. harmonogramu projektu zadania nr 4, - merytoryczne przygotowanie modeli (w tym: analiza obecnych procedur w zakresie funkcjonowania obszaru objętego nowym modelem oraz propozycja nowych rozwiązań), - przygotowanie wytycznych do wdrożenia elektronicznego systemu obiegu dokumentów, - określenie wymagań w stosunku do nowego systemu obiegu dokumentów, - określenie wytycznych pozwalających na stworzenie nowych możliwości związanych z zarządzaniem czasem pracy oraz szkoleniami pracowników UKW - kadra administracyjna. 3) Wymagania na stanowisko eksperta w zespole (z wyłączeniem ekspertów IT) w zadaniu nr 4: - minimum dwa lata pracy w UKW w obszarze funkcjonowania danego modelu , lub test kompetencyjny przeprowadzony przez pracowników grupy zarządzającej projektem, - znajomość funkcjonowania istniejących procedur realizowanych w UKW, w obrębie danego modelu oraz ogólnych aktów prawnych (np. Statutu Uniwersytetu Kazimierza Wielkiego). - duża dyspozycyjność, - umiejętność pracy z pakietem MS Office (MS Word, Exel, dodatkowym atutem będzie znajomość aplikacji Power Point), - dodatkowym atutem będzie również: a) znajomość ustaw: - Ustawa Prawo Zamówień Publicznych (aktualnie obowiązująca wersja), - Ustawa Prawo o Szkolnictwie wyższym (aktualnie obowiązująca wersja), - Ustawa o finansach publicznych (aktualnie obowiązująca wersja). b) znajomość od strony funkcjonalnej (użytkownika) systemów Simple, USOS. c) umiejętność poruszania się i pozyskiwania informacji ze stron MNiSW, NCN, NCBiR. Zakres obowiązków eksperta IT ds. modeli w zespole w zadaniu nr 4 - dwóch ekspertów : - audyt środowiskowy (przedwdrożeniowy), w tym audyt obecnego systemu obsługi dokumentów. - analiza dokumentacji określającej obecne zasady obiegu informacji i dokumentów w UKW, - konsultacje z użytkownikami modeli oraz zespołami ds. modeli w obrębie grupy oraz całego projektu, - opracowanie założeń integracji elektronicznego systemu obiegu dokumentów z innymi systemami przewidzianymi do wdrożenia w ramach projektu (systemem ERP) oraz systemem obsługi toku studiów (USOS), na poziomie merytorycznym, - opracowanie merytoryczne założeń integracji nowego rozwiązania elektronicznego systemu obiegu dokumentów z innymi wykorzystywanymi obecnie systemami na uczelni (przede wszystkim: POLon, ePUAP, bazy danych LDAP), - opracowanie merytorycznych i technicznych założeń konstrukcji nowego rozwiązania autoryzacji użytkowników, - określenie zakresu kluczowych informacji istotnych z punktu widzenia sprawnego zarządzania uczelnią (struktura BI), - weryfikacja propozycji specjalistów merytorycznych pod kątem funkcjonowania nowych rozwiązań w systemach informatycznych, - weryfikacja zgodności przewidywanych do wdrożenia systemów IT z obowiązującymi przepisami prawa, - konstrukcja SIWZ (PZP) w zakresie systemów ERP oraz systemu elektronicznego obiegu dokumentów. Wymagania na stanowisko eksperta IT w zespole w zadaniu nr 4: - minimum dwa lata pracy w UKW, w dziale IT , lub test kompetencyjny przeprowadzony przez pracowników działu IT, - dobra znajomość od strony administracyjnej systemów komunikacyjnych (systemów pocztowych, technologii VPN), - podstawowa znajomość od strony administracyjnejSystemów USOS / Simple, - duża dyspozycyjność, - umiejętność pracy z pakietem MS Office (MS Word, Exel Power Point) oraz aplikacją Redmine - svc.ukw.edu.pl, - umiejętność poruszania się i pozyskiwania informacji ze stron MNiSW, NCN, NCBiR, - podstawowa znajomość funkcjonowania istniejących procedur realizowanych w UKW, w obrębie danego modelu oraz ogólnych aktów prawnych (np. Statutu Uniwersytetu Kazimierza Wielkiego), - dodatkowym atutem będzie podstawowa znajomość : a) ustaw: - Ustawa Prawo Zamówień Publicznych (aktualnie obowiązująca wersja), - Ustawa Prawo o Szkolnictwie wyższym (aktualnie obowiązująca wersja), - Ustawa o finansach publicznych (aktualnie obowiązująca wersja), b) oraz dokumentu: Raport końcowy Modele zarządzania uczelniami w Polsce - Uniwersytet Jagielloński 2011..

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 80.00.00.00 - Usługi edukacyjne i szkoleniowe 80.30.00.00 - Usługi szkolnictwa wyższego 80.41.00.00 - Różne usługi szkolne 79.21.10.00 - Usługi księgowe .

II.5) Szacunkowa wartość zamówienia (bez VAT): jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy.

SEKCJA III: PROCEDURA

Tryb udzielenia zamówienia: Zamówienie z wolnej ręki

1. Podstawa prawna

Postępowanie wszczęte zostało na podstawie art. 5 ust. 1a, art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. b ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych.
2. Uzasadnienie wyboru trybu

W związku z realizacją projektu: Program rozwoju Uniwersytetu Kazimierza Wielkiego w Bydgoszczy. stosujemy tryb zamówienia z wolnej ręki zgodnie art. 5 ust. 1a ustawy o zamówieniach publicznych oraz art. 67 ust 1 pkt 1 lit. b do postępowań o udzielenie zamówień, których przedmiotem są usługi o charakterze niepriorytetowym ( usługi edukacyjne i szkoleniowe, usługi szkolnictwa wyższego, różne usługi szkolne, usługi zarządzania projektem inne niż w zakresie robót budowlanych mieszczą się w grupie usług o charakterze niepriorytetowym) . Zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 28 stycznia 2010 r. w sprawie wykazu usług o charakterze priorytetowym i niepriorytetowym, przedmiotowe zamówienie mieści się w wykazie usług niepriorytetowych. Zamawiający ma więc możliwość nie stosować pewnych przepisów ustawy w tym przesłanek wyboru wszczęcia postępowania w trybie zamówienia z wolnej ręki na określonych w art. 67 oraz art. 5 ustawy Prawo zamówień publicznych. Wobec powyższego, że procedury wyłaniania wykonawcy w przetargu nieograniczonym trwają około miesiąca Zamawiający nie ma możliwości zastosowania innego trybu oraz dopuszczenia do realizacji projektu Wykonawców spoza Uniwersytetu Kazimierza Wielkiego. Ponadto zadania w projekcie rozpoczęły się z dniem 1 września 2012 stad niezbędne jest zatrudnienie ekspertów ds. modeli w trybie natychmiastowym. Ponadto zamawiający obawia się tutaj naruszenia celowego, oszczędnego i efektywnego dokonywania wydatków, uniemożliwienia terminowej realizacji zadań oraz poniesieniem straty w mieniu publicznym. Eksperci ds. modeli będą pełnili w projekcie odpowiedzialne funkcje, które z uwagi na złożony sposób funkcjonowania Uniwersytetu Kazimierza Wielkiego w Bydgoszczy nie pozwalają na przekazanie kompetencji ww. stanowisk podmiotom zewnętrznym. Według wiedzy, opinii i doświadczenia Zamawiającego wdrożenie podmiotów zewnętrznych, nadanie im odpowiednich uprawnień i kompetencji zajęłoby zbyt dużą ilość cennego czasu. Z uwagi na duże kompetencje oraz wiedzę z zakresu księgowości, doświadczenie zawodowe i ponadprzeciętne zaangażowanie w pracę Zamawiający postanawia powierzyć następującym wykonawcom: Arkadiuszowi Słowińskiemu, Sylwii Chojeckiej, Tomaszowi Urban, Wiesławowi Langowskiemu, Sławomirowi Giżyńskiemu zadania: ekspertów ds. opracowania modelu zarządzania praca uczelni projektu Program Rozwoju Uniwersytetu Kazimierza Wielkiego w Bydgoszczy. Eksperci ds. opracowania modelu są odpowiedzialni za opracowanie zakresu procedur obowiązujących w danej dziedzinie. Modele muszą uwzględniać specyfikę wdrażanych systemów IT. Wymaga to zaangażowania do tego zadania użytkowników modeli i pracowników IT zarzadzających infrastruktirą IT na uczelni. Dodatkowo całym zespołem będzie kierował zewnętrzny ekspert co zapewni profesjonalizm działan calego zespołu. Zespoł sklada się z zarówno przedstawicieli użytkowników, administratorów IT i zewnętrznych ekspertów, aby zapewnić spojrzenie na problem z wielu stron. Pod uwagę przy rekrutacji będzie brane doświadczenie w danej dziedzinie-minimum 2 lata doświadczenia. Kryteria pozwola na wybranie wybrać reperzentatywnej grupy ekspertów. Wskazani Wykonawcy gwarantują Zamawiającemu terminowe rozpoczęcie powierzonych zadań, wysoką jakość wykonywanej usługi ze względu na duże doświadczenie w pracy na Uniwersytecie Kazimierza Wielkiego, znajomość standardów pracy przyjętych w UKW, szybkość przyswajana nowej wiedzy, ponadprzeciętne zaangażowanie w wykonywane obowiązki, odpowiedzialność za powierzone zadania, realizację usługi bez zakłóceń. Zakres kompetencji i wysoki stopień odpowiedzialności nie pozwala na powierzenie w/wym. zadań Wykonawcy z zewnątrz. Ze względu na fakt wykorzystywania w swojej pracy informacji będących tajemnica pracodawcy (określona w ustawie Kodeks Pracy z dnia 26 czerwca 1974 r. (Dz. U. 98.21.94 - tekst jednolity z późniejszymi zmianami) oraz pracy z danymi osobowymi, specjalista ds. formalnych musi być pracownikiem UKW i posiadać wiedzę o zasadach jej funkcjonowania. Ponadto Zamawiający unika tutaj zarzutu nieoszczędnego i nieefektywnego wydawania środków publicznych oraz nieprzestrzegania założeń i wytycznych realizowanego projektu: Program rozwoju Uniwersytetu Kazimierza Wielkiego w Bydgoszczy. Zasadne jest więc udzielenie zamówienia w trybie zamówienia z wolnej ręki wybranemu Wykonawcy zgodnie z art. 5 ust 1a oraz art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. b.

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

Część NR: 1 Nazwa: STANOWISKO EKSPERTA DS. OPRACOWANIA MODELU ZARZĄDZANIA PRACĄ UCZELNI (KIEROWNIK ZESPOŁU) - ZADANIE NR 4