Krynica-Zdrój: Zakup przez Gminę usług promocyjnych w związku z realizacją przez Fundację w ramach Koncepcji Forum: XXVI Forum Ekonomicznego, które odbędzie się w dniach 6-8.09.2016 r. w Krynicy-Zdroju
Numer ogłoszenia: 18619 - 2016; data zamieszczenia: 24.02.2016
OGŁOSZENIE O ZAMIARZE ZAWARCIA UMOWY - Usługi

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Gmina Krynica - Zdrój, Urząd Miejski w Krynicy - Zdroju, ul. Kraszewskiego 7, 33-380 Krynica-Zdrój, woj. małopolskie, tel. 018 472 55 00, faks 018 472 55 01 , strona internetowa www.krynica-zdroj.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Zakup przez Gminę usług promocyjnych w związku z realizacją przez Fundację w ramach Koncepcji Forum: XXVI Forum Ekonomicznego, które odbędzie się w dniach 6-8.09.2016 r. w Krynicy-Zdroju.

II.2) Rodzaj zamówienia: Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest zakup przez Gminę usług promocyjnych w związku z realizacją przez Fundację Instytut Studiów Wschodnich w ramach Koncepcji Forum: XXVI Forum Ekonomicznego, które odbędzie się w dniach 6-8.09.2016 r. w Krynicy-Zdroju. Poprzez zakup usług promocyjnych podczas Forum Gmina Krynica-Zdrój planuje dokonać zakupu następujących usług promocyjnych: 1) informowania o partnerstwie w ramach organizacji Forum poprzez: a) przyznanie Zamawiającemu tytułu Partnera Forum Ekonomicznego na cały okres obowiązywania umowy, b) zamieszczenie na głównej stronie internetowej www.forum-ekonomiczne.pl napisu Krynica-Zdrój - Miasto Gospodarz Forum Ekonomicznego wraz z herbem Krynicy-Zdroju oraz linkiem do strony www.krynica-zdroj.pl, c) zamieszczenie na stronie www.forum-ekonomiczne.pl w zakładce Partnerzy instytucjonalni na drugiej pozycji (po Województwie Małopolskim) herbu Krynicy-Zdroju wraz z linkiem do strony www.krynica-zdroj.pl, d) umieszczenie znaków logo Krynicy-Zdroju na specjalnych tablicach partnerów Forum umieszczonych w sali obrad plenarnych i salach obrad paneli dyskusyjnych oraz w obiekcie Mobilnego Centrum Konferencyjnego, które Wykonawca zobowiązuje się wznieść w formie przeszklonego obiektu zlokalizowanego obok Nowego Domu Zdrojowego, w materiałach drukowanych dystrybuowanych dla gości Forum Ekonomicznego, w wewnętrznym systemie informacji elektronicznej Forum Ekonomicznego (INFOFORUM), e) zamieszczenie kolorowej reklamy w specjalnym folderze reklamowym Forum na stronie A4, f) doręczenie materiałów reklamowych Zamawiającego wszystkim uczestnikom Forum razem z innymi materiałami konferencyjnymi, g) stworzenie możliwości ekspozycji materiałów promocyjnych i reklamowych przed salami obrad plenarnych i obrad paneli dyskusyjnych, h) zamieszczenie kolorowej reklamy na planie miasta wydanym specjalnie dla uczestników Forum, i) udzielenie Zamawiającemu licencji na korzystanie ze znaku towarowego Forum Ekonomicznego w celach reklamowych na okres od dnia zawarcia umowy do dnia rozpoczęcia XXVII Forum Ekonomicznego na następujących polach eksploatacji: w zakresie utrwalania i zwielokrotniania utworu - wytwarzanie określoną techniką egzemplarzy utworu, w tym techniką drukarską, reprograficzną, zapisu magnetycznego oraz techniką cyfrową, w zakresie rozpowszechniania utworu - publiczne wykonanie, wystawienie, wyświetlenie, odtwarzanie, a także publiczne udostępnienie utworu w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym, w zakresie tworzenia i rozpowszechniania dzieł zależnych zrealizowanych przy wykorzystaniu utworu - korzystanie z nich na polach eksploatacji określonych powyżej, j) zagwarantowanie Burmistrzowi Krynicy-Zdroju powitania uczestników Forum podczas uroczystego otwarcia Forum Ekonomicznego wspólnie z Marszałkiem Województwa, k) zawieszenie flagi lub innego elementu promocyjnego Zamawiającego w Pijalni według danych technicznych określonych przez Wykonawcę, l) zapewnienie możliwości emisji materiałów reklamowych Zamawiającego podczas Forum Ekonomicznego na nośnikach audiowizualnych, np. ekranie, m) zapewnienie możliwości zorganizowania stoiska promocyjnego Zamawiającego na terenie Centrum Kongresowego, n) umieszczenie w salach obrad paneli dyskusyjnych dodatkowych nośników reklamowych Zamawiającego, dostarczonych przez Zamawiającego m.in. roll-upów, o) rozesłanie do dnia 1 września 2016 r. komunikatu w formie elektronicznej z Biura Prasowego Forum do akredytowanych dziennikarzy z informacją, że Zamawiający jest Partnerem Forum Ekonomicznego, p) dołączenie do materiałów konferencyjnych dla dziennikarzy w Biurze Prasowym Forum w Krynicy-Zdroju w odpowiednich wersjach językowych informacji przygotowanej przez Zamawiającego o objętości 1500 znaków ze spacjami. Informacja o Zamawiającym zostanie dostarczona w formie elektronicznej na adres reklama@isw.org.pl do dnia 12 sierpnia 2016 r.; 2) przekazania 8 osobom - reprezentantom oraz gościom Zamawiającego - pakiet Gościa Forum Ekonomicznego bez miejsc noclegowych i bez wyżywienia, do 45 wejściówek zgodnie z listą przedstawioną Wykonawcy do dnia 5 sierpnia 2016 r. Wszystkie wejściówki otrzymają loginy do strony Wykonawcy.

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 79.34.22.00 - Usługi w zakresie promocji .

II.5) Szacunkowa wartość zamówienia (bez VAT): jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy.

SEKCJA III: PROCEDURA

Tryb udzielenia zamówienia: Zamówienie z wolnej ręki

• 1. Podstawa prawna

  Postępowanie wszczęte zostało na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. a, art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. b ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych.

• 2. Uzasadnienie wyboru trybu

  Przedmiotem zamówienia jest zakup przez Gminę usług promocyjnych w związku z realizacją przez Fundację Instytut Studiów Wschodnich w ramach Koncepcji Forum: XXVI Forum Ekonomicznego, które odbędzie się w dniach 6-8.09.2016 r. w Krynicy-Zdroju. Usługa może być świadczona tylko przez jednego Wykonawcę z przyczyn technicznych o obiektywnym charakterze oraz Wykonawca korzysta z ochrony praw wyłącznych wynikających z odrębnych przepisów. Forum Ekonomiczne zwane Polskim Davos organizowane w Krynicy-Zdroju nieprzerwanie od 1992 r., skupia rokrocznie najwybitniejsze osobistości życia politycznego i gospodarczego Europy. Ze względu na markę, która wytworzyła się w trakcie realizacji tego przedsięwzięcia, w najbliższej edycji Forum przewidywany jest udział przedstawicieli biznesu, prezydentów, premierów, ministrów, ekspertów, ekonomistów i dziennikarzy z wielu europejskich krajów. Stwarza to niepowtarzalną okazję do zaprezentowania potencjału i możliwości Krynicy-Zdroju tak opiniotwórczemu gronu w jednym miejscu i czasie. Jako właściciel know-how do Koncepcji Forum, Fundacja systematycznie poszerza wachlarz wydarzeń merytorycznych, które wpisują się w agendę Forum. Tylko od Fundacji można dokonać zakupu usług promocyjnych, ponieważ ten podmiot jest jego jedynym organizatorem i jako jedyny podmiot jest uprawniony do sprzedaży usług promocyjnych związanych z zapewnieniem odpowiedniej powierzchni reklamowej podczas każdego z wydarzeń Forum oraz na materiałach reklamowych dystrybuowanych przed, w trakcie i po jego zakończeniu. Ponadto, z uwagi na fakt, iż Fundacja Instytut Studiów Wschodnich jest twórcą Koncepcji Forum oraz korzysta z ochrony praw wyłącznych wynikających z odrębnych przepisów. Stosownie do art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. a i b ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia 29.01.2004 r. (tekst jednolity Dz. U. z 2015 r. poz. 2164), usługa może być świadczona tylko przez jednego Wykonawcę z przyczyn technicznych o obiektywnym charakterze oraz Wykonawca korzysta z ochrony praw wyłącznych wynikających z odrębnych przepisów.

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

NAZWA I ADRES WYKONAWCY KTÓREMU ZAMAWIAJĄCY ZAMIERZA UDZIELIĆ ZAMÓWIENIA

• FUNDACJA INSTYTUT STUDIÓW WSCHODNICH, ul. Solec 85, 00-382 Warszawa, kraj/woj. mazowieckie.