Gdynia: organizacja XII Międzynarodowego Forum Gospodarczego Gdynia 2012
Numer ogłoszenia: 179734 - 2012; data zamieszczenia: 30.05.2012
OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych: tak, numer ogłoszenia w BZP: 49002 - 2012r.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia: nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Gmina Miasta Gdyni, Al. Marszałka Piłsudskiego 52/54, 81-382 Gdynia, woj. pomorskie, tel. , faks.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: organizacja XII Międzynarodowego Forum Gospodarczego Gdynia 2012.

II.2) Rodzaj zamówienia: Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia: W ramach realizacji przedmiotu umowy, określonego w par. 1 Wykonawca zobowiązuje się do realizacji, zgodnie ze złożoną koncepcją, postanowieniami SIWZ wraz z Formularzem ofertowym, stanowiącymi załącznik nr 1 do niniejszej umowy, organizacji XII Międzynarodowego Forum Gospodarczego Gdynia 2012, w tym: 1) Uruchomienia i prowadzenia sekretariatu Forum, 2) Powołania zespołu koordynującego działania związane z organizacją Forum i organizacja cyklicznych spotkań zespołu, z udziałem Głównego Specjalisty Gdyńskiego Centrum Wspierania Przedsiębiorczości, 3) Aktualizacji i obsługi strony internetowej Forum www.forum.gdynia.pl, w tym: przygotowywania materiałów tekstowych i zdjęciowych, tłumaczenia tekstów na język angielski, zamieszczania newsów dot. aktualnych przygotowań do Forum przynajmniej 4 razy w miesiącu, począwszy od daty podpisania umowy z Zamawiającym, po wcześniejszej pisemnej akceptacji wszelkich materiałów do zamieszczenia na stronie przez Zamawiającego, 4) Wybóru uczestników i zaproszonych na Forum gości - opracowania bazy mailingowej oraz adresowej, (format Excel, z podaniem informacji; nazwa, adres, dane telefoniczne, adres email), na podstawie baz własnych, przesłanych przez Miasto, liderów paneli prelegentów, oraz Partnerów, 5) Prowadzenia rejestracji uczestników Forum na podstawie formularzy zgłoszeniowych, 6) Organizacji wykładu gościa specjalnegoForum, eksperta autorytetu w dziedzinie gospodarki lub marketingu miejsc, 7) Wskazania moderatora (prowadzącego) Forum, 8) Wynagrodzenia prelegentów, liderów paneli oraz gościa specjalnego pokrywającego również ewentualny pobyt w hotelu, 9) Dowozu prelegentów z lotniska oraz z hoteli na obrady, 10) Koordynacji działań w ramach współpracy z liderami paneli, 11) Współpracy z patronami medialnymi, partnerami i sponsorami, 12) Opracowania relacji po wydarzeniu do umieszczenia na stronie internetowej, 13) Wykonania dokumentacji fotograficznej z Forum, 14) Opracowania raportu podsumowującego Forum, 15) Wynajęcia sal konferencyjnych, 16) Obsługi technicznej, w tym: zapewnienia wyposażenia technicznego sal konferencyjnych, w m.in.: projektor multimedialny, ekran, flipchart, mównicę, mikrofony, nagłośnienie, obsługę techniczną, aparaturę do tłumaczeń symultanicznych, kabinę tłumaczy, odbiorniki ze słuchawkami, zapewnienie tłumaczy symultanicznych, 17) Organizacji cateringu w dniu forum (dwie przerwy kawowe), 18) Organizacji zakończenia Forum, w tym: wynajęcia Sali, zapewnienia cateringu, zapewnienia obsługi technicznej, 19) Redagowania oraz rozsyłania informacji do mediów, w tym mediów Partnerskich oraz Promocji Forum na serwisach społecznościowych Facebook/Goldenline, 20) Promocji Forum poprzez Serwis Informacyjny Polskiej Agencji Prasowej, 21) Promocji Forum na stronach partnerów Forum, 22) Druku w nakładzie co najmniej 500 sztuk, zgodnie z projektem zaakceptowanym przez Zamawiającego, oraz dystrybucji pocztą, oficjalnych zaproszeń na Forum, do wybranej grupy odbiorców zaakceptowanej przez Zamawiającego, 23) Dystrybucji pocztą elektroniczną oficjalnych, zaakceptowanych przez Zamawiającego, zaproszeń na Forum, 24) Opracowania merytorycznego i graficznego oraz druku folderu z programem forum dla wszystkich uczestników Forum, zgodnie z projektem zaakceptowanym przez Zamawiającego, 25) Przygotowania i moderowania konferencji prasowej na temat Forum, w tym przygotowania press release, w ilości 50 sztuk, 26) Organizacji i prowadzenia recepcji w dniu Forum dla wszystkich paneli tematycznych, 27) Wykonania dla wszystkich gości forum, organizatorów, liderów paneli oraz prelegentów: taśm na szyję, identyfikatorów, długopisów, toreb papierowych (format minimum A4) oraz bloczków do notatek, zgodnie z projektami zaakceptowanymi przez Zamawiającego, 28) Ekspozycji materiałów recepcyjnych oraz elementów identyfikacyjnych organizatora, w tym pobrania oraz zwrotu do siedziby Zamawiającego, 29) Współpracy z Zamawiającym w zakresie prowadzonych działań promujących Forum, w tym wskazania osoby do kontaktu z Zamawiającym, 30) Przeniesienia autorskich praw majątkowych do koncepcji organizacji forum, oraz do utworów tj:tłumaczeń, fotografii, opracowań graficznych i tekstowych, (w tym wszelkich sprawozdań, informacji, artykułów, danych), o których mowa w pkt 3), 4), 12), 13), 14), 22), 24), 25), 27)..

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 79.95.00.00 - Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów 79.34.22.00 - Usługi w zakresie promocji .

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: Przetarg nieograniczony

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej: nie

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: 24.04.2012.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT: 1.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT: 0.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• Agencja Rozwoju Gdyni sp. z o.o., ul. Świętojańska 141, 81-404 Gdynia, kraj/woj. pomorskie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia (bez VAT): 300120,00 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• Cena wybranej oferty: 298900,00

• Oferta z najniższą ceną: 298900,00 / Oferta z najwyższą ceną: 298900,00

• Waluta: PLN.