Gdynia: obsługa restauracyjna i kelnerska bankietu
Numer ogłoszenia: 159844 - 2011; data zamieszczenia: 15.06.2011
OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych: nie.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia: nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Pomorska Fundacja Filmowa w Gdyni, ul. Folwarczna 2, 81-547 Gdynia, woj. pomorskie, tel. 58 62 11 509, faks 58 62 11 583.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Inny: Fundacja.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: obsługa restauracyjna i kelnerska bankietu.

II.2) Rodzaj zamówienia: Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia: Obsługa restauracyjna i kelnerska bankietu w ramach Gali 36. Festiwalu Polskich Filmów Fabularnych w Gdyni..

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 55.30.00.00-3, 55.31.10.00-3, 55.40.00.00-4.

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: Zamówienie z wolnej ręki

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej: nie

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: 01.06.2011.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT: 1.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT: 0.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• Villa Uphagena Sp. z o.o., ul. Uphagena 23, 80-237 Gdańsk, kraj/woj. pomorskie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia (bez VAT): 95000,00 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• Cena wybranej oferty: 95000,00

• Oferta z najniższą ceną: 95000,00 / Oferta z najwyższą ceną: 95000,00

• Waluta: PLN.

ZAŁĄCZNIK I

Uzasadnienie udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki albo zapytania o cenę

• 1. Podstawa prawna

  Postępowanie prowadzone jest w trybie zamówienie z wolnej ręki na podstawie art. 5 ust. 1a ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych.

• 2. Uzasadnienia wyboru trybu

  Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami.

  UZASADNIENIE FAKTYCZNE Zamawiający jest podmiotem organizującym Festiwal Polskich Filmów Fabularnych w Gdyni. Gala 36. Festiwalu Polskich Filmów Fabularnych w Gdyni stanowi prestiżową imprezę o charakterze artystycznym podczas której wręczone zostaną nagrody przyznane w tegorocznej edycji festiwalu. Gala Festiwalu stanowi także okazję do spotkania najznamienitszych postaci polskiego środowiska filmowego. Zamawiający zamierza uświetnić Galę Bankietem - uroczystym poczęstunkiem, w ramach którego Gościom Gali oferowane mają być posiłki oraz napoje - Bankiet objęty będzie także obsługą kelnerską. Prestiżowy charakter Gali oraz jej Gości musi znaleźć odzwierciedlenie w charakterze posiłków oferowanych podczas Bankietu, a także formie obsługi kelnerskiej. Istotą Bankietu nie jest bowiem zaoferowanie gościom ciepłych posiłków o określonej kaloryczności, lecz przygotowanie i podanie posiłków zgodnie z menu uwzględniającym charakter imprezy oraz uświetniających ją Gości. Z uwagi na powyższe, Zamawiający zmuszony był wskazać wykonawcę świadczącego usługi restauracyjne o standardzie odpowiadającym prestiżowi Gali Festiwalu. Podkreślenia wymaga, iż ze względu na planowaną ilość gości (1200 osób) Bankiet odbywał się będzie w hali namiotowej. Zamawiający nie miał możliwości podjęcia wiążącej decyzji o organizacji Bankietu przed dniem 24 maja 2011 roku ze względu na trudności z wynajęciem odpowiedniej hali namiotowej. Dopiero po potwierdzeniu dostępności w/wym. hali Zamawiający miał możność przystąpić do zawierania dalszych umów, których podpisanie warunkowało organizację Bankietu. Konieczną przesłanką organizacji Bankietu było bowiem uprzednie zawarcie przez Zamawiającego umowy na wynajem hali namiotowej, co nastąpiło dopiero w dniu 24 maja 2011 roku. Dopiero po tej dacie Zamawiający był w stanie określić budżet, jaki będzie w stanie przeznaczyć na realizację niniejszego zamówienia. UZASADNIENIE PRAWNE W świetle przedstawionego powyżej stanu faktycznego, w ocenie Zamawiającego, w sprawie spełnione zostały przesłanki wyboru trybu udzielenia zamówienia z wolnej ręki określone w art. 5 ust. 1 oraz ust. 1a) w zw. z art. 2 a) ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych w zw. z pkt 17 Załącznika Nr 2 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 28 stycznia 2010 roku w sprawie wykazu usług o charakterze priorytetowym i niepriorytetowym (Dz. U. z 2010 r. Nr 12 poz. 68). Zgodnie bowiem z art. 5 ust. 1a PZP, w przypadku zamówień, których przedmiot stanowią usługi niepriorytetowe, zamawiający może wszcząć postępowanie w trybie negocjacji bez ogłoszenia lub w trybie zamówienia z wolnej ręki także w innych uzasadnionych przypadkach niż określone odpowiednio w art. 62 ust. 1 lub art. 67 ust. 1 PZP, w szczególności, jeżeli zastosowanie innego trybu mogłoby skutkować uniemożliwieniem terminowej realizacji zadań. Tymczasem całość usług stanowiących przedmiot niniejszego zamówienia zalicza się do kategorii usług niepriorytetowych - zgodnie z nomenklaturą Rozporządzenia (WE) Nr 2195/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 listopada 2002 roku w sprawie Wspólnego Słownika Zamówień CPV usługi te kwalifikowane są zgodnie z kodami CPV: CPV 55300000-3 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków, CPV 55311000-3 Restauracyjne usługi kelnerskie dla ograniczonej grupy klientów oraz CPV 55400000-4 Usługi podawania napojów. Udzielenie niniejszego zamówienia w trybie zamówienia z wolnej ręki uzasadnia w pierwszej kolejności fakt, że zastosowanie innego trybu mogłoby skutkować uniemożliwieniem terminowej realizacji zadań zamawiającego. Z uwagi na konieczność uprzedniego zawarcia umów na finansowanie najmu hali namiotowej wraz z wyposażeniem, Zamawiający miał możność rozpoczęcia przygotowań do udzielenie niniejszego zamówienia najwcześniej z dniem 24 maja 2011 roku. Zważywszy na ilość Gości Bankietu, określaną szacunkowo na 1200 osób, konieczne było także zapewnienie wykonawcy odpowiedniego okresu czas na przygotowanie posiłków, które podawane mają być podczas Bankietu, a także na zabezpieczenie wymaganej ilości personelu do świadczenia usług kelnerskich. Z uwagi na powyższe ograniczenia czasowe, udzielenie zamówienia publicznego w odmiennym trybie uniemożliwiłoby Zamawiającemu realizację zadania, którego wykonaniu służy niniejsze zamówienie. Okoliczność dodatkowo uzasadniającą udzielenie zamówienia w trybie zamówienia z wolnej ręki stanowi niemożność określenia przez Zamawiającego kryteriów wyboru wykonawcy w sposób obiektywny. Przedmiotu zamówienia nie stanowi bowiem dostawa posiłków o określonej kaloryczności, czy też nawet, posiłków według ustalonego menu. Prestiżowy charakter Bankietu, podczas której świadczone mają być usługi restauracyjne, nakazuje Zamawiającemu w sposób priorytetowy odnieść się do walorów kulinarnych posiłków, których przygotowanie i podanie, wraz z obsługą kelnerską, stanowi przedmiot zamówienia. Powyższe uniemożliwia natomiast, w ocenie Zamawiającego, zobiektywizowane określenie kryteriów oceny wykonawców - w szczególności bowiem, z uwagi na opisane powyżej okoliczności, kryterium takiego nie może stanowić cena wykonania usługi. W odróżnieniu np. od usług hotelarskich, gdzie obowiązuje system standaryzacji jakości usług w postaci przyznawanych kategorii (tzw. gwiazdek), w przypadku usług restauracyjnych brak jest systemu standaryzacji, który pozwoliłby Zamawiającemu wskazać wykonawców, którzy poprzez zaliczenie ich do określonej kategorii standardu świadczonych usług, gwarantowaliby wykonanie przedmiotu niniejszego zamówienia w sposób zgodny z uzasadnionymi potrzebami Zamawiającego. Z uwagi na powyższe, Zamawiający zmuszony był udzielić niniejszego zamówienia w trybie zamówień z wolnej ręki, Wykonawcy, który świadczy usługi restauracyjne według standardu odpowiadającego najwyższym wymogom sztuki kulinarnej, uzasadnionym prestiżowym charakterem Bankietu. Stąd też, Zamawiający powierzył wykonanie przedmiotu zamówienia Spółce Villa Uphagena Sp. z o.o. tj. podmiotowi, który w toku współpracy z Zamawiającym przy okazji organizacji wcześniejszych edycji Festiwalu wykazał się wiedzą i doświadczeniem gwarantującym należyte wykonanie przedmiotu zamówienia mimo obiektywnych utrudnień, wynikających m.in. z lokalizacji Bankietu w hali namiotowej posadowionej w bezpośrednim sąsiedztwie plaży, bez stosowanego zaplecza.