Toruń: usługa hotelowa: nocleg ze śniadaniem w hotelu 3-gwiazdkowm
Numer ogłoszenia: 157679 - 2013; data zamieszczenia: 07.08.2013
OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: nieobowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych: nie.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia: nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Fundacja TUMULT, Rynek Nowomiejski 28, 87-100 Toruń, woj. kujawsko-pomorskie, tel. 56 6210019, faks 56 6522197.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Inny: Fundacja.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: usługa hotelowa: nocleg ze śniadaniem w hotelu 3-gwiazdkowm.

II.2) Rodzaj zamówienia: Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia: 1. Przedmiotem zamówienia są usługi hotelowe: nocleg ze śniadaniem w hotelu 3-gwiazdkowym dla pracowników i współpracowników 21 edycji Międzynarodowego Festiwalu Sztuki Autorów Zdjęć Filmowych Plus Camerimage 2013. 2. Wspólny słownik zamówień (CPV): 55000000-0 - usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego. 3. Planowane zapotrzebowanie: - noclegi ze śniadaniem w hotelu trzygwiazdkowym, w pokojach 1 - i 2-osobowych; - ilość pokoi i typy - 65 pokoi, wg następującej konfiguracji: a) 25 pokoi 1 - osobowych typu economy b) 20 pokoi 1 - osobowych typu standard c) 10 pokoi 1 - osobowych typu business (z łożem małżeńskim) d) 6 pokoi 2 - osobowych typu economy e) 2 pokoje 2 - osobowe typu standard f) 2 pokoje 2 - osobowe typu standard plus.

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 55.00.00.00-0.

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: Zamówienie z wolnej ręki

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej: nie

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: 06.07.2013.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT: 1.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT: 0.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• Przedsiębiorstwo Hotelarsko - Turystyczne BRDA Sp. z o.o. (hotel BRDA), ul. Dworcowa 94, 85-010 Bydgoszcz, kraj/woj. kujawsko-pomorskie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia (bez VAT): 79217,59 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• Cena wybranej oferty: 79217,59

• Oferta z najniższą ceną: 79217,59 / Oferta z najwyższą ceną: 79217,59

• Waluta: PLN.

ZAŁĄCZNIK I

Uzasadnienie udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki albo zapytania o cenę

• 1. Podstawa prawna

  Postępowanie prowadzone jest w trybie zamówienie z wolnej ręki na podstawie art. 5 ust. 1a ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych.

• 2. Uzasadnienia wyboru trybu

  Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami.

  Przedmiotem zamówienia jest zlecenie wykonania kompleksowych usług hotelowych, polegających na zapewnieniu miejsc noclegowych wraz ze śniadaniem dla osób pracujących przy organizacji Festiwalu Plus Camerimage 2012r. Usługi te wg kodu CPV (55000000-0, zgodnie z treścią rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 28 stycznia 2010 r. w sprawie wykazu usług o charakterze priorytetowym i niepriorytetowym (Dz. U. z 2010 r. nr 12, poz. 68), należą do tej drugiej kategorii. Stosownie do treści art. 5 ust. 1a ustawy, Zamawiający udzielając zamówienia publicznego na usługi o charakterze niepriorytetowym wymienione w załączniku 2 do ww. rozporządzenia, może wszcząć postępowanie w trybie zamówienia z wolnej ręki także w innych uzasadnionych przypadkach niż te, które zostały wskazane w art. 67 ust. 1 pzp, w szczególności jeżeli zastosowanie innego trybu mogłoby skutkować co najmniej jedną z następujących okoliczności: -naruszeniem zasad celowego, oszczędnego i efektywnego dokonywania wydatków; -naruszeniem zasad dokonywania wydatków w wysokości i w terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań; -poniesieniem straty w mieniu publicznym; -uniemożliwieniem terminowej realizacji zadań. Możliwość skorzystania z uprawnień, jakie przyznaje art. 5 ust. 1a ustawy pzp, została uzależniona od zaistnienia szczególnych przesłanek powodujących, iż skorzystanie z trybów zapewniających konkurencyjność byłoby z jakiś względów mniej korzystne od udzielenia zamówienia w trybie szczególnym bądź w niektórych przypadkach utrudnione. Uprawnienie do zastosowania trybu niekonkurencyjnego uzależniona jest więc od wystąpienia szczególnych przesłanek, indywidualnie ocenianych w każdym przypadku. W ocenie Zamawiającego, w niniejszym postępowaniu zachodzą stosowne okoliczności, uprawniające do udzielania zamówienia na przywołane usługi w trybie z wolnej ręki. Zamawiający, przystępując do analizy potrzeb hotelowych w związku z organizacją Festiwalu Plus Camerimage 2013 ustalił, że do zapewnienia miejsc noclegowych dla gości, pracowników i współpracowników konieczne będzie zorganizowanie bazy hotelowej wg standardu 3*. Standard ten jest adekwatny do potrzeb i oczekiwań Zamawiającego. Przed wszczęciem postępowania ustalono, że zapotrzebowanie na pokoje wg tego standardu wynosi ok. 75 pokoi. Festiwal Plus Camerimage 2013 jest złożonym przedsięwzięciem, podczas którego pracuje kilkadziesiąt osób i zapraszanych jest kilkaset gości różnego formatu i ciężaru znaczeniowego. To od sprawności pracowników zależy w dużej mierze sukces całej imprezy, ale również kluczowi są goście, którzy wypełniają program festiwalu: biorą udział w projekcjach, Q&A, prowadzą warsztaty, seminaria, tworzą PR imprezy. Kluczowym zagadnieniem z punktu widzenia Organizatora jest zapewnienie bezpieczeństwa oraz szybkości działania zatrudnionych, zaangażowanych służb oraz gości. Poza tym Organizator musi mieć możliwość rezerwacji dodatkowych miejsc, jeśliby zaszła taka potrzeba. Hotel BRDA to zapewnia, ponieważ w sumie dysponuje 202 pokojami. Z uwagi na powyższe, jako okoliczności determinujące osiągnięcie zamierzonego efektu ustalono minima, które nie mogą zostać przekroczone. I tak, - konieczne jest, by pracownicy i współpracownicy zostali zakwaterowani w jednym miejscu; - konieczne jest, aby goście, pracownicy i współpracownicy byli zakwaterowani w niewielkiej odległości do Opery NOVA (walking distance), aby nie generować dodatkowych kosztów transportów, odległość między miejscem zakwaterowania a miejscem organizacji imprezy (Opera NOVA, Wyższa Szkoła Gospodarki, Multikino) musi umożliwić pokonanie trasy pieszo w jedną stronę w ciągu ok. 10 minut; - hotel musi zagwarantować 24 godzinną obsługę hotelową; - hotel musi zapewnić wyżywienie (śniadanie). Festiwal Plus Camerimage 2013 jest wydarzeniem kulturalnym, podczas którego imprezy towarzyszące odbywają się również w nocy. Oczywistym jest, że obsługa Organizatora musi zostać zapewniona również w tym czasie. Z punktu widzenia Zamawiającego bezspornym jest, że kluczowe znaczenie ma zapewnienie szybkiej i sprawnej komunikacji między miejscem wykonywania pracy a miejscem zakwaterowania. W przypadku dużych odległości między tymi miejscami Zamawiający zobowiązany byłby do zapewnienia transportu dla swoich pracowników i części gości. Należy zważyć, że nocna publiczna komunikacja miejska w mieście Bydgoszcz jest znacznie utrudniona. Pokonywanie większych odległości przy użyciu publicznych środków transportu, stanowiłoby istotne utrudnienie dla pracowników, generowałoby dodatkowe koszty po stronie Organizatora. Zagwarantowanie transportu zastępczego w postaci (BUS, TAXI, przewóz osób) również skutkowałoby powstaniem nieuzasadnionych wydatków i kosztów po stronie Organizatora. Ważnym argumentem przemawiającym za tym, aby miejsca noclegowe znajdowały się w bliskiej odległości od miejsca odbywania się festiwalu czyli Opery NOVA, Wyższa Szkoła Gospodarki, Multikino, jest również to, że festiwal odbywa się zimą. Pracownicy i współpracownicy festiwalu będą pokonywać trasę hotel - miejsce imprezy czasami nawet kilka razy dziennie. Zamawiający przed wszczęciem postępowania dokonał analizy bazy hotelowej wg standardu 3*. Ustalono, że jedyna instytucja, która spełnia oczekiwania Zamawiającego to hotel Brda. Pozostałe obiekty nie dysponują wystarczającą ilością pokoi, albo znajdują się w znacznej odległości od miejsca organizacji Festiwalu. Inn hotele 3*, które znajdują się w odległości porównywalnej z odległością od hotelu Brda (czyli do 1,5km) tj. hotele Kuźnia i Park dysponują odpowiednio: 14 i 35 pokojami, co jest liczbą zupełnie niewystarczającą. Pozostałe hotele znajduje się w odległości od 3,3 do 9,8 km od miejsc organizacji festiwalu, poza tym mają niewiele ponad 50 pokoi (Pałac, Maraton, Pozyton). Już z uwagi na odległość wymienione hotele nie mogą być brane pod uwagę, gdyż koszty transportu byłyby niewspółmiernie wysokie w stosunku do hipotetycznych oszczędności, ale i tak ilość pokoi, jaką dysponują. Analiza ofert pozostałych hoteli 3*, które są w Bydgoszczy, versus oferta hotelu Brda w sposób oczywisty wskazuje na niecelowość stosowania trybu konkurencyjnego, gdyż suma kosztów (hotel plus transport) w sposób oczywisty dowodzi, że byłoby to nieekonomiczne i naruszało zasady celowego, oszczędnego i efektywnego dokonywania wydatków. Poza tym w inny przypadku Zamawiający musiałby wymagane 75 pokoi zarezerwować w dwóch lub więcej obiektach hotelarskich, co spowodowałoby niepotrzebne, niecelowe utrudnienia logistyczne. Z punktu widzenia Zamawiającego niedopuszczalne jest, by pracownicy zakwaterowani byli w różnych miejscach hotelowych, gdyż po zakończeniu swojej służby na Festiwalu wzajemnie uzgadniają szczegóły organizacyjne następnych dni pracy. To powoduje, że organizują mini spotkania, na których zapadają kluczowe decyzje organizacyjne. Ten aspekt również musi zostać wzięty pod uwagę przez Zamawiającego. Istotne znaczenie ma wreszcie możliwość powrotu grupy pracowników i gości, z uwagi na konieczność zapewnienie bezpieczeństwa. Niebagatelną rolę odgrywa również czas, w jakim pracownicy powracają do miejsca zakwaterowania. Pokonywanie znacznych odległości publicznymi środkami transportu w Bydgoszczy w czasie godzin szczytu powoduje znaczące komplikacje. Skutkować to może spóźnieniami pracowników do miejsca pracy, co biorąc pod uwagę rangę Festiwalu, nie może mieć miejsca. Biorąc pod uwagę wszystkie wymienione wyżej okoliczności, w ocenie Zamawiającego, udzielenie zamówienia w trybie z wolnej ręki jest prawidłowe i w pełni uzasadnione.