Gdynia: obsługa restauracyjna i kelnerska bankietu
Numer ogłoszenia: 155588 - 2010; data zamieszczenia: 02.06.2010
OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych: nie.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia: nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Pomorska Fundacja Filmowa w Gdyni, ul. Armii Krajowej 24, 81-372 Gdynia, woj. pomorskie, tel. 058 62 11 509, faks 058 62 11 583.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Inny: Fundacja.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: obsługa restauracyjna i kelnerska bankietu.

II.2) Rodzaj zamówienia: Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia: obsługa restauracyjna i kelnerska bankietu w ramach Gali 35. Festiwalu Polskich Filmów Fabularnych w Gdyni.

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 55.30.00.00-3, 55.31.10.00-3, 55.40.00.00-4.

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: Zamówienie z wolnej ręki

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej: nie

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: 24.05.2010.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT: 1.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT: 0.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• Villa Uphagena Sp. z o.o., ul. Uphagena 23, 80-237 Gdańsk, kraj/woj. pomorskie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia (bez VAT): 118000,00 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• Cena wybranej oferty: 118000,00

• Oferta z najniższą ceną: 118000,00 / Oferta z najwyższą ceną: 118000,00

• Waluta: PLN.

ZAŁĄCZNIK I

Uzasadnienie udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki albo zapytania o cenę

• 1. Podstawa prawna

  Postępowanie prowadzone jest w trybie zamówienie z wolnej ręki na podstawie art. art. 5 ust. 1 oraz ust. 1a) w ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych.

• 2. Uzasadnienia wyboru trybu

  Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami.

  UZASADNIENIE FAKTYCZNE Zamawiający jest podmiotem organizującym Festiwal Polskich Filmów Fabularnych w Gdyni. Tegoroczna edycja Festiwalu ma charakter jubileuszowy, jest bowiem 35 Festiwalem organizowanym w Gdyni. Zamawiający zaplanował szereg imprez, których celem jest oddanie uroczystego charakteru tegorocznej edycji Festiwalu, w tym, wyznaczoną na 29 maja 2010 roku Galę Festiwalu. Gala 35 Festiwalu Polskich Filmów Fabularnych w Gdyni stanowi prestiżową imprezę o charakterze artystycznym podczas której wręczane są nagrody tegorocznej edycji festiwalu. Gala Festiwalu jest także miejscem spotkania najznamienitszych postaci polskiego środowiska filmowego. Zamawiający zamierza uświetnić Galę Bankietem - uroczystym poczęstunkiem, w ramach którego Gościom Gali oferowane mają być posiłki oraz napoje - Bankiet objęty będzie także obsługą kelnerską. Prestiżowy charakter Gali oraz jej Gości musi znaleźć odzwierciedlenie w charakterze posiłków oferowanych podczas Gali, a także, formie obsługi kelnerskiej. Istotą Bankietu Gali nie jest bowiem zaoferowanie gościom ciepłych posiłków o określonej kaloryczności, lecz przygotowanie i podanie posiłków zgodnie z menu uwzględniającym charakter imprezy oraz uświetniających ją Gości. Z uwagi na powyższe, Zamawiający zmuszony był wskazać wykonawcę świadczącego usługi restauracyjne o standardzie odpowiadającym prestiżowi Gali Festiwalu. Zamawiający nie miał także możliwości podjęcia wiążącej decyzji o organizacji Gali przed dniem 5 maja 2010 roku. W celu realizacji Gali oraz pozostałych imprez towarzyszących Festiwalowi, Zamawiający zmuszony był zapewnić finansowanie zewnętrzne, a także, zawrzeć umowę na produkcję materiału programowego z przebiegu Gali przeznaczonego do emisji w telewizji. Informacja o przyznaniu Zamawiającemu środków z Norweskiego Mechanizmu Finansowego na organizację imprez towarzyszących Festiwalowi przekazana została Zamawiającemu w dniu 8 kwietnia 2010 roku, natomiast umowa na produkcję materiału programowego zawarta została w dniu 5 maja 2010 roku. Dopiero po tym dniu Zamawiający miał możność dokonania ostatecznych ustaleń co do scenariusza Gali, atrakcji organizowanych w ramach Gali, przede wszystkim zaś, programu Bankietu Gali. Dopiero po tej dacie Zamawiający był też w stanie określić budżet, jaki będzie w stanie przeznaczyć na realizację niniejszego zamówienia. UZASADNIENIE PRAWNE W sprawie spełnione zostały przesłanki wyboru trybu udzielenia zamówienia z wolnej ręki określone w art. 5 ust. 1 oraz ust. 1a) w zw. z art. 2 a) ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych w zw. z pkt 17 Załącznika Nr 2 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 28 stycznia 2010 roku w sprawie wykazu usług o charakterze priorytetowym i niepriorytetowym (Dz. U. z 2010 r. Nr 12 poz. 68). Zgodnie bowiem z art. 5 ust. 1a PZP, w przypadku zamówień, których przedmiot stanowią usługi niepriorytetowe, zamawiający może wszcząć postępowanie w trybie negocjacji bez ogłoszenia lub w trybie zamówienia z wolnej ręki także w innych uzasadnionych przypadkach niż określone odpowiednio w art. 62 ust. 1 lub art. 67 ust. 1 PZP, w szczególności, jeżeli zastosowanie innego trybu mogłoby skutkować uniemożliwieniem terminowej realizacji zadań. Całość usług stanowiących przedmiot niniejszego zamówienia zalicza się do kategorii usług niepriorytetowych - zgodnie z nomenklaturą Rozporządzenia (WE) Nr 2195/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 listopada 2002 roku w sprawie Wspólnego Słownika Zamówień CPV usługi te kwalifikowane są zgodnie z kodami CPV: CPV 55300000-3 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków, CPV 55311000-3 Restauracyjne usługi kelnerskie dla ograniczonej grupy klientów oraz CPV 55400000-4 Usługi podawania napojów. Udzielenie niniejszego zamówienia w trybie zamówienia z wolnej ręki uzasadnia w pierwszej kolejności fakt, że zastosowanie innego trybu mogłoby skutkować uniemożliwieniem terminowej realizacji zadań Zamawiającego. Z uwagi na konieczność uprzedniego zawarcia umów na finansowanie oraz na przygotowanie materiału programowego, obejmującego Galę, Zamawiający miał możność rozpoczęcia przygotowań do udzielenie niniejszego zamówienia najwcześniej z dniem 5 maja 2010 roku. Zważywszy na ilość Gości Gali Festiwalu, określaną szacunkowo na 1250 osób, konieczne było także zapewnienie wykonawcy odpowiedniego okresu czas na przygotowanie posiłków, które podawane mają być podczas Bankietu Gali, a także, na zabezpieczenie wymaganej ilości personelu do świadczenia usług kelnerskich. Z uwagi na powyższe ograniczenia czasowe, udzielenie zamówienia publicznego w odmiennym trybie uniemożliwiłoby Zamawiającemu realizację zadania, którego wykonaniu służy niniejsze zamówienie. Okoliczność dodatkowo uzasadniającą udzielenie zamówienia w trybie zamówienia z wolnej ręki stanowi niemożność określenia przez Zamawiającego kryteriów wyboru wykonawcy w sposób obiektywny. Przedmiotu zamówienia nie stanowi bowiem dostawa posiłków o określonej kaloryczności, czy też nawet, posiłków według ustalonego menu. Prestiżowy charakter Gali, podczas której świadczone mają być usługi restauracyjne, nakazuje Zamawiającemu w sposób priorytetowy odnieść się do walorów kulinarnych posiłków, których przygotowanie i podanie, wraz z obsługą kelnerską, stanowi przedmiot zamówienia. Powyższe uniemożliwia natomiast zobiektywizowane określenie kryteriów oceny wykonawców - w szczególności bowiem, z uwagi na opisane powyżej okoliczności, kryterium takiego nie może stanowić cena wykonania usługi. W odróżnieniu np. od usług hotelarskich, gdzie obowiązuje system standaryzacji jakości usług, w przypadku usług restauracyjnych brak jest systemu standaryzacji, który pozwoliłby Zamawiającemu wskazać wykonawców, którzy poprzez zaliczenie ich do określonej kategorii standardu świadczonych usług, gwarantowaliby wykonanie przedmiotu niniejszego zamówienia w sposób zgodny z uzasadnionymi potrzebami Zamawiającego. Z uwagi na powyższe, Zamawiający zmuszony był udzielić niniejszego zamówienia w trybie zamówienia z wolnej ręki, Wykonawcy, który świadczy usługi restauracyjne według standardu odpowiadającego najwyższym wymogom sztuki kulinarnej, uzasadnionym prestiżowym charakterem Gali Festiwalu. Stąd też, Zamawiający powierzył wykonanie przedmiotu zamówienia Spółce Villa Uphagena Sp. z o.o. tj. podmiotowi, który w toku współpracy z Zamawiającym przy okazji organizacji wcześniejszych edycji Festiwalu wykazał się wiedzą i doświadczeniem gwarantującym należyte wykonanie przedmiotu zamówienia mimo obiektywnych utrudnień, wynikających m.in. z lokalizacji Gali w widowiskowej hali namiotowej posadowionej w bezpośrednim sąsiedztwie plaży, bez stosowanego zaplecza.