Hrubieszów: ORGANIZACJA MIĘDZYNARODOWEGO FESTIWALU KULTURY ANTYCZNEJ GOTANIA 2012 W RAMACH REALIZACJI PROJEKTU OD WIZJI DO NOWOCZESNEGO ZARZĄDZANIA PODREGIONEM GOTANIA
Numer ogłoszenia: 154629 - 2012; data zamieszczenia: 16.07.2012
OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych: tak, numer ogłoszenia w BZP: 139517 - 2012r.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia: nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Gmina Miejska Hrubieszów, ul. mjr H. Dobrzańskiego "Hubala" 1, 22-500 Hrubieszów, woj. lubelskie, tel. 084 6962380 w. 54, faks 084 6962380.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: ORGANIZACJA MIĘDZYNARODOWEGO FESTIWALU KULTURY ANTYCZNEJ GOTANIA 2012 W RAMACH REALIZACJI PROJEKTU OD WIZJI DO NOWOCZESNEGO ZARZĄDZANIA PODREGIONEM GOTANIA.

II.2) Rodzaj zamówienia: Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia: Organizacja Międzynarodowego Festiwalu Kultury Antycznej Gotania 2012 w ramach realizacji projektu Od wizji do nowoczesnego zarządzania podregionem Gotania Zakres zamówienia obejmuje: Organizację 2-dniowej imprezy promocyjnej Termin i miejsce festiwalu: Lp. Miejsce i charakter imprezy Termin imprezy 1 miejscowość Kryłów (Gmina Mircze) (w przypadku złych warunków atmosferycznych, uniemożliwiających wykorzystanie terenu nad rzeką Bug, organizatorzy wskażą miejsce zastępcze na terenie Kryłowa, pozwalające na realizację scenariusza festiwalu) 29.07.2012 r. /niedziela 2 miejscowość Tyszowce (Gmina Tyszowce) 12.08.2012 r. /niedziela Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: I. Kryłów - 29 lipca 2012 r. 1. Zabezpieczenie grup rekonstrukcyjnych z kraju i zagranicy w ilości nie mniej niż 2 grupy zagraniczne i nie mniej niż 3 grupy krajowe. Planowana ilość członków grup - minimum 150 osób. Specyfika i charakter grup rekonstrukcyjnych powinien być zbieżny z tematyką festiwalu (np. Celtowie, Dakowie, Trakowie, Goci, Rzymianie/Legioniści, Wandalowie, Bałtowie, Sarmaci lub inne, o zbliżonym charakterze). Wykonawca pokrywa wszelkie koszty związane z uczestnictwem grup w festiwalu, obejmujące m. innymi: koszty dojazdu, zakwaterowania (z 28/29 lipca 2012 i z 29/30 lipca 2012), wyżywienia (od dnia przyjazdu do wyjazdu grup), zabezpieczenie strony artystycznej/wynagrodzenie osób występujących. 2. Urządzenie i wyposażenie historycznego obozu gockiego w Kryłowie, według opisu i wstępnej propozycji rozmieszczenia poszczególnych części obozu historycznego zawartych w Scenariuszu Organizacji Międzynarodowego Festiwalu Kultury Antycznej Gotania 2012, stanowiącym Załącznik Nr 8 do Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia. Wykonawca zgłasza gotowość przyjazdu grup rekonstrukcyjnych z kraju i zagranicy; przygotowanie obozu historycznego w Kryłowie i zakwaterowanie członków grup rekonstrukcyjnych w miejscach noclegowych podczas spotkania organizacyjnego w Kryłowie w dniu 28 lipca 2012 r. o godzinie 14:00. Podczas spotkania omówiony zostanie scenariusz festiwalu, odbędą się próby. Ok. godz.15.00 - planowana jest wizyta grup rekonstrukcyjnych w Masłomęczu (Gmina Hrubieszów), na terenie Chaty Gockiej. Jest to miejsce, z którego wywodzi się archeologiczna kariera Gotów z Kotliny Hrubieszowskiej. W związku z tym wieczorem, w przeddzień oficjalnego dnia Festiwalu odbędzie się w Masłomęczu prezentacja zaproszonych grup rekonstrukcyjnych, przy rekonstrukcji gockiej chaty, gdzie znajduje się początek tzw. Szlaku Gockiego prowadzącego bezpośrednio do Kryłowa. Ok. godz. 19.00 - planowany jest uroczysty przemarsz Szlakiem Gockim (lub jego fragmentem) uczestników Festiwalu wraz z pełnym wyposażeniem: wojownicy na koniach - pochodnie, rogi sygnałowe, bębny, okrzyki bojowe, fabularyzowane potyczki barbarzyńców z legionistami rzymskimi - kompletna sceneria służąca do nakręcenia filmu promocyjnego oraz wykonania dokumentacji fotograficznej wydarzenia (możliwość udostępnienia kompletnych strojów dla statystów pragnących wziąć udział w przemarszu). Ok. 21.00 - wejście do obozu historycznego w Kryłowie - uroczysty przemarsz przez centrum Kryłowa. W godzinach wieczornych planowana jest wspólna kolacja, ognisko integracyjne dla grup rekonstrukcyjnych na terenie obozu historycznego w Kryłowie. W przypadku złych warunków atmosferycznych dopuszcza się odwołanie przemarszu do Kryłowa. W takiej sytuacji, członkowie grup rekonstrukcyjnych zostaną przetransportowani do obozu w Kryłowie autokarami. 3. Zabezpieczenie co najmniej 3 rzemieślników prezentujących dawne rzemiosła (tkactwo, garncarstwo, kowalstwo i inne odpowiadające lub zbliżone do realiów historycznych okresu rzymskiego i okresu wczesnego średniowiecza). 4. Zorganizowanie dwu godzinnego koncertu muzyki folkowej. Wykonawca winien zabezpieczyć dwa zespoły spośród wymienionych poniżej (w tym wynagrodzenie osób występujących i pozostałe koszty związane z wyżywieniem i ewentualnym zakwaterowaniem oraz opłatami za publiczne odtwarzanie muzyki, wynikającymi z przepisów ustawy o prawie autorskim - opłacenia kosztów ZAIKS-u). Preferencje Zamawiającego co do zespołów/gwiazdy - wg kolejności wymienionej - zespół 1 i 2 w pierwszej kolejności. 1) Orkiestra Świętego Mikołaja 2) Lia Fáil 3) Jar lub inny, oferowany przez Wykonawcę 5. Organizacja i zabezpieczenie techniczno-logistyczne imprezy. Przewidywana liczba uczestników - około 900 osób; - Wykonanie identyfikatorów: Organizator, VIP, Prasa - Media, Artysta, Wystawca, - zapewnienie sceny wraz z nagłośnieniem i oświetleniem terenu imprezy w godzinach wieczornych i nocnych od dnia 28.07.2012 do 30.07.2012; montaż sceny w uzgodnionym miejscu najpóźniej do godz. 11-tej dnia 29.07.2012 r. - udostępnienie sceny, nagłośnienia i oświetlenia dla Zamawiającego na bieżące potrzeby (wystąpienia władz, gości, występy innych zespołów itp.); - zabezpieczenie sanitariatów i stałego dostępu do wody pitnej dla członków grup rekonstrukcyjnych, - zapewnienie odpowiedniej ochrony terenu imprezy od godz. 14:00 dnia 28.07.2012 do zakończenia imprezy. Wykonawca bierze na siebie całkowitą odpowiedzialność za zniszczenia lub kradzież spowodowaną niewystarczającą ochroną i nie będzie wnosił w tym zakresie do Zamawiającego żadnych roszczeń, - zapewnienie konferansjera, który będzie zapowiadał występy i inne wydarzenia opisane w Scenariuszu Organizacji Międzynarodowego Festiwalu Kultury Antycznej i Średniowiecza Gotania 2012, stanowiącego Załącznik Nr 8 do Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia - zapewnienie opieki medycznej w dniu festiwalu od godz. 9:00 do zakończenia imprezy - zabezpieczenie drewna opałowego do ognisk obozowych w ilości 10 m3 - zabezpieczenie 50 sztuk kostek sprasowanej słomy - zabezpieczenie transportu na trasie Kryłów-Masłomęcz (2 autokary, każdy autokar wykona 5 kursów na trasie Kryłów-Masłomęcz; przewidywana łączna ilość kilometrów do przejechania - ok. 200 km). II. Tyszowce - 12 sierpnia 2012 r. 1. Zabezpieczenie grup rekonstrukcyjnych w ilości nie mniej niż 3 grupy krajowe i nie mniej niż 50 rekonstruktorów/członków grup. Grupy rekonstrukcyjne prezentujące obyczaje, rzemiosła, obrzędy, stroje i uzbrojenie (Słowianie, Rusini, Jaćwingowie, Wikingowie, Tatarzy). Wykonawca pokrywa wszelkie koszty związane z uczestnictwem grup w festiwalu, obejmujące m. innymi: koszty dojazdu, wyżywienia w dniu festiwalu, zabezpieczenie strony artystycznej/wynagrodzenie osób występujących. 2. Zabezpieczenie co najmniej 6 rzemieślników prezentujących dawne rzemiosła (tkactwo, garncarstwo, kowalstwo i inne odpowiadające lub zbliżone do realiów historycznych okresu średniowiecza). 3. Urządzenie i wyposażenie historycznego obozu w Tyszowcach (targowisko miejskie), według opisu i wstępnej propozycji rozmieszczenia poszczególnych części obozu historycznego zawartych w Scenariuszu Organizacji Międzynarodowego Festiwalu Kultury Antycznej Gotania 2012, stanowiącym Załącznik Nr 8 do Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia. 4. Organizacja i zabezpieczenie techniczno-logistyczne imprezy. Przewidywana liczba uczestników - około 1200 osób; planowy czas imprezy masowej w godz. od 12.00 do 24.00. - zapewnienie ochrony uczestników imprezy zgodnie z przepisami ustawy z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz. U. z 2009 r., Nr 62, poz. 504), koszty ubezpieczenia imprezy - opłacenia ubezpieczenie OC i NNW zgodnie przepisami ustawy z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz. U. z 2009 r., Nr 62, poz. 504), powiadomienia ochrony, że przebywanie w obszarach wydzielonych imprezy masowej dozwolone jest wyłącznie dla osób posiadających identyfikatory wykonane przez wykonawcę: Organizator, VIP, Prasa -Media, Artysta, Wystawca, a wejście innych osób może się odbywać tylko w towarzystwie osób posiadających identyfikatory; nagłośnienie i oświetlenie terenu imprezy/estradowe spełniające wymogi riderów występujących gwiazd/zespołów muzycznych; dostawa i ustawienie w miejscu wskazanym przez Zamawiającego dużej estrady/sceny, sprawnej technicznie, posiadającej niezbędne atesty, zadaszonej i osłoniętej, spełniającej wymogi riderów występujących gwiazd/zespołów - montaż sceny w uzgodnionym miejscu w Tyszowcach najpóźniej do godz. 9-tej dnia 12.08.2012 r. - demontaż po zakończeniu imprezy, udostępnienie sceny, nagłośnienia i oświetlenia dla Zamawiającego na bieżące potrzeby (wystąpienia władz, gości, występy innych zespołów itp.); zabezpieczenie sanitariatów, uzyskanie wymaganych zezwoleń na organizację imprezy masowej zgodnie z ustawą z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz. U. z 2009 r., Nr 62, poz. 504), zapewnienia na własny koszt odpowiedniej ochrony estrady od momentu przyjazdu na teren imprezy masowej do momentu wyjazdu aparatury oświetleniowej, nagłośnieniowej i sceny. Wykonawca bierze na siebie całkowitą odpowiedzialność za zniszczenia lub kradzież spowodowaną niewystarczającą ochroną i nie będzie wnosił w tym zakresie do Zamawiającego żadnych roszczeń, zapewnienia przez cały okres trwania imprezy konferansjera, który będzie zapowiadał występy i inne wydarzenia opisane w Scenariuszu Organizacji Międzynarodowego Festiwalu Kultury Antycznej Gotania 2012, stanowiącego Załącznik Nr 8 do Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia - zapewnienie opieki medycznej w dniu festiwalu od godz. 9:00 do zakończenia imprezy. - zapewnienie/dostawa 3 dodatkowych namiotów, w których uczestnicy imprezy będą mogli przymierzać stroje epokowe oraz pozować do zdjęć (panowie w pełnym rynsztunku, panie z biżuterią); namioty o powierzchni co najmniej 18 m2 na konstrukcjach aluminiowych z plandeką PCV i certyfikatem niepalności ścian - zapewnienie/dostawa 5 kompletów męskich strojów z czasów Grodów Czerwieńskich składających się ze spodni, tuniki, płaszcza, pasa obuwia wg źródeł historycznych dot. okresu średniowiecza. Stroje wykorzystane zostaną przez przedstawicieli władz i organizatorów, na potrzeby organizacji imprezy, w tym odebranie prezentacji/parady grup rekonstrukcyjnych - wykonanie 3 tablic informacyjno-promocyjnych o wymiarach 100x70 cm, wykonane z drewna lub metalu z informacjami o odkryciach archeologicznych w m. Czermno na terenie Gminy Tyszowce, które będą informować uczestników festiwalu o grodzisku w Czermnie. Tablice zostaną umieszczone przy wejściu na teren obozu historycznego 5. Zorganizowanie koncertu muzyki zespołu Smile lub innego uzgodnionego z Zamawiającym 6. Zorganizowanie po oficjalnym zakończeniu historycznej części festiwalu koncertu muzyki współczesnej dla widzów, uczestników festiwalu i przybyłych gości na zakończenie imprezy, w tym wynagrodzenie osób występujących i pozostałe koszty związane z wyżywieniem i ewentualnym zakwaterowaniem oraz opłatami za publiczne odtwarzanie muzyki, wynikającymi z przepisów ustawy o prawie autorskim - opłacenia kosztów ZAIKS-u, zabezpieczenia garderób namiotowych dla występujących gwiazd/zespołów zgodnie z ich riderem, Zamawiający wymaga zespoły/gwiazdy - wg kolejności wymienionej - zespół/gwiazda wieczoru z poz. nr 1 w pierwszej kolejności. 1) Feel 2) Budka Suflera 3) Andrzej Piaseczny 4) Lombard Czas trwania występu - min. 60 minut plus bisy 7. Zapewnienie zespołu do zabawy tanecznej na zakończenie imprezy (zespół wg uznania Wykonawcy, w uzgodnieniu z Zamawiającym) Jeżeli w SIWZ przy opisie przedmiotu zamówienia wskazana została nazwa producenta, znak towarowy, patent lub pochodzenie w stosunku do określonych materiałów, urządzeń, itp. Zamawiający wymaga, aby traktować takie wskazanie jako przykładowe i dopuszcza zastosowanie przy realizacji zamówienia materiałów, urządzeń, itp. równoważnych o parametrach nie gorszych niż wskazane. Wykonawca może zastosować materiały równoważne, ale muszą one być nie gorsze od materiałów zastosowanych w dokumentacji lub muszą przewyższać jakością materiały ujęte w dokumentacji. W przypadku zastosowania materiałów równoważnych dotyczących zamówienia wykonawca przedstawi niezbędne certyfikaty lub badania dla wszystkich materiałów tzw. równoważnych na etapie składania ofert..

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 79.95.20.00 - Usługi w zakresie organizacji imprez 79.34.22.00 - Usługi w zakresie promocji 92.00.00.00 - Usługi rekreacyjne, kulturalne i sportowe .

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: Przetarg nieograniczony

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej: tak, projekt/program: Projekt współfinansowany przez Szwajcarię w ramach Szwajcarsko - Polskiego Programu Współpracy z nowymi krajami członkowskimi Unii Europejskiej.

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: 13.07.2012.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT: 2.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT: 0.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• Dafi Studio I. Drath, M. Falkowska, Al. Spółdzielczości Pracy 36, 20-147 Lublin, kraj/woj. lubelskie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia (bez VAT): 204195,06 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• Cena wybranej oferty: 248600,22

• Oferta z najniższą ceną: 248600,22 / Oferta z najwyższą ceną: 284437,50

• Waluta: PLN.