Kraków: Przeprowadzenie audytu w projekcie finansowanym ze środków NCBiR: Opracowanie technologii zgazowania węgla dla wysokoefektywnej produkcji paliw i energii elektrycznej
Numer ogłoszenia: 135833 - 2011; data zamieszczenia: 12.05.2011
OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Akademia Górniczo - Hutnicza im. Stanisława Staszica , Al. Mickiewicza 30, 30-059 Kraków, woj. małopolskie, tel. 012 6173595, faks (012) 6173595, 6173363.

• Adres strony internetowej zamawiającego: www.dzp.agh.edu.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Uczelnia publiczna.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Przeprowadzenie audytu w projekcie finansowanym ze środków NCBiR: Opracowanie technologii zgazowania węgla dla wysokoefektywnej produkcji paliw i energii elektrycznej.

II.1.2) Rodzaj zamówienia: usługi.

II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia: Przeprowadzenie audytu w projekcie finansowanym ze środków NCBiR: Opracowanie technologii zgazowania węgla dla wysokoefektywnej produkcji paliw i energii elektrycznej. Audyt dotyczyć będzie projektu strategicznego: Opracowanie technologii zgazowania węgla dla wysokoefektywnej produkcji paliw i energii elektrycznej finansowanego przez Narodowe Centrum Badań i Rozwoju w ramach strategicznego programu badań naukowych i prac rozwojowych: Zaawansowane technologie pozyskiwania energii. Całkowita wartość projektu 80 mln zł. Wartość finansowa projektu w okresie audytowanym: 4 607 758 zł Ilość dokumentów (operacji) księgowych podlegających badaniu: około 500 (to liczba szacunkowa, która może ulec zmianie) Całość działań opierać się będzie o tzw. dokumenty projektowe do których zaliczane są między innymi: - Wniosek o dofinansowanie wraz z załącznikami, - Umowa o dofinansowanie wraz z załącznikami, - Umowa Konsorcjum: Zgazowanie węgla, - przyjęte Aneksy do Umowy o dofinansowanie, - Katalog kosztów kwalifikowalnych, - Wniosek o płatność, - Raport roczny. Audyt dotyczy części projektu realizowanej przez Akademie Górniczo-Hutniczą im. Stanisława Staszica w Krakowie - Lidera projektu. W ramach AGH Jednostki realizujące projekt to: - Wydział Górnictwa i Geoinżynierii AGH, - Wydział Energetyki i Paliw AGH, - Wydział Zarządzania AGH, - Centrum Transferu Technologii AGH, gdzie umiejscowione jest Biuro Wsparcia Projektu. W ramach audytu zamawiający wymaga podjęcia następujących działań: 1. Analiza dokumentacji projektu pod kątem sposobu archiwizacji dokumentów. Ocena regulacji wewnętrznych u Zamawiającego oraz stosowanej praktyki w zakresie archiwizacji dokumentów, w tym m. in. finansowych sprawdzenie zgodności i wymagalności w stosunku do wymagań stawianych przez dokumenty projektowe. Ocena dotyczyć ma głównie sposobu przechowywania dokumentacji oraz sposobu oznaczenia dokumentacji. 2. Ocena kwalifikowalności poniesionych wydatków. Dokonanie oceny wydatków ujętych w sprawozdaniach, wnioskach o płatność, pod kątem kwalifikowalności zgodnie z dokumentami projektowymi. Wymaga się przeprowadzenia pełnego badania dotyczącego wszystkich kosztów w sprawozdaniach i wnioskach o płatność oraz fakturach i rachunkach uzyskanych do dnia audytu. 3. Ocena sposobu dokumentowania wydatków i ujęcia na wyodrębnionym rachunku bankowym. Analiza wszystkich dokumentów źródłowych poświadczających poniesienie wydatków pod kątem zgodności z dokumentami projektowymi oraz sprawdzenie czy zawierają wszystkie niezbędne elementy dla dowodów księgowych zgodnie z ustawą o rachunkowości i innymi ogólnie obowiązującymi aktami prawa. Ponadto sprawdzenie czy wydatki te zostały opłacone z wyodrębnionego rachunku bankowego poprzez sprawdzenie czy znajdują się na wyciągach bankowych tego rachunku. 4. Sprawdzenie zgodności kwot wynikających z wniosków o płatność z zapisami księgowymi, w rozbiciu na poszczególne kwoty kwalifikowalne. Porównanie wniosku o płatność z zapisami księgowymi Zamawiającego, poprzez sprawdzenie poszczególnych pozycji wydatków ujętych we wniosku o płatność z poszczególnymi pozycjami na kontach kosztowych oraz na koncie księgowym rachunku bankowego. 5. Zbadanie zgodności sposobu prowadzenia działań promocyjnych i ich dokumentacji z wymogami umowy o dofinansowanie oraz umowy konsorcjum. 6. Zbadanie poprawności zawierania umów cywilno-prawnych oraz umów o stosunku pracy w odniesieniu do dokumentacji projektowej oraz ogólnie obowiązujących aktów prawnych. 7. Zbadanie poprawności stosowanych procedur przetargowych w tym zawierania umów w odniesieniu do umowy o dofinansowanie oraz Ustawy Prawo Zamówień publicznych. Na podstawie procedur przetargowych obowiązujących w Jednostce oraz dokumentacji przetargowej prowadzonych i zakończonych postepowań należy ocenić poprawność stosowanych procedur pod względem ich zgodności z dokumentami projektowymi. Należy również sprawdzić poprawność wydatkowania środków wynikających z art. 4.8 Ustawy Prawo Zamówień Publicznych w odniesieniu do umowy o dofinansowanie. 8. Zbadanie poprawności rozliczania dotacji Zamawiającego. Na podstawie analizy przedstawionych dokumentów finansowo-księgowych, dokonanych rozliczeń dotacji Zamawiającego pod kątem zgodności z dokumentacja projektową audytorzy winni wydać opinię na temat poprawności rozliczenia dotacji Zamawiającego. W przypadku wykrycia jakiegokolwiek błędu, niedopatrzenia czy nieprawidłowości w sposobach realizacji projektu, sporządzona zostanie przez audytorów analiza konsekwencji finansowych i prawnych takiego błędu wraz z możliwymi sposobami usunięcia stwierdzonego błędu. Audyt winien zostać przeprowadzony w terminie miedzy 11 a 22 lipca 2011 roku. Sposób i terminy przedstawienia wyników audytu zewnętrznego: a) Wykonawca jest zobowiązany do przedstawienia Zamawiającemu raportu końcowego zawierającego wnioski z audytowanego projektu, które w przypadku wykrycia jakiegokolwiek błędu, niedopatrzenia czy nieprawidłowości w sposobach realizacji projektu, zostaną opisane przez audytorów w analizie konsekwencji finansowych i prawnych takiego błędu wraz z możliwymi sposobami usunięcia stwierdzonego błędu. b) W pierwszej fazie realizacji zamówienia, po zapoznaniu się z dostępną dokumentacją oraz po spotkaniu z Zamawiającym, Wykonawca winien przygotować szczegółowy plan przeprowadzenia audytu, który w szczegółowy sposób opisywać będzie metodologię dla 8 obszarów zawartych w specyfikacji oraz harmonogram przeprowadzenia audytu. Zamawiający zastrzega sobie prawo do ewentualnego wpływu na metodologie audytu (np. w przypadku zbyt ogólnego potraktowania audytowanych obszarów). c) Szczegółowy plan przeprowadzenia audytu zostanie przedłożony przez Wykonawcę nie później niż w terminie 4 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem audytu. Powyższy dokument po ostatecznym zatwierdzeniu przez Zamawiającego będzie podstawą do rozpoczęcia procesu audytu. d) Po przeprowadzeniu audytu i po dokonaniu analizy zebranych danych, Wykonawca przedłoży Zamawiającemu do zaakceptowania 1 egzemplarz wstępnej wersji raportu końcowego opracowanej w języku polskim. Wraz z raportem w formie drukowanej, Wykonawca przekaże elektroniczną wersję raportu. e) Zamawiający ma 1 dzień kalendarzowy na zapoznanie się z raportem oraz zgłoszenie ewentualnych uwag. W przypadku zgłoszenia uwag przez Zamawiającego do wstępnej wersji raportu końcowego, Wykonawca zobowiązany jest do ich pisemnego rozpatrzenia i złożenia w ciągu 2-ch dni 2-ch egzemplarzy ostatecznej wersji raportu końcowego w polskiej wersji językowej w formie drukowanej oraz w wersji elektronicznej. f) Zamawiający zastrzega sobie prawo do kontroli i oceny realizacji audytu na każdym jego etapie. Usługa audytu będzie przeprowadzona na terenie AGH, w godzinach pomiędzy 8:00 a 15:00..

II.1.4) Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: nie.

II.1.5) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 79.21.20.00 - Usługi audytu .

II.1.6) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej: nie.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA: Zakończenie: 22.07.2011.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium: W niniejszym postępowaniu wadium nie obowiązuje

III.2) ZALICZKI

• Czy przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia: nie

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Działalność prowadzona na potrzeby wykonania przedmiotu zamówienia nie wymaga posiadania specjalnych uprawnień.

• III.3.2) Wiedza i doświadczenie

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Wykonawcy winni udokumentować posiadanie wiedzy i doświadczenia poprzez wykazanie, że w ciągu ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, zrealizowali co najmniej 2 zamówienia obejmujące przeprowadzenie audytu projektów finansowanych ze środków publicznych w jednostkach sektora finansów publicznych o wartości projektu nie mniejszej niż 30.000.000,00 PLN brutto każdy, odpowiadające swoim rodzajem usługom stanowiącym przedmiot niniejszego postępowania, z podaniem ich wartości, dat wykonania oraz odbiorców z załączeniem dokumentów potwierdzających, że prace te zostały wykonane należycie. Za odpowiadające swoim rodzajem Zamawiający uzna zamówienia, które: a) polegały na przeprowadzeniu audytów projektów finansowanych ze środków publicznych, b) obejmowały weryfikację co najmniej zgodności realizacji projektu z postanowieniami umowy w zakresie finansowym tj. kwalifikowalności wydatków poniesionych w ramach realizacji umowy oraz terminowości i prawidłowości rozliczenia umowy, c) były wykonane przez podmiot zewnętrzny w stosunku do podmiotu audytowanego oraz zlecającego realizację audytu. Ocenę spełniania warunku udziału w postępowaniu zamawiający przeprowadzi na podstawie załączonego do oferty wykazu usług (zał. nr 4) + dokumenty potwierdzające należyte wykonanie, metodą spełnia/nie spełnia

• III.3.3) Potencjał techniczny

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Zamawiający nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie. Ocenę spełniania warunku udziału w postępowaniu zamawiający przeprowadzi na podstawie załączonego do oferty oświadczenia, metodą spełnia/nie spełnia.

• III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • a) Wykonawca powinien dysponować co najmniej 1 osobą spełniającą następujące wymogi: 1. mają obywatelstwo państwa członkowskiego Unii Europejskiej, Konfederacji Szwajcarskiej lub państwa członkowskiego Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) - strony umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym; 2. mają pełna zdolność do czynności prawnych oraz korzystają z pełni praw publicznych; 3. nie były karane za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe; 4. posiadają wyższe wykształcenie: 5. posiadają następujące kwalifikacje zawodowe do przeprowadzenia audytu: a) certyfikaty: Certyfited Internal Auditor (CIA) lub Certifited Government Auditing Professional (CGAP) lub Certifited Information Systems Audior (CISA)lub Association of Chartered Credifiet Accountants (ACCA)lub Credified Fraud Examiner (CFE)lub Certification in Control Self-Assessment (CCSA)lub Credified Financial Services Audior (CFSA) lub Chartered Financial Analyst (CFA), lub zaświadczenie o zdanym egzaminie na audytora wewnętrznego wydane przez Ministra Finansów lub b) złożyła, w latach 2003-2006, z wynikiem pozytywnym egzamin na audytora wewnętrznego przed Komisja Egzaminacyjną powołaną przez Ministra Finansów, lub c) uprawnienia biegłego rewidenta lub d) dwuletnią praktykę w zakresie audytu wewnętrznego i legitymuje się dyplomem ukończenia studiów podyplomowych w zakresie audytu wewnętrznego, wydanym przez jednostkę organizacyjną, która w dniu wydania dyplomu była uprawniona, zgodnie z odrębnymi ustawami, do nadania stopnia naukowego doktora nauk ekonomicznych lub prawnych. Za praktykę w zakresie audytu wewnętrznego, o której mowa w pkt 5 d), uważa się udokumentowane przez kierownika jednostki wykonywanie czynności, w wymiarze czasu pracy nie mniejszym niż ? etatu, związanych z: - przeprowadzeniem audytu wewnętrznego pod nadzorem audytora wewnętrznego; - realizację przez inspektorów kontroli skarbowej czynności z zakresu certyfikacji i wydawania deklaracji zamknięcia pomocy finansowej ze środków pochodzących z Unii Europejskiej, o których mowa w ustawie z dnia 28 września 1991r. o kontroli skarbowej); - nadzorowaniem lub wykonywaniem czynności kontrolnych, o których mowa w ustawie z dnia 23 grudnia 1994r. o Najwyższej Izbie Kontroli. Ocenę spełniania warunku udziału w postępowaniu zamawiający przeprowadzi na podstawie załączonego do oferty wykazu osób - zał. nr 5 oraz oświadczenia, metodą spełnia/nie spełnia.

• III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Zamawiający nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie. Ocenę spełniania warunku udziału w postępowaniu zamawiający przeprowadzi na podstawie załączonego do oferty oświadczenia, metodą spełnia/nie spełnia.

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

• III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, należy przedłożyć:

  • wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, dostaw lub usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców, oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, że te dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie
  • wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości lub kierowanie robotami budowlanymi, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych dla wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami
  • oświadczenie, że osoby, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, posiadają wymagane uprawnienia, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień

• III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:

  • oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia
  • aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenie w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy
  • wykonawca powołujący się przy wykazywaniu spełniania warunków udziału w postępowaniu na potencjał innych podmiotów, które będą brały udział w realizacji części zamówienia, przedkłada także dokumenty dotyczące tego podmiotu w zakresie wymaganym dla wykonawcy, określonym w pkt III.4.2.

• III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

  Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

  III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

  • nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert

III.6) INNE DOKUMENTY

Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5)

Formularz oferty - usługi Wykaz części zamówienia, które zostaną wykonane przez podwykonawców (jeżeli wykonawca przewiduje ich udział)

III.7) Czy ogranicza się możliwość ubiegania się o zamówienie publiczne tylko dla wykonawców, u których ponad 50 % pracowników stanowią osoby niepełnosprawne: nie

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia: przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert: najniższa cena.

IV.2.2) Czy przeprowadzona będzie aukcja elektroniczna: nie.

IV.3) ZMIANA UMOWY

Czy przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy: nie

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1) Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia: www.dzp.agh.edu.pl
Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem: siedziba zamawiającego pok. 117, paw. C-2.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert: 20.05.2011 godzina 09:30, miejsce: siedziba zamawiającego pok. 117, paw. C-2.

IV.4.5) Termin związania ofertą: okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia: nie