OGŁOSZENIE O ZAWARCIU UMOWY NUMER
OZU/2007/04/27-2011926

Nazwa: Książnica Cieszyńska
Adres: Mennicza 46, 43-400 Cieszyn

Województwo: śląskie

Telefon: 338513841
Fax: 338513840
e-mail: kcc@cieszyn.petex.bielsko.pl

Osoba upoważniona do kontaktów: Krzysztof Szelong

Określenie przedmiotu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest: pełnienie funkcji menadżera projektu „Ochrona i konserwacja cieszyńskiego dziedzictwa piśmienniczego” o następującym zakresie czynności:
Opracowanie – w uzgodnieniu z Liderem Projektu oraz wszystkimi Partnerami Projektu – technicznego harmonogramu planowanych w ramach projektu działań, precyzyjnie określającego zadania Lidera Projektu i poszczególnych Partnerów Projektu oraz terminy rozpoczęcia i ukończenia realizacji tychże zadań, z uwzględnieniem postanowień umów dotacyjnych, a także stosownych procedur wynikających z ustawy Prawo zamówień publicznych.
Stałe monitowanie, realizowane z co najmniej jednomiesięcznym wyprzedzeniem, Lidera Projektu i wszystkich Partnerów Projektu o konieczności rozpoczęcia poszczególnych zadań ujętych w technicznym harmonogramie, o którym mowa w ppkt a).
Opracowanie - w uzgodnieniu z Liderem Projektu – wytycznych dla wszystkich Partnerów Projektu w zakresie właściwego wykazywania i księgowania ponoszonych w ramach projektu wydatków oraz wnoszonego wkładu rzeczowego w celu zapewnienia kwalifikowalności tychże kosztów.
Opracowanie – w uzgodnieniu z Liderem Projektu – procedur określających zasady obiegu i przechowywania dokumentów związanych z realizacją projektu oraz ich archiwizacji.
Organizowanie (zwoływanie, przygotowywanie porządku obrad i materiałów do dyskusji, protokołowanie obrad), z częstotliwością nie mniejszą niż jeden raz w ciągu dwóch tygodni, zebrań zespołu koordynacyjnego, złożonego z upoważnionych przedstawicieli Lidera Projektu i wszystkich Partnerów Projektu.
Uzyskiwanie formalnej aprobaty Lidera Projektu dla działań, mogących skutkować zmianami w harmonogramie i sposobie realizacji projektu, a podejmowanych przez Menadżera Projektu w stosunku do Partnerów Projektu oraz wszelkich podmiotów zewnętrznych, w tym przede wszystkim instytucji dotującej oraz pozostałych instytucji zaangażowanych, na podstawie umów dotacyjnych, w proces kontrolowania i monitorowania projektu.
Monitorowanie i przygotowywanie korespondencji kierowanej przez Lidera Projektu do podmiotów zewnętrznych uczestniczących w procesie finansowania, monitorowania i rozliczania projektu w zakresie umów dotacyjnych.
Prowadzenie bieżącego monitoringu przebiegu wszystkich realizowanych w ramach projektu zadań pod kątem ich zgodności z harmonogramem technicznym określonym w ppkt. a) oraz umowami dotacyjnymi, a także zgłaszanie Liderowi Projektu zauważonych w tym zakresie nieprawidłowości wraz propozycjami ich usunięcia.
Przeprowadzanie – w uzgodnieniu z Liderem Projektu – procedur związanych ze zmianą harmonogramu realizacji projektu oraz planu wdrożenia projektu, a także – w razie konieczności wprowadzenia zmian w umowach dotacyjnych – prowadzenie całokształtu spraw związanych z wynegocjowaniem, a następnie wdrożeniem tychże zmian.
Prowadzenie systematycznego monitoringu dokumentacji tworzonej i/lub przechowywanej w związku z realizacją projektu przez Lidera Projektu i Partnerów Projektu, szczególnie zaś potwierdzającej wnoszenie wkładu rzeczowego oraz kwalifikowalność kosztów.
Przygotowywanie projektów wszystkich umów (jak również ich ewentualnych aneksów), które mają zostać zawarte w związku z realizacją projektu pomiędzy Liderem Projektu/Partnerami Projektu a wykonawcami zadań, a także – na wniosek Partnera Projektu – uzyskiwanie dla projektów tychże umów pozytywnej opinii radcy prawnego.
Obsługa administracyjna zamówień publicznych realizowanych w ramach projektu (z wyłączeniem tych zamówień, które Lider Projektu i Partnerzy Projektu zamierzają zrealizować samodzielnie; w przypadku zamówień realizowanych samodzielnie przez Partnerów Projektu, Menadżer Projektu – na ich wniosek – udziela Partnerom wsparcia w zakresie administracyjnej obsługi tychże zamówień), w tym przygotowanie pełnej dokumentacji zamówieniowej (na podstawie wytycznych określających pod względem merytorycznym zakres zamówienia, dostarczanych Menadżerowi Projektu przez Lidera Projektu i Partnerów Projektu) oraz udział przedstawiciela Menadżera Projektu w pracach komisji przetargowych.
Udzielanie pomocy prawnej w ewentualnych negocjacjach prowadzonych przez Lidera Projektu i Partnerów Projektu z wykonawcami zadań, dotyczących zmian w zakresach rzeczowo-finansowych usług i/lub dostaw realizowanych przez tych wykonawców na rzecz Lidera Projektu i Partnerów Projektu.
Obsługa administracyjna, w tym przygotowanie niezbędnej dokumentacji, a także udział w formalnych odbiorach dostaw i usług o wartości co najmniej 6 000 euro, realizowanych na rzecz Lidera Projektu i Partnerów Projektu przez wykonawców zadań.
Rozliczanie rzeczowo-finansowe projektu zgodnie z warunkami zawartymi w umowach dotacyjnych z uwzględnieniem odpowiednich wytycznych w sprawie raportowania i monitorowania.
Skompletowanie dokumentacji rozliczeniowych wraz ze sporządzaniem wniosków o płatności, a także – na wniosek instytucji dotującej - wprowadzanie do ww. dokumentacji ewentualnych korekt i uzupełnień, w terminach i formie zgodnej z umowami dotacyjnymi i z uwzględnieniem stosownych wytycznych.
Sporządzanie sprawozdań kwartalnych, rocznych oraz sprawozdania końcowego z realizacji projektu, a także – na wniosek instytucji dotującej – wprowadzanie do ww. dokumentacji ewentualnych korekt i uzupełnień, zgodnie z warunkami zawartymi w umowach dotacyjnych z uwzględnieniem odpowiednich wytycznych.
Czynny udział w kontrolach i audytach przeprowadzanych przez instytucje do tego upoważnione na podstawie umów dotacyjnych.
Regularne przygotowywanie materiałów informacyjnych dotyczących przebiegu realizacji projektu niezbędnych do aktualizacji serwisów internetowych tworzonych w ramach przewidzianych w projekcie działań promocyjno-informacyjnych.

Wykonawca spełnia wszystkie warunki udziału w postępowaniu, oferta odpowiada wszystkim wymaganiom przedstawionym w ustawie Prawo zamówień publicznych oraz specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Jako, że była to jedyna oferta, została oceniona jako najkorzystniejsza w oparciu o podane kryterium.

Nazwa: 4pi Sp. z o.o.
Adres: Młyńska 63, 03-828 Warszawa, woj. mazowieckie