Ogłoszenie nr 586822-N-2019 z dnia 2019-08-14 r.

Instytut Medycyny Pracy im. prof. dra med. Jerzego Nofera: Zorganizowanie i przeprowadzenie 1 - dniowego seminarium oraz 1 - dniowej konferencji wraz z przygotowaniem, wydrukiem i dostarczeniem materiałów konferencyjnych na obydwa wydarzenia na potrzeby realizacji projektu Instytutu Medycyny Pracy w Łodzi
OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: Zamieszczanie obowiązkowe

Ogłoszenie dotyczy: Zamówienia publicznego

Zamówienie dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej

Nie

Nazwa projektu lub programu

O zamówienie mogą ubiegać się wyłącznie zakłady pracy chronionej oraz wykonawcy, których działalność, lub działalność ich wyodrębnionych organizacyjnie jednostek, które będą realizowały zamówienie, obejmuje społeczną i zawodową integrację osób będących członkami grup społecznie marginalizowanych

Nie

Należy podać minimalny procentowy wskaźnik zatrudnienia osób należących do jednej lub więcej kategorii, o których mowa w art. 22 ust. 2 ustawy Pzp, nie mniejszy niż 30%, osób zatrudnionych przez zakłady pracy chronionej lub wykonawców albo ich jednostki (w %)

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

Postępowanie przeprowadza centralny zamawiający

Nie

Postępowanie przeprowadza podmiot, któremu zamawiający powierzył/powierzyli przeprowadzenie postępowania

Nie

Informacje na temat podmiotu któremu zamawiający powierzył/powierzyli prowadzenie postępowania:
Postępowanie jest przeprowadzane wspólnie przez zamawiających

Nie

Jeżeli tak, należy wymienić zamawiających, którzy wspólnie przeprowadzają postępowanie oraz podać adresy ich siedzib, krajowe numery identyfikacyjne oraz osoby do kontaktów wraz z danymi do kontaktów:

Postępowanie jest przeprowadzane wspólnie z zamawiającymi z innych państw członkowskich Unii Europejskiej

Nie

W przypadku przeprowadzania postępowania wspólnie z zamawiającymi z innych państw członkowskich Unii Europejskiej - mające zastosowanie krajowe prawo zamówień publicznych:
Informacje dodatkowe:

I. 1) NAZWA I ADRES: Instytut Medycyny Pracy im. prof. dra med. Jerzego Nofera, krajowy numer identyfikacyjny 00028853800000, ul. ul. Św. Teresy od Dzieciątka Jezus  8 , 91-348  Łódź, woj. łódzkie, państwo Polska, tel. 42 6314 872; 871, e-mail zampubl@imp.lodz.pl, faks 42 6314573.
Adres strony internetowej (URL): www.imp.lodz.pl
Adres profilu nabywcy:
Adres strony internetowej pod którym można uzyskać dostęp do narzędzi i urządzeń lub formatów plików, które nie są ogólnie dostępne

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Inny (proszę określić):
Instytut badawczy

I.3) WSPÓLNE UDZIELANIE ZAMÓWIENIA (jeżeli dotyczy):

Podział obowiązków między zamawiającymi w przypadku wspólnego przeprowadzania postępowania, w tym w przypadku wspólnego przeprowadzania postępowania z zamawiającymi z innych państw członkowskich Unii Europejskiej (który z zamawiających jest odpowiedzialny za przeprowadzenie postępowania, czy i w jakim zakresie za przeprowadzenie postępowania odpowiadają pozostali zamawiający, czy zamówienie będzie udzielane przez każdego z zamawiających indywidualnie, czy zamówienie zostanie udzielone w imieniu i na rzecz pozostałych zamawiających):

I.4) KOMUNIKACJA:
Nieograniczony, pełny i bezpośredni dostęp do dokumentów z postępowania można uzyskać pod adresem (URL)

Nie

Adres strony internetowej, na której zamieszczona będzie specyfikacja istotnych warunków zamówienia

Tak
www.imp.lodz.pl

Dostęp do dokumentów z postępowania jest ograniczony - więcej informacji można uzyskać pod adresem

Nie

Oferty lub wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu należy przesyłać:
Elektronicznie

Nie
adres

Dopuszczone jest przesłanie ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu w inny sposób:
Nie
Inny sposób:

Wymagane jest przesłanie ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu w inny sposób:
Tak
Inny sposób:
pisemnie
Adres:
Instytut Medycyny Pracy im. prof. dra med. Jerzego Nofera w Łodzi ul. św. Teresy od Dzieciątka Jezus 8; 91-348 Łódź pok. 81 Kancelaria Główna

Komunikacja elektroniczna wymaga korzystania z narzędzi i urządzeń lub formatów plików, które nie są ogólnie dostępne

Nie
Nieograniczony, pełny, bezpośredni i bezpłatny dostęp do tych narzędzi można uzyskać pod adresem: (URL)

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Zorganizowanie i przeprowadzenie 1 - dniowego seminarium oraz 1 - dniowej konferencji wraz z przygotowaniem, wydrukiem i dostarczeniem materiałów konferencyjnych na obydwa wydarzenia na potrzeby realizacji projektu Instytutu Medycyny Pracy w Łodzi
Numer referencyjny: AZAPUZA/49/19/PN
Przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia przeprowadzono dialog techniczny

Nie

II.2) Rodzaj zamówienia: Usługi
II.3) Informacja o możliwości składania ofert częściowych
Zamówienie podzielone jest na części:

Nie
Oferty lub wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu można składać w odniesieniu do:

Zamawiający zastrzega sobie prawo do udzielenia łącznie następujących części lub grup części:

Maksymalna liczba części zamówienia, na które może zostać udzielone zamówienie jednemu wykonawcy:



II.4) Krótki opis przedmiotu zamówienia (wielkość, zakres, rodzaj i ilość dostaw, usług lub robót budowlanych lub określenie zapotrzebowania i wymagań ) a w przypadku partnerstwa innowacyjnego - określenie zapotrzebowania na innowacyjny produkt, usługę lub roboty budowlane: Przedmiotem zamówienia jest zorganizowanie i przeprowadzenie: * Jednego 1-dniowego seminarium w dniu pomiędzy 3 - 5 grudnia 2019 r. oraz * jednej 1-dniowej konferencji w dniu pomiędzy 15 - 17 października 2019 r. w tym - DOTYCZY OBYDWU WYDARZEŃ: w szczególności: * rekrutacja uczestników na obydwa wydarzenia (40 osób na seminarium oraz 110 osób na konferencję); * zapewnienie sali konferencyjnej przygotowanej do przeprowadzenia zarówno seminarium jak i konferencji; * zapewnienie kompleksowej obsługi cateringowej i restauracyjnej na oba wydarzenia, * przygotowanie, wydruk i dostarczenie materiałów konferencyjnych na obydwa wydarzenia. 1. Miejsce przeprowadzenia 1 - dniowej konferencji i 1 - dniowego seminarium: a) obydwa wydarzenia muszą się odbyć w obiekcie zlokalizowanym na terenie centrum miasta Łodzi, z możliwością dojazdu środkami komunikacji miejskiej z Dworca Fabrycznego lub Łodzi Kaliskiej w ciągu maksymalnie 40 minut (mając na uwadze normalne natężenie ruchu)z z maksymalnie jedną przesiadką; b) Wykonawca zapewni organizację obu wydarzeń w hotelu o standardzie, co najmniej 4-gwiazdkowym; c) Obiekt musi posiadać odpowiednio przystosowaną salę konferencyjną: * dla co najmniej 130 osób w ustawieniu teatralnym na konferencję Uwaga! przerwa kawowa w trakcie konferencji odbywać się będzie w bezpośrednim sąsiedztwie sali konferencyjnej * dla co najmniej 50 osób w ustawieniu szkolnym (wraz z przestrzenią umożliwiająca swobodne przemieszczanie się do stanowiska stałej przerwy kawowej )na seminarium Uwaga! przerwa kawowa trakcie seminarium będzie odbywać na sali konferencyjnej) d) Wykonawca zapewni nieodpłatnie miejsca parkingowe: * dla 115 uczestników konferencji oraz * dla 45 uczestników seminarium Wszystkie miejsca parkingowe zarówno dla seminarium, jak i konferencji muszą znajdować się na terenie należącym do hotelu, w którym organizowana jest konferencja/seminarium, e) Sala konferencyjna w przypadku każdego z dwóch wydarzeń musi spełniać następujące wymagania (dotyczy 1-dniowej konferencji i 1-dniowego seminarium): ? Stół prezydialny udekorowany kompozycją z żywych kwiatów, wraz z miejscami siedzącymi dla min. 5 osób w ustawieniu umożliwiającym swobodny widok na ekran i salę oraz z możliwością korzystania z komputera przenośnego, ? Dwa rzutniki multimedialne; ? 1 ekran o min. Wymiarach: 300 cm x 180cm; ? Tablicę typu "Flipchart" i flamastry; ? System nagłośnieniowy z min. 4 mikrofonami bezprzewodowymi; ? Dostęp do sieci Internet (łącze przewodowe lub bezprzewodowe); ? Laptop; ? 1 listwa rozdzielająca przeciwprzepięciowa z min. 4 gniazdami wraz z dodatkowym przedłużaczem o długości min. 10 m; ? Wyposażenie sali konferencyjnej oraz sprzęt multimedialny muszą być sprawne oraz muszą odpowiadać potrzebom Zamawiającego; ? w bezpośrednim sąsiedztwie wejścia do sali konferencyjnej winien znajdować się tzw. "stolik rejestracyjny" wraz z wyposażeniem (stół oraz dwa miejsca siedzące dla dwóch osób) w celu zorganizowania rejestracji uczestników spotkania, umożliwiającej podpisywanie się osób na liście obecności; ? Miejsca siedzące na sali konferencyjnej w postaci wyściełanych krzeseł, minimalna odległość w rzędzie pomiędzy krzesłami to 20 cm. Krzesła powinny być ustawione w sposób, aby każdy uczestnik widział prelegentów oraz prezentacje multimedialne; ? w sali konferencyjnej będzie dostępnych dla uczestników i prowadzących: 140 krzeseł w przypadku organizacji 1-dniowej konferencji oraz 60 krzeseł w przypadku organizacji 1-dniowego seminarium Uwaga! liczba krzeseł musi być większa niż liczba rekrutowanych przez Wykonawcę uczestników obu wydarzeń. ? Klimatyzacja - za salę klimatyzowaną nie uważa się pomieszczeń, do których wniesiono przenośne klimatyzatory; ? Temperatura w sali konferencyjnej w czasie trwania obrad (przez cały czas trwania konferencji/seminarium) w granicach 22°-24°C; ? Sala będzie posiadać dostęp do światła dziennego, ? Sala będzie zarezerwowana dla uczestników wydarzenia w dniu jego realizacji przez co najmniej 9 godzin; ? Zapewnienie obsługi technicznej do dyspozycji uczestników przez cały czas trwania wydarzenia. f) Wykonawca zapewni toalety w bezpośredniej bliskości sali konferencyjnej (zaopatrywane w mydło, papier toaletowy i ręczniki papierowe/suszarki) sprzątane systematycznie w czasie trwania seminarium/konferencji. g) Obiekt musi posiadać szatnię udostępnioną dla wszystkich uczestników obu wydarzeń (na Wykonawcy spoczywa obowiązek odpowiedzialności za bezpieczeństwo i ochronę rzeczy powierzonych do przechowywania). Zamawiający dopuszcza możliwość wykorzystania wieszaków na odzież ustawianych przed salą konferencyjną lub w sali konferencyjnej, w której odbywa się spotkanie, z zastrzeżeniem zagwarantowania obsługi, odpowiedzialnej za pozostawioną odzież. h) Obiekt, w którym organizowana będzie konferencja oraz seminarium, nie może być w trakcie prac remontowo-budowlanych przez cały czas trwania konferencji/seminarium. i) Wykonawca zobligowany jest do zrealizowania świadczenia usługi najmu sali konferencyjnej i usługi gastronomicznej na terenie jednego obiektu (budynku). j) Oznakowanie obiektu: Wykonawca jest zobowiązany do oznakowania wejścia do sali konferencyjnej logotypami w kolorze: ? Logotypem NPZ z dopiskiem Konferencja jest finansowana ze środków Narodowego Programu Zdrowia na lata 2016-2020; ? Logo Projektu; ? Logo Instytutu Medycyny Pracy ? Logo Krajowego Centrum Promocji Zdrowia w Miejscu Pracy. 2. Ciągła przerwa kawowa Uwaga!: Przerwa kawowa w przypadku zorganizowania 1-dniowej konferencji będzie odbywać się w bezpośrednim sąsiedztwie Sali konferencyjnej Przerwa kawowa w przypadku zorganizowania 1-dniowego seminarium będzie odbywać się na sali konferencyjnej 2.1 Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia wszystkim uczestnikom obu wydarzeń (maksymalnie 45 osób w przypadku 1-dniowego seminarium oraz maksymalnie 115 osób w przypadku 1-dniowej konferencji, tj. w sumie maksymalnie 160 osób na dwóch wydarzeniach objętych usługa cateringową) ciągłej przerwy kawowej, rozumianej jako ciągłe udostępnianie (wraz z adekwatnym do potrzeb bieżącym uzupełnianiem) produktów wymienionych niżej. Produkty ciągłej przerwy kawowej zostaną udostępnione uczestnikom seminarium w sali konferencyjnej, podczas konferencji w jej bezpośrednim sąsiedztwie (w lobby przed salą konferencyjną). Produkty ciągłej przerwy kawowej będą stale uzupełniane, na Wykonawcy będzie spoczywał obowiązek pilnowania by w miejscu podania produktów przez cały czas trwania wydarzeń było co najmniej 30% każdego z produktów, a braki w zakresie kolejnych 70% były na bieżąco uzupełniane. Wykonawca zapewni ciągłe udostępnianie: * kawy (z ekspresu); * wrzącej wody i herbat ekspresowych - minimum 4 rodzaje, każda torebka z herbatą zapakowana oddzielnie; * wody mineralnej (gazowanej i niegazowanej, w ilości co najmniej 0,33l/os.) w szklanych butelkach; * soków 100% - co najmniej 4 rodzaje; * owoców - minimum 4 rodzaje,; * warzyw- minimum 4 rodzaje,; * cukru i słodzika; * plasterków cytryny; * śmietanki do kawy; * kanapeczek koktajlowych - minimum 5 rodzajów (w tym dwie wersje wegetariańskie). 2.2. Obsługa (za którą odpowiedzialność ponosi Wykonawca) jest zobowiązana do systematycznego sprzątania brudnych naczyń pozostawionych przez uczestników korzystających z ciągłej przerwy kawowej. 2.3. Sposób podania: w formie stołu szwedzkiego z zapewnieniem filiżanek, talerzyków, szklanek do zimnych napojów, sztućców i serwetek (bez stosowania plastikowych bądź papierowych sztućców i naczyń), soki serwowane w szklanych dzbankach, wrzątek do herbaty i kawa w termosach. 2.4. Wykonawca zobowiązany jest do ciągłego uzupełniania wszystkich produktów przerwy w godzinach trwania seminarium/konferencji i nie dopuszczenie do sytuacji kiedy w miejscu podania produktów jest mniej niż 30% każdego z produktów. 3. Przerwa obiadowa - dotyczy zorganizowania 1-dniowej konferencji oraz 1-dniowego seminarium 3.1. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia wszystkim uczestnikom obu wydarzeń obiadu, rozumianego jako bufet z obsługą, (usługą cateringową zostanie objętych maksymalnie 170 osób na obu wydarzeniach, co oznacza że usługa cateringową zostanie objętych maksymalnie 45 osób podczas trwania 1-dniowego seminarium oraz maksymalnie 115 osób podczas trwania 1-dniowej konferencji), obiad ten będzie zawierał: * zupy (min. 3 rodzaje, w tym zupa jarska, Zamawiający wymaga aby jedna z zup była w formie kremu oraz jedna z zup była podana z groszkiem ptysiowym lub grzankami), * ciepłe danie drugie (min. 4 rodzaje, w tym danie jarskie, Zamawiający wymaga, aby obiad składał się m.in. z mięs, ryb, potrawek warzywnych oraz kasz różnego rodzaju, kompozycje typu ryż z ziołami - tj. bez warzyw, mięs, ryb nie będą traktowane jako danie), * sałatki (min. 3 rodzaje, sałatki rozumiane jako dania ze świeżych warzyw najwyższej jakości - Zamawiający nie zaakceptuje menu, gdzie składnikami sałatek będą wyłącznie pikle, kiszonki, makarony itp. produkty nie będące świeżymi warzywami), * deser (min. 3 rodzaje), * napoje: woda mineralna gazowana i niegazowana, kompot, kawa, herbata. 3.2. Dania będą przyrządzane ze świeżych produktów najwyższej jakości, przygotowywane bezpośrednio przed podaniem. Zamawiający nie wyraża zgody na podawanie dań typu instant, dań rozmrażanych oraz produktów głęboko mrożonych. Wykonawca jest zobowiązany ustalić menu z Zamawiającym, biorąc pod uwagę możliwość opcji wegetariańskiej. 3.3. Obiad zostanie podany na jednakowej eleganckiej zastawie, uczestnicy będą posługiwać się sztućcami z tego samego zestawu, obrusy będą nienagannie czyste i wyprasowane. Talerze wykorzystane do dań obiadowych będą o średnicy co najmniej 24 cm. Godzina podania obiadu zostanie ustalona przez wnioskodawcę na 7 dni kalendarzowych przed terminem wydarzenia. Zamawiający nie wyraża zgody na podanie posiłków na zastawie plastikowej, jednorazowej. 3.4. Wszyscy uczestnicy i organizatorzy wydarzenia (zarówno konferencji jaki i seminarium) będą mogli zjeść obiad na siedząco w tym samym czasie i miejscu. 3.5. Miejsce wydawania i spożywania posiłku powinno znajdować się w tym samym obiekcie, w którym będzie odbywało się seminarium/konferencja, w oddzielnym pomieszczeniu, innym niż sala konferencyjna. 3.6. Wykonawca będzie w całości odpowiedzialny za serwis gastronomiczny w trakcie obiadu (tj. przygotowanie, obsługę kelnerską, zapewnienie i nakrycie stołów, sprzątanie, usuwanie awarii typu niedziałający ekspres do kawy etc. ). 4. Obsługa techniczna zorganizowania 1-dniowej konferencji oraz zorganizowania 1-dniowego seminarium: 4.1. Wykonawca będzie przyjeżdżał na spotkania organizacyjne do siedziby Zamawiającego (tj. Instytutu Medycyny Pracy im. prof. dra med. Jerzego Nofera w Łodzi, przy ul. św. Teresy od Dzieciątka Jezus 8) raz w tygodniu celem uzgadniania szczegółów wydarzenia. 4.2. Zamawiający zastrzega, iż czas odpowiedzi na wiadomość e-mailową lub telefoniczną ze strony Zamawiającego będzie wynosił dla Wykonawcy do godziny (dotyczy dni roboczych tj. od poniedziałku do piątku w godzinach 08:00 - 16:00, z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy). 4.3. Wykonawca zostaje zobowiązany do konsultowania z wyznaczoną osobą po stronie Zamawiającego wszelkich działań w każdym z aspektów organizacji wydarzenia. Wykonawca zobowiązany jest na bieżąco do ustalania szczegółów organizowania konferencji z Zamawiającym i do uzyskania akceptacji Zamawiającego, co do ewentualnych zaproponowanych przez Wykonawcę zmian. 4.4. Wykonawca wyznaczy jedną osobę dedykowaną do kontaktu z odpowiednikiem po stronie Zamawiającego (wszelkie sprawy Zamawiający będzie mógł załatwić z jedną osobą po stronie Wykonawcy), 4.5. Wykonawca odpowiada za rozwiązywanie wszelkich problemów związanych z zakresem zamówienia. 4.6. Wykonawca jest zobowiązany do stawienia się w miejscu organizacji wydarzenia w jego dniu, co najmniej 60 minut przed rozpoczęciem rejestracji, celem dopilnowania, czy zostały zrealizowane wszelkie warunki zamówienia. Wykonawca zapewni obecność obsługi hotelowej, tj: recepcjonistów oraz managera wydarzenia/osoby wyznaczonej do opieki nad wydarzeniem przez cały czas jego trwania. 4.7. Wykonawca będzie odpowiedzialny za obsługę rejestracji uczestników. 4.8. Całkowity koszt usługi gastronomicznej na każdym z wydarzeń zostanie ustalony jako iloczyn ceny jednostkowej usługi cateringowej i liczby osób, które wzięły udział w konferencji/seminarium (tj. osób 110 rekrutowanych przez Wykonawcę na konferencję, oraz maksymalnie 5 osób ze strony Zamawiającego - tj. prowadzących konferencję oraz osób zaproszonych przez Zamawiającego, w przypadku seminarium 40 osób rekrutowanych przez Wykonawcę oraz maksymalnie 5 osób ze strony Zamawiającego tj. prowadzących seminarium oraz osób zaproszonych przez Zamawiającego). 5. Rekrutacja - dotyczy zorganizowania 1-dniowej konferencji oraz zorganizowania 1-dniowego seminarium: 5.1. Rekrutacja jest rozumiana jako proces skutecznego zaproszenia uczestników na wydarzenia (wysyłka zaproszeń w formie elektronicznej oraz w razie potrzeby kontakt telefoniczny z potencjalnymi uczestnikami, stworzenie dedykowanej do rekrutacji strony i rejestracja uczestników on-line z zachowaniem stosownych przepisów RODO w tym art. 13 i 14 i wynikający z nich obowiązek informacyjny). 5.2. Wykonawca będzie zobowiązany do rekrutacji * na konferencję 110 uczestników * na seminarium 40 uczestników (łącznie na dwa wydarzenia 150 uczestników) i potwierdzenie na 2 dni robocze przed każdym z wydarzeń przyjazdu wymaganej liczby osób spełniających określone kryteria 5.3. Wykonawca staje się Administratorem pozyskanych danych osobowych zawartych w formularzu rekrutacyjnym, 5.4. Zamawiający zobowiązuje się do przekazania Wykonawcy, w drodze umowy powierzenia przetwarzanych danych osobowych, imiennej listy zawierającej numery telefonów do: * 300 przedstawicieli zakładów pracy - z każdej organizacji w konferencji mogą wziąć udział maksymalnie 2 osoby. 5.5. W przypadku, gdy z przekazanej listy Wykonawca nie zrekrutuje na konferencję 110 osób lub na seminarium 40 osób, będzie zobowiązany do przeprowadzenia dalszej rekrutacji, na własną rękę, wśród zakładów pracy zatrudniających powyżej 50 osób (będą to pracodawcy lub ich przedstawiciele, mający wpływ na politykę prozdrowotną firmy tj. menagerowie, specjaliści ds. zarządzania zasobami ludzkimi i ochrony zdrowia pracujących, specjaliści BHP, employer branding, zajmujący się benefitami) oraz z organizacji pracodawców. Wykonawca zobowiązuje się do spełnienia obowiązku informacyjnego wynikającego z art. 13 i 14 RODO jako odrębny administrator danych osób, które zrekrutował. 5.6. Wykonawca zobowiązuje się do raportowania postępów rekrutacji przed każdym z dwóch wydarzeń (seminarium i konferencja) raport na 2 tygodnie oraz 2 dni robocze przez terminem każdego z wydarzeń. 5.7. Wykonawca zobowiązuje się do przygotowania na każde z wydarzeń (seminarium i konwersatorium) imiennej listy obecności i przekazania jej w formie elektronicznej (e-mailowo) Zamawiającemu na dwa dni robocze przed wydarzeniem. W dniu kiedy będzie odbywało się seminarium oraz konferencja Wykonawca będzie zobowiązany przekazać Zamawiającemu listę obecności uczestników w formie wydruku (formularz listy obecności będzie zawierał nazwę projektu, logo NPZ, logo projektu, logo Instytutu Medycyny Pracy w Łodzi, logo Krajowego Centrum Promocji Zdrowia w Miejscu Pracy, imię i nazwisko uczestnika wraz z odpowiednią liczbą porządkowa, nazwę firmy, stanowisko, odręczny podpis uczestnika). 5.8. Na potrzeby rekrutacji (zarówno na jedno jak i na drugie wydarzenie) Wykonawca założy skrzynkę e-mailową do kontaktu z uczestnikami, Wykonawca nie będzie kontaktował się z uczestnikami konferencji poprzez inne skrzynki e-mailowe, bez uzgodnienia z Zamawiającym. Wykonawca dostarczy na płycie CD zbiór całości korespondencji w ciągu 3 dni po zakończeniu wydarzenia. 5.9. Na potrzeby rekrutacji Wykonawca udostępni infolinię telefoniczną, która będzie działać w momencie uruchomienia rekrutacji w ciągu 14 dni przed rozpoczęciem każdego z wydarzeń, oraz w dniu pierwszego jak i drugiego wydarzenia, działającą w dniach roboczych od 8.30 do 16.30. 6. Opracowanie i dostarczenie materiałów - dotyczy zorganizowania 1-dniowej konferencji i 1-dniowego seminarium Wykonawca będzie zobowiązany do przygotowania i dostarczenia w miejsce realizacji usługi (miejsce zorganizowania 1-dniowej konferencji i 1-dniowego seminarium) materiałów konferencyjnych wymienionych poniżej, opatrzonych kolorowymi logotypami: logo projektu, logo NPZ oraz logo IMP, logo Krajowego Centrum Promocji Zdrowia w Miejscu Pracy, materiały będą spełniały kryterium nadruku 4+4. 6.1. Materiały będą zawierały: a) Identyfikator Opis - transparentny, wykonany z twardego tworzywa, zawieszony na taśmie wpiętej w klip (kolor taśmy zostanie ustalony przez Wykonawcę z Zamawiającym na etapie realizacji zamówienia), taśma z klipem w zestawie, identyfikator w rozmiarze 85x50mm. Wykonawca będzie zobowiązany do wydrukowania na identyfikatorach danych uczestników wydarzenia. Liczba - 45 sztuk na seminarium oraz 115 sztuk na konferencję (w sumie 160 szt). b) Teczkę Opis - teczka z gumką wykonana z mocnego, lakierowanego ze strony zewnętrznej kartonu; grubość co najmniej 300 g/m^2; format A4; posiadająca trzy skrzydła wewnętrzne, każde z możliwością regulowanej grubości 0,7 cm (+/- 0,3 mm) i 2,5 cm (+/- 0,5 cm); grzbiet teczki z możliwością regulowanej grubości 0,7 cm (+/- 0,3 mm) i ok. 2,5 cm (+/- 0,5 cm); maksymalna grubość grzbietu pozwoli zmieścić przynajmniej 150 kartek; zapięcie na jedną gumkę. Nakład: 45 sztuk na seminarium oraz 115 sztuk na konferencję (w sumie 160 szt). c) Notatnik Opis - Wymiary: format A4, 21 cm (+/-1 cm) x 29,7 (+/-1 cm), notes 50-kartkowy, klejenie po krótszym boku, plecy wzmocnione kartonem, kartki gładkie, otwierany do góry. Gramatura papieru co najmniej 90g/m^2, gramatura okładki notatnika co najmniej 300g/m^2. Okładka lakierowana (przód okładki). Projekt okładki i środka notatnika spójny z projektem pozostałych materiałów, projekt graficzny zostanie przygotowany przez Wykonawcę. Ostateczny projekt do uzgodnienia z Zamawiającym na etapie realizacji przedmiotu zamówienia, nie później niż 7 dni przed terminem wydarzenia. Nakład: 45 sztuk na seminarium oraz 115 sztuk na konferencję (w sumie 160 szt). d) Długopis Opis: aluminiowy - Wymiary: 140 mm (+/- 5 mm) x 10 mm (+/- 2 mm), O 10 mm (+/- 2 cm) z niebieskim wkładem, kolor długopisu zostanie ustalony przez Wykonawcę z Zamawiającym na etapie realizacji zamówienia, nie później niż 7 dni przed terminem wydarzenia. Nakład: 45 sztuk na seminarium oraz 115 sztuk na konferencję (w sumie 160 szt). e) Program konferencji Opis: Zamawiający dostarczy treść programu (będzie to, co najmniej: tytuł, miejsce i termin, tytuły poszczególnych części wydarzenia, imiona i nazwiska prelegentów wraz z informacją, jakie instytucje/firmy reprezentują), Wykonawca wydrukuje program na kartce papieru w formacie A4, gramatura papieru co najmniej 90g/m^2. Nakład: 45 sztuk na seminarium oraz 115 sztuk na konferencję (w sumie 160 szt). f) Ankietę ewaluacyjną Opis: Zamawiający dostarczy ankietę w formie elektronicznej (plik Word, maksymalnie 2 strony). Wykonawca będzie zobowiązany do wydruku ankiety na kartce papieru w formacie A4, gramatura papieru co najmniej 90g/m^2, Nakład: 45 sztuk na konwersatorium oraz 115 sztuk na konferencję (w sumie 160 szt). g) Certyfikaty dla uczestników konferencji Opis: Zamawiający dostarczy treść oraz projekt certyfikatu, Wykonawca będzie zobowiązany do wydruku i dostarczenie certyfikatów, uzupełnienia danych uczestników konferencji na certyfikatach, wydruk-- gramatura papieru co najmniej 280g/m^2, format A4. Nakład: 45 sztuk na konwersatorium oraz 115 sztuk na konferencję (w sumie 160 szt). h) Certyfikaty Menadżerów Promocji Zdrowia Opis: Zamawiający dostarczy treść oraz projekt certyfikatu, Wykonawca będzie zobowiązany do wydruku i dostarczenia certyfikatów w ramach, wydruk na papierze SIRIO PEARL ICE WHITE 230g, format A4, rama: 3 wersje kolorystyczne (złota, srebrna i miedziana), model "London Ad" lub równoważny, wymiar 21cm x 30 cm Nakład certyfikatów: 70 Nakład ram: 70 (w tym 20 złotych, 20 srebrnych i 30 brązowych - wszystkie jednego rodzaju) i) Torbę materiałową na materiały konferencyjne Opis: torba bawełniana naturalna 38x42 cm, materiał canvas, gramatura 180 g/m2, wykończenie krzyżakowe uchwytów, wykończenie wewnętrzne overlockiem, certyfikat OEKO TEX 100 lub równorzędny, z kolorowym nadrukiem z jednej strony. Liczba sztuk: 45 sztuk na seminarium oraz 115 sztuk na konferencję (w sumie 160 szt). j) Pendrive Pendrive metalowo-plastikowy, możliwość dowolnej kombinacji kolorystycznej podzespołów, wymiary: 57 x 19 x 11 mm, złącze 2.0: zapis do 7 mb/s, odczyt do 9 mb/s, Kompatybilne z: Windows/MacOS/Linux, opakowanie jednostkowe. 16 GB Liczba sztuk: 45 sztuk na seminarium oraz 115 sztuk na konferencję (w sumie 160 szt). k.) Gadżet - taśma do ćwiczeń/rehabilitacyjna Taśma lateksowa do ćwiczeń oporowych o długości 1,5m, opór taśmy na poziomie średnim, na taśmie zostaną umieszczone kolorowe logotypy przekazane przez Zamawiającego. Liczba sztuk: 45 sztuk na seminarium oraz 115 sztuk na konferencję (w sumie 160 szt).

II.5) Główny kod CPV: 79951000-5
Dodatkowe kody CPV:

Kod CPV

55120000-7

55300000-3

79823000-9

II.6) Całkowita wartość zamówienia (jeżeli zamawiający podaje informacje o wartości zamówienia):
Wartość bez VAT: 65000,00
Waluta:

PLN
(w przypadku umów ramowych lub dynamicznego systemu zakupów - szacunkowa całkowita maksymalna wartość w całym okresie obowiązywania umowy ramowej lub dynamicznego systemu zakupów)

II.7) Czy przewiduje się udzielenie zamówień, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 i 7 lub w art. 134 ust. 6 pkt 3 ustawy Pzp: Nie
Określenie przedmiotu, wielkości lub zakresu oraz warunków na jakich zostaną udzielone zamówienia, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 lub w art. 134 ust. 6 pkt 3 ustawy Pzp:
II.8) Okres, w którym realizowane będzie zamówienie lub okres, na który została zawarta umowa ramowa lub okres, na który został ustanowiony dynamiczny system zakupów:
miesiącach:    lub dniach:
lub
data rozpoczęcia: 2019-10-15   lub zakończenia:

Okres w miesiącach	Okres w dniach	Data rozpoczęcia	Data zakończenia
		2019-10-15
		2019-12-03

II.9) Informacje dodatkowe:

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU

III.1.1) Kompetencje lub uprawnienia do prowadzenia określonej działalności zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów
Określenie warunków: Zamawiający nie określa w/w warunku
Informacje dodatkowe
III.1.2) Sytuacja finansowa lub ekonomiczna
Określenie warunków: Zamawiający nie określa w/w warunku
Informacje dodatkowe
III.1.3) Zdolność techniczna lub zawodowa
Określenie warunków: W celu potwierdzenia spełniania przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu zamawiający żąda wykazu usług wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje lub inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego usługi były wykonane, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli z uzasadnionych przyczyn o obiektywnym charakterze wykonawca nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonanie powinny być wydane nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu Zamawiający uzna ten warunek za spełniony jeżeli Wykonawca wykaże że zorganizował 7 konferencji lub seminariów (których uczestnikami były osoby pełnoletnie) rodzajowo odpowiadające przedmiotowi zamówienia (rekrutacja uczestników, obsługa, przygotowanie materiałów konferencyjnych) o wartości min. 65.000,00 zł brutto każda W przypadku, gdy wartość wyrażona będzie w walucie innej niż PLN, Zamawiający do oceny spełnienia warunku przez danego Wykonawcę przeliczy podane wartości po średnim kursie tej waluty w stosunku do PLN publikowanym przez NBP w dniu publikacji ogłoszenia o zamówieniu. Jeżeli w dniu ogłoszenia postępowania NBP nie opublikuje kursu walut, Zamawiający przyjmie kurs opublikowany w pierwszym dniu roboczym po tej dacie.
Zamawiający wymaga od wykonawców wskazania w ofercie lub we wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu imion i nazwisk osób wykonujących czynności przy realizacji zamówienia wraz z informacją o kwalifikacjach zawodowych lub doświadczeniu tych osób: Tak
Informacje dodatkowe:

III.2) PODSTAWY WYKLUCZENIA

III.2.1) Podstawy wykluczenia określone w art. 24 ust. 1 ustawy Pzp
III.2.2) Zamawiający przewiduje wykluczenie wykonawcy na podstawie art. 24 ust. 5 ustawy Pzp Nie Zamawiający przewiduje następujące fakultatywne podstawy wykluczenia:

III.3) WYKAZ OŚWIADCZEŃ SKŁADANYCH PRZEZ WYKONAWCĘ W CELU WSTĘPNEGO POTWIERDZENIA, ŻE NIE PODLEGA ON WYKLUCZENIU ORAZ SPEŁNIA WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ SPEŁNIA KRYTERIA SELEKCJI

Oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu oraz spełnianiu warunków udziału w postępowaniu
Tak
Oświadczenie o spełnianiu kryteriów selekcji
Nie

III.4) WYKAZ OŚWIADCZEŃ LUB DOKUMENTÓW , SKŁADANYCH PRZEZ WYKONAWCĘ W POSTĘPOWANIU NA WEZWANIE ZAMAWIAJACEGO W CELU POTWIERDZENIA OKOLICZNOŚCI, O KTÓRYCH MOWA W ART. 25 UST. 1 PKT 3 USTAWY PZP:

- . Wykonawca w terminie 3 dni od dnia zamieszczenia na stronie internetowej informacji, o której mowa w art. 86 ust. 5 ustawy PZP, przekaże zamawiającemu oświadczenie o przynależności lub braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej, o której mowa w art. 24 ust. 1 pkt 23 ustawy PZP. Wraz ze złożeniem oświadczenia, wykonawca może przedstawić dowody, że powiązania z innym wykonawcą nie prowadzą do zakłócenia konkurencji w postępowaniu o udzielenie zamówienia. - oświadczenie Wykonawcy

III.5) WYKAZ OŚWIADCZEŃ LUB DOKUMENTÓW SKŁADANYCH PRZEZ WYKONAWCĘ W POSTĘPOWANIU NA WEZWANIE ZAMAWIAJACEGO W CELU POTWIERDZENIA OKOLICZNOŚCI, O KTÓRYCH MOWA W ART. 25 UST. 1 PKT 1 USTAWY PZP

III.5.1) W ZAKRESIE SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU:
- oświadczenie Wykonawcy - Wykaz usług, w których Wykonawca wykaże, że zorganizował 7 konferencji lub seminariów (których uczestnikami były osoby pełnoletnie) rodzajowo odpowiadające przedmiotowi zamówienia (rekrutacja uczestników, obsługa, przygotowanie materiałów konferencyjnych) o wartości min. 65.000,00 zł brutto każda
III.5.2) W ZAKRESIE KRYTERIÓW SELEKCJI:

III.6) WYKAZ OŚWIADCZEŃ LUB DOKUMENTÓW SKŁADANYCH PRZEZ WYKONAWCĘ W POSTĘPOWANIU NA WEZWANIE ZAMAWIAJACEGO W CELU POTWIERDZENIA OKOLICZNOŚCI, O KTÓRYCH MOWA W ART. 25 UST. 1 PKT 2 USTAWY PZP

III.7) INNE DOKUMENTY NIE WYMIENIONE W pkt III.3) - III.6)

Załącznik nr 6 - Doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia - kryterium oceny ofert Załącznik nr 8 - RODO

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) OPIS
IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia: Przetarg nieograniczony
IV.1.2) Zamawiający żąda wniesienia wadium:

Nie
Informacja na temat wadium

IV.1.3) Przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia:

Nie
Należy podać informacje na temat udzielania zaliczek:

IV.1.4) Wymaga się złożenia ofert w postaci katalogów elektronicznych lub dołączenia do ofert katalogów elektronicznych:

Nie
Dopuszcza się złożenie ofert w postaci katalogów elektronicznych lub dołączenia do ofert katalogów elektronicznych:
Nie
Informacje dodatkowe:

IV.1.5.) Wymaga się złożenia oferty wariantowej:

Nie
Dopuszcza się złożenie oferty wariantowej
Nie
Złożenie oferty wariantowej dopuszcza się tylko z jednoczesnym złożeniem oferty zasadniczej:
Nie

IV.1.6) Przewidywana liczba wykonawców, którzy zostaną zaproszeni do udziału w postępowaniu
(przetarg ograniczony, negocjacje z ogłoszeniem, dialog konkurencyjny, partnerstwo innowacyjne)

Liczba wykonawców  
Przewidywana minimalna liczba wykonawców
Maksymalna liczba wykonawców  
Kryteria selekcji wykonawców:

IV.1.7) Informacje na temat umowy ramowej lub dynamicznego systemu zakupów:

Umowa ramowa będzie zawarta:

Czy przewiduje się ograniczenie liczby uczestników umowy ramowej:

Przewidziana maksymalna liczba uczestników umowy ramowej:

Informacje dodatkowe:

Zamówienie obejmuje ustanowienie dynamicznego systemu zakupów:
Nie
Adres strony internetowej, na której będą zamieszczone dodatkowe informacje dotyczące dynamicznego systemu zakupów:

Informacje dodatkowe:

W ramach umowy ramowej/dynamicznego systemu zakupów dopuszcza się złożenie ofert w formie katalogów elektronicznych:

Przewiduje się pobranie ze złożonych katalogów elektronicznych informacji potrzebnych do sporządzenia ofert w ramach umowy ramowej/dynamicznego systemu zakupów:

IV.1.8) Aukcja elektroniczna
Przewidziane jest przeprowadzenie aukcji elektronicznej (przetarg nieograniczony, przetarg ograniczony, negocjacje z ogłoszeniem) Nie
Należy podać adres strony internetowej, na której aukcja będzie prowadzona:

Należy wskazać elementy, których wartości będą przedmiotem aukcji elektronicznej:
Przewiduje się ograniczenia co do przedstawionych wartości, wynikające z opisu przedmiotu zamówienia:

Należy podać, które informacje zostaną udostępnione wykonawcom w trakcie aukcji elektronicznej oraz jaki będzie termin ich udostępnienia:
Informacje dotyczące przebiegu aukcji elektronicznej:
Jaki jest przewidziany sposób postępowania w toku aukcji elektronicznej i jakie będą warunki, na jakich wykonawcy będą mogli licytować (minimalne wysokości postąpień):
Informacje dotyczące wykorzystywanego sprzętu elektronicznego, rozwiązań i specyfikacji technicznych w zakresie połączeń:
Wymagania dotyczące rejestracji i identyfikacji wykonawców w aukcji elektronicznej:
Informacje o liczbie etapów aukcji elektronicznej i czasie ich trwania:

Czas trwania:

Czy wykonawcy, którzy nie złożyli nowych postąpień, zostaną zakwalifikowani do następnego etapu:
Warunki zamknięcia aukcji elektronicznej:

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT
IV.2.1) Kryteria oceny ofert:
IV.2.2) Kryteria

Kryteria	Znaczenie
cena	40,00
doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia	60,00

IV.2.3) Zastosowanie procedury, o której mowa w art. 24aa ust. 1 ustawy Pzp (przetarg nieograniczony)
Nie
IV.3) Negocjacje z ogłoszeniem, dialog konkurencyjny, partnerstwo innowacyjne
IV.3.1) Informacje na temat negocjacji z ogłoszeniem
Minimalne wymagania, które muszą spełniać wszystkie oferty:

Przewidziane jest zastrzeżenie prawa do udzielenia zamówienia na podstawie ofert wstępnych bez przeprowadzenia negocjacji
Przewidziany jest podział negocjacji na etapy w celu ograniczenia liczby ofert:
Należy podać informacje na temat etapów negocjacji (w tym liczbę etapów):

Informacje dodatkowe


IV.3.2) Informacje na temat dialogu konkurencyjnego
Opis potrzeb i wymagań zamawiającego lub informacja o sposobie uzyskania tego opisu:

Informacja o wysokości nagród dla wykonawców, którzy podczas dialogu konkurencyjnego przedstawili rozwiązania stanowiące podstawę do składania ofert, jeżeli zamawiający przewiduje nagrody:

Wstępny harmonogram postępowania:

Podział dialogu na etapy w celu ograniczenia liczby rozwiązań:
Należy podać informacje na temat etapów dialogu:


Informacje dodatkowe:

IV.3.3) Informacje na temat partnerstwa innowacyjnego
Elementy opisu przedmiotu zamówienia definiujące minimalne wymagania, którym muszą odpowiadać wszystkie oferty:

Podział negocjacji na etapy w celu ograniczeniu liczby ofert podlegających negocjacjom poprzez zastosowanie kryteriów oceny ofert wskazanych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia:

Informacje dodatkowe:

IV.4) Licytacja elektroniczna
Adres strony internetowej, na której będzie prowadzona licytacja elektroniczna:

Adres strony internetowej, na której jest dostępny opis przedmiotu zamówienia w licytacji elektronicznej:

Wymagania dotyczące rejestracji i identyfikacji wykonawców w licytacji elektronicznej, w tym wymagania techniczne urządzeń informatycznych:

Sposób postępowania w toku licytacji elektronicznej, w tym określenie minimalnych wysokości postąpień:

Informacje o liczbie etapów licytacji elektronicznej i czasie ich trwania:

Czas trwania:

Wykonawcy, którzy nie złożyli nowych postąpień, zostaną zakwalifikowani do następnego etapu:

Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w licytacji elektronicznej:
Data: godzina:
Termin otwarcia licytacji elektronicznej:

Termin i warunki zamknięcia licytacji elektronicznej:

Istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy w sprawie zamówienia publicznego, albo ogólne warunki umowy, albo wzór umowy:

Wymagania dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania umowy:

Informacje dodatkowe:

IV.5) ZMIANA UMOWY
Przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy: Nie
Należy wskazać zakres, charakter zmian oraz warunki wprowadzenia zmian:
Zamawiający przewiduje możliwość zmian treści umowy w zakresie: - zmiany teleadresowe Stron umowy - zmian postanowień umownych wynikających z ustawy PZP ( w szczególności art. 144 ust. 1 pkt 3), 4), 5) W przypadku podjęcia decyzji przez Ministra Finansów lub ministra w zakresie blokowania wydatków budżetu państwa w części 46 - Zdrowie lub zmiany limitu wydatków na realizowane zadania, strony dokonają zmiany treści umowy, sporządzając aneks i dostosowując umowę do podjętej decyzji lub nastąpi rozwiązanie umowy z zachowaniem 30 - dniowego okresu wypowiedzenia.
IV.6) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.6.1) Sposób udostępniania informacji o charakterze poufnym (jeżeli dotyczy):

Środki służące ochronie informacji o charakterze poufnym

IV.6.2) Termin składania ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu:
Data: 2019-08-23, godzina: 10:00,
Skrócenie terminu składania wniosków, ze względu na pilną potrzebę udzielenia zamówienia (przetarg nieograniczony, przetarg ograniczony, negocjacje z ogłoszeniem):
Nie
Wskazać powody:

Język lub języki, w jakich mogą być sporządzane oferty lub wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu
> polski
IV.6.3) Termin związania ofertą: do: okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert)
IV.6.4) Przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia: Nie
IV.6.5) Przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli środki służące sfinansowaniu zamówień na badania naukowe lub prace rozwojowe, które zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia, nie zostały mu przyznane Nie
IV.6.6) Informacje dodatkowe:

ZAŁĄCZNIK I - INFORMACJE DOTYCZĄCE OFERT CZĘŚCIOWYCH