Ogłoszenie nr 510224192-N-2020 z dnia 10-11-2020 r.

Gmina Ciepłowody: Usługa kompleksowego zarządzania projektem w ramach projektu pn.: "Modernizacja systemów grzewczych i odnawialne źródła energii w Gminie Ciepłowody i Gminie Ziębice - projekty grantowe dotyczące zwalczania emisji kominowej"

OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:

obowiązkowe

Ogłoszenie dotyczy:

zamówienia publicznego

Zamówienie dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej

tak
Nazwa projektu lub programu
"Modernizacja systemów grzewczych i odnawialne źródła energii w Gminie Ciepłowody i Gminie Ziębice - projekty grantowe dotyczące zwalczania emisji kominowej" w ramach Osi Priorytetowej nr 3 "Gospodarka niskoemisyjna", Działania nr 3.3 "Efektywność energetyczna w budynkach użyteczności publicznej i sektorze mieszkaniowym", Poddziałania nr 3.3.1 "Efektywność energetyczna w budynkach użyteczności publicznej i sektorze mieszkaniowym - konkurs horyzontalny OSI", Schemat nr 3.3 e "Modernizacja systemów grzewczych i odnawialne źródła energii - projekty dotyczące zwalczania emisji kominowej - projekt grantowy" Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Dolnośląskiego 2014-2020

Zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych:

tak
Numer ogłoszenia: 565808-N-2020

Ogłoszenie o zmianie ogłoszenia zostało zamieszczone w Biuletynie Zamówień Publicznych:

nie

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

Postępowanie zostało przeprowadzone wspólnie przez zamawiających

tak
Należy wymienić zamawiających, którzy wspólnie przeprowadzali postępowanie oraz podać adresy ich siedzib, krajowe numery identyfikacyjne oraz osoby do kontaktów wraz z danymi do kontaktów:
1) Gmina Ciepłowody z siedzibą: ul. Kolejowa 3, 57-211 Ciepłowody tel. 74 810 35 56, tel./fax 74 810 32 28 sekretariat@cieplowody.pl www.cieplowody.pl
2) Gmina Ziębice z siedziba: ul. Przemysłowa 10, 57-220 Ziębice tel. 74 816 38 70, tel./fax 74 819 12 12 www.ziebice.pl

I. 1) NAZWA I ADRES:

Gmina Ciepłowody, Krajowy numer identyfikacyjny 89071843200000, ul. Kolejowa 3, 57-211 Ciepłowody, woj. dolnośląskie, państwo Polska, tel. 748 103 556, e-mail budownictwo@cieplowody.pl, faks 748 103 228.
Adres strony internetowej (url): http://bip.cieplowody.pl/

I.2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:

Administracja samorządowa

I.3) WSPÓLNE UDZIELANIE ZAMÓWIENIA (jeżeli dotyczy):

Podział obowiązków między zamawiającymi w przypadku wspólnego udzielania zamówienia, w tym w przypadku wspólnego przeprowadzania postępowania z zamawiającymi z innych państw członkowskich Unii Europejskiej (jeżeli zamówienie zostało udzielone przez każdego z zamawiających indywidualnie informacja w sekcji I jest podawana przez każdego z zamawiających, jeżeli zamówienie zostało udzielone w imieniu i na rzecz pozostałych zamawiających w sekcji I należy wskazać, który z zamawiających zawarł umowę):
1. Działający wspólnie na podstawie art. 16 ustawy Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity - Dz. U. z 2019, poz. 1843 z późn. zm.), zwanej dalej "ustawą" oraz w oparciu o porozumienie zawarte w dniu 07.07.2020 r. pomiędzy Gminą Ciepłowody a Gminą Ziębice w zakresie przygotowania i przeprowadzenia procedury przetargowej na usługę kompleksowego zarządzania projektem w ramach projektu pn.: "Modernizacja systemów grzewczych i odnawialne źródła energii w Gminie Ciepłowody i Gminie Ziębice - projekty grantowe dotyczące zwalczania emisji kominowej" Zamawiający: 1) Gmina Ciepłowody z siedzibą: ul. Kolejowa 3, 57-211 Ciepłowody tel. 74 810 35 56, tel./fax 74 810 32 28 sekretariat@cieplowody.pl www.cieplowody.pl, 2) Gmina Ziębice z siedziba: ul. Przemysłowa 10, 57-220 Ziębice tel. 74 816 38 70, tel./fax 74 819 12 12 www.ziebice.pl 2. Zamawiający wyznaczonym do przeprowadzenia niniejszego postępowania w imieniu i na rzecz wskazanych w pkt. 1 SIWZ Zamawiających jest: Gmina Ciepłowody ul. Kolejowa 3, 57-211 Ciepłowody zwana dalej Zamawiającym

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:

Usługa kompleksowego zarządzania projektem w ramach projektu pn.: "Modernizacja systemów grzewczych i odnawialne źródła energii w Gminie Ciepłowody i Gminie Ziębice - projekty grantowe dotyczące zwalczania emisji kominowej"

BGP.271.13.2020

Usługi

1. Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowego zarządzania projektem pn.: "Modernizacja systemów grzewczych i odnawialne źródła energii w Gminie Ciepłowody i Gminie Ziębice - projekty grantowe dotyczące zwalczania emisji kominowej" w ramach Osi Priorytetowej nr 3 "Gospodarka niskoemisyjna", Działania nr 3.3 "Efektywność energetyczna w budynkach użyteczności publicznej i sektorze mieszkaniowym", Poddziałania nr 3.3.1 "Efektywność energetyczna w budynkach użyteczności publicznej i sektorze mieszkaniowym - konkurs horyzontalny OSI", Schemat nr 3.3 e "Modernizacja systemów grzewczych i odnawialne źródła energii - projekty dotyczące zwalczania emisji kominowej - projekt grantowy" Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Dolnośląskiego 2014-2020 (zwanego dalej Projektem). 2. Szczegółowy zakres przedmiotu zamówienia. Zakres przedmiotu zamówienia polega na: 1) przeprowadzeniu w imieniu Grantodawcy (tj. Zamawiającego którego liderem jest Gmina Ciepłowody a partnerem Gmina Ziębice) naborów otwartych na wymianę wysokoemisyjnych źródeł ciepła w formie grantowej, w tym m. in.: a) całościowe i kompleksowe przygotowanie i przeprowadzenie otwartych naborów w celu dokonania wyboru Grantobiorców - na podstawie Procedury realizacji projektu grantowego (załączonego do SIWZ w "Załącznik Nr 7 do SIWZ - Inne dokumenty") oraz dokumentacji konkursowej dla działania 3.3 "Efektywność energetyczna w budynkach użyteczności publicznej i sektorze mieszkaniowym" (o której mowa poniżej w SIWZ) w tym opracowanie wzorów dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia otwartego konkursu grantowego w tym m.in. wzoru wniosku o grant wraz z załącznikami, wzoru wniosku o płatność wraz załącznikami itd. oraz instrukcjami wypełnienia tych dokumentów, Liczba naborów będzie uzależniona od zainteresowania potencjalnych Grantobiorców i powinna pozwolić na wykorzystanie w okresie realizacji projektu wszystkich dostępnych środków. Każdy nabór powinien zostać ogłoszony nie później niż w terminie 30 dni kalendarzowych od dnia przekazania przez Zamawiającego (pisemnie bądź mailem) informacji o przeprowadzeniu naboru, b) wybór Grantobiorców do dofinansowania c) organizacja przeprowadzenia procedury podpisywania umów, w tym przygotowanie projektu umowy dla konkretnego Grantobiorcy, obsługa umów zawartych z Grantobiorcami, d) gromadzenie dokumentacji związanej z umowami; e) bieżącej weryfikacji postępów realizacji projektu grantowego, w tym działań podejmowanych przez Grantobiorców f) weryfikacja dokumentów rozliczeniowych niezbędnych do rozliczenia grantu (wniosek o płatność wraz załącznikami), g) monitorowanie i kontrola grantów, w tym kontrola związana z realizacją projektu w miejscu realizacji (u Grantobiorcy) oraz kontrola związana z dokumentacją Grantobiorcy (m.in. wyboru Wykonawcy) a także przygotowanie dokumentacji niezbędnej do przeprowadzenia kontroli, h) opracowanie procedury odzyskiwania grantów w przypadku ich niewłaściwego wykorzystania oraz w przypadku niewłaściwego wykorzystania grantu (w okresie realizacji przez Wykonawcę umowy) współdziałanie z Zamawiającym w celu odzyskania tego grantu; Proces wyboru Grantobiorców powinien w szczególności uwzględniać wymogi dot. pomocy de minimis (tj. nieprzekroczenia kwoty pomocy de minimis 200 tys. euro przez potencjalnego Grantobiorcę w ciągu poprzednich 3 lat podatkowych), z zachowaniem zapisów ustawowych o ochronie danych osobowych. 2) doradztwie prawnym, finansowym i technicznym w sprawach związanych z realizacją Projektu, tj. m. in.: a) realizacji projektu zgodnie z umową o dofinansowanie - realizacja i rozliczanie projektu grantowego w oparciu o harmonogram realizacji projektu grantowego określonego we wniosku o dofinansowanie i umowie o dofinansowanie projektu grantowego, b) rozliczanie finansowe projektu (przygotowywanie dokumentów dotyczących rozliczenia Projektu, w tym: wniosków o płatność, harmonogramów płatności, raportów i sprawozdań oraz aktualizacji tych dokumentów); wprowadzanie danych do systemu SL2014, c) analiza zmian w projekcie wraz z przygotowaniem dokumentów niezbędnych do podpisania aneksów do umowy o dofinansowanie, d) zapewnienie sprawnego systemu informacji i komunikacji pomiędzy Liderem i Partnerami oraz pomiędzy stronami a Województwem Dolnośląskim - Dolnośląską Instytucją Pośredniczącą (DIP); e) prowadzenie bieżącej archiwizacji dokumentów związanych z realizacją projektu (w szczególności w związku z pozyskanym dofinansowaniem); f) doradzaniu Zamawiającemu w odniesieniu do metodyki zarządzania Projektem oraz bieżącego zarządzania w zakresie: i. organizacji i zarządzania Projektem; obiegu dokumentacji związanej z realizacją projektu; ii. sposobu jego funkcjonowania oraz wymogów związanych z wdrożeniem; przestrzeganie procedur i instrukcji wdrażania i realizacji projektu w ramach umowy o dofinansowanie iii. identyfikacji obszarów problemowych i ryzykownych w implementacji Projektu oraz zaplanowanie środków zaradczych. iv. monitoring osiąganych wskaźników produktu i rezultatu, w tym wskaźników efektu ekologicznego i informowanie na bieżąco o zagrożeniach w tym zakresie. g) opracowaniu (w uzgodnieniu z Zamawiającym) dokumentacji związanej z zarządzaniem projektem, obejmującej: i. zasady dotyczące ewidencji i rozliczania środków projektu w ramach przyjętej polityki rachunkowości; ii. zasady kontroli i obiegu dokumentów związanych z realizacją Projektu, iii. zasady monitorowania przebiegu realizacji projektu, h) weryfikacji dokumentacji wraz z raportem z oceny i wnioskami w zakresie ewentualnej korekty oraz usunięcia wad i usterek; i) podejmowaniu wszelkich czynności i działań zmierzających do skutecznej realizacji projektu zgodnie z wymogami umowy o dofinansowanie, przepisów prawa i wytycznych; j) bieżącego konsultowania działań projektowych z Wnioskodawcą oraz ścisła współpraca z personelem oddelegowanym do realizacji projektu, k) uczestnictwo na miejscu podczas kontroli DIP; 3) organizacji i podejmowaniu działań we wszystkich obszarach realizacji projektu, zmierzających do zapewnienia zgodności działań z mającymi zastosowanie wytycznymi z zakresu działań promujących projekt, w tym m. in. opracowanie planu promocji Projektu koordynowanie prac związanych z informacją, promocją i wizualizacją projektu; organizacją oraz prowadzeniem foto-archiwum z realizacji projektu oraz archiwum efektów podejmowanych działań. Zamawiający informuje, że udostępnia pomieszczenia (w siedzibie gminy Ciepłowody i gminy Ziębice) do obsługi projektu (tzw. Biuro projektu) i kontaktu z Grantobiorcami. Wykonawca zapewni odpowiedni personel (Zespół Projektu), składający się z personelu wspierającego działania w realizacji przedmiotu zamówienia. Minimalny wymagany personel realizujący usługę kompleksowego zarządzania projektem: 1) Kierownik zespołu, 2) Specjalista ds. rozliczeń finansowych, sprawozdawczości i monitoringu, Przedmiot zamówienia (na podstawie którego zawarta będzie umowa z wybranym wykonawcą) realizowany będzie w oparciu o: 1) wymaganiami, dokumentacją naboru nr RPDS.03.03.01-IP.01-02-324/18. Konkurs Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Dolnośląskiego 2014- 2020, Oś priorytetowa 3, Gospodarka niskoemisyjna, Działanie 3.3 "Efektywność energetyczna w budynkach użyteczności publicznej i sektorze mieszkaniowym", Poddziałanie 3.3.1 OSI "Efektywność energetyczna w budynkach użyteczności publicznej i sektorze mieszkaniowym - konkurs horyzontalny OSI" Typ 3.3 e Modernizacja systemów grzewczych i odnawialne źródła energii - projekty dotyczące zwalczania emisji kominowej - projekt grantowy w tym m.in. z regulaminem konkursu, zaleceniami Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Dolnośląskiego 2014-2020 (w tym zaleceniami do realizacji projektów grantowych w ramach działania 3.3 Efektywność energetyczna w budynkach użyteczności publicznej i sektorze mieszkaniowym Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Dolnośląskiego 2014-2020), metodologią audytu uproszczonego. Dokumenty dostępne na stronie: http://www.dip.dolnyslask.pl/skorzystaj/zobacz-ogloszenia-i-wyniki-naborow-wnioskow/1108-3-3-1e-efektywnosc-energetyczna-w-budynkach-uzytecznosci-publicznej-i-sektorze-mieszkaniowym-konkurs-horyzontalny-osi-324-18.html 2) dokumentacją aplikacyjną Zamawiającego (m. in. wnioskiem nr RPDS.03.03.01-02-0028/19 o dofinansowanie projektu w ramach Regionalnego Operacyjnego Województwa Dolnośląskiego 2014-2020 współfinansowany ze środków Unii Europejskiej, Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, umową o dofinansowanie, procedurą realizacji projektu grantowego, kryteriami wyboru grantobiorcy, wzorem umowy o powierzenie grantu, ogłoszeniem o przystąpieniu do realizacji projektu grantowego, wskaźnikami realizacji), która zostanie udostępniona Wykonawcy po podpisaniu umowy, 3) obowiązującymi przepisami prawa krajowego i unijnego oraz aktualnymi wytycznymi w zakresie realizacji projektu. Dokumenty opracowane przez Wykonawcę muszą być wykonane zgodnie z ww. dokumentacją w oparciu o którą realizowany będzie przedmiot zamówienia. Zamawiający wymaga, aby w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca konsultował się z Zamawiającym wg potrzeb zaistniałych zarówno po stronie Zamawiającego, jak i Wykonawcy, przy czym wymagana jest co najmniej jedna konsultacja w siedzibie Zamawiającego, a pozostałe konsultacje mogą być prowadzone w formie korespondencji za pośrednictwem poczty elektronicznej.

nie

II.5) Główny Kod CPV: 79421000-1

Dodatkowe kody CPV: 79342200-5

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

Przetarg nieograniczony

III.2) Ogłoszenie dotyczy zakończenia dynamicznego systemu zakupów

nie

III.3) Informacje dodatkowe:

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.9) UZASADNIENIE UDZIELENIA ZAMÓWIENIA W TRYBIE NEGOCJACJI BEZ OGŁOSZENIA, ZAMÓWIENIA Z WOLNEJ RĘKI ALBO ZAPYTANIA O CENĘ

IV.9.1) Podstawa prawna

Postępowanie prowadzone jest w trybie na podstawie art. ustawy Pzp.

Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami.