Warszawa: Usługa organizacji konferencji naukowej IsoG2013 w dniach 12-15 marca 2013 r.
Numer ogłoszenia: 389792 - 2012; data zamieszczenia: 09.10.2012
OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Instytut Nauk Geologicznych Polskiej Akademii Nauk , ul. Twarda 51/55, 00-818 Warszawa, woj. mazowieckie, tel. 022 6978700, faks 022 6206223.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Inny: instytut naukowy.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Usługa organizacji konferencji naukowej IsoG2013 w dniach 12-15 marca 2013 r..

II.1.2) Rodzaj zamówienia: usługi.

II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia: W dniach 12-15.03.2013 organizowana będzie w Warszawie konferencja naukowa IsoG2013. Planowany jest udział 100 uczestników. W ramach usługi organizacji konferencji Wykonawca powinien udostępnić salę konferencyjną na 120-150 osób, świadczyć usługi cateringowe w trakcie konferencji oraz zapewnić miejsca noclegowe dla organizatorów i uczestników. Szczegółowe wymagania 1. Organizacja Konferencji w granicach administracyjnych miasta Warszawy. 2. Sala konferencyjna: 1) krzesła dla 100 osób w ustawieniu szkolnym, 2) wydzielone miejsce na zorganizowanie sesji posterowej, tj. umieszczenie min. 40 paneli posterowych, 3) sala wyposażona w ekran i rzutnik multimedialny, 4) nagłośnienie sali wraz z dwoma mikrofonami bezprzewodowymi, 5) sala dostępna dla organizatorów i uczestników w godzinach: a) 17-21 w dniu 12.03.2013 r. b) 8-18 w dniach 13-14.03.2013 r. c) 8-15 w dniu 15.03.2012 r.. 3. Zapewnienie możliwości zorganizowania punktu rejestracji uczestników konferencji w holu głównym od godz. 17.00 w dniu 12.03.2013 r. i od godz. 8.00 w dniach 13-15.03.2013 r. 4. Catering w trakcie trwania konferencji: 1) podstawowy catering: lampka wina, drobne przekąski typu koreczki, tartinki lub inne dla 100 osób w czasie 2- godzinnego spotkania informacyjnego w dniu 12 marca w godzinach wieczornych (19.00-21.00); 2) ciągła dostępność kawy, herbaty, wody i soków owocowych oraz ciastek dla 100 osób w czasie trwania sesji konferencyjnych w dniach 13-15 marca; 3) lunch bufetowy wraz z napojami gorącymi (kawa, herbata) i zimnymi (woda, sok owocowy) dla 100 osób w dniach 13-15 marca; 4) standardowa kolacja (serwowana) dla 20 osób w dniach 12 i 14 marca; 5) uroczysta kolacja (serwowana) dla 100 osób w dniu 13 marca składająca się z przystawki, dania głównego, lampki wina, deseru, kawy, herbaty, zimnego napoju. 5. Pokoje hotelowe dla organizatorów Konferencji w miejscu organizacji konferencji: 1) siedem pokoi jednoosobowych, od 12 do 15 marca 2013 r. 2) trzy pokoje dwuosobowe, od 12 do 15 marca 2013 r. 6. Noclegi dla uczestników konferencji 1) Wykonawca zapewni możliwość noclegów w dniach 12-15 marca 2013 r. dla 87 uczestników konferencji w pokojach jedno- i dwuosobowych. 2) Na życzenie poszczególnych uczestników konferencji pokoje do rezerwacji powinny być dostępne w miejscu organizacji konferencji. Wykonawca zagwarantuje możliwość indywidualnej rezerwacji pokoi do dnia 31 stycznia 2013 roku. 3) Koszt za noclegi uczestników konferencji nie stanowi wartości usługi świadczonej przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego - zobowiązanymi do uregulowania płatności będą indywidualnie uczestnicy konferencji, którzy zarezerwowali noclegi. 6. Ramowy plan przebiegu konferencji: 12 marca 2013 r. od godziny 17.00 rejestracja uczestników 18.00 kolacja 19.00-21.00 spotkanie informacyjne 13 marca 2013 r. 9.00-12.30 sesja konferencyjna 12.30-14.00 lunch 14.00-17.00 sesja posterowa 17.00-18.00 panel dyskusyjny 18.00 uroczysta kolacja 14 marca 2013 r. 9.00-12.30 sesja konferencyjna 12.30-14.00 lunch 14.00-17.00 sesja posterowa 17.00-18.00 panel dyskusyjny 18.00 - kolacja 15 marca 2013 r. 8.30-11.00 sesja konferencyjna 11.00-12.30 sesja posterowa 12.30-14.00 lunch 14.00-15.00 panel dyskusyjny.

II.1.4) Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: nie.

II.1.5) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 55.12.00.00 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji .

II.1.6) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej: nie.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA: Okres w dniach: 3.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium: Wadium nie jest wymagane

III.2) ZALICZKI

• Czy przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia: nie

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Wykonawca powinien wykazać, że posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania. Zamawiający oceni spełnienie warunków udziału w postępowaniu na podstawie dokumentów załączonych do oferty, o których mowa w pkt. IV SIWZ. Ocena spełnienia warunków, o których mowa w pkt. III.1 SIWZ, będzie dokonana w systemie spełnia - nie spełnia. Wykonawca, który nie spełnia wszystkich warunków, zostanie wykluczony z niniejszego postępowania, a jego oferta zostanie odrzucona, z zastrzeżeniem art. 26 ust.3 ustawy Prawo zamówień publicznych.

• III.3.2) Wiedza i doświadczenie

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • W celu potwierdzenia spełnienia warunku w zakresie wiedzy i doświadczenia Wykonawca przedstawi wykaz trzech usług organizacji konferencji/kongresu dla co najmniej 100 osób o wartości w przedziale 50 000-70 000 zł każda zrealizowanych w ciągu ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców. (W wypadku składania oferty przez wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia, ww. warunek mogą oni spełniać łącznie). Zamawiający oceni spełnienie warunków udziału w postępowaniu na podstawie dokumentów załączonych do oferty, o których mowa w pkt. IV SIWZ. Ocena spełnienia warunków, o których mowa w pkt. III.1 SIWZ, będzie dokonana w systemie spełnia - nie spełnia. Wykonawca, który nie spełnia wszystkich warunków, zostanie wykluczony z niniejszego postępowania, a jego oferta zostanie odrzucona, z zastrzeżeniem art. 26 ust.3 ustawy Prawo zamówień publicznych.

• III.3.3) Potencjał techniczny

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Wykonawca powinien wykazać, że dysponuje odpowiednim potencjałem technicznym do wykonania zamówienia. Zamawiający oceni spełnienie warunków udziału w postępowaniu na podstawie dokumentów załączonych do oferty, o których mowa w pkt. IV SIWZ. Ocena spełnienia warunków, o których mowa w pkt. III.1 SIWZ, będzie dokonana w systemie spełnia - nie spełnia. Wykonawca, który nie spełnia wszystkich warunków, zostanie wykluczony z niniejszego postępowania, a jego oferta zostanie odrzucona, z zastrzeżeniem art. 26 ust.3 ustawy Prawo zamówień publicznych.

• III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Wykonawca powinien wykazać, że dysponuje osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. Zamawiający oceni spełnienie warunków udziału w postępowaniu na podstawie dokumentów załączonych do oferty, o których mowa w pkt. IV SIWZ. Ocena spełnienia warunków, o których mowa w pkt. III.1 SIWZ, będzie dokonana w systemie spełnia - nie spełnia. Wykonawca, który nie spełnia wszystkich warunków, zostanie wykluczony z niniejszego postępowania, a jego oferta zostanie odrzucona, z zastrzeżeniem art. 26 ust.3 ustawy Prawo zamówień publicznych.

• III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Wykonawca powinien wykazać, że znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. Zamawiający oceni spełnienie warunków udziału w postępowaniu na podstawie dokumentów załączonych do oferty, o których mowa w pkt. IV SIWZ. Ocena spełnienia warunków, o których mowa w pkt. III.1 SIWZ, będzie dokonana w systemie spełnia - nie spełnia. Wykonawca, który nie spełnia wszystkich warunków, zostanie wykluczony z niniejszego postępowania, a jego oferta zostanie odrzucona, z zastrzeżeniem art. 26 ust.3 ustawy Prawo zamówień publicznych.

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

• III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, należy przedłożyć:

  • wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, dostaw lub usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców, oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, że te dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie

• III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:

  • oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia
  • aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenie w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy

• III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

  Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

  III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

  • nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert

III.6) INNE DOKUMENTY

Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5)

Do oferty powinny być dołączone następujące dokumenty i oświadczenia: 1) aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej - wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed terminem składania ofert, (W wypadku składania oferty przez wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia, ww. dokumenty muszą być złożone przez każdego wykonawcę) 2) pełnomocnictwo do reprezentowania firmy w postępowaniu, jeżeli nie wynika ono z dokumentów przedstawionych w ofercie. W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie pełnomocnictwo winno być udzielone w imieniu wszystkich wykonawców,

III.7) Czy ogranicza się możliwość ubiegania się o zamówienie publiczne tylko dla wykonawców, u których ponad 50 % pracowników stanowią osoby niepełnosprawne: nie

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia: przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert: najniższa cena.

IV.2.2) Czy przeprowadzona będzie aukcja elektroniczna: nie.

IV.3) ZMIANA UMOWY

Czy przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy: tak

Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian

Zamawiający dopuszcza zmianę postanowień zawartej umowy w zakresie: 1) zamiany osób wyznaczonych do uzgodnień i koordynacji przedmiotu umowy, 2) sprostowania oczywistych omyłek pisarskich i rachunkowych, 3) aktualizację danych Wykonawcy i Zamawiającego w związku ze zmianą nazwy, siedziby, zmianą formy prawnej itp., 4) w wypadku wszystkich zmian obiektywnie ocenianych jako korzystne dla Zamawiającego, 5) gdy nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu zamówienia, w tym zmiana stawki podatku VAT, 6) w pozostałym zakresie - w sytuacji nieprzewidzianej i niezawinionej przez strony umowy, której wystąpienia strony nie mogły przewidzieć pomimo zachowania należytej staranności, w szczególności istotnych zmian na rynku usług objętych niniejszym postępowaniem.

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1) Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia: www.ing.pan.pl
Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem: Instytut Nauk Geologicznych Polskiej Akademii Nauk ul. Twarda 51/55 00 - 818 Warszawa.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert: 17.10.2012 godzina 11:30, miejsce: Instytut Nauk Geologicznych Polskiej Akademii Nauk ul. Twarda 51/55 00 - 818 Warszawa pok. 258.

IV.4.5) Termin związania ofertą: okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej: Zamówienie finansowane jest z 7 Programu Ramowego UE - projekt ATLAB.

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia: nie