Wrocław: Usługa archiwizacji materiałów archiwalnych (kategoria A) oraz dokumentacji niearchiwalnej (kategoria B).
Numer ogłoszenia: 371548 - 2010; data zamieszczenia: 17.11.2010
OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych: tak, numer ogłoszenia w BZP: 322278 - 2010r.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia: nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Agencja Nieruchomości Rolnych Oddział Terenowy we Wrocławiu, ul. Mińska 60, 54-610 Wrocław, woj. dolnośląskie, tel. 071 3563919, 3563862, 3563863, faks 071 3579097.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Inny: Pańtwowa Osoba Prawna.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Usługa archiwizacji materiałów archiwalnych (kategoria A) oraz dokumentacji niearchiwalnej (kategoria B)..

II.2) Rodzaj zamówienia: Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia: 1. Przedmiotem zamówienia jest usługa archiwizacji materiałów archiwalnych (kategorii A) oraz dokumentacji niearchiwalnej (kategorii B), stanowiących część zasobu aktowego Oddziału Terenowego Agencji Nieruchomości Rolnych we Wrocławiu. 2. Dokumentacja będąca przedmiotem archiwizacji znajduje się w magazynach Archiwum Zakładowego OT ANR we Wrocławiu przy ul. Kunickiego 4, 54-616 Wrocław. 3. Dla dokumentacji podlegającej uporządkowaniu nie została sporządzona ewidencja archiwalna Dokumentacja wytworzona w latach 1992-2008, przechowywana jest w przemieszaniu grup rzeczowych oraz kategorii archiwalnych. Materiały archiwalne znajdują się w stanie nieuporządkowanym. 4. Zgodnie z posiadaną wiedzą zasób dokumentacji do zarchiwizowania w poszczególnych kategoriach, objęty niniejszym postępowaniem, stanowi zbiór dokumentów wielkości szacunkowo 76, 00 metrów bieżących, w tym: - Materiały archiwalne (kategoria A)- szacunkowo 8, 00 metrów bieżących. Są to akta wytworzone przez Sekcję Gospodarowania Zasobem ANR OT we Wrocławiu, dotyczące nieodpłatnego przekazywania mienia, przejmowania mienia i tworzenia Zasobu, przejmowania mienia za emeryturę lub rentę, restrukturyzacji przedsiębiorstw - Dokumentacja niearchiwalna (kategoria B) - szacunkowo w ilości 68, 00, wytworzona przez Sekcję Gospodarowania Zasobem oraz Sekcję Prawną ANR OT we Wrocławiu dotycząca wydzierżawienia mienia przejętego do Zasobu, umów zleceń z gminami na sprzedaż i dzierżawę nieruchomości, przekazywania mienia administratorom, nadzoru właścicielskiego, fizycznej likwidacji środków trwałych, wykonawstwa inwestycji oraz remontów kapitalnych, zamówień publicznych, wyjaśnień dotyczących zasad gospodarowania, roszczeń rewindykacyjnych, ochrony środowiska naturalnego, spraw sądowych. Dokumentacja nie zawiera akt kategorii B25 5. Zamawiający zastrzega, że wyżej wymienione ilości akt są danymi szacunkowymi (orientacyjnymi). Dokumentacja przeznaczona do archiwizacji znajduje się w teczkach tekturowych oraz segregatorach. Wyklucza się możliwość roszczeń Wykonawcy związanych z błędnym skalkulowaniem ceny i żądania zmiany wynagrodzenia. 6 Przedmiot zamówienia obejmuje: a) Przeprowadzenie studiów wstępnych w celu zapoznania się ze strukturą organizacyjną Zamawiającego, tj. zapoznanie się z dokumentami z zakresu organizacji (statut, regulaminy, schematy organizacyjne) oraz przepisami kancelaryjno- archiwalnymi ANR (instrukcja kancelaryjna, rzeczowy wykaz akt (RWA), instrukcja archiwalna). b) Przedłożenie Zamawiającemu, po zapoznaniu się z dokumentacją będącą przedmiotem zamówienia, w okresie dwóch tygodni od daty podpisania umowy, harmonogramu prac archiwizacyjnych. W harmonogramie zostaną określone etapy oraz terminy wykonywania poszczególnych etapów prac, przewidywane ilości uporządkowanej dokumentacji w ramach każdego etapu, c) Przedkładanie Zamawiającemu, w ciągu tygodnia od rozpoczęcia realizacji każdego z etapów, wstępnie zarchiwizowanych co najmniej trzech teczek z każdej grupy rzeczowej dokumentacji, jako wzorca, celem uzyskania akceptacji Zamawiającego, co do poprawności przyjętego układu wewnętrznego, opisu oraz zgodności opisów z zawartością teczek, d) Przedkładanie Zamawiającemu cyklicznie co dwa tygodnie, licząc od daty rozpoczęcia realizacji umowy, zarchiwizowanych i uporządkowanych akt wraz ze spisem zdawczo-odbiorczym tych akt, celem dokonania odbiorów częściowych i dokonania obmiarów, e) Prowadzenie konsultacji z Archiwum Państwowym we Wrocławiu oraz przedstawicielami Zamawiającego, w celu ustalenia prawidłowego sposobu archiwizacji i ewidencjonowania dokumentacji, w szczególności w przypadku pojawienia się problemów nieprzewidzianych przez przepisy oraz praktykę archiwalną, f) Przyporządkowanie dokumentacji do właściwych komórek organizacyjnych, g) Scalenie akt spraw zakończonych- w jednym lub, w przypadku większej ilości dokumentacji, w kilku tomach- ponieważ akta części spraw znajdują się w kilku teczkach. h) Zakwalifikowanie dokumentacji do odpowiednich kategorii archiwalnych oraz przyporządkowanie do prawidłowych symboli klasyfikacyjnych z Rzeczowego Wykazu Akt, i) Uporządkowanie materiałów archiwalnych:- ułożenie spraw w obrębie teczek chronologicznie w kolejności liczb porządkowych spisu spraw- ułożenie pism- chronologicznie w kolejności odwrotnej do ich narastania, tzn. od najstarszego (wszczynającego sprawę) na wierzchu do najmłodszego na spodzie, zwracając szczególną uwagę na właściwe podłączenie załączników do pism przewodnich. W przypadku spisów obejmujących jedynie część dokumentacji spisy te należy ułożyć na wierzchu teczki tuż pod okładką. Wtórniki pism (kopie, brudnopisy, itp.) można wyłączyć z teczek jedynie po wcześniejszym uzyskaniu zgody przedstawiciela Zamawiającego, - - usunięcie z teczek wszelkich części metalowych, z wyjątkiem nitów metalowych łączących strony aktów notarialnych, oraz usunięcie części plastikowych (koszulki, itp.). Maksymalna szerokość uformowanych teczek nie może przekraczać 5 cm, - - ponumerowanie ołówkiem (twardości HB) wszystkich zapisanych stron w teczkach kategorii A w prawym górnym rogu, a na odwrocie strony w lewym górnym rogu, z podaniem ilości zapisanych stron w teczce poniżej dat skrajnych wierzchniej strony okładki. Niniejsze czynności należy wykonać dopiero po dokonaniu scalenia dokumentacji. Nie należy numerować znajdujących się w teczkach potwierdzeń odbioru, - - obłożenie uporządkowanej dokumentacji kat. A tekturowymi okładkami, wykonanymi z tektury bezkwasowej, po stronie wierzchniej w kolorze białym, o wymiarach dostosowanych do wymiarów dokumentacji, - - wszycie dokumentacji w okładki za pomocą taśmy bawełnianej, tzw. bobinki (szer. 0, 50mm),w kolorze białym, - opisanie wierzchnich stron okładek elementami opisu przewidzianymi w par. 25 pkt 9 Instrukcji kancelaryjnej ANR z 2004 r., wprowadzonej Zarządzenia Prezesa Agencji Nieruchomości Rolnych Nr 13/04 z dnia 9 sierpnia 2004 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej i rzeczowego wykazu akt Agencji Nieruchomości Rolnych (z późniejszymi zmianami), w układzie zgodnym ze wzorem stanowiącym załącznik nr 5 niniejszej Instrukcji, tj.: nazwa jednostki organizacyjnej, nazwa komórki organizacyjnej, znak akt, symbol kwalifikacyjny, roczne daty krańcowe, informacja o ilości stron spaginowanych znajdujących się w teczce, tytuł (hasło klasyfikacyjne wg rzeczowego wykazu akt z informacją o rodzaju materiałów archiwalnych znajdujących się w teczce). Zamawiający zastrzega, że rozszerzenia tytułów pozostałych grup rzeczowych dokumentacji wymagają każdorazowo akceptacji Zamawiającego j) Uporządkowanie dokumentacji niearchiwalnej: - - ułożenie spraw w obrębie poszczególnych teczek według kolejności liczb porządkowych spisu spraw, - - usunięcie z teczek elementów metalowych (spinaczy) oraz plastikowych (koszulki, itp.) - - wszycie dokumentacji w okładki za pomocą taśmy bawełnianej, tzw. bobinki (szer. 0, 50mm), wykonanymi z tektury bezkwasowej w kolorze białym, opisanie wierzchnich stron okładek elementami opisu: nazwa jednostki organizacyjnej, nazwa komórki organizacyjnej, znak akt, kategoria akt oraz okres jej przechowywania, tytuł (hasło klasyfikacyjne z RWA z ewentualną informacją zawierającą opis dokumentacji znajdującej się w teczce, w brzmieniu ustalonym z przedstawicielem Zamawiającego), daty skrajne, k) Ułożenie uporządkowanych jednostek archiwalnych w odpowiednim układzie- w zależności od rodzaju dokumentacji: strukturalno- rzeczowo- chronologicznym lub geograficzno- chronologicznym (dot. dokumentacji dokumentacji wydzierżawienia mienia przejętego do Zasobu), po wcześniejszym ustaleniu z przedstawicielami Zamawiającego l) Zewidencjonowanie uporządkowanych jednostek archiwalnych w spisach zdawczo- odbiorczych akt, zgodnie z nadanym im układem, sporządzonych w formie papierowej (dla kat. A w 4 egz., dla kat. B w 3 egz.), oraz w formie elektronicznej- w formacie pozwalającym na import danych do programu Archiwum- Intranetowy System Archiwizacji (na płytach CD w 2 egz.). Poszczególne rubryki spisu muszą być zgodne z elementami opisu znajdującymi się na okładkach uporządkowanych jednostek archiwalnych, m) Nadanie dokumentacji dwuczłonowych sygnatur archiwalnych (numer spisu zdawczo- odbiorczego łamany przez pozycję teczki w spisie) i wpisanie ich ołówkiem (twardość HB) na wierzchnich stronach okładek w prawym dolnym rogu, n) Przełożenie uporządkowanych jednostek archiwalnych do pudeł archiwizacyjnych, wykonanych z tektury bezkwasowej litej o wymiarach 350x260x110 mm (pH 8.0- 9.5, gramatura 1300 g/m2) z dwoma otworami wentylacyjnymi, opatrzonych etykietami samoprzylepnymi, zawierającymi następujące elementy opisu: nazwę jednostki organizacyjnej, nazwę komórki organizacyjnej, kategorię archiwalną, numeru spisu zdawczo- odbiorczego wraz z zakresem skrajnych jednostek archiwalnych znajdujących się w pudle. Wymiary etykiet: szer. 75x150 mm. o) Wydzielenie dokumentacji niearchiwalnej której okres przechowywania już upłynął oraz jej zewidencjonowanie w spisie brakowania dokumentacji niearchiwalnej, p) Sporządzenie ostatecznego spisu zdawczo- odbiorczego dla przedmiotu zamówienia..

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 79.99.51.00 - Usługi archiwizacyjne .

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: Przetarg nieograniczony

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej: nie

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: 12.11.2010.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT: 1.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT: 0.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• ARCHIWUM Sp z o.o., ul. Jana Danysza 4, 63-400 Ostrów Wielkopolski, kraj/woj. wielkopolskie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia (bez VAT): 14500,00 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• Cena wybranej oferty: 18640,00

• Oferta z najniższą ceną: 18640,00 / Oferta z najwyższą ceną: 18640,00

• Waluta: PLN.