Gorlice: Przeprowadzenie audytu zewnętrznego projektu pn.: Model pracy pozalekcyjnej z wykorzystaniem nowatorskich metod pracy oraz współczesnych technik informatycznych współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki
Numer ogłoszenia: 247336 - 2012; data zamieszczenia: 12.07.2012
OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Oświatowy Zespół Ekonomiczno-Administracyjny Gminy Gorlice , ul. Łukasiewicza 6, 38-300 Gorlice, woj. małopolskie, tel. 18 353 77 66, faks 18 353 77 66.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Przeprowadzenie audytu zewnętrznego projektu pn.: Model pracy pozalekcyjnej z wykorzystaniem nowatorskich metod pracy oraz współczesnych technik informatycznych współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki.

II.1.2) Rodzaj zamówienia: usługi.

II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia: 1. Przedmiotem zamówienia jest usługa polegająca na przeprowadzeniu audytu zewnętrznego projektu realizowanego przez Gminę Gorlice / Oświatowy Zespół Ekonomiczno - Administracyjny Gminy Gorlice pod nazwą - Model pracy pozalekcyjnej z wykorzystaniem nowatorskich metod pracy oraz współczesnych technik informatycznych współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet III. Wysoka jakość systemu oświaty, Działanie 3.3 Poprawa jakości kształcenia, Poddziałanie 3.3.4 Modernizacja treści i metod kształcenia - projekty konkursowe. 2. Informacje dotyczące projektu: Beneficjent: Gmina Gorlice / Oświatowy Zespół Ekonomiczno - Administracyjny Gminy Gorlice w Gorlicach Okres realizacji projektu: od 01.07.2010 r. do 30.08.2013 r. Wartość projektu: 3.826.119,00 zł Okres, który ma być objęty audytem: od 01.07.2010 r. do dnia rozpoczęcia audytu Numer umowy o dofinansowanie: POKL.03.03.04-00-054/10-00 Projekt zakłada objęcie wsparciem w okresie trzech lat: 600 uczniów jako beneficjentów ostatecznych oraz 60 nauczycieli jako użytkowników. 3. Cel audytu Celem audytu jest uzyskanie racjonalnego zapewnienia, że wydatki poniesione w ramach projektu są kwalifikowane, a projekt jest realizowany zgodnie z wnioskiem zamawiającego i umową zawartą z Ministrem Edukacji Narodowej, Al. Szucha 25, 00-918 Warszawa, zwanym dalej Instytucją Pośredniczącą oraz wydanie opinii w tym zakresie. W opinii audytor poświadczy, ze wszelkie zadania wykonywane w ramach projektu zostały wykonane zgodnie z zapisami zawartymi w SIWZ, wytycznych dla Programu Operacyjnego kapitał Ludzki oraz z zawartą umową o dofinansowanie. 4. Zakres ogólny audytu Audytor sprawdza czy działania, których dotyczą poniesione wydatki rzeczywiście zostały zrealizowane, czy wnioski o płatność są zgodne z wymaganiami zawartymi w wniosku o dofinansowanie oraz umowie, czy są poparte odpowiednimi dokumentami finansowymi. Powyższe weryfikowane jest w szczególności na podstawie ksiąg rachunkowych i dowodów księgowych (stanowiącymi podstawę dokonania w nich zapisów) oraz na podstawie dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków (wnioski o płatność wraz ze wszystkimi załącznikami - finansowymi i merytorycznymi), które powinny odpowiadać we wszystkich istotnych aspektach wymogom programu oraz prawidłowo, rzetelnie i jasno przedstawiać sytuację finansową i majątkową projektu według stanu na dzień sporządzenia ww. dokumentów. 5. Zakres szczegółowy audytu Audytorzy dokonują oceny dokumentów finansowych i rzeczowych w odniesieniu do działań zrealizowanych przez Zamawiającego. Ocenie audytorów podlega zgodność realizacji projektu z jego założeniami określonymi w umowie o dofinansowanie projektu. Audyt powinien obejmować przede wszystkim analizę dokumentacji oraz stosowanych procedur kontroli wewnętrznej w odniesieniu do przekazywania i rozliczania otrzymanych środków, procedur akceptacji wydatków kwalifikowanych w zakresie ich zasadności i odpowiedniego udokumentowania oraz sprawozdawania realizacji projektu z uwzględnieniem realizacji przyjętych celów projektu, a w szczególności: 1) sprawdzenie, czy Zamawiający realizuje projekt zgodnie z umową o dofinansowanie i obowiązującymi przepisami prawa (w szczególności w zakresie prawa zamówień publicznych oraz ochrony danych osobowych w ramach Podsystemu PEFS); 2) sprawdzenie, czy Zamawiający wdrożył zalecenia przeprowadzonych kontroli oraz usunął nieprawidłowości, jeśli takie zostały wykryte; 3) sprawdzenie, czy Zamawiający posiada ścieżkę audytu w zakresie finansowo-księgowym; 4) sprawdzenie poprawności księgowania wydatków poniesionych w ramach realizowanego projektu, oceny kwalifikowalności kosztów, sposobu ich dokumentowania i prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej; 5) sprawdzenie czy wydatki wykazane w dokumentach zostały rzeczywiście poniesione; 6) sprawdzenie zgodności danych przekazywanych we wnioskach o płatność w części dotyczącej postępu rzeczowego oraz postępu finansowego z dokumentacją dotyczącą realizacji projektu dostępną w siedzibie Zamawiającego; 7) sprawdzenie wiarygodności sprawozdań z realizacji projektu; 8) sprawdzenie kwalifikowalności wydatków dotyczących personelu projektu; 9) sprawdzenie sposobu rekrutacji uczestników projektu (sprawdzenie kwalifikowalności przynajmniej 10 % uczestników projektu); 10) sprawdzenie sposobu realizacji działań promocyjnych; 11) sprawdzenie sposobu przechowywania i archiwizacji dokumentacji zgromadzonej w ramach realizowanego projektu. 6. Raport z audytu Audyt będzie przeprowadzony zgodnie z międzynarodowymi standardami audytu. Z przeprowadzonego audytu należy sporządzić raport zawierający opinię. Opracowany audyt powinien dotyczyć kwot i informacji zawartych do momentu przeprowadzenia audytu. W raporcie należy zamieścić zapis wskazujący standardy, na podstawie których przeprowadzono audyt, a także próg istotności i poziom ufności. Do raportu należy załączyć listę dokumentów zweryfikowanych podczas audytu. Wykonawca sporządzi dwa egzemplarze raportu z audytu w formie papierowej oraz jeden w wersji elektronicznej i przekaże je Zamawiającemu. Raport powinien zawierać następujące elementy: I. Informacje ogólne. 1. Data sporządzenia raportu. 2. Numer audytowanego przedsięwzięcia. 3. Imiona i nazwiska audytorów/biegłych rewidentów uczestniczących w audycie oraz numery imiennego upoważnienia do przeprowadzenia audytu. 4. Termin przeprowadzenia audytu. 5. Okres objęty audytem. 6. Termin realizacji projektu oraz zwięzły opis audytowanego projektu. II. Cel i metodologia (cel, zakres, zastosowanie techniki) audytu. 1. Cel audytu. 2. Zakres przedmiotowy audytu. 3. Podjęte działania i zastosowane techniki audytu. 4. Audytor powinien dokonać sprawdzenia dokumentacji oraz zapewnić identyfikowalność dokumentów, które podlegały badaniu. Wykaz sprawdzonych dokumentów stanowić będzie załącznik do raportu z audytu. III. Ustalenia stanu faktycznego - zgodnie ze szczegółowym zakresem audytu. IV. Wskazanie stwierdzonych problemów w trakcie realizacji projektu wraz ze wskazaniem ich wagi oraz zaznaczenia, czy jakikolwiek z tych problemów ma charakter systemowy. V. Określenie oraz analiza przyczyn i skutków uchybień. VI. Uwagi i wnioski w sprawie usunięcia stwierdzonych uchybień, rekomendacje. VII. Opinia w zakresie spełnienia wszystkich wymogów określonych w zakresie ogólnym i szczegółowym audytu. VIII. Podpisy audytorów przeprowadzających audyt, datę i miejsce sporządzenia. Do raportu audytor ma obowiązek dołączyć zestawienie faktycznie poniesionych wydatków, sporządzone na kosztorysie projektu. 7. Skład zespołu przeprowadzającego audyt zewnętrzny w projekcie powinien być co najmniej dwuosobowy posiadający odpowiednie umiejętności i doświadczenie. Zaleca się by w skład zespołu przeprowadzającego audyt wchodził biegły rewident..

II.1.4) Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: nie.

II.1.5) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 79.21.20.00 - Usługi audytu .

II.1.6) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej: nie.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA: Zakończenie: 10.10.2012.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium: W postępowaniu nie jest przewidziane składanie wadium.

III.2) ZALICZKI

• Czy przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia: nie

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki, dotyczące posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania. O udzielenie zamówienia może się ubiegać Wykonawca, który: 1) dysponuje co najmniej dwoma osobami posiadającymi kwalifikacje do przeprowadzenia audytu przy czym co najmniej jedna osoba powinna posiadać: a) jeden z certyfikatów: Certified Internal Auditor (CIA), Certified Government Auditing Professional (CGAP), Certified Information Systems Auditor (CISA), Association of Chartered Certified Accountants (ACCA), Certified Fraud Examiner (CFE), Certification in Control Self Assessment (CCSA), Certified Financial Services Auditor (CFSA) lub Chartered Financial Analyst (CFA) lub b) złożyła, w latach 2003-2006, z wynikiem pozytywnym egzamin na audytora wewnętrznego przed Komisją Egzaminacyjną powołaną przez Ministra Finansów lub c) uprawnienia biegłego rewidenta lub d) dwuletnią praktykę w zakresie audytu wewnętrznego i legitymuje się dyplomem ukończenia studiów podyplomowych w zakresie audytu wewnętrznego, wydanym przez jednostkę organizacyjną, która w dniu wydania dyplomu była uprawniona, zgodnie z odrębnymi ustawami, do nadawania stopnia naukowego doktora nauk ekonomicznych lub prawnych; oraz doświadczenie w przeprowadzeniu co najmniej dwóch audytów projektów finansowanych ze środków Unii Europejskiej przed upływem terminu składania ofert. Ponadto posiada doświadczenie związane z badaniem prawidłowości wykorzystania dotacji ze środków budżetu państwa oraz wiedzę z zakresu funkcjonowania funduszy strukturalnych. Informacje na temat posiadanego doświadczenia dotyczą osób, które będą bezpośrednio zaangażowane w realizację audytu. Uwaga: Za praktykę w zakresie audytu wewnętrznego, o której mowa w pkt 1 d, uważa się udokumentowane przez kierownika jednostki wykonywanie czynności, w wymiarze czasu pracy nie mniejszym niż ? etatu, związanych z: - przeprowadzeniem audytu wewnętrznego pod nadzorem audytora wewnętrznego; - realizacją przez inspektorów kontroli skarbowej czynności z zakresu certyfikacji i wydawania deklaracji zamknięcia pomocy finansowej ze środków pochodzących z Unii Europejskiej, o których mowa w ustawie z dnia 28 września 1991r. o kontroli skarbowej; - nadzorowaniem lub wykonywaniem czynności kontrolnych, o których mowa w ustawie z dnia 23 grudnia 1994r. o Najwyższej Izbie Kontroli, 2) nie podlega wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy PZP. Wykaz osób, które posiadają odpowiednie umiejętności oraz doświadczenie i będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia - stanowi załącznik nr 4 do SIWZ. Ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu będzie dokonana na podstawie oświadczenia Wykonawcy wg załącznika nr 3 oraz załącznika nr 4 do SIWZ dołączonych do oferty, na zasadzie spełnia/nie spełnia. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunek bezstronności i niezależności w stosunku do Zamawiającego. Za spełnienie powyższego warunku Zamawiający uzna pisemne oświadczenia audytorów tym zakresie wg oświadczenia stanowiącego załącznik nr 5 do SIWZ.

• III.3.2) Wiedza i doświadczenie

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Wykaz osób, które posiadają odpowiednie umiejętności oraz doświadczenie i będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia - stanowi załącznik nr 4 do SIWZ. Ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu będzie dokonana na podstawie oświadczenia Wykonawcy wg załącznika nr 3 oraz załącznika nr 4 do SIWZ dołączonych do oferty, na zasadzie spełnia/nie spełnia.

• III.3.3) Potencjał techniczny

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu będzie dokonana na podstawie oświadczenia Wykonawcy wg załącznika nr 3 do SIWZ, na zasadzie spełnia/nie spełnia.

• III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Wykaz osób, które posiadają odpowiednie umiejętności oraz doświadczenie i będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia - stanowi załącznik nr 4 do SIWZ. Ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu będzie dokonana na podstawie oświadczenia Wykonawcy wg załącznika nr 3 oraz załącznika nr 4 do SIWZ dołączonych do oferty, na zasadzie spełnia/nie spełnia.

• III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Warunkiem ubiegania się o przeprowadzenie audytu jest wykazanie przez Wykonawcę obrotów w roku obrotowym poprzedzającym rok, w którym realizowany jest audyt zewnętrzny, w wysokości co najmniej trzykrotności ceny oferowanej za usługę przeprowadzenia audytu projektu. Za spełnienie powyższego warunku Zamawiający uzna pisemne oświadczenia Wykonawcy w tym zakresie wg załącznika nr 3 oraz załącznik nr 6 do SIWZ. Ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu będzie dokonana na podstawie oświadczenia Wykonawcy, na zasadzie spełnia/nie spełnia.

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

• III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, należy przedłożyć:

  • wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości lub kierowanie robotami budowlanymi, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych dla wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami
  • oświadczenie, że osoby, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, posiadają wymagane uprawnienia, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień

• III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:

  • oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia
  • aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenie w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy

• III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

  Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

  III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

  • nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert
  • nie zalega z uiszczaniem podatków, opłat, składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne albo że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert
  • nie orzeczono wobec niego zakazu ubiegania się o zamówienie - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert

III.6) INNE DOKUMENTY

Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5)

1. Wzór formularza oferty - załącznik nr 1 do SIWZ 2. Wzór umowy z Wykonawcą - załącznik nr 2 do SIWZ

III.7) Czy ogranicza się możliwość ubiegania się o zamówienie publiczne tylko dla wykonawców, u których ponad 50 % pracowników stanowią osoby niepełnosprawne: nie

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia: przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert: najniższa cena.

IV.2.2) Czy przeprowadzona będzie aukcja elektroniczna: nie.

IV.3) ZMIANA UMOWY

Czy przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy: nie

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1) Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia: www.gmina.gorlice.pl
Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem: Oświatowy Zespół Ekonomiczno - Administracyjny Gminy Gorlice, ul. Łukasiewicza 6, 38-300 Gorlice, dziennik podawczy I piętro,.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert: 23.07.2012 godzina 09:00, miejsce: Oświatowy Zespół Ekonomiczno - Administracyjny Gminy Gorlice, ul. Łukasiewicza 6, 38-300 Gorlice, dziennik podawczy I piętro,.

IV.4.5) Termin związania ofertą: okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej: Projekt pn. Model pracy pozalekcyjnej z wykorzystaniem nowatorskich metod pracy oraz współczesnych technik informatycznych współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet III. Wysoka jakość systemu oświaty, Działanie 3.3 Poprawa jakości kształcenia, Poddziałanie 3.3.4 Modernizacja treści i metod kształcenia - projekty konkursowe..

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia: nie