Olsztyn: Usługa kompleksowej organizacji konferencji pn. Rolnictwo lokalne i żywność tradycyjna w realizacji strategii rozwoju społeczno-gospodarczego województw w świetle Wspólnej Polityki Rolnej na lata 2014-2020
Numer ogłoszenia: 240373 - 2012; data zamieszczenia: 14.11.2012
OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych: tak, numer ogłoszenia w BZP: 217063 - 2012r.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia: nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Województwo Warmińsko-Mazurskie reprezentowane przez Zarząd Województwa, ul. Emilii Plater 1, 10-562 Olsztyn, woj. warmińsko-mazurskie, tel. 089 5219100, faks 089 5219109, 5219849.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Usługa kompleksowej organizacji konferencji pn. Rolnictwo lokalne i żywność tradycyjna w realizacji strategii rozwoju społeczno-gospodarczego województw w świetle Wspólnej Polityki Rolnej na lata 2014-2020.

II.2) Rodzaj zamówienia: Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia: 1.Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowej organizacji konferencji, która ma odbyć się w Olsztynie na terenie Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w dniu 15 listopada 2012 r. Przewidywana ilość uczestników - 180-200 osób. W ramach usługi przewiduje się następujące działania: 1)zakwaterowanie uczestników w hotelu (min. ***) w Olsztynie, na 2 doby (14-15 listopada, 15-16 listopada) wraz ze śniadaniem, w pokojach jedno- i dwuosobowych, według poniższej specyfikacji: - w dniu 14-15 listopada 2012 r. - dla 120-150 osób, - w dniu 15-16 listopada 2012 r. - dla ok. 80 osób. 2)wszyscy zgłoszeni uczestnicy muszą być zakwaterowani w jednym miejscu, 3)zapewnienie sali konferencyjnej wraz z niezbędnym wyposażeniem (rzutnik multimedialny, ekran, nagłośnienie) na terenie Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie dla 200 osób w dniu 15 listopada 2012 r., 4)zapewnienie trzech wykładów wieloautorskich (max. 9 autorów) związanych z tematyką konferencji, a w szczególności z tematyką rolnictwa lokalnego w aspekcie ekonomicznym, społecznym i ochrony środowiska, 5)zapewnienie osoby prowadzącej konferencję tzw. moderatora, posiadającego wiedzę z zakresu tematyki konferencji, która odbędzie się w dniu 15.11.2012 r. w godz. 10-17, 6)zamówienie usługi restauracyjnej/cateringowej razem z obsługą, świadczonej w oparciu o żywność naturalną, tradycyjną, lokalną i regionalną, według poniższej specyfikacji: - 14.11.2012 r. - kolacja dla 120-150 osób; - 15.11.2012 r. - przerwa kawowa dla ok. 200 osób - 15.11.2012 r. - obiad dla ok. 200 osób; - 15.11.2012 r. - kolacja dla ok. 80-100 osób. 7)zapewnienie transportu w dniu 15 listopada 2012 r. w związku z organizacją kolacji, podczas której nastąpi prezentacja oferty członków sieci Dziedzictwo Kulinarne Warmia Mazury Powiśle. Transport lokalny dla ok. 80-100 osób. Przewidywana ilość kilometrów w obie strony ok. 160, 8)promocja konferencji , w tym: - przygotowanie i redakcja materiału pokonferencyjnego, (tzw. wkładka sponsorowana) w prasie o zasięgu regionalnym, zawierającego relacje z przebiegu wydarzeń, opis działań, wywiady, zdjęcia itp.; - audycja o czasie trwania do 5-6 minut z podsumowania konferencji lub studio radiowe zorganizowane w trakcie trwania wydarzenia; - realizacja transmisji on-line z konferencji bezpośrednio do Internetu, na stronę www.warmia.mazury.pl oraz wykonanie filmów (3 filmy o długości nagrania ok. 15 min.) z przebiegu wydarzenia w dniu 15 listopada 2012 r.; 11) opracowanie, druk i dystrybucja zaproszeń, materiałów promocyjnych, itp.: - wykonanie 400 szt. zaproszeń na konferencję oraz ich wysyłka na podstawie zatwierdzonej przez Zamawiającego listy adresowej; - wykonanie 2 sztuk roll-upów według wzoru zatwierdzonego przez Zamawiającego; - wykonanie materiałów biurowych na potrzeby uczestników konferencji: notatniki, długopisy, teczki papierowe, itp.; - druk programów konferencji oraz innych powierzonych przez Zamawiającego informacji dla uczestników konferencji w ilości ok. 200 sztuk (materiał do 20 kartek A4). 12)stworzenie po konsultacjach z zamawiającym (po dokonaniu wyboru oferty) ostatecznej wersji programu merytorycznego, 13)wszystkie wyżej wymienione działania będą wykonywane w porozumieniu i pod nadzorem Zamawiającego. 2.Wymagania Zamawiającego dotyczące realizacji przedmiotu zamówienia 1)Wykonawca zapewni transport dla zgłoszonych uczestników konferencji z miejsca zakwaterowania do miejsca organizowanej konferencji i z powrotem tj. z miejsca organizowanej konferencji do miejsca zakwaterowania. 2)Wykonawca w ciągu 5 dni roboczych od podpisania umowy stworzy szczegółowy harmonogram działań, który po akceptacji Zamawiającego, będzie podstawowym dokumentem, na bazie którego Wykonawca będzie podejmował działania, 3)Wykonawca nie może wprowadzić żadnej zmiany do harmonogramu bez pisemnej akceptacji Zamawiającego, 4)W razie konieczności Wykonawca zobowiązany będzie każdorazowo do osobistego stawiania się w siedzibie Zamawiającego w celu omówienia poprawek do harmonogramu. W przypadku, gdy Zamawiający uzna to za niepotrzebne, poprawki mogą być przekazywane za pośrednictwem poczty elektronicznej. 5)Wykonawca ma obowiązek uwzględnić i wprowadzić wszystkie uwagi zgłoszone przez Zamawiającego. 6)Wykonawca przygotuje każdy projekt materiału promocyjnego (zaproszenia, identyfikatory, roll-upy, audycje reklamowe, informacje prasowe) do pisemnej akceptacji zamawiającego. Zamawiający zastrzega wymóg akceptacji tych materiałów przez wewnętrzne jednostki urzędu. 7)Autorskie prawa majątkowe wraz z prawami zależnymi do wszystkich projektów zatwierdzonych przez Zamawiającego wraz z wersją ostateczną oraz elementów graficznych (zdjęć, rysunków, grafik) przechodzą na Zamawiającego nieodpłatnie, bez ograniczeń co do terytorium, czasu, na wszystkich polach eksploatacji, w tym m.in.: a. Utrwalania i zwielokrotniania wszelkimi znanymi technikami, w tym cyfrowymi, elektronicznymi, drukiem, na kliszy fotograficznej, technikami poligraficznymi; b .Sporządzania cyfrowego zapisu serwisu; c. Wprowadzenia na obrotu; d. Wprowadzania do pamięci komputera oraz do sieci komputerowej i/lub multimedialnej i wykonania w Internecie; e. Publicznego wykonania lub odtwarzania; f. Wystawiania i wyświetlania; g. Wykorzystania w celu przygotowania innych opracowań; h. Najmu i/lub użyczenia; i. Zbywania, w tym sprzedaży na rzecz osób trzecich; j. Publicznego udostępniania w taki sposób, aby każdy miał dostęp w czasie i miejscu przez siebie wybranym (m.in. udostępniania w Internecie oraz w ramach dowolnych usług telekomunikacyjnych); 8)Wykonawca przed wystawieniem faktury VAT, zwróci Zamawiającemu wszystkie otrzymane materiały stanowiące własność Zamawiającego (płyty, materiały, zdjęcia, itp.). 9)Przedmiot zamówienia powinien być zrealizowany zgodnie z zasadami promocji projektów dofinansowanych z UE, powinien także zawierać obowiązujący zestaw znaków graficznych: -Flaga Unii Europejskiej z odwołaniem słownym do Unii Europejskiej i Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich; -Logo Warmii i Mazur; -Informacja o dofinansowaniu projektu z Krajowej Sieci Obszarów Wiejskich + logotyp; -Informacja o dofinansowaniu projektu z Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007-2013 + logotyp. 10)Konfiguracja zestawu obowiązkowych znaków oraz przykłady zastosowania zostały przedstawione w dokumencie Księga znaku marki Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007-2013 oraz Księga Identyfikacji Wizualnej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie.

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 79.95.20.00 - Usługi w zakresie organizacji imprez 79.95.10.00 - Usługi w zakresie organizowania seminariów .

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: Przetarg nieograniczony

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej: tak, projekt/program: Europejski Fundusz Rolny na Rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007-2013 Pomoc Techniczna.

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: 29.10.2012.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT: 3.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT: 0.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• Biuro Podróży TRAVELAND Andrzej Dowgiałło, ul. Dworcowa 48 A, 10-437 Olsztyn, kraj/woj. warmińsko-mazurskie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia (bez VAT): 93065,00 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• Cena wybranej oferty: 145999,00

• Oferta z najniższą ceną: 84900,00 / Oferta z najwyższą ceną: 145999,00

• Waluta: PLN.