Og³oszenie o zamówieniu
Us³ugi
Kompleksowa organizacja i realizacja dwudniowego wydarzenia pn. „¦wiêto Powiatu W³oc³awskiego 2024”

SEKCJA I - ZAMAWIAJ¡CY

1.1.) Rola zamawiaj±cego

Postêpowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiaj±cego

1.2.) Nazwa zamawiaj±cego: POWIAT W£OC£AWSKI

1.3.) Oddzia³ zamawiaj±cego: Wydzia³ Zamówieñ Publicznych

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 910866778

1.5) Adres zamawiaj±cego

1.5.1.) Ulica: ul. Cyganka 28

1.5.2.) Miejscowo¶æ: W³oc³awek

1.5.3.) Kod pocztowy: 87-800

1.5.4.) Województwo: kujawsko-pomorskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL619 - W³oc³awski

1.5.7.) Numer telefonu: (54) 230 46 00,

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: zamowieniapubliczne@powiat.wloclawski.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiaj±cego: www.bip.wloclawski.pl

1.6.) Rodzaj zamawiaj±cego: Zamawiaj±cy publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorz±du terytorialnego

1.7.) Przedmiot dzia³alno¶ci zamawiaj±cego: Ogólne us³ugi publiczne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Og³oszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Og³oszenie dotyczy us³ug spo³ecznych i innych szczególnych us³ug: Tak

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Kompleksowa organizacja i realizacja dwudniowego wydarzenia pn. „¦wiêto Powiatu W³oc³awskiego 2024”

2.4.) Identyfikator postêpowania: ocds-148610-abaed78f-16c7-11ef-9381-e6cc5d6d04e5

2.5.) Numer og³oszenia: 2024/BZP 00331666

2.6.) Wersja og³oszenia: 01

2.7.) Data og³oszenia: 2024-05-20

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zosta³y ujête w planie postêpowañ: Nie

2.11.) O udzielenie zamówienia mog± ubiegaæ siê wy³±cznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.13.) O zamówienie mog± ubiegaæ siê wy³±cznie wykonawcy, którzy spe³niaj± warunki okre¶lone w art. 361 ustawy – us³ugi spo³eczne: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu wspó³finansowanego ze ¶rodków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstaw± prawn±

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTÊPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postêpowania

https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-abaed78f-16c7-11ef-9381-e6cc5d6d04e5

3.2.) Zamawiaj±cy zastrzega dostêp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowi±zani s± do sk³adania ofert, wniosków o dopuszczenie do udzia³u w postêpowaniu, o¶wiadczeñ oraz innych dokumentów wy³±cznie przy u¿yciu ¶rodków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o ¶rodkach komunikacji elektronicznej, przy u¿yciu których zamawiaj±cy bêdzie komunikowa³ siê z wykonawcami - adres strony internetowej: W postêpowaniu o udzielenie zamówienia publicznego komunikacja miêdzy
Zamawiaj±cym a wykonawcami odbywa siê drog± elektroniczn± przy u¿yciu Platformy e-Zamówienia, która jest dostêpna pod adresem https://ezamowienia.gov.pl lub poczty elektronicznej (https://login.poczta.home.pl/).

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotycz±ce korespondencji elektronicznej: Wykonawca zamierzaj±cy wzi±æ udzia³ w postêpowaniu o udzielenie zamówienia publicznego musi posiadaæ konto podmiotu „Wykonawca” na Platformie e-Zamówienia.
Szczegó³owe informacje na temat zak³adania kont podmiotów oraz zasady i warunki korzystania z Platformy e-Zamówienia okre¶la Regulamin Platformy e-Zamówienia, dostêpny na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl oraz informacje zamieszczone w zak³adce „Centrum Pomocy”. Sposób sporz±dzenia dokumentów elektronicznych lub dokumentów elektronicznych bêd±cych kopi±
elektroniczn± tre¶ci zapisanej w postaci papierowej (cyfrowe odwzorowania) musi byæ zgodny z wymaganiami okre¶lonymi w rozporz±dzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporz±dzania i przekazywania informacji oraz wymagañ technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz ¶rodków komunikacji elektronicznej w postêpowaniu o
udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. z 2020 r., poz. 2452), zwanego dalej ”rozporz±dzeniem PRM”. Dokumenty elektroniczne, o których mowa w § 2 ust. 1 rozporz±dzenia PRM, sporz±dza siê w postaci elektronicznej, w formatach danych okre¶lonych w przepisach rozporz±dzenia Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjno¶ci, minimalnych wymagañ dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagañ dla systemów teleinformatycznych (Dz.U z 2017 r., poz. 2247, ze zm.), zwanego dalej ”rozporz±dzeniem RM”, z
uwzglêdnieniem rodzaju przekazywanych danych i przekazuje siê jako za³±czniki. W przypadku formatów, o których mowa w art. 66 ust. 1 pzp, ww. regulacje nie bêd± mia³y bezpo¶redniego zastosowania.
Informacje, o¶wiadczenia lub dokumenty, inne ni¿ wymienione w § 2 ust. 1 rozporz±dzenia PRM, przekazywane w postêpowaniu sporz±dza siê w postaci elektronicznej:
- w formatach danych okre¶lonych w przepisach rozporz±dzenia RM (i przekazuje siê jako za³±cznik), lub
- jako tekst wpisany bezpo¶rednio do wiadomo¶ci przekazywanej przy u¿yciu ¶rodków komunikacji elektronicznej (np. w tre¶ci wiadomo¶ci e-mail lub w tre¶ci „Formularza do komunikacji”).
W przypadku za³±czników, które s± zgodnie z pzp lub rozporz±dzeniem PRM opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, mog± byæ opatrzone, zgodnie z wyborem wykonawcy/wykonawcy wspólnie ubiegaj±cego siê o udzielenie zamówienia/podmiotu udostêpniaj±cego zasoby, podpisem zewnêtrznym lub wewnêtrznym. W
zale¿no¶ci od rodzaju podpisu i jego typu (zewnêtrzny, wewnêtrzny) dodaje siê do przesy³anej wiadomo¶ci uprzednio podpisane dokumenty wraz z wygenerowanym plikiem podpisu (typ zewnêtrzny) lub dokument z wszytym podpisem (typ wewnêtrzny).
Zamawiaj±cy dopuszcza komunikacjê za pomoc± poczty elektronicznej na adres e-mail: zamowieniapubliczne@powiat.wloclawski.pl (nie dotyczy sk³adania ofert). W przypadku przekazania dokumentów elektronicznych, cyfrowych odwzorowañ dokumentów oraz innych informacji za pomoc± poczty elektronicznej dat± ich przes³ania bêdzie potwierdzenie dostarczenia wiadomo¶ci zawieraj±cej dokument/informacjê z serwera pocztowego Zamawiaj±cego.
Formularz ofertowy podpisuje siê kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.
Pozosta³e dokumenty wchodz±ce w sk³ad oferty lub sk³adane wraz z ofert±, które s± zgodnie z pzp lub PRM podpisane, opatruje siê kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

3.8.) Zamawiaj±cy wymaga sporz±dzenia i przedstawienia ofert przy u¿yciu narzêdzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzêdzi, które nie s± ogólnie dostêpne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Jêzyki, w jakich mog± byæ sporz±dzane dokumenty sk³adane w postêpowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowi±zek informacyjny): Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 oraz art. 14 ust. 1 i 2 rozporz±dzenia Parlamentu
Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w zwi±zku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przep³ywu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporz±dzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119, s. 1) – dalej RODO − informujê, ¿e: Administratorem Danych Osobowych zawartych we
wszystkich dokumentach zwi±zanych z udzieleniem zamówienia publicznego jest Starosta W³oc³awski z siedzib± w Starostwie Powiatowym we W³oc³awku, ul. Cyganka 28, 87-800 W³oc³awek (tel. 54 230-46-00, e-mail: starostwo@powiat.wloclawski.pl). Wyznaczono Inspektora Ochrony Danych, z którym mo¿esz siê skontaktowaæ w sprawach ochrony swoich danych osobowych pod numerem telefonu 54 230-46-60, e-mail: iod@powiat.wloclawski.pl lub pisemnie na adres siedziby. Cele i podstawy przetwarzania Pani/Pana dane osobowe przetwarzane bêd± w celu zwi±zanym z postêpowaniem o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonym w trybie ustawy z 11 wrze¶nia 2019 r. - Prawo zamówieñ publicznych na podstawie:
a) art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu zwi±zanym z postêpowaniem o udzielenie zamówienia publicznego,
b) art. 6 ust. 1. lit. b RODO w celu realizacji praw i obowi±zków zwi±zanych z czynno¶ciami przed zawarciem umowy oraz wynikaj±cych z zawartej umowy (dotyczy w szczególno¶ci danych osobowych osób kontaktowych, reprezentuj±cych lub zatrudnionych u kontrahenta).
Dane osobowe uzyskujemy bezpo¶rednio od Pani/Pana, mog± nam zostaæ przekazane przez Pani/Pana pracodawcê lub pochodziæ z publicznie dostêpnych rejestrów lub stron internetowych. Dane osobowe przekazane przez wykonawcê w toku udzielenia i realizacji zamówienia publicznego bêd± przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 Prawa zamówieñ publicznych przez okres 4 lat od dnia zakoñczenia postêpowania o udzielenie zamówienia, a je¿eli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje ca³y czas trwania umowy. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mog± byæ jedynie podmioty, którym udostêpniona zostanie dokumentacja postêpowania w oparciu o przepisy Prawo zamówieñ publicznych (art. 74 ustawy), podmioty
uprawnione na podstawie odrêbnych przepisów np. do prowadzenia kontroli. Ponadto odbiorcami danych mog± byæ równie¿ podmioty, z którymi Administrator zawar³ stosowne umowy powierzenia, w tym podmioty dostarczaj±ce lub utrzymuj±ce infrastrukturê IT Administratora oraz podmioty i osoby ¶wiadcz±ce us³ugi prawne. Administrator co do zasady nie zamierza
przekazywaæ Pana/Pani danych do pañstwa trzeciego ani do organizacji miêdzynarodowych. Podanie danych osobowych w postêpowaniu o udzielenie niniejszego zamówienia publicznego jest wymogiem ustawowym okre¶lonym w przepisach Prawa zamówieñ publicznych i przepisach wykonawczych, zwi±zanym z udzia³em w postêpowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. W
oparciu o Pana/Pani dane osobowe Administrator nie bêdzie podejmowa³ wobec Pana/Pani zautomatyzowanych decyzji, w tym decyzji bêd±cych wynikiem profilowania.

3.16.) RODO (ograniczenia stosowania): Na zasadach okre¶lonych przepisami RODO, posiada Pani/Pan prawo do ¿±dania od administratora:
a) dostêpu do swoich danych na podstawie art. 15 RODO (w przypadku, gdy skorzystanie z tego prawa wymaga³oby po stronie Administratora niewspó³miernie du¿ego wysi³ku mo¿e zostaæ Pani/Pan zobowi±zany do wskazania dodatkowych informacji maj±cych na celu sprecyzowanie ¿±dania, w szczególno¶ci podania nazwy lub daty postêpowania o udzielenie zamówienia publicznego albo sprecyzowanie nazwy lub daty zakoñczonego postêpowania o udzielenie zamówienia),
b) sprostowania lub uzupe³nienia danych zgodnie z art. 16 RODO (skorzystanie z tego prawa nie mo¿e skutkowaæ zmian± wyniku postêpowania o udzielenie zamówienia ani zmian± postanowieñ umowy w sprawie zamówienia publicznego w zakresie niezgodnym z Prawem Zamówieñ Publicznych (art. 19 ust. 2 ustawy) oraz nie mo¿e naruszaæ integralno¶ci protoko³u postêpowania oraz jego
za³±czników (art. 76 ustawy).
c) ograniczenia przetwarzania zgodnie z art. 18 RODO, z zastrze¿eniem okresu trwania postêpowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO (prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze ¶rodków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby
fizycznej/prawnej albo z uwagi na wa¿ne wzglêdy interesu publicznego Unii Europejskiej lub pañstwa cz³onkowskiego).
d) prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzêdu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00- 193 Warszawa), gdy uzna Pani/Pan, ¿e przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych narusza przepisy RODO.
Nie przys³uguje Pani/Panu:
a) w zwi±zku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usuniêcia danych,
b) prawo do przenoszenia danych osobowych, o których mowa w art. 20 RODO,
c) na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, gdy¿ podstaw± prawn± przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnosz±ce siê do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczêciem postêpowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: ZP.272.1.6.2024

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Us³ugi

4.1.4.) Zamawiaj±cy udziela zamówienia w czê¶ciach, z których ka¿da stanowi przedmiot odrêbnego postêpowania: Nie

4.1.8.) Mo¿liwe jest sk³adanie ofert czê¶ciowych: Nie

4.1.13.) Zamawiaj±cy uwzglêdnia aspekty spo³eczne, ¶rodowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Tak

4.1.14.) Okre¶lenie aspektów spo³ecznych, ¶rodowiskowych lub etykiet w opisie przedmiotu zamówienia:

Zamawiaj±cy uwzglêdni³ wymagania w zakresie dostêpno¶ci dla osób niepe³nosprawnych oraz projektowania z przeznaczeniem dla wszystkich u¿ytkowników, zgodnie z art. 100 ust. 1 ustawy

4.2. Informacje szczegó³owe odnosz±ce siê do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja i realizacja dwudniowego wydarzenia pn. „¦wiêto Powiatu W³oc³awskiego 2024” (impreza masowa). Przedmiot zamówienia obejmuje przygotowanie i przeprowadzenie wydarzenia a¿ do przeprowadzenia formalno¶ci zwi±zanych z zamkniêciem wydarzenia w kwestii formalnej, technicznej i estetycznej oraz przekazaniem filmu z ca³o¶ci wydarzenia tzw. relacji.
Termin i lokalizacja wydarzenia: 05-06 lipca 2024 r., lokalizacja: na terenie lotniska Aeroklubu W³oc³awskiego przy ul. Szybowcowej 3, 87-853 Kruszyn, tj.:
- w dniu 05 lipca 2024 r. w godzinach 19:00 – 23:30 – w postaci koncertu plenerowego po³±czonego z piknikiem dla m³odzie¿y Powiatu W³oc³awskiego,
- w dniu 06 lipca 2024 r. w godzinach 14:30 – 23:30 – w postaci koncertu plenerowego po³±czonego z piknikiem dla mieszkañców Powiatu W³oc³awskiego oraz „Festiwalem Smaku” – konkursem kulinarnym Kó³ Gospodyñ Wiejskich z terenu Powiatu W³oc³awskiego.
Do obowi±zków wykonawcy w szczególno¶ci nale¿y:
-zaplanowanie wydarzenia we wspó³pracy z Zamawiaj±cym,
- uzyskanie niezbêdnych opinii i dokonanie zg³oszenia wydarzenia w imieniu Zamawiaj±cego,
- szacowanie liczby uczestników wydarzenia i takie przygotowanie przestrzeni, aby ka¿dy móg³ czuæ siê w niej komfortowo swobodnie i mia³ równy dostêp do rozrywek,
- zapewnienie dodatkowych rozrywek, stoisk wystawienniczych i gastronomicznych,
- nawi±zywanie wspó³pracy z partnerami np. umiejscowienia wystaw, stoisk z produktami i us³ugami,
- zapewnienie udogodnieñ dla uczestników wydarzenia,
- zatrudnianie osób lub nawi±zanie wspó³pracy z podwykonawcami,
- zapewnienie us³ugi cateringowej wraz z obs³ug±,
- zabezpieczenie techniczne, sprzêtowe i materia³owe wydarzenia (sceny, ekrany, garderoby, sanitariaty, namioty, parasole, o¶wietlenie, nag³o¶nienie, mikrofony, kamery, multimedia, okablowanie, agregaty, media, oznakowanie, ogrodzenie, sto³y, krzes³a/³awki, naczynia, produkty, kosze na ¶mieci itp.),
- dbanie o wyposa¿enie i porz±dek przestrzeni wydarzenia,
- dbanie o terminowo¶æ powierzonych zadañ,
- trzymanie siê planu wydarzenia,
- zapewnienie czysto¶ci w miejscu organizacji wydarzenia i w jego bliskim s±siedztwie,
- nawi±zanie wspó³pracy z prelegentami, artystami wybranymi przez Zamawiaj±cego,
- organizacja transportu, noclegów i wy¿ywienia prelegentów i artystów,
- zapewnienie komunikacji miêdzy uczestnikami a organizatorami (np. organizacja us³ugi konferansjera),
- prowadzenie negocjacji z us³ugodawcami w celu wypracowania jak najlepszych warunków umowy,
-prowadzenie dokumentacji w zakresie organizacji wydarzenia, np. raportowanie, sporz±dzanie faktur i umów,
- zapewnienie obs³ugi wydarzenia technicznej, medycznej i porz±dkowej,
- zadbanie o bezpieczeñstwo wydarzenia,
- organizacja ochroniarzy i ¶rodków zabezpieczaj±cych,
- zapewnienie ochrony osób i mienia podczas wydarzenia oraz ochrony nocnej terenu i infrastruktury wydarzenia z 05 lipca 2024 r. do 06 lipca 2024 r.,
- koordynacja zadañ zwi±zanych z ewakuacj± i ratownictwem,
- opracowywanie regulaminu oraz scenariusza imprezy,
- przywrócenie udostêpnionego terenu do stanu sprzed wydarzenia,
- rozliczanie finansowe z osobami pe³ni±cymi us³ugi na rzecz wydarzenia,
- koordynowanie zadañ;
a tak¿e zgodnie z obowi±zuj±cymi przepisami, w szczególno¶ci ustaw± z dnia 20 marca 2009 roku o bezpieczeñstwie imprez masowych:
- spe³nienie wymogów okre¶lonych, w szczególno¶ci, w przepisach prawa budowlanego, w przepisach sanitarnych i przepisach dotycz±cych ochrony przeciwpo¿arowej,
- zapewnienie udzia³ s³u¿b porz±dkowych, s³u¿b informacyjnych oraz kieruj±cego tymi s³u¿bami kierownika do spraw bezpieczeñstwa,
- zapewnienie pomocy medycznej,
-zapewnienie zaplecza higieniczno-sanitarnego,
- wyznaczenie dróg ewakuacyjnych oraz dróg umo¿liwiaj±cych dojazd pojazdom s³u¿b ratowniczych i Policji,
- zapewnienie warunków do zorganizowania ³±czno¶ci pomiêdzy podmiotami bior±cymi udzia³ w zabezpieczeniu imprezy masowej,
- zapewnienie sprzêtu ratowniczego i ga¶niczego oraz ¶rodków ga¶niczych niezbêdnych do zabezpieczenia imprezy masowej w zakresie dzia³añ ratowniczo-ga¶niczych,
- zapewnienie wydzielonego pomieszczenia dla s³u¿b kieruj±cych zabezpieczeniem imprezy masowej.
Szczegó³owy opis przedmiotu zamówienia stanowi Za³±cznik nr 1 do SWZ.
Zamawiaj±cy do³o¿y³ wszelkich starañ, aby w opisie przedmiotu zamówienia nie znalaz³ siê ¿aden znak towarowy, patent lub pochodzenie, ¼ród³o lub szczególny proces, który charakteryzuje produkty lub us³ugi dostarczone przez konkretnego Wykonawcê. Je¶li w dokumentach zamówienia, wskazano znak towarowy, patent lub pochodzenie, ¼ród³o lub szczególny proces, ma to wy³±cznie charakter informacyjny.
W przypadku, gdy w opisie przedmiotu zamówienia zawarto odniesienie do norm, ocen technicznych, specyfikacji technicznych i systemów referencji technicznych, o których mowa w art. 101 ust. 1 pkt 2 oraz ust. 3 pzp, Zamawiaj±cy dopuszcza oferowanie rozwi±zañ równowa¿nych opisywanym pod warunkiem, ¿e proponowane rozwi±zania w równowa¿nym stopniu spe³niaj± wymagania okre¶lone w opisie przedmiotu zamówienia.
W przypadku oferowania rozwi±zañ równowa¿nych w stosunku do rozwi±zañ okre¶lonych w opisie przedmiotu zamówienia, Wykonawca zobowi±zany jest do wype³nienia wymogu wynikaj±cego z art. 101 ust. 5 i 6 pzp.
Je¿eli jest wymagane posiadanie przez dany element certyfikatów wydanych przez okre¶lon± jednostkê oceniaj±c± zgodno¶æ, Zamawiaj±cy akceptuje równie¿ certyfikaty wydane przez inne równowa¿ne jednostki oceniaj±ce zgodno¶æ.
Je¿eli jest wymagane posiadanie przez dany element certyfikatów wydanych przez jednostki oceniaj±ce zgodno¶æ lub sprawozdañ z badañ przeprowadzonych przez te jednostki, Zamawiaj±cy akceptuje równie¿ dokumentacjê techniczn± producenta.
Przedmiot zamówienia winien uwzglêdniaæ wymagania w zakresie dostêpno¶ci dla osób niepe³nosprawnych oraz projektowania z przeznaczeniem dla wszystkich u¿ytkowników.
Szczegó³owe obowi±zki Wykonawcy w zakresie realizacji niniejszego zamówienia okre¶laj± Projektowane postanowienia umowy - Za³±cznik nr 2 do SWZ.
2. Wymagania w zakresie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, w okoliczno¶ciach, o których mowa w art. 95 pzp:
Zamawiaj±cy wymaga na podstawie art. 95 ust. 1 pzp zatrudnienia przez Wykonawcê lub podwykonawcê na podstawie stosunku pracy osób wykonuj±cych czynno¶ci w zakresie realizacji zamówienia, je¿eli wykonanie tych czynno¶ci polega na wykonywaniu pracy w sposób okre¶lony w art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2023 r., poz. 1465 ze zm.) tj. pracowników fizycznych wykonuj±cych przy realizacji umowy czynno¶ci monta¿owe, instalacyjne, obs³ugowe, informacyjne, utrzymania porz±dku i
W celu weryfikacji zatrudniania, przez Wykonawcê lub podwykonawcê, na podstawie umowy o pracê, osób wykonuj±cych wskazane przez Zamawiaj±cego czynno¶ci w zakresie realizacji zamówienia, Zamawiaj±cy ¿±da przedstawienia w szczególno¶ci: o¶wiadczenia Wykonawcy lub podwykonawcy (wykaz osób) o zatrudnieniu pracownika na podstawie umowy o pracê, zawieraj±cego informacje, w tym dane osobowe, niezbêdne do weryfikacji zatrudnienia na podstawie umowy o pracê, w szczególno¶ci imiê i nazwisko zatrudnionego pracownika, datê zawarcia umowy o pracê, rodzaj umowy o pracê i zakres obowi±zków pracownika. Powy¿sze zostanie przekazane Zamawiaj±cemu najpó¼niej w dniu zawarcia umowy. Zamawiaj±cy zastrzega sobie prawo do ¿±dania od Wykonawcy w ka¿dym czasie realizacji przedmiotu zamówienia po¶wiadczonych za zgodno¶æ z orygina³em kopii umowy o pracê zatrudnionego pracownika oraz o¶wiadczenia zatrudnionego pracownika. W przypadku konieczno¶ci wprowadzenia zmian w sk³adzie zespo³u wykonuj±cego prace Wykonawca powiadomi o tym fakcie Zamawiaj±cego. W trakcie realizacji zamówienia Zamawiaj±cy uprawniony jest do wykonywania czynno¶ci kontrolnych wobec Wykonawcy lub podwykonawcy, odno¶nie spe³nienia przez Wykonawcê lub podwykonawcê wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracê osób wykonuj±cych czynno¶ci wskazane powy¿ej. W przypadku uzasadnionych w±tpliwo¶ci, co do przestrzegania prawa pracy przez Wykonawcê lub podwykonawcê, Zamawiaj±cy mo¿e zwróciæ siê o przeprowadzenie kontroli przez Pañstwow± Inspekcjê Pracy.
3. Wykonawca zobowi±¿e siê do przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych wynikaj±cych RODO1), i w zwi±zku z tym, do z³o¿enia o¶wiadczenia o tre¶ci:
„O¶wiadczam, ¿e wype³ni³em obowi±zki informacyjne przewidziane w art. 13 lub art. 14 RODO1) wobec osób fizycznych, od których dane osobowe bezpo¶rednio lub po¶rednio pozyska³em w celu ubiegania siê o udzielenie zamówienia publicznego w niniejszym postêpowaniu.*
1) rozporz±dzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w zwi±zku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przep³ywu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporz±dzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1).
* W przypadku gdy Wykonawca nie przekazuje danych osobowych innych ni¿ bezpo¶rednio jego dotycz±cych lub zachodzi wy³±czenie stosowania obowi±zku informacyjnego, stosownie do art. 13 ust. 4 lub art. 14 ust. 5 RODO tre¶ci o¶wiadczenia Wykonawca nie sk³ada (usuniêcie tre¶ci o¶wiadczenia np. przez jego wykre¶lenie).

4.2.6.) G³ówny kod CPV: 79952000-2 - Us³ugi w zakresie organizacji imprez

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: do 2024-07-11

4.2.11.) Zamawiaj±cy przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiaj±cy przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówieñ na podobne us³ugi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: Przy wyborze oferty Zamawiaj±cy bêdzie siê kierowa³ kryterium:

1) Cena /C/ - waga 60 %
2) Kawa pochodz±ca ze „Sprawiedliwego Handlu” (FairTrade) /K/ - waga 10%
3) Dodatkowa atrakcja na wydarzeniu /A/ - waga 30%

Kryterium 1 – „Cena” - bêdzie punktowane przez Zamawiaj±cego w oparciu o wyliczenie arytmetyczne: [najni¿sza cena brutto ze wszystkich ofert nie podlegaj±cych odrzuceniu : cena brutto oferty badanej] x 60 (waga), wg ni¿ej podanego wzoru:

Najni¿sza cena ze wszystkich ofert
C = ------------------------------------------------- x 60 = ilo¶æ punktów
Cena oferty badanej

Kryterium 2 – „Kawa pochodz±ca ze „Sprawiedliwego Handlu” (FairTrade)”- punkty zostan± przyznane na podstawie:
- zobowi±zania Wykonawcy do wykorzystania kawy, która bêdzie posiada³a certyfikat FairTrade lub inny równowa¿ny certyfikat potwierdzaj±cy spe³nianie przez ten produkt kryteriów „Sprawiedliwego Handlu” (Fair Trade).
Punkty zostan± przyznane w nastêpuj±cy sposób:
Wykonawca, który nie zadeklaruje wykorzystania kawy posiadaj±cej certyfikat FairTrade lub inny równowa¿ny certyfikat potwierdzaj±cy spe³nianie przez ten produkt kryteriów „Sprawiedliwego Handlu” (Fair Trade) - otrzyma 0 pkt.
Wykonawca, który zadeklaruje w ca³o¶ci wykorzystanie kawy, która bêdzie posiada³a certyfikat FairTrade lub inny równowa¿ny certyfikat potwierdzaj±cy spe³nianie przez ten produkt kryteriów „Sprawiedliwego Handlu” (Fair Trade) - otrzyma 10 pkt.

Kryterium 3 - „Dodatkowa atrakcja na wydarzeniu”- punkty przez Zamawiaj±cego zostan± przyznane w nastêpuj±cy sposób:

Wykonawca, który zaoferuje 1 dodatkow± atrakcjê na wydarzeniu - otrzyma 10 pkt.
Wykonawca, który zaoferuje 2 dodatkowe atrakcje na wydarzeniu - otrzyma 20 pkt.
Wykonawca, który zaoferuje 3 dodatkowe atrakcje na wydarzeniu - otrzyma 30 pkt.

Za najkorzystniejsz± zostanie uznana oferta, która uzyska najwy¿sz± ³±czn± ilo¶æ punktów za wszystkie kryteria wg wzoru:

£±czna ilo¶æ punktów = C + K + A

gdzie:
C – punkty przyznane w kryterium „Cena”
K – punkty przyznane w kryterium „Kawa pochodz±ca ze „Sprawiedliwego Handlu” (FairTrade)”
A - punkty przyznane w kryterium „Dodatkowa atrakcja na wydarzeniu”

Ocenie bêd± podlegaæ wy³±cznie oferty nie podlegaj±ce odrzuceniu.

4.3.2.) Sposób okre¶lania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jako¶ciowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

aspekty spo³eczne, w tym integracja zawodowa i spo³eczna osób, o których mowa w art. 94 ust. 1 ustawy

4.3.5.) Nazwa kryterium: Kawa pochodz±ca ze „Sprawiedliwego Handlu” (FairTrade)

4.3.6.) Waga: 10

Kryterium 3

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

jako¶æ, w tym do parametry techniczne, w³a¶ciwo¶ci estetyczne i funkcjonalne takie jak dostêpno¶æ dla osób niepe³nosprawnych lub uwzglêdnianie potrzeb u¿ytkowników

4.3.5.) Nazwa kryterium: Dodatkowa atrakcja na wydarzeniu

4.3.6.) Waga: 30

4.3.10.) Zamawiaj±cy okre¶la aspekty spo³eczne, ¶rodowiskowe lub innowacyjne, ¿±da etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu ¿ycia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Tak

4.3.11.) Okre¶lenie aspektów spo³ecznych, ¶rodowiskowych lub innowacyjnych, etykiet lub rachunku kosztów cyklu ¿ycia w odniesieniu do kryteriów oceny ofert:

wymagania dotycz±ce okre¶lonej etykiety, zgodnie z art. 104 ustawy - etykiety spo³ecznej

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiaj±cy przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie

5.3.) Warunki udzia³u w postêpowaniu: Nie

5.5.) Zamawiaj±cy wymaga z³o¿enia o¶wiadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.11.) Wykaz innych wymaganych o¶wiadczeñ lub dokumentów:

1. Formularz Ofertowy, którego wzór stanowi za³±cznik nr 3 do SWZ.
2. W celu potwierdzenia, ¿e osoba dzia³aj±ca w imieniu Wykonawcy jest umocowana do jego reprezentowania - odpis lub informacjê z Krajowego Rejestru S±dowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Dzia³alno¶ci gospodarczej lub innego w³a¶ciwego rejestru. Je¿eli w imieniu Wykonawcy dzia³a osoba, której umocowanie do jego reprezentowania nie wynika z
dokumentów, o których mowa powy¿ej - pe³nomocnictwo lub inny dokument (np. akt powo³ania na stanowisko prezesa zarz±du, cz³onka zarz±du spó³ki lub, w przypadku spó³ek dzia³aj±cych w systemie common law, cz³onka rady dyrektorów spó³ki, a tak¿e umowa spó³ki cywilnej lub uchwa³a jej wspólników, wskazuj±ca jednego ze wspólników jako umocowanego do reprezentacji spó³ki) potwierdzaj±cy umocowanie do reprezentowania Wykonawcy.
Wykonawca nie jest zobowi±zany do z³o¿enia dokumentów, o których mowa powy¿ej (odpis lub informacjê), je¿eli Zamawiaj±cy mo¿e je uzyskaæ za pomoc± bezp³atnych i ogólnodostêpnych baz danych, o ile Wykonawca wskaza³ dane
umo¿liwiaj±ce dostêp do tych dokumentów.
3. Pe³nomocnictwo dla pe³nomocnika do reprezentowania w postêpowaniu o
udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postêpowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego Wykonawców wspólnie ubiegaj±cych siê o udzielenie zamówienia - dotyczy ofert sk³adanych przez Wykonawców wspólnie ubiegaj±cych siê o udzielenie zamówienia.
4. O¶wiadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 pzp tj. o¶wiadczenie Wykonawcy o niepodleganiu wykluczeniu w postêpowaniu o udzielenie zamówienia publicznego - wzór o¶wiadczenia stanowi Za³±cznik nr 4 do SWZ. W przypadku wspólnego ubiegania siê o zamówienie przez Wykonawców,
o¶wiadczenie o niepoleganiu wykluczeniu, sk³ada ka¿dy z Wykonawców. O¶wiadczenia te potwierdzaj± brak podstaw wykluczenia ka¿dego z Wykonawców.
5. Je¿eli Wykonawca wnosi wadium w formie gwarancji lub porêczenia, orygina³ gwarancji lub porêczenia, w postaci elektronicznej (je¿eli dotyczy).

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiaj±cy wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiaj±cy przewiduje aukcjê elektroniczn±: Nie

6.4.) Zamawiaj±cy wymaga wadium: Tak

6.4.1) Informacje dotycz±ce wadium:

Wymagania dotycz±ce wadium.
1. Zamawiaj±cy ¿±da od Wykonawców wniesienia wadium w wysoko¶ci: 5.000,00 z³, (s³ownie: piêæ tysiêcy z³otych i 00/100).
2. Wadium wnosi siê przed up³ywem terminu sk³adania ofert tj. do dnia 28 maja 2024 r., do godz. 10:00 i utrzymuje nieprzerwanie do dnia up³ywu terminu zwi±zania ofert±, z wyj±tkiem przypadków, o których mowa w art. 98 ust. 1 pkt 2 i 3 oraz ust. 2 pzp.
3. Przed³u¿enie terminu zwi±zania ofert± jest dopuszczalne tylko z jednoczesnym przed³u¿eniem okresu wa¿no¶ci wadium albo, je¿eli nie jest to mo¿liwe, z wniesieniem nowego wadium na przed³u¿ony okres zwi±zania ofert±.
4. Wadium mo¿e byæ wnoszone wed³ug wyboru Wykonawcy w jednej lub kilku nastêpuj±cych formach:
1) pieni±dzu;
2) gwarancjach bankowych;
3) gwarancjach ubezpieczeniowych;
4) porêczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiêbiorczo¶ci (Dz. U. z 2024 r., poz. 419, ze zm.).
5. Wadium wnoszone w pieni±dzu wp³aca siê przelewem na rachunek bankowy wskazany przez Zamawiaj±cego prowadzony przez BNP PARIBAS Nr: 40 1600 1462 1746 9555 6000 0010 z dopiskiem „Wadium- ¦wiêto Powiatu W³oc³awskiego 2024”.
6. Wadium wniesione w pieni±dzu Zamawiaj±cy przechowuje na rachunku bankowym.
7. Je¿eli wadium jest wnoszone w formie gwarancji lub porêczenia, o których mowa w pkt 4 ppkt 2-4, Wykonawca przekazuje Zamawiaj±cemu orygina³ gwarancji lub porêczenia, w postaci elektronicznej.
8. Okoliczno¶ci i zasady zwrotu wadium, jego przepadku oraz zasady jego zaliczenia na poczet zabezpieczenia nale¿ytego wykonania umowy okre¶la pzp.

6.5.) Zamawiaj±cy wymaga zabezpieczenia nale¿ytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotycz±ce sk³adania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegaj±cych siê o udzielenie zamówienia:

Pe³nomocnictwo dla pe³nomocnika do reprezentowania w postêpowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postêpowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego Wykonawców wspólnie ubiegaj±cych siê o udzielenie zamówienia - dotyczy ofert sk³adanych przez Wykonawców wspólnie ubiegaj±cych siê o udzielenie zamówienia.
W przypadku wspólnego ubiegania siê o zamówienie przez Wykonawców, o¶wiadczenie o niepoleganiu wykluczeniu, sk³ada ka¿dy z Wykonawców. O¶wiadczenia te potwierdzaj± brak podstaw wykluczenia ka¿dego z Wykonawców.

6.7.) Zamawiaj±cy przewiduje uniewa¿nienie postêpowania, je¶li ¶rodki publiczne, które zamierza³ przeznaczyæ na sfinansowanie ca³o¶ci lub czê¶ci zamówienia nie zosta³y przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiaj±cy przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiaj±cy przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

1. Zmiana postanowieñ Umowy mo¿e nast±piæ za zgod± obu Stron wyra¿on± na pi¶mie pod rygorem niewa¿no¶ci.
2. Oprócz przypadków, o których mowa w art. 455 ust. 1 pkt 2-4 i ust. 2 ustawy pzp, na podstawie art. 455 ust. 1 pkt 1 ustawy pzp, Zamawiaj±cy dopuszcza mo¿liwo¶æ wprowadzania zmian Umowy bez przeprowadzenia nowego postêpowania (rodzaj i zakres zmian, warunki ich wprowadzenia):
1) zmiana zakresu Przedmiotu umowy, w przypadku:
a) niedostêpno¶ci na rynku materia³ów lub urz±dzeñ wskazanych w opisie Przedmiotu umowy spowodowanej zaprzestaniem produkcji lub wycofaniem z rynku tych materia³ów lub urz±dzeñ,
b) konieczno¶ci wykonania dodatkowych us³ug oraz dostaw z nimi zwi±zanych, lub wykraczaj±cych poza zakres Przedmiotu umowy, których wykonanie bêdzie niezbêdne do prawid³owej realizacji Umowy,
c) gdy nast±pi zmiana powszechnie obowi±zuj±cych przepisów prawa w zakresie maj±cym wp³yw na realizacjê Przedmiotu umowy,
d) gdy konieczno¶æ wprowadzenia zmian bêdzie nastêpstwem umów i porozumieñ o wspó³pracy zawartych pomiêdzy Zamawiaj±cym a innym ni¿ Wykonawca podmiotami (osobami trzecimi), w szczególno¶ci z partnerami innymi JST oraz podmiotami wspieraj±cymi cel Wydarzenia,
e) zaistniej± okoliczno¶ci zwi±zanie z pandemi±, stanami epidemicznymi, epidemiologicznymi, stanami wyj±tkowymi lub innymi okoliczno¶ciami o cechach „si³y wy¿szej”, rozumianej jako zdarzenie zewnêtrzne maj±ce swe ¼ród³o poza Wykonawc±, niemo¿liwe do przewidzenia (ma³y stopieñ prawdopodobieñstwa pojawienia siê w okre¶lonej sytuacji w ¶wietle obiektywnej oceny wydarzeñ), niemo¿liwe do zapobie¿enia - nie tyle samemu zjawisku, ale szkodliwym jego nastêpstwom przy zastosowaniu wspó³czesnej techniki, które zasadniczo i istotnie utrudnia wykonywanie czê¶ci lub ca³o¶ci zobowi±zañ wynikaj±cych z Umowy,
f) wyst±pi mo¿liwo¶æ i/lub konieczno¶æ/sposobno¶æ wprowadzenia zmian w sposobie wykonania Przedmiotu umowy, je¿eli te zmiany s± korzystne dla Zamawiaj±cego,
g) wyst±pi konieczno¶æ zmiany sposobu realizacji Umowy wynikaj±ca z zaistnienia niemo¿liwej wcze¶niej do przewidzenia okoliczno¶æ, za któr± ¿adna ze stron nie ponosi odpowiedzialno¶ci i maj±cej wp³yw na wykonanie Umowy;
2) zmiana terminu realizacji Przedmiotu umowy, w przypadku:
a) przed³u¿enia procedury wyboru oferty najkorzystniejszej,
b) zaistnienia innej, niemo¿liwej do przewidzenia w momencie zawarcia Umowy okoliczno¶æ prawnej, ekonomicznej, finansowej lub technicznej, skutkuj±cej brakiem mo¿liwo¶ci nale¿ytego wykonania Umowy, zgodnie z SWZ,
c) konieczno¶ci usuniêcia b³êdów lub wprowadzenia zmian w Przedmiocie umowy,
d) innych okoliczno¶ci trudnych do przewidzenia w dniu zawarcia Umowy, a istotnej z punktu realizacji wydarzenia,
e) gdy wykonanie Przedmiotu umowy w okre¶lonym pierwotnie terminie nie le¿y
w uzasadnionym interesie Zamawiaj±cego,
f) dzia³ania si³y wy¿szej, rozumianej jak w pkt 1 litera e wy¿ej, która zasadniczo i istotnie utrudnia wykonywanie czê¶ci lub ca³o¶ci zobowi±zañ wynikaj±cych z Umowy w okre¶lonym pierwotnie terminie,
g) w przypadku wyst±pienia obiektywnych czynników niezale¿nych od Zamawiaj±cego i Wykonawcy;
Powy¿sze nie bêdzie stanowi³o dla wykonawcy roszczenia odszkodowawczego.
3) dopuszcza siê mo¿liwo¶æ zmiany sposobu rozliczania Umowy lub terminów i sposobu dokonywania p³atno¶ci wynikaj±cych z wszelkich zmian wprowadzanych przez strony do Umowy;
4) w zakresie odbiorów i sposobu fakturowania, o którym mowa w § 2 (zmiana ilo¶ci odbiorów i faktur, zmiany odbiorcy, p³atnika faktur/y tak¿e w okoliczno¶ciach opisanych w pkt 1 lit .d )
3. Wszystkie powy¿sze postanowienia stanowi± katalog zmian, na które Zamawiaj±cy mo¿e wyraziæ zgodê. Nie stanowi± jednocze¶nie zobowi±zania do wyra¿enia takiej zgody.
4. Z wnioskiem o zmianê Umowy mo¿e wyst±piæ zarówno Wykonawca, jak i Zamawiaj±cy.

7.5.) Zamawiaj±cy uwzglêdni³ aspekty spo³eczne, ¶rodowiskowe, innowacyjne lub etykiety zwi±zane z realizacj± zamówienia: Tak

7.6.) Zamawiaj±cy przewiduje nastêpuj±ce wymagania zwi±zane z realizacj± zamówienia:

w zakresie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, w okoliczno¶ciach, o których mowa w art. 95 ustawy

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin sk³adania ofert: 2024-05-28 10:00

8.2.) Miejsce sk³adania ofert: Wykonawca sk³ada ofertê za po¶rednictwem strony https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/tenders/ocds-148610-abaed78f-16c7-11ef-9381-e6cc5d6d04e5 za pomoc± zak³adki „Oferty/wnioski”, widocznej w podgl±dzie postêpowania po zalogowaniu siê na konto Wykonawcy.

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2024-05-28 10:30

8.4.) Termin zwi±zania ofert±: do 2024-06-26