Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Porządkowanie, konserwacja i archiwizacja kopert dowodowych

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: MIASTO OŚWIĘCIM

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 072181787

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: ul. Zaborska 2

1.5.2.) Miejscowość: Oświęcim

1.5.3.) Kod pocztowy: 32-600

1.5.4.) Województwo: małopolskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL21A - Oświęcimski

1.5.7.) Numer telefonu: 33 846 62 22, 33 846 62 23

1.5.8.) Numer faksu: 33 842 91 99

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: zp@um.oswiecim.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.oswiecim.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Porządkowanie, konserwacja i archiwizacja kopert dowodowych

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-ce57bd97-df69-11ed-9355-06954b8c6cb9

2.5.) Numer ogłoszenia: 2023/BZP 00185891

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2023-04-20

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2023/BZP 00037782/04/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.8 Porządkowanie, konserwacja i archiwizacja kopert dowodowych

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-ce57bd97-df69-11ed-9355-06954b8c6cb9

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://ezamowienia.gov.pl

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: Opisane w specyfikacji warunków zamówienia
Komunikacja w postępowaniu, z wyłączeniem składania ofert, odbywa się drogą elektroniczną przy użyciu Platformy e-Zamówienia
(dostępnej pod adresem https://ezamowienia.gov.pl) za pośrednictwem formularzy do komunikacji dostępnych w zakładce
„Formularze” („Formularze do komunikacji”) lub drogą poczty elektronicznej.
Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych musi być zgodny z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu Prezesa Rady
Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla
dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub
konkursie (Dz. U. z 2020 poz. 2452) oraz rozporządzeniu Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie
podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać Zamawiający od Wykonawcy
(Dz. U. z 2020 poz. 2415).

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Opisane w specyfikacji warunków zamówienia

3.16.) RODO (ograniczenia stosowania): Opisane w specyfikacji warunków zamówienia

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: ZP.271.5.2023

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

1) Przedmiotem zamówienia, do wykonania którego zobowiązany jest Wykonawca, jest wykonanie usługi porządkowania, konserwacji i archiwizacji dokumentów w postaci kopert dowodowych będących w posiadaniu Zamawiającego, zgodnie z warunkami określonymi przez Zamawiającego.
2) Szacunkowa ilość kopert dowodowych objętych przedmiotem zamówienia wynosi 35 000,00 szt (około 140 mb dokumentów). Dane ilościowe, o których mowa w zdaniu poprzednim, są wartościami orientacyjnymi, szacunkowymi i mogą ulec zmianie. Wskazane ilości nie stanowią zobowiązania Zamawiającego do zamówienia świadczenia w określonych ilościach.
3) Dokumenty objęte przedmiotem zamówienia dotyczą osób zmarłych. Obecnie dokumenty przechowywane są w kopertach dowodowych o kategorii archiwalnej A oraz dokumentacji niearchiwalnej o kategorii BE-50.
4) Przedmiot Umowy obejmuje:
a) zapoznanie się Wykonawcy ze stanem faktycznym dokumentów objętych zamówieniem,
b) sporządzenie harmonogramu prac wraz z jego uzgodnieniem z Zamawiającym,
c) protokolarne wydanie dokumentów Wykonawcy oraz ich transport do pracowni Wykonawcy,
d) opracowanie wydanych dokumentów poprzez:
porządkowanie,
opracowanie techniczne dokumentacji (nadanie jednostkom właściwego układu wewnętrznego, usunięcie elementów metalowych i plastikowych, w przypadku materiałów archiwalnych paginacja tj. ponumerowanie zapisanych stron ołówkiem miękkim),
przepakowanie dokumentacji w materiały archiwizacyjne z tektury bezkwasowej,
segregację dokumentacji,
kwalifikację dokumentacji,
systematyzację dokumentacji,
opisanie jednostek archiwalnych oraz pudeł zbiorczych,
sporządzenie ewidencji dokumentacji w formie papierowej i elektronicznej na spisach zdawczo-odbiorczych sporządzonych odrębnie dla każdej kategorii (tj. archiwalnej i niearchiwalnej),
fumigację dokumentów,
dostawę materiałów niezbędnych do opracowania dokumentów, w ilości, właściwościach i asortymencie odpowiednim do zakresu usługi, tj. m.in.:
kopert bezkwasowych,
bezkwasowych pudeł archiwizacyjnych,
filmoplastu samoprzylepnego niezbędnego do sklejenia uszkodzonych dokumentów.
e) transport opracowanych dokumentów do Zamawiającego oraz ich protokolarne przekazanie,
f) sprawdzenie przez Zamawiającego poprawności wykonanej usługi w odniesieniu do przekazanych dokumentów oraz sporządzenie protokołu odbioru,
g) bieżący nadzór nad jakością wykonywanych usług ze strony Wykonawcy, koordynację prac Wykonawcy i kontakt z Zamawiającym,
h) czynności towarzyszące i pomocnicze, nieokreślone wprost w SWZ, konieczne dla należytego wykonania przedmiotu zamówienia.

5) Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia wraz z wymaganiami Zamawiającego, warunki realizacji zamówienia, odbioru i rozliczenia określone zostały we wzorze umowy ws. niniejszego zamówienia publicznego - załącznik do SWZ.

4.2.6.) Główny kod CPV: 79995100-6 - Usługi archiwizacyjne

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

90924000-0 - Usługi usuwania grzybów

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 7 miesiące

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: 1. Kryteria oceny oferty:
1) nazwa kryterium: cena ofertowa brutto:
a) waga kryterium: 60 %
b) maksymalna ilość punktów przewidziana dla tego kryterium: 60 pkt
2) nazwa kryterium: liczba osób skierowanych do realizacji zamówienia
a) waga kryterium: 40 %
b) maksymalna ilość punktów przewidziana dla danego kryterium: 40 pkt
2. Ocena oferty w kryterium cena ofertowa brutto
1) Zamawiający dokona oceny oferty na podstawie wyrażonej kwotowo ceny ofertowej brutto obliczonej zgodnie z treścią SWZ, wskazanej w formularzu ofertowym, z zastrzeżeniem sytuacji, o której mowa w rozdziale XVI ust. 6 SWZ.
2) Liczba punktów przyznana w kryterium cena ofertowa obliczona zostanie wg wzoru:
((Cmax-C)/(Cmax-Cmin))x60
gdzie:
C - cena oferty ocenianej
Cmin - najniższa cena spośród cen wszystkich ocenianych ofert
Cmax - najwyższa cena spośród cen wszystkich ocenianych ofert
3) Działanie, o którym kowa w pkt 2, nie ma zastosowania w sytuacji złożenie w postępowaniu tylko 1 oferty. Oferta taka otrzymuje 60 pkt.
3. Ocena oferty w kryterium liczba osób skierowanych do realizacji zamówienia
1) Zamawiający dokona oceny oferty na podstawie wskazanej w formularzu ofertowym liczby osób, które Wykonawca skieruje do realizacji zamówienia w zakresie jego kluczowych części, o których mowa w rozdz. III ust. 3.
2) Liczba punktów przyznana w kryterium liczba osób skierowanych do realizacji zamówienia obliczona zostanie wg schematu:
Deklarowana ilość osób, które Wykonawca skieruje do realizacji zamówienia; Liczba punktów:
3 osoby - 0 pkt.
4 - 5 osób - 10 pkt
6 - 7 osób - 30 pkt
8 osób i więcej - 40 pkt

3) W przypadku braku wskazania w ofercie liczby osób, które Wykonawca skieruje do realizacji zamówienia w zakresie jego kluczowych części lub wskazanie liczby mniejszej niż 3 Zamawiający odrzuci ofertę jako nieodpowiadającą treści SWZ.
4. Uzyskana liczba punktów zaokrąglona zostanie do dwóch miejsc po przecinku.

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60,00

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Liczba osób skierowanych do realizacji zamówienia

4.3.6.) Waga: 40

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 4

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu dotyczące zdolności technicznej lub zawodowej.
W zakresie warunków dotyczących zdolności technicznej i zawodowej o udzielenie zamówienia ubiegać się mogą wykonawcy, którzy:
1) w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert wykonali jedną usługę polegającą na konserwacji dokumentów wraz z ich fumigacją;
2) dysponują min. 3 osobami, które skierowane zostaną przez Wykonawcę do realizacji niniejszego zamówienia w zakresie jego kluczowych części, o których mowa w rozdz. III ust. 3.
2. Zamawiający nie określa warunków udziału w postępowaniu w zakresie zdolności do występowania w obrocie gospodarczym, uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, sytuacji ekonomicznej lub finansowej.
3. Wykazanie spełnienia warunku, o którym mowa w ust. 2 pkt. 1, musi zostać dokonane względem tego z podmiotów, który będzie wykonywał czynności z tym warunkiem związane.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: 1. Zamawiający wezwie
wykonawcę, którego oferta zostanie najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia
wezwania, aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych, potwierdzających brak podstaw wykluczenia
w postępowaniu, tj.: odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności
Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli
odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, chyba, że dokument taki Zamawiający może uzyskać za pomocą
bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych.
2. Wykonawcy mający siedzibę lub miejsce zamieszkania poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej
1) Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast odpisu albo
informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, składa dokument lub
dokumenty wystawione w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające, że nie otwarto jego
likwidacji, nie ogłoszono upadłości, jego aktywami nie zarządza likwidator lub sąd, nie zawarł układu z wierzycielami, jego działalność
gospodarcza nie jest zawieszona ani nie znajduje się on w innej tego rodzaju sytuacji wynikającej z podobnej procedury
przewidzianej w przepisach miejsca wszczęcia tej procedury.
2) Jeżeli w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w pkt 1,
zastępuje się je odpowiednio w całości lub w części dokumentem zawierającym odpowiednio oświadczenie wykonawcy, ze
wskazaniem osoby albo osób uprawnionych do jego reprezentacji, lub oświadczenie osoby, której dokument miał dotyczyć, złożone
pod przysięgą, lub, jeżeli w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania nie ma przepisów o oświadczeniu pod
przysięgą, złożone przed organem sądowym lub administracyjnym, notariuszem, organem samorządu zawodowego lub
gospodarczego, właściwym ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania wykonawcy.
3) Dokumenty, o których mowa w pkt 1 i 2, powinien być wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed złożeniem.

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: 1. Zamawiający wezwie wykonawcę, którego oferta zostanie najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych, potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu, tj.:
a) wykazu usług wykonanych w okresie ostatnich 3 lat, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane z uwzględnieniem w tym wykazie usługi, o której mowa w sekcji V.5.4 Ogłoszenia - Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu - ust. 1 pkt 1, oraz
b) dowodów określających, czy usługi ujęte w wykazie zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów ‑ oświadczenie wykonawcy;
c) wykazu osób skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami, z uwzględnieniem w tym wykazie osób, o których mowa w sekcji V.5.4 Ogłoszenia - Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu - ust. 1 pkt 2.
4. W przypadku, gdy w dokumentach, o których mowa w ust. 1 pkt 2 lit. a-b, wskazanie wartości dokonane zostanie w walucie innej niż PLN, Zamawiający przeliczy wartość na PLN zgodnie ze średnim kursem NBP właściwym dla dnia wszczęcia niniejszego postępowania.

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

Do oferty wykonawca zobowiązany jest dołączyć aktualne na dzień składania ofert oświadczenie o braku podstaw
do wykluczenia z postępowania na podstawie przepisu art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych
rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa
narodowego.

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

Opisane w specyfikacji warunków zamówienia

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Tak

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

Opisane we wzorze umowy.
1. Dopuszczalne są zmiany postanowień Umowy, w tym zmiany wynagrodzenia Wykonawcy i terminu wykonania Umowy, w sytuacji, gdy zmiany takie wynikają z okoliczności niezawinionych przez Wykonawcę i od niego niezależnych, w szczególności w przypadku:
1) zmiany zakresu, sposobu lub warunków wykonania Umowy,
2) wystąpienia okoliczności uniemożliwiającej wykonanie przedmiotu Umowy zgodnie z jej postanowieniami,
3) zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa mających wpływ na Umowę, w tym np. zmiana stawki VAT,
4) zmiany cen materiałów lub kosztów związanych z realizacją Umowy względem udokumentowanych cen lub kosztów przyjętych w celu ustalenia wynagrodzenia Wykonawcy określonego pierwotnie w Umowie, następującej po upływie 6 miesięcy realizacji Umowy, gdy zmiana cen materiałów lub kosztów związanych z realizacją Umowy będzie wyższa lub niższa o co najmniej 0,5 pkt. % od uśrednionej wysokości wskaźników cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem ogłoszonych w komunikatach Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski” za ostatnie 6 miesięcy poprzedzające miesiąc, w którym zmiana będzie wprowadzana;
5) niemożliwych wcześniej do przewidzenia działań osób trzecich, które to działania nie są konsekwencją winy którejkolwiek ze Stron,
6) opóźnień w dokonaniu określonych czynności lub ich zaniechanie przez właściwe podmioty, które nie są następstwem okoliczności, za które Wykonawca ponosi odpowiedzialność,
7) zaistnienie innej okoliczności prawnej, ekonomicznej lub technicznej skutkującej niemożnością wykonania lub należytego wykonania Umowy zgodnie z jej postanowieniami,
8) zmian przewidzianych przepisami ustawy Pzp lub zapisami Umowy innych niż określone w pkt 1-7.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2023-04-28 10:00

8.2.) Miejsce składania ofert: https://ezamowienia.gov.pl

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2023-04-28 11:00

8.4.) Termin związania ofertą: 30 dni