Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Przygotowanie, produkcja i realizacja sceniczna międzynarodowego forum „PISM Strategic Ark” odbywającego się w Warszawie w dniach 17-19 maja 2023 r. w hotelu wskazanym przez Zamawiającego

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzi podmiot, któremu powierzono przeprowadzenie postępowania

1.2.) Nazwa zamawiającego: Polski Instytut Spraw Międzynarodowych

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 016274699

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Warecka 1a

1.5.2.) Miejscowość: Warszawa

1.5.3.) Kod pocztowy: 00-034

1.5.4.) Województwo: mazowieckie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: Lafita-Kopec@pism.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.pism.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - inny zamawiający

publiczny - osoba prawna, o której mowa w art. 4 pkt 3 ustawy (podmiot prawa publicznego)

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Inna działalność

Badania naukowe i prace rozwojowe w dziedzinie nauk społecznych i humanistycznych

1.11.) Dane podmiotu, któremu zamawiający powierzył przeprowadzenie postępowania.

Podmiot 1

1.11.1.) Nazwa podmiotu prowadzącego postępowanie: Kancelaria Adwokacka Joanna Marczewska

1.11.2.) Krajowy Numer Identyfikacyjny: 5342201170

Adres podmiotu prowadzącego postępowanie:

1.11.3.) Ulica: Chrzanów Mały 20A

1.11.4.) Miejscowość: Grodzisk Mazowiecki

1.11.5.) Kod pocztowy: 05-825

1.11.6.) Województwo: mazowieckie

1.11.7.) Kraj: Polska

1.11.8.) Lokalizacja NUTS 3: PL913 - Warszawski zachodni

1.11.11.) Adres poczty elektronicznej: joanna@marczewska.com.pl

1.11.12.) Adres strony internetowej: https://marczewska.com.pl/

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Przygotowanie, produkcja i realizacja sceniczna międzynarodowego forum „PISM Strategic Ark” odbywającego się w Warszawie w dniach 17-19 maja 2023 r. w hotelu wskazanym przez Zamawiającego

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-d6d2cfa6-d314-11ed-9355-06954b8c6cb9

2.5.) Numer ogłoszenia: 2023/BZP 00164577

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2023-04-04

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2022/BZP 00067746/07/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

2.3.1 Przygotowanie, produkcja, realizacja sceniczna, montaż, demontaż; w tym zapewnienie wyposażenia i oprawy graficznej podczas Forum PISM Strategic Ark odbywającego się w W-wie, 18-20.05.2022 r.

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-d6d2cfa6-d314-11ed-9355-06954b8c6cb9

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: W przedmiotowym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego komunikacja między Zamawiającym a wykonawcami odbywa się przy użyciu Platformy e-Zamówienia, która jest dostępna pod adresem
https://ezamowienia.gov.pl oraz poczty elektronicznej.

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: Szczegółowe informacje na temat zasad i warunków korzystania z Platformy e-Zamówienia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia oraz informacje zamieszczone w zakładce „Centrum Pomocy”, na stronie https://ezamowienia.gov.pl

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): 1. W związku z przetwarzaniem przez Zamawiającego danych osobowych w ramach
przedmiotowego postępowania Zamawiający poniżej zamieszcza klauzulę informacyjną przewidzianą w art. 13 RODO.
2. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych, informuję, że:
a) Administratorem, w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO, Pani/Pana danych osobowych jest: Polski Instytut Spraw Międzynarodowych, z
siedzibą w Warszawie, ul. Warecka 1a, tel. +48 225568000;
b) Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych Osobowych (IODO), z którym mogą się Państwo kontaktować w sprawach
przetwarzania Państwa danych osobowych za pośrednictwem poczty elektronicznej: iodo@pism.pl.
c) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o
udzielenie zamówienia publicznego pt. „Świadczenie usług hotelowych obejmujących zakwaterowanie, udostępnianie sal
konferencyjnych oraz usługi gastronomiczne podczas międzynarodowej konferencji PISM Strategic Ark, która odbędzie się w dniach
17-19 maja 2023 r. w Warszawie”; znak sprawy BO.26.2.2022, prowadzonym w trybie podstawowym bez negocjacji,
d) odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w
oparciu o art. 18 oraz art. 74 ustawy;
e) Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy, przez okres 4 lat od dnia zakończenia
postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;
f) obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym
określonym w przepisach ustawy, związanym
z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy;
g) w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane
w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
h) posiada Pani/Pan:
− na podstawie art. 15 RODO, prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
− na podstawie art. 16 RODO, prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych;
− na podstawie art. 18 RODO, prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem
przypadków, o których mowa
w art. 18 ust. 2 RODO;
− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych
osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy
RODO;
i) nie przysługuje Pani/Panu:
− w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO, prawo do usunięcia danych osobowych;
− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: BO.26.3.2023

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia są usługi w zakresie przygotowania, produkcji i realizacji scenicznej międzynarodowego forum „PISM Strategic Ark” odbywającego się w Warszawie w dniach 17-19 maja 2023 r., w hotelu Sofitel Victoria w Warszawie

4.2.6.) Główny kod CPV: 79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

32342400-6 - Sprzęt nagłaśniający

31527260-6 - Systemy oświetleniowe

32322000-6 - Urządzenia multimedialne

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Tak

4.2.9) Rodzaj i maksymalna wartość opcji oraz okoliczności skorzystania z opcji:

a. Kompletny system do przeprowadzenia tłumaczenia symultanicznego z peryferiami, zawierający 150 szt. słuchawek.
b. Tłumaczenie z języka polskiego na język angielski, w dniu 18.05.2023 podczas jednego panelu trwającego maksymalnie 90 minut.
c. Montaż kabiny i peryferiów przewidziany 17.05.2023, demontaż po zakończeniu pierwszego dnia konferencji w dniu 18.05.2023.
Realizacja zamówienia opcjonalnego odbędzie się na podstawie informacji
o skorzystaniu z zamówienia opcjonalnego, którą Zamawiający przekaże Wykonawcy pisemnie nie później niż w terminie do dnia 11 maja 2023 r.

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: do 2023-05-20

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: Zamawiający dokona oceny ofert na podstawie wskazanej w ofercie ceny brutto oraz złożonego wraz z ofertą Projektu techniki scenicznej

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 40

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

jakość, w tym do parametry techniczne, właściwości estetyczne i funkcjonalne takie jak dostępność dla osób niepełnosprawnych lub uwzględnianie potrzeb użytkowników

4.3.5.) Nazwa kryterium: Projekt techniki scenicznej

4.3.6.) Waga: 60

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

Wykonawca spełni warunek udziału w postępowaniu w zakresie zdolności technicznej lub zawodowej, jeżeli wykaże się:
a) posiadaniem odpowiedniego doświadczenia, tj.
w okresie ostatnich 5 lat, przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał co najmniej 5 usług realizacji techniki scenicznej konferencji, przy czym w każdej konferencji udział brać musiało co najmniej 200 osób oraz wartość każdej zrealizowanej usługi musiała być nie mniejsza niż 450.000,00 zł brutto. Każda z tych usług musiała obejmować swoim zakresem co najmniej: przygotowanie projektu techniki scenicznej, a także montaż, demontaż i obsługę sprzętu techniki scenicznej w trakcie realizacji usługi.
b) dysponowaniem odpowiednimi osobami, tj.
- jedną osobą na stanowisku Głównego Producenta, który w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert koordynował co najmniej 5 konferencji, przy czym w każdej udział brało co najmniej 200 osób oraz wartość każdej konferencji wynosiła nie mniej niż 450.000,00 zł brutto.
- jedną osobą na stanowisku Realizatora światła, który w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert pełnił funkcję realizatora światła podczas co najmniej 5 konferencji, przy czym w każdej udział brało co najmniej 200 osób oraz wartość każdej konferencji wynosiła nie mniej niż 450.000,00 zł brutto.
- jedną osobą na stanowisku Realizatora multimediów, który w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert pełnił funkcję realizatora multimediów podczas co najmniej 5 konferencji, przy czym w każdej udział brało co najmniej 200 osób oraz wartość każdej konferencji wynosiła nie mniej niż 450.000,00 zł brutto.
- jedną osobą na stanowisku Realizatora nagłośnienia/akustyka, który w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert pełnił funkcję realizatora nagłośnienia/akustyka podczas co najmniej 5 konferencji, przy czym w każdej udział brało co najmniej 200 osób oraz wartość każdej konferencji wynosiła nie mniej niż 450.000,00 zł brutto.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: - wykaz usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy.
- wykaz osób, skierowanych przez wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości lub kierowanie robotami budowlanymi, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami.

5.8.) Wykaz przedmiotowych środków dowodowych:

Projekt techniki scenicznej (oświetlenia, multimediów, nagłośnienia) Sali Plenarnej

5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Nie

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia zgodnie z art. 58 ustawy. W takim przypadku, wykonawcy
ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w
postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Jeżeli oferta wykonawców, o której mowa w zdaniu
poprzedzającym, została wybrana, zamawiający może żądać przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego, kopii umowy regulującej współpracę tych wykonawców.

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

1. Zmiana postanowień zawartej Umowy w stosunku do treści oferty Wykonawcy jest możliwa w przypadku wystąpienia któregokolwiek z następujących przypadków:
1) gdy nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu Umowy – w takim wypadku Stronu uzgodnią zmiany Umowy wymuszone nowymi przepisami;
2) gdy nastąpi zmiana obowiązującej stawki podatku VAT, która będzie powodowała zmianę wysokości wynagrodzenia, określonego w § 5 umowy. Cena netto nie zmieni się, a określona w aneksie wartość brutto zostanie wyliczona na podstawie nowych przepisów;
3) w przypadku konieczności zmiany sposobu realizacji przedmiotu Umowy, jeżeli zmiana ta wynika z nieprzewidzianych i niezależnych od Zamawiającego i Wykonawcy okoliczności, które ujawniły się w trakcie realizacji przedmiotu Umowy.
4) zaistnieją zdarzenia o charakterze siły wyższej, niezależne od Stron, które uniemożliwiają terminowe wykonanie zobowiązań, w szczególności zagrożenie epidemiczne. W takim przypadku Strony ustalą zasadność
i możliwość wydłużenia terminu realizacji przedmiotu Umowy, bądź poszczególnych jego elementów o czas faktycznego wstrzymania realizacji ze względu na zaistnienie zdarzeń o charakterze siły wyższej.
2. Zmiany Umowy następują na pisemny wniosek jednej ze Stron, zawierający uzasadnienie konieczności wprowadzenia tych zmian.
3. Dokonanie zmian Umowy wymaga zawarcia aneksu do Umowy, podpisanego przez upoważnionych przedstawicieli obu Stron, pod rygorem nieważności, albo aneksu w postaci elektronicznej – opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym, pod rygorem nieważności.
4. Żadna ze Stron nie będzie ponosić odpowiedzialności za opóźnienia spowodowane siłą wyższą. Przez siłę wyższą rozumie się wszelkie nieprzewidziane zdarzenia powstałe poza kontrolą Stron, których nie mogły przewidzieć ani im zapobiec, pomimo dołożenia wszelkich starań, takie jak: katastrofalne działanie sił przyrody, wojna, strajki generalne, ataki terrorystyczne, akty władzy publicznej, którym nie może przeciwstawić się jednostka itp. W przypadku siły wyższej Strona dotknięta jej działaniem niezwłocznie poinformuje pisemnie drugą Stronę i Strony, uzgodnią tryb dalszego postępowania.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2023-04-12 09:00

8.2.) Miejsce składania ofert: https://ezamowienia.gov.pl/pl/

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2023-04-12 10:00

8.4.) Termin związania ofertą: do 2023-05-11