Ogłoszenie o zmianie ogłoszenia
USŁUGI POCZTOWE W OBROCIE KRAJOWYM I ZAGRANICZNYM

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Nazwa zamawiającego: ARESZT ŚLEDCZY W GDAŃSKU

1.3.) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 000626490

1.4.) Adres zamawiającego:

1.4.1.) Ulica: ul. Kurkowa 12

1.4.2.) Miejscowość: Gdańsk

1.4.3.) Kod pocztowy: 80-803

1.4.4.) Województwo: pomorskie

1.4.5.) Kraj: Polska

1.4.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL633 - Trójmiejski

1.4.9.) Adres poczty elektronicznej: as_gdansk@sw.gov.pl

1.4.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://sw.gov.pl/

1.5.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - inny zamawiający

Areszt Śledczy

1.6.) Przedmiot działalności zamawiającego: Porządek i bezpieczeństwo publiczne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Numer ogłoszenia: 2022/BZP 00148062

2.2.) Data ogłoszenia: 2022-05-06

SEKCJA III ZMIANA OGŁOSZENIA

3.1.) Nazwa zmienianego ogłoszenia:

Ogłoszenie o zamówieniu,

3.2.) Numer zmienianego ogłoszenia w BZP: 2022/BZP 00140407/01

3.3.) Identyfikator ostatniej wersji zmienianego ogłoszenia: 01

3.4.) Identyfikator sekcji zmienianego ogłoszenia:

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

3.4.1.) Opis zmiany, w tym tekst, który należy dodać lub zmienić:

4.2.2. Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przed zmianą:
1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania, doręczania przesyłek pocztowych i ich ewentualnych zwrotów po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia lub wydania odbiorcy, zgodnie z przepisami powszechnie obowiązującego prawa, w szczególności ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 1041, z późn. zm.) oraz aktów wykonawczych wydanych na jej podstawie.
2. Przez przesyłki pocztowe będące przedmiotem zamówienia rozumie się:
1) przesyłki listowe nierejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii (ekonomiczne),
2) przesyłki listowe nierejestrowane najszybszej kategorii (priorytetowe),
3) przesyłki listowe rejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii, przemieszczane i doręczane w sposób zabezpieczający je przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem (polecone), przyjęte za pokwitowaniem przyjęcia i doręczane za pokwitowaniem odbioru,
4) przesyłki listowe rejestrowane najszybszej kategorii, przemieszczane i doręczane w sposób zabezpieczający je przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem (polecone priorytetowe), przyjęte za pokwitowaniem przyjęcia i doręczane za pokwitowaniem odbioru,
5) zwrotne potwierdzenia odbioru – potwierdzenie odbioru przesyłki listowej rejestrowanej, nadanej ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru,
6) paczki pocztowe rejestrowane nie będące paczkami najszybszej kategorii, przyjęte za potwierdzeniem nadania lub przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczane za potwierdzeniem odbioru (ekonomiczne),
7) paczki pocztowe rejestrowane najszybszej kategorii, przyjęte za potwierdzeniem nadania lub przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczane za potwierdzeniem odbioru (priorytetowe).
3. Wymiary przesyłek listowych wynoszą:
1) Format S do 500 g – to przesyłki o wymiarach:
minimum – wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm;
maksimum – żaden z wymiarów nie może przekroczyć: wysokość 20 mm, długość 230 mm, szerokość 160 mm;
2) Format M do 1 000 g – to przesyłki o wymiarach:
minimum – wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm;
maksimum – żaden z wymiarów nie może przekroczyć: wysokość 20 mm, długość 325 mm, szerokość 230 mm;
3) Format L do 2 000 g – to przesyłki o wymiarach:
minimum – wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm;
maksimum – suma długości, szerokości i wysokości 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600 mm.
4. Wymiary paczek pocztowych wynoszą:
1) Gabaryt A to paczki o wymiarach:
minimum – wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm;
maksimum – żaden z wymiarów nie może przekroczyć: długość 600 mm, szerokość 500 mm, wysokość 300 mm;
2) Gabaryt B to paczki o wymiarach:
minimum – jeśli choć jeden z wymiarów przekracza długość 600 mm lub szerokość 500 mm lub wysokość 300 mm;
maksimum – suma długości i największego obwodu mierzonego w innym kierunku niż długość – 3 000 mm, przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 1 500 mm.
5. Wszystkie wymiary przyjmuje się z tolerancją +/- 2 mm.
6. Podane ilości przesyłek pocztowych są wielkościami szacunkowymi i mogą ulec zmianie w trakcie trwania umowy, w zależności od potrzeb Zamawiającego. Zamawiający oświadcza, że minimalna gwarantowana realizacja umowy wyniesie nie mniej niż 70% wartości umowy w okresie jej obowiązywania. Zamawiający zastrzega, że bez narażenia na jakąkolwiek odpowiedzialność z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy uprawniony jest do zaniechania wykonania umowy o wartości mniejszej niż 30% wartości umowy.
7. Szczegółowy zakres zamówienia został określony w specyfikacji.
8. Wykonawca zobowiązany jest do odbioru raz dziennie, w dni robocze – od poniedziałku do piątku z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy, w godzinach od 09:30 do 10:30, przesyłek przygotowanych do wyekspediowania z kancelarii jawnej (biura podawczego) Aresztu Śledczego w Gdańsku. Odbioru dokonywać będzie upoważniony przedstawiciel Wykonawcy po okazaniu stosownego upoważnienia.
9. Wykonawca zapewni doręczenie przesyłek pocztowych nadawanych przez Zamawiającego do każdego wskazanego miejsca w kraju i zagranicą, zgodnie z przepisami prawa powszechnie obowiązującego. Czas doręczenia przesyłek nierejestrowanych i rejestrowanych powinien być zgodny z normami określonymi w obowiązujących przepisach prawa.
10. Za moment odbioru przesyłki uważa się chwilę przyjęcia przez Wykonawcę przesyłki do przemieszczania i doręczania, a w przypadku przesyłek rejestrowanych chwilę wydania Zamawiającemu dowodu przyjęcia przesyłki przez Wykonawcę.
11. Realizacja usług odbywać się będzie poprzez właściwe przygotowanie przez Zamawiającego przesyłek pocztowych do nadania oraz sporządzenie zestawienia (ogólnego) ilościowego nadanych przesyłek nierejestrowanych oraz zestawienia szczegółowego (dokumentacji nadawczej) dla przesyłek rejestrowanych. Przedmiotowe zestawienia będą sporządzane w dwóch egzemplarzach po jednym dla Wykonawcy i Zamawiającego. Wykonawca umożliwi korzystanie z bezpłatnego programu, umożliwiającego nadawanie przesyłek, czyli generowanie odpowiednich wykazów jak i dokumentów nadawczych.
12. Zamawiający zobowiązuje się do nadawania przesyłek w stanie uporządkowanym, przez co należy rozumieć:
a) dla przesyłek rejestrowanych – wpisanie każdej przesyłki do dokumentacji nadawczej w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek,
b) dla przesyłek nierejestrowanych – zestawienie ilościowe przesyłek, sporządzone dla celów rozliczeniowych w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek.
13. Zamawiający umieszczać będzie na przesyłkach w sposób czytelny i trwały informacje jednoznacznie identyfikujące adresata i nadawcę, określając jednocześnie rodzaj przesyłki oraz znak opłaty – znaki/ nalepki/ kody kreskowe identyfikujące przesyłkę rejestrowaną. Zamawiający będzie też umieszczał na przesyłkach pocztowych oznaczenie potwierdzające wniesienie opłaty w postaci pieczęci o treści: „Opłata pobrana umowa nr …. z dnia …” według wzoru uzgodnionego z Wykonawcą.
14. Odbiór przesyłek przygotowanych do wyekspediowania będzie każdorazowo dokumentowany przez Wykonawcę pieczęcią, podpisem i datą w dokumentacji nadawczej. Zamawiający na własny koszt pozyska dokumentację nadawczą oraz pieczęcie w automacie do oznakowania przesyłek.
15. Zamawiający jest zobowiązany do przygotowania nadawanych przesyłek pocztowych w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczenie ich do adresata bez ubytku i uszkodzeń podczas jej przemieszczania tj. opakowanie przesyłek listowych stanowić będzie odpowiednio zabezpieczona koperta Zamawiającego, natomiast opakowanie paczki powinno stanowić zabezpieczenie przed dostępem do zawartości. Nie dopuszcza się uzależnienia odbioru przesyłki od zastosowania opakowań Wykonawcy. Zamawiający nie dopuszcza jakiejkolwiek ingerencji przez Wykonawcę w zewnętrzne opakowanie przesyłki mogące naruszyć jej pierwotny format, kształt lub wagę.
16. Przesyłki muszą być nadane przez Wykonawcę w dniu ich odbioru od Zamawiającego.
17. Przesunięcie nadania przesyłek na dzień następny, nastąpi w przypadku uzasadnionych zastrzeżeń do odebranych przesyłek dotyczących m.in. braku pełnego adresu, niezgodności wpisów do dokumentów nadawczych z wpisami na przesyłkach, braku znaków opłaty. Wykonawca może odmówić przyjęcia przesyłek w przypadku gdy:
a) opakowanie przesyłki będzie uszkodzone lub jeśli w trakcie załadunku przesyłki, opakowanie otworzy się na skutek nieprawidłowego doboru opakowania do zawartości przesyłki i niewystarczającego zabezpieczenia opakowania taśmami klejącymi,
b) wpisy w zestawieniu są niezgodne ze stanem faktycznym odebranych przesyłek.
18. Zgłaszanie zastrzeżeń przez Wykonawcę odbywać się będzie niezwłocznie – drogą elektroniczną lub telefoniczną.
19. Wykonawca będzie doręczał do siedziby Zamawiającego pokwitowane przez adresata „zwrotne potwierdzenie odbioru” (ZPO) niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki. W przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy pozostawia zawiadomienie o próbie doręczenia przesyłki (awizo) ze wskazaniem, gdzie i kiedy adresat może odebrać przesyłkę. Termin do odbioru przesyłki pocztowej przez adresata wynosi 14 dni liczonych od momentu pozostawienia pierwszego awizo, w tym terminie przesyłka pocztowa jest „awizowana” dwukrotnie. Po wyczerpaniu możliwości doręczenia i upływie terminu odbioru, niedoręczona przesyłka pocztowa jest zwracana Zamawiającemu wraz z podaniem przyczyny zwrotu.
20. Wykonawca zobowiązany jest do honorowania, obsługiwania „zwrotnego potwierdzenia odbioru” stanowiącego potwierdzenie doręczenia i odbioru przesyłki na zasadach określonych w ustawie z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tj. Dz. U. z 2021 r. poz. 735, z późn. zm.).
21. Usługę pocztową w zakresie przesyłki rejestrowej uważa się za niewykonaną jeżeli doręczenie przesyłki rejestrowej lub zawiadomienie o próbie jej doręczenia nie nastąpiło w terminie 14 dni od dnia nadania.

Po zmianie:
1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania, doręczania przesyłek pocztowych i ich ewentualnych zwrotów po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia lub wydania odbiorcy, zgodnie z przepisami powszechnie obowiązującego prawa, w szczególności ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 1041, z późn. zm.) oraz aktów wykonawczych wydanych na jej podstawie.
2. Przez przesyłki pocztowe będące przedmiotem zamówienia rozumie się:
1) przesyłki listowe nierejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii (ekonomiczne),
2) przesyłki listowe nierejestrowane najszybszej kategorii (priorytetowe),
3) przesyłki listowe rejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii, przemieszczane i doręczane w sposób zabezpieczający je przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem (polecone), przyjęte za pokwitowaniem przyjęcia i doręczane za pokwitowaniem odbioru,
4) przesyłki listowe rejestrowane najszybszej kategorii, przemieszczane i doręczane w sposób zabezpieczający je przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem (polecone priorytetowe), przyjęte za pokwitowaniem przyjęcia i doręczane za pokwitowaniem odbioru,
5) zwrotne potwierdzenia odbioru – potwierdzenie odbioru przesyłki listowej rejestrowanej, nadanej ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru,
6) paczki pocztowe rejestrowane nie będące paczkami najszybszej kategorii, przyjęte za potwierdzeniem nadania lub przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczane za potwierdzeniem odbioru (ekonomiczne),
7) paczki pocztowe rejestrowane najszybszej kategorii, przyjęte za potwierdzeniem nadania lub przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczane za potwierdzeniem odbioru (priorytetowe).
3. Wymiary przesyłek listowych wynoszą:
1) Format S do 500 g – to przesyłki o wymiarach:
minimum – wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm;
maksimum – żaden z wymiarów nie może przekroczyć: wysokość 20 mm, długość 230 mm, szerokość 160 mm;
2) Format M do 1 000 g – to przesyłki o wymiarach:
minimum – wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm;
maksimum – żaden z wymiarów nie może przekroczyć: wysokość 20 mm, długość 325 mm, szerokość 230 mm;
3) Format L do 2 000 g – to przesyłki o wymiarach:
minimum – wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm;
maksimum – suma długości, szerokości i wysokości 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600 mm.
4. Wymiary paczek pocztowych wynoszą:
1) Gabaryt A to paczki o wymiarach:
minimum – wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm;
maksimum – żaden z wymiarów nie może przekroczyć: długość 600 mm, szerokość 500 mm, wysokość 300 mm;
2) Gabaryt B to paczki o wymiarach:
minimum – jeśli choć jeden z wymiarów przekracza długość 600 mm lub szerokość 500 mm lub wysokość 300 mm;
maksimum – suma długości i największego obwodu mierzonego w innym kierunku niż długość – 3 000 mm, przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 1 500 mm.
5. Wszystkie wymiary przyjmuje się z tolerancją +/- 2 mm.
6. Podane ilości przesyłek pocztowych są wielkościami szacunkowymi i mogą ulec zmianie w trakcie trwania umowy, w zależności od potrzeb Zamawiającego. Zamawiający oświadcza, że minimalna gwarantowana realizacja umowy wyniesie nie mniej niż 70% wartości umowy w okresie jej obowiązywania. Zamawiający zastrzega, że bez narażenia na jakąkolwiek odpowiedzialność z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy uprawniony jest do zaniechania wykonania umowy o wartości mniejszej niż 30% wartości umowy.
7. Szczegółowy zakres zamówienia został określony w specyfikacji.
8. Wykonawca zobowiązany jest do odbioru raz dziennie, w dni robocze – od poniedziałku do piątku z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy, w godzinach od 08:30 do 10:30, przesyłek przygotowanych do wyekspediowania z kancelarii jawnej (biura podawczego) Aresztu Śledczego w Gdańsku. Odbioru dokonywać będzie upoważniony przedstawiciel Wykonawcy po okazaniu stosownego upoważnienia.
9. Wykonawca zapewni doręczenie przesyłek pocztowych nadawanych przez Zamawiającego do każdego wskazanego miejsca w kraju i zagranicą, zgodnie z przepisami prawa powszechnie obowiązującego. Czas doręczenia przesyłek nierejestrowanych i rejestrowanych powinien być zgodny z normami określonymi w obowiązujących przepisach prawa.
10. Za moment odbioru przesyłki uważa się chwilę przyjęcia przez Wykonawcę przesyłki do przemieszczania i doręczania, a w przypadku przesyłek rejestrowanych chwilę wydania Zamawiającemu dowodu przyjęcia przesyłki przez Wykonawcę.
11. Realizacja usług odbywać się będzie poprzez właściwe przygotowanie przez Zamawiającego przesyłek pocztowych do nadania oraz sporządzenie zestawienia (ogólnego) ilościowego nadanych przesyłek nierejestrowanych oraz zestawienia szczegółowego (dokumentacji nadawczej) dla przesyłek rejestrowanych. Przedmiotowe zestawienia będą sporządzane w dwóch egzemplarzach po jednym dla Wykonawcy i Zamawiającego. Wykonawca umożliwi korzystanie z bezpłatnego programu, umożliwiającego nadawanie przesyłek, czyli generowanie odpowiednich wykazów jak i dokumentów nadawczych.
12. Zamawiający zobowiązuje się do nadawania przesyłek w stanie uporządkowanym, przez co należy rozumieć:
a) dla przesyłek rejestrowanych – wpisanie każdej przesyłki do dokumentacji nadawczej w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek,
b) dla przesyłek nierejestrowanych – zestawienie ilościowe przesyłek, sporządzone dla celów rozliczeniowych w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek.
13. Zamawiający umieszczać będzie na przesyłkach w sposób czytelny i trwały informacje jednoznacznie identyfikujące adresata i nadawcę, określając jednocześnie rodzaj przesyłki oraz znak opłaty – znaki/ nalepki/ kody kreskowe identyfikujące przesyłkę rejestrowaną. Zamawiający będzie też umieszczał na przesyłkach pocztowych oznaczenie potwierdzające wniesienie opłaty w postaci pieczęci o treści: „Opłata pobrana umowa nr …. z dnia …” według wzoru uzgodnionego z Wykonawcą.
14. Odbiór przesyłek przygotowanych do wyekspediowania będzie każdorazowo dokumentowany przez Wykonawcę pieczęcią, podpisem i datą w dokumentacji nadawczej. Zamawiający na własny koszt pozyska dokumentację nadawczą oraz pieczęcie w automacie do oznakowania przesyłek.
15. Zamawiający jest zobowiązany do przygotowania nadawanych przesyłek pocztowych w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczenie ich do adresata bez ubytku i uszkodzeń podczas jej przemieszczania tj. opakowanie przesyłek listowych stanowić będzie odpowiednio zabezpieczona koperta Zamawiającego, natomiast opakowanie paczki powinno stanowić zabezpieczenie przed dostępem do zawartości. Nie dopuszcza się uzależnienia odbioru przesyłki od zastosowania opakowań Wykonawcy. Zamawiający nie dopuszcza jakiejkolwiek ingerencji przez Wykonawcę w zewnętrzne opakowanie przesyłki mogące naruszyć jej pierwotny format, kształt lub wagę.
16. Przesyłki muszą być nadane przez Wykonawcę w dniu ich odbioru od Zamawiającego.
17. Przesunięcie nadania przesyłek na dzień następny, nastąpi w przypadku uzasadnionych zastrzeżeń do odebranych przesyłek dotyczących m.in. braku pełnego adresu, niezgodności wpisów do dokumentów nadawczych z wpisami na przesyłkach, braku znaków opłaty. Wykonawca może odmówić przyjęcia przesyłek w przypadku gdy:
a) opakowanie przesyłki będzie uszkodzone lub jeśli w trakcie załadunku przesyłki, opakowanie otworzy się na skutek nieprawidłowego doboru opakowania do zawartości przesyłki i niewystarczającego zabezpieczenia opakowania taśmami klejącymi,
b) wpisy w zestawieniu są niezgodne ze stanem faktycznym odebranych przesyłek.
18. Zgłaszanie zastrzeżeń przez Wykonawcę odbywać się będzie niezwłocznie – drogą elektroniczną lub telefoniczną.
19. Wykonawca będzie doręczał do siedziby Zamawiającego pokwitowane przez adresata „zwrotne potwierdzenie odbioru” (ZPO) niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki. W przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy pozostawia zawiadomienie o próbie doręczenia przesyłki (awizo) ze wskazaniem, gdzie i kiedy adresat może odebrać przesyłkę. Termin do odbioru przesyłki pocztowej przez adresata wynosi 14 dni liczonych od momentu pozostawienia pierwszego awizo, w tym terminie przesyłka pocztowa jest „awizowana” dwukrotnie. Po wyczerpaniu możliwości doręczenia i upływie terminu odbioru, niedoręczona przesyłka pocztowa jest zwracana Zamawiającemu wraz z podaniem przyczyny zwrotu.
20. Wykonawca zobowiązany jest do honorowania, obsługiwania „zwrotnego potwierdzenia odbioru” stanowiącego potwierdzenie doręczenia i odbioru przesyłki na zasadach określonych w ustawie z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tj. Dz. U. z 2021 r. poz. 735, z późn. zm.).
21. Usługę pocztową w zakresie przesyłki rejestrowej uważa się za niewykonaną jeżeli doręczenie przesyłki rejestrowej lub zawiadomienie o próbie jej doręczenia nie nastąpiło w terminie 14 dni od dnia nadania.