Ogłoszenie o wyniku postępowania
Usługi
Wykonywanie usługi w zakresie rezerwacji, sprzedaży i dostarczania biletów lotniczych na potrzeby Instytutu Geofizyki Polskiej Akademii Nauk w Warszawie

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: INSTYTUT GEOFIZYKI POLSKIEJ AKADEMII NAUK

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 000325908

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Księcia Janusza 64

1.5.2.) Miejscowość: Warszawa

1.5.3.) Kod pocztowy: 01-452

1.5.4.) Województwo: mazowieckie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa

1.5.7.) Numer telefonu: 226915977

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: zamowieniapubliczne@igf.edu.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://www.igf.edu.pl/

1.6.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania:

https://www.igf.edu.pl/zp-27-21.php

1.7.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne

1.8.) Przedmiot działalności zamawiającego: Inna działalność

działalność naukowo-badawcza w zakresie nauk geofizycznych

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Wykonywanie usługi w zakresie rezerwacji, sprzedaży i dostarczania biletów lotniczych na potrzeby Instytutu Geofizyki Polskiej Akademii Nauk w Warszawie

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-504a3b89-58e5-11ec-8c2d-66c2f1230e9c

2.5.) Numer ogłoszenia: 2022/BZP 00016883

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2022-01-13

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2021/BZP 00028611/09/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.5 Wykonywanie usługi w zakresie rezerwacji, sprzedaży i dostarczania biletów lotniczych na potrzeby Instytutu Geofizyki Polskiej Akademii Nauk w Warszawie

2.11.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.13.) Zamówienie/umowa ramowa było poprzedzone ogłoszeniem o zamówieniu/ogłoszeniem o zamiarze zawarcia umowy: Tak

2.14.) Numer ogłoszenia: 2021/BZP 00314944/02

SEKCJA III – TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA LUB ZAWARCIA UMOWY RAMOWEJ

3.1.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Numer referencyjny: ZP/27/21

4.2.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.3.) Wartość zamówienia: 264930,87 PLN

4.4.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.5.1.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest wykonywanie usługi w zakresie rezerwacji, sprzedaży i dostarczania biletów lotniczych Instytutu Geofizyki Polskiej Akademii Nauk w Warszawie. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia został określony w Załączniku nr 1 do SWZ.
W przypadku, gdy na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej nadal będzie obowiązywał stan epidemii lub stan zagrożenia epidemicznego związany z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2, Zamawiający zastrzega sobie prawo do wydłużenia okresu obowiązywania umowy o ten czas, jednak nie dłużej niż o 6 miesięcy.
Zamawiający przewiduje, na podstawie danych historycznych, że w ramach przedmiotu zamówienia w okresie 18 miesięcy zleci do realizacji szacunkowo:
- ok. 230 przelotów na trasach europejskich;
- ok. 50 przelotów na trasach poza europejskich;
- ok. 10 przelotów na trasach krajowych.
Najczęstszymi kierunkami lotów będą:
- kraje Unii Europejskiej (UE)
- kraje Europejskiego Stowarzyszenia wolnego handlu (EFTA)
Zamawiający przewiduje, że bilety lotnicze na trasach z krajami UE i EFTA stanowić będą 80% wszystkich zakupionych biletów.
Zamawiający przewiduje, że bilety lotnicze do pozostałych krajów stanowić będą do 15% wszystkich zakupionych biletów.
Zamawiający przewiduje, że bilety lotnicze na trasach krajowych stanowić będą do 5% wszystkich zakupionych biletów.
Zamawiający zastrzega, że powyższa ilość ma charakter poglądowy, jest wartością orientacyjną, stąd rzeczywiste potrzeby Zamawiającego mogą być mniejsze lub większe niż określona powyżej i w takim przypadku nie będą przysługiwały Wykonawcy żadne roszczenia z tego tytułu.
Liczba i kierunki zamówionych biletów wynikać będą z faktycznych potrzeb Zamawiającego.
W trakcie obowiązywania umowy Wykonawca zobowiązany będzie w szczególności do:
1) Rezerwacji i sprzedaży biletów lotniczych na trasach międzynarodowych i krajowych (w klasach wymaganych przez Zamawiającego), na przewozy pasażerskie, wraz z dostarczeniem (przekazaniem w formie elektronicznej) przedmiotowych biletów według obowiązujących taryf określonych przez przewoźnika, z uwzględnieniem najbardziej korzystnych taryf i tras, w terminach każdorazowo uzgadnianych z Zamawiającym, w okresie 18 miesięcy od daty zawarcia umowy lub do wyczerpania kwoty, jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, której wysokość zostanie udostępniona na stronie internetowej prowadzonego postępowania przed terminem otwarcia ofert, zgodnie z ust. 4 Rozdziału XV SWZ.
2) Świadczenia usług określonych w pkt. 1 przez 5 dni w tygodniu (z wyłączeniem sobót, niedziel, dni świątecznych i dni ustawowo wolnych od pracy) w godz. 8.00 – 16.00, a w sytuacjach nagłych, nie dających się wcześniej przewidzieć, także
w dni wolne od pracy i poza ww. godzinami – za pośrednictwem numeru telefonu podanego przez Wykonawcę.
3) Wystawiania faktur, na których uwidocznione będą ceny jednostkowe każdego wystawionego biletu, wysokość opłaty transakcyjnej za wystawienie biletu i wysokość upustu cenowego.
4) Pośrednictwa między Zamawiającym a przewoźnikiem w przypadku wystąpienia problemów/incydentów podczas podróży, w szczególności w sprawach reklamacyjnych.
5) Przyjmowania zamówień pocztą elektroniczną lub pisemnie– przez osobę upoważnioną przez Zamawiającego; w zamówieniu wskazane będą co najmniej: imię i nazwisko osoby podróżującej, termin i miejsce/miejsca docelowe podróży; wybór formy przekazywanych zamówień należeć będzie do Zamawiającego.
6) Każdorazowe informowanie wyznaczonego pracownika Zamawiającego za pośrednictwem adresu e-mail o dokonanych rezerwacjach obejmujące co najmniej: dane rezerwacji, cenę biletu oraz termin wykupu biletu.
7) Każdorazowe informowanie wyznaczonego pracownika Zamawiającego o zbliżającym się terminie wykupu biletu lub informowanie, że tego samego dnia upływa ostateczny termin rezerwacji za pośrednictwem co najmniej dwóch sposobów komunikowania się: adresu e-mail, telefonu.
8) Dostarczania dokumentów podróży (biletów elektronicznych) za pośrednictwem podanego przez Zamawiającego adresu e-mail, niezwłocznie po ich wystawieniu, jednak nie później niż jeden dzień przed planowaną podróżą w godzinach pracy Zamawiającego tj. od poniedziałku do piątku w godz. 8.00 – 16.00.
9) Zamawiający dopuszcza możliwość dostarczania dokumentów podróży (biletów) w innej formie niż w ust. 9 do siedziby Zamawiającego w terminie wymaganym przez Zamawiającego, nie później jednak niż jeden dzień przed planowaną podróżą, w godzinach pracy Zamawiającego (tj. od poniedziałku do piątku w godz. 8.00 – 16.00), na koszt Wykonawcy.
10) W szczególnych przypadkach możliwe jest uzgodnienie innego sposobu przekazania biletu/ów, jednakże z zastrzeżeniem, że sposób ten umożliwi rozpoczęcie podróży w wyznaczonym terminie.
11) Oferowania biletów wraz z wszelkimi opłatami wymaganymi prawem krajowym i międzynarodowym, takich jak np. opłaty lotniskowe, paliwowe, za rezerwację, podatki itp. w cenie tego biletu.
12) Rezerwacja, zakup i dostawa biletów odbywać się będzie zgodnie z rzeczywistymi potrzebami Zamawiającego.
13) Wykonawca zobowiązany jest bezzwłocznie i na bieżąco informować Zamawiającego o wszystkich zmianach dotyczących zarezerwowanych podróży. Informacje te muszą być przekazane przez Wykonawcę drogą e-mailową
lub telefonicznie.
14) Proponowania optymalnego wariantu połączenia, a na życzenie Zamawiającego także połączeń alternatywnych – podstawowymi kryteriami są najkorzystniejsza cena zakupu biletu oraz czas trwania podróży, w miarę możliwości bez międzylądowań, a gdy brak jest takiego wariantu – z najkrótszym czasem oczekiwania na przeloty w ramach lotów łączonych. Wykonawca zobowiązany będzie do wyszukiwania – z zachowaniem najwyższej staranności – najkorzystniejszych połączeń, dokonywania rezerwacji i sprzedaży biletów określonych w przedmiocie zamówienia.
15) Zapewniania optymalnych tras i połączeń w razie podania tylko docelowego miejsca podróży oraz realizowania tras podróży zgodnie z zamówieniami składanymi przez Zamawiającego.
16) Doradztwo w zakresie zmian w czasie trwania podróży oraz podanie informacji o tym, jak ta zmiana wpłynie na zmianę ceny biletu lotniczego (np. zmiana dnia wylotu lub powrotu o jeden dzień).
17) Negocjowania z przewoźnikami jak najkorzystniejszych cen na przeloty
lub przewozy indywidualne i grupowe.
18) Oferowania, na życzenie Zamawiającego, wariantów połączeń lotniczych
z uwzględnieniem co najmniej jednego wariantu połączeń lotniczych oferowanych przez przewoźników zrzeszonych w Międzynarodowym Zrzeszeniu Przewoźników Powietrznych IATA oraz jednego wariantu połączeń lotniczych oferowanych przez przewoźników z grupy tzw. tanich linii lotniczych, zrzeszonych np. w Zrzeszeniu Europejskich Przewoźników Niskobudżetowych ELFAA (jeżeli dana trasa podróży nie jest obsługiwana przez przewoźników z jednej z ww. grup, Wykonawca zobowiązany będzie poinformować o tym Zamawiającego i przedstawić warianty dostępnych połączeń w ramach danej grupy przewoźników).
19) Oferowania, na życzenie Zamawiającego, zróżnicowanych wariantów połączeń z uwzględnieniem najkorzystniejszych warunków podróży (takich jak: cena promocyjna, zniżki grupowe, obniżki z tytułu odpowiednio wcześniejszej rezerwacji, połączeń weekendowych lub świątecznych, czas podróży, długość trasy, jak najmniejsza ilość przesiadek, międzylądowań, itp.).
20) Umożliwienia Zamawiającemu dokonywania, zmiany w rezerwacji biletu obejmującego w szczególności: czas, miejsce rozpoczęcia i/lub zakończenia podróży, terminu podróży danych pasażera na którego wystawiono rezerwacje oraz anulowanie rezerwacji, zgodnie z zasadami określonymi w regulaminach przewoźnika. Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia Zamawiającemu (na adres e-mail określony w pkt 7 powyżej) potwierdzenia zmiany bądź anulowania rezerwacji ze wskazaniem, w odniesieniu do zmian, całkowitej ceny za dane zlecenie oraz terminu wykupu biletu, w terminie nie później niż 4 godziny od momentu otrzymania ze strony Zamawiającego polecenia dokonania zmiany lub anulowania rezerwacji biletu. Wszelkie koszty operacyjne w/w zmian nie zwiększają wynagrodzenia Wykonawcy. Jeżeli w danym zleceniu zmiany w rezerwacji nie są możliwe z przyczyn obiektywnych, Wykonawca zobowiązany jest niezwłocznie poinformować o tym fakcie Zamawiającego z uwzględnieniem terminu określonego w zdaniu poprzednim. Dostosowywanie się na bieżąco do państwowych lub międzynarodowych regulacji prawnych i/lub wytycznych związanych z świadczeniem usług podróżniczych w ramach realizacji umowy w związku z trwającą pandemią COVID-19.
Ponadto:
21) Zamawiający zobowiązuje się do składania zamówień na obsługę podróży
w formie elektronicznej lub pisemnie, najpóźniej w terminie co najmniej dwóch dni przed dniem rozpoczęcia podróży, a w wyjątkowych sytuacjach – 6 godzin przed planowaną podróżą. Wykonawca jest zobowiązany potwierdzić Zamawiającemu przyjęcie zamówienia w jednej z form wskazanych powyżej.
22) W przypadku gdy Wykonawca nie dostarczy biletów zgodnie z zapisami umowy, Zamawiającemu przysługiwać będzie możliwość skorzystania z usługi u podmiotu trzeciego oraz roszczenie od Wykonawcy o zwrot kosztów zakupu tej usługi;
23) W przypadku rezygnacji przez Zamawiającego z wykupionego biletu, Wykonawca podejmie wszelkie działania umożliwiające zwrot poniesionych przez Zamawiającego wydatków.
24) W przypadku losowego przedłużenia czasu podróży, odwołania rejsu itp. Wykonawca gwarantuje, bez naliczania dodatkowych kosztów obsługi, pomoc organizacyjną dla podróżujących osób związaną ze zmianą biletu lotniczego, itp.
25) Wykonawca zobowiązany jest umożliwić dokonywanie odprawy online (w tym w weekendy), informować o potrzebnych do odprawy danych pasażera i terminie ich przesłania na życzenie pracownika Zamawiającego.
Pozostałe zobowiązania Wykonawcy zostały określone w projektowanych postanowieniach umowy, stanowiących Załącznik nr 2.1 do SWZ.

4.5.3.) Główny kod CPV: 63512000-1 - Usługi sprzedaży biletów podróżnych i pakietów wycieczkowych

4.5.4.) Dodatkowy kod CPV:

63516000-9 - Usługi zarządzania podróżą

SEKCJA V ZAKOŃCZENIE POSTĘPOWANIA

5.1.) Postępowanie zakończyło się zawarciem umowy albo unieważnieniem postępowania: Postępowanie/cześć postępowania zakończyła się zawarciem umowy

SEKCJA VI OFERTY

6.1.) Liczba otrzymanych ofert lub wniosków: 4

6.1.1.) Liczba otrzymanych ofert wariantowych: 0

6.1.2.) Liczba ofert dodatkowych: 0

6.1.3.) Liczba otrzymanych od MŚP: 4

6.1.4.) Liczba ofert wykonawców z siedzibą w państwach EOG innych niż państwo zamawiającego: 0

6.1.5.) Liczba ofert wykonawców z siedzibą w państwie spoza EOG: 0

6.1.6.) Liczba ofert odrzuconych, w tym liczba ofert zawierających rażąco niską cenę lub koszt: 0

6.1.7.) Liczba ofert zawierających rażąco niską cenę lub koszt: 0

6.2.) Cena lub koszt oferty z najniższą ceną lub kosztem: 258757,00 PLN

6.3.) Cena lub koszt oferty z najwyższą ceną lub kosztem: 268560,00 PLN

6.4.) Cena lub koszt oferty wykonawcy, któremu udzielono zamówienia: 258757,00 PLN

6.5.) Do wyboru najkorzystniejszej oferty zastosowano aukcję elektroniczną: Nie

6.6.) Oferta wybranego wykonawcy jest ofertą wariantową: Nie

SEKCJA VII WYKONAWCA, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA

7.1.) Czy zamówienie zostało udzielone wykonawcom wspólnie ubiegającym się o udzielenie zamówienia: Nie

7.2.) Wielkość przedsiębiorstwa wykonawcy: Mały przedsiębiorca

7.3.) Dane (firmy) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia:

7.3.1) Nazwa (firma) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia: BUSINESS TRAVEL CLUB Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością

7.3.2) Krajowy Numer Identyfikacyjny: 017225964

7.3.3) Ulica: Kopernika nr 30 lok. 213

7.3.4) Miejscowość: Warszawa

7.3.5) Kod pocztowy: 00-336

7.3.6.) Województwo: mazowieckie

7.3.7.) Kraj: Polska

7.4.) Czy wykonawca przewiduje powierzenie wykonania części zamówienia podwykonawcom?: Nie

SEKCJA VIII UMOWA

8.1.) Data zawarcia umowy: 2022-01-12

8.2.) Wartość umowy/umowy ramowej: 500000,00 PLN

8.3.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 18 miesiące